采購流程管理與審批模板一、適用范圍與典型場景部門日常辦公物資補充采購（如文具、耗材）；生產所需原材料、零部件的批量采購；固定資產（如電腦、machinery）的新購或替換；外部服務采購（如咨詢、維修、保潔服務）。二、采購流程全環(huán)節(jié)操作指引采購流程需按“需求提出→部門審核→采購審批→供應商選擇→訂單下達→收貨驗收→財務付款→檔案歸檔”的順序嚴格執(zhí)行，各環(huán)節(jié)責任人與操作要求1.需求提出與申請：采購發(fā)起的起點責任人：需求部門員工/部門負責人操作內容：（1）需求部門根據實際工作需要，填寫《采購申請單》，明確物品/服務名稱、規(guī)格型號、數量、預估單價、預算總額、用途、期望交付時間等信息；（2）對于技術類采購（如設備、零部件），需附技術參數說明或圖紙；對于服務類采購，需附服務范圍、質量標準等附件；（3）部門負責人對需求的合理性、必要性進行審核，確認無誤后在《采購申請單》上簽字，提交至采購部門。輸出物：《采購申請單》（含部門負責人簽字）。2.采購部門審核：需求合規(guī)性與可行性核驗責任人：采購專員/采購部門負責人操作內容：（1）接收需求部門提交的《采購申請單》，重點審核：需求描述是否清晰、規(guī)格參數是否明確、預算是否符合公司標準、是否屬于重復采購（歷史采購記錄查詢）；（2）對于預算超標的申請，反饋需求部門調整需求或補充說明預算合理性；（3）審核通過后，進入供應商尋源環(huán)節(jié)；審核不通過，注明原因并退回需求部門修改。輸出物：審核通過的《采購申請單》或退回修改意見。3.采購審批：分級授權與風險控制責任人：根據采購金額/類型劃分的審批人（部門負責人→采購總監(jiān)→分管副總→總經理）審批權限劃分（示例）：金額≤5000元：需求部門負責人+采購部門負責人審批；5000元＜金額≤2萬元：需求部門負責人+采購部門負責人+分管副總審批；金額＞2萬元：需求部門負責人+采購部門負責人+分管副總+總經理審批；特殊采購（如戰(zhàn)略物資、獨家供應商采購）：需額外提交專項說明，由總經理辦公會集體審批。操作內容：（1）采購部門將審核通過的《采購申請單》及附件提交至對應審批人；（2）審批人重點審核：采購必要性、預算合理性、審批權限是否符合規(guī)定，審批通過后簽字確認；（3）審批完成后，采購部門啟動供應商選擇流程。輸出物：審批完成的《采購申請單》（含各級審批人簽字）。4.供應商選擇：公平公正的尋源與比價責任人：采購專員/采購部門操作內容：（1）根據采購物品/服務的類型，確定尋源方式：標準化物資（如辦公用品）：從合格供應商名錄中選擇≥3家比價；定制化物資/服務：邀請≥3家潛在供應商提供報價方案，組織技術、需求部門共同評審；單一來源采購（如專利產品）：需提交《單一來源采購申請說明》，經總經理審批后執(zhí)行；（2）對比供應商的報價、資質（營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質、供貨業(yè)績）、質量保障能力、交付周期、售后服務等，形成《供應商比價/評審報告》，推薦最優(yōu)供應商；（3）金額≥1萬元的采購，需簽訂《采購合同》，明確雙方權利義務、質量標準、交付時間、付款方式等條款。輸出物：《供應商比價/評審報告》《采購合同》（如需）。5.采購訂單下達：鎖定采購細節(jié)責任人：采購專員操作內容：（1）根據審批結果及確定的供應商，填寫《采購訂單》，列明訂單編號、供應商信息、物品/服務名稱、規(guī)格型號、數量、單價、總價、交付時間、交付地點、付款方式等；（2）《采購訂單》需經采購部門負責人審核后，加蓋公司公章（或合同章）發(fā)送給供應商，并要求供應商簽字確認；（3）訂單下達后，及時跟蹤供應商備貨進度，保證按期交付。輸出物：《采購訂單》（雙方簽字確認版）。6.收貨與質量驗收：保證采購物項符合要求責任人：需求部門員工+質量檢驗人員（如需）+采購專員操作內容：（1）供應商按《采購訂單》交付后，需求部門組織收貨，核對物品/服務的名稱、規(guī)格、數量是否與訂單一致，檢查外包裝是否完好；（2）對于需要質檢的物資（如生產原料、設備），由質量檢驗人員出具《質量驗收報告》，確認合格后方可入庫；（3）驗收合格后，需求部門、驗收人員、采購專員在《收貨驗收單》上共同簽字確認；驗收不合格，注明原因并通知采購部門聯(lián)系供應商退換貨或索賠。輸出物：《收貨驗收單》（含三方簽字）、《質量驗收報告》（如需）。7.財務審核與付款：資金結算與賬務處理責任人：財務專員+財務負責人操作內容：（1）采購部門將《采購申請單》《采購訂單》《收貨驗收單》《發(fā)票》（或有效收據）等資料整理齊全，提交至財務部門；（2）財務部門審核：票據是否齊全、金額是否與訂單一致、驗收手續(xù)是否完備、付款方式是否符合合同約定；（3）審核通過后，按公司財務制度辦理付款手續(xù)（如銀行轉賬、支票支付）；付款后，在相關單據上加蓋“付訖”章。輸出物：付款憑證（如銀行轉賬記錄）、已蓋章的結算單據。8.檔案歸檔：采購過程可追溯責任人：采購專員+檔案管理員操作內容：（1）每筆采購完成后，采購專員將《采購申請單》《審批單》《采購訂單》《合同》《收貨驗收單》《發(fā)票》《付款憑證》等資料按“一單一檔”原則整理；（2）檔案管理員對采購檔案進行分類編號、登記造冊，存入檔案柜或電子檔案系統(tǒng)，保存期限≥3年（重要采購檔案保存≥5年）；（3）檔案借閱需經采購部門負責人批準，并登記借閱人、借閱時間、歸還時間。輸出物：完整的采購檔案（紙質/電子版）。三、核心流程表單模板1.采購申請單申請部門申請日期申請人聯(lián)系方式采購物品/服務名稱規(guī)格型號單位數量預估單價（元）預估總價（元）預算科目資金來源用途說明（附技術參數/服務要求等附件）部門負責人簽字：日期：采購部門審核意見：審核人：日期：審批意見（分級填寫）：審批人：日期：2.采購審批單審批單編號采購申請單編號采購物品/服務名稱預算金額（元）實際采購金額（元）采購部門意見：負責人簽字：日期：分管副總意見：簽字：日期：總經理意見：簽字：日期：備注：3.采購訂單訂單編號供應商名稱供應商聯(lián)系方式訂單日期期望交付日期采購物品/服務名稱規(guī)格型號單位數量單價（元）交付地址付款方式結算方式質量要求驗收標準采購部門負責人簽字：供應商（蓋章）：經辦人：日期：4.收貨驗收單驗收單編號采購訂單編號供應商名稱驗收日期驗收地點采購物品/服務名稱規(guī)格型號單位應收數量實收數量驗收結果（合格/不合格）：不合格原因說明（如有）：需求部門驗收人：簽字：質檢部門意見（如需）：簽字：日期：采購專員確認：簽字：日期：5.付款申請單付款申請單編號采購合同編號供應商名稱申請付款金額（元）付款方式付款事由：附單據清單（√可多選）：□采購申請單□采購訂單□收貨驗收單□發(fā)票□合同財務審核意見：審核人：日期：財務負責人審批：簽字：日期：總經理審批（如需）：簽字：日期：四、關鍵控制點與風險提示1.采購合規(guī)性控制嚴禁未經審批擅自采購，所有采購必須取得《采購申請單》及完整審批手續(xù)；嚴禁化整為零規(guī)避審批（如將單筆2萬元采購拆分為4筆5000元采購），財務部門需對采購金額合并審核；采購過程需保留完整書面/電子記錄，保證“采購有依據、審批有痕跡、驗收有記錄”。2.審批權限管理嚴格按照權限分級審批，不得越權審批或代簽；審批人對審批結果承擔相應責任；對于緊急采購（如生產設備突發(fā)故障需立即維修），可先電話請示分管副總同意后采購，但需在2個工作日內補辦書面審批手續(xù)。3.預算與成本控制采購預算需納入公司年度預算管理，超預算采購需提交《預算調整申請》，經總經理辦公會審批；采購部門應定期分析采購成本，通過集中采購、長期協(xié)議等方式降低采購成本，提高資金使用效率。4.供應商管理建立《合格供應商名錄》，定期對供應商的資質、供貨質量、服務水平進行評估，淘汰不合格供應商；嚴禁與供應商存在關聯(lián)關系的個人（如親屬、利益關聯(lián)方）發(fā)生采購業(yè)務，需回避的采購人員不得參與相關環(huán)節(jié)的審核與決策。5.驗收與付款風險驗收環(huán)節(jié)需需求部門、質檢部