實(shí)用的代理記賬公司會計檔案管理制度一、總則為了加強(qiáng)代理記賬公司會計檔案的科學(xué)管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，更好地為公司經(jīng)營管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。本制度所指的會計檔案是代理記賬公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映代理客戶經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案的范圍1.會計憑證類會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證，如發(fā)票、收據(jù)、領(lǐng)料單等。記賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證，分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。2.會計賬簿類會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)系的賬頁所組成，用來序時、分類地全面記錄一個企業(yè)、單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的會計簿籍。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。總賬是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿。明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置的，用來對會計要素具體內(nèi)容進(jìn)行明細(xì)分類核算的賬戶。日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)各項信息的卡片式賬簿。3.財務(wù)會計報告類財務(wù)會計報告是企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期的財務(wù)狀況和某一會計期間的經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會計信息的文件。包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。財務(wù)會計報告由會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書組成。會計報表主要包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及相關(guān)附表。4.其他會計資料類其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計電算化存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料等。三、會計檔案的整理1.會計憑證的整理每月記賬完畢后，會計人員應(yīng)將各種記賬憑證按照編號順序，連同所附的原始憑證，折疊整齊，加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽。封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號數(shù)，以及記賬憑證和原始憑證的張數(shù)，并由裝訂人在封簽處簽名或蓋章。對于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。2.會計賬簿的整理年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交檔案部門保管?；铐撡~和卡片賬在年度終了后，應(yīng)撤去賬夾和卡片箱，將賬頁和卡片按賬戶順序整理，裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、賬簿名稱、編號等。3.財務(wù)會計報告的整理財務(wù)會計報告應(yīng)按照月度、季度、半年度、年度分別整理。將不同期間的財務(wù)會計報告按照時間順序排列，加具封面，注明單位名稱、報告所屬期間、報告種類等。4.其他會計資料的整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等其他會計資料，應(yīng)按照時間順序和類別進(jìn)行整理，裝訂成冊，并加具封面，注明相關(guān)信息。四、會計檔案的裝訂1.裝訂要求會計檔案的裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)使用線繩等不易損壞的材料，不得使用訂書釘?shù)纫咨P的裝訂材料。裝訂后的會計檔案應(yīng)在側(cè)面注明單位名稱、年度、月份、檔案名稱及編號等。2.裝訂方法對于會計憑證，可采用“三針引線法”進(jìn)行裝訂。先將憑證封面和封底裁開，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質(zhì)地相同的紙（可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用）放在封面上角，做護(hù)角線。在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機(jī)在底線上分布均勻地打兩個眼兒。用大針引線繩穿過兩個眼兒。如果沒有針，可以將回形別針順直，然后將兩端折向同一個方向，將線繩從中間穿過并夾緊，即可把線引過來，因為一般裝訂機(jī)打出的眼兒是可以穿過的。在憑證的背面打線結(jié)。線繩最好在憑證中端系上。將護(hù)角向左上側(cè)折，并將一側(cè)剪開至憑證的左上角，然后抹上膠水。向后折疊，并將側(cè)面和背面的線繩扣粘死。待晾干后，在憑證本的脊背上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章?，F(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉(zhuǎn)賬憑證最好依次順序編號，一個月從頭編一次序號，如果單位的憑證少，可以全年順序編號。對于會計賬簿和財務(wù)會計報告等，可根據(jù)其厚度和大小選擇合適的裝訂方法，如騎馬訂、平訂等。五、會計檔案的保管1.保管機(jī)構(gòu)公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案室或檔案柜，指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的保管工作。檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)，熟悉會計檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。2.保管環(huán)境會計檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，保持通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)的地方，避免檔案受潮、發(fā)霉。3.保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。-永久保管的會計檔案包括年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。-保管期限為30年的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊等。-保管期限為10年的會計檔案包括月度、季度、半年度財務(wù)會計報告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等。4.保管手續(xù)檔案管理人員應(yīng)建立會計檔案保管清冊，對會計檔案的名稱、數(shù)量、起止時間、保管期限等進(jìn)行詳細(xì)記錄。會計檔案入庫時，應(yīng)辦理入庫手續(xù)，由檔案管理人員和移交人員雙方簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。六、會計檔案的借閱1.借閱原則會計檔案一般不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。2.借閱手續(xù)本公司內(nèi)部人員借閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照申請表的內(nèi)容提供相應(yīng)的會計檔案，并在《會計檔案借閱登記簿》上進(jìn)行登記。外單位人員借閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱時應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，并在《會計檔案借閱登記簿》上進(jìn)行登記。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還會計檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱要求借閱人員應(yīng)妥善保管會計檔案，不得將會計檔案帶出公司指定的查閱場所。如需復(fù)制會計檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的會計檔案應(yīng)注明復(fù)制時間、復(fù)制人員等信息。七、會計檔案的移交1.公司內(nèi)部移交會計人員工作調(diào)動或者因故離職，必須將本人所經(jīng)管的會計檔案全部移交給接替人員。沒有辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動或者離職。辦理會計檔案移交時，移交人員應(yīng)編制《會計檔案移交清冊》，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接雙方應(yīng)按照移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方和監(jiān)交人在移交清冊上簽名或者蓋章。2.向委托單位移交代理記賬公司在完成委托單位的代理記賬業(yè)務(wù)后，應(yīng)按照合同約定的時間和方式，將會計檔案移交給委托單位。移交時，應(yīng)編制《會計檔案移交清冊》，并由雙方簽字確認(rèn)。3.向檔案管理部門移交公司保管期滿的會計檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序向公司檔案管理部門移交。移交時，應(yīng)編制《會計檔案移交清冊》，并由雙方簽字確認(rèn)。八、會計檔案的銷毀1.銷毀條件保管期滿的會計檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照以下程序銷毀：-會計檔案保管期滿，且已超過規(guī)定的保管期限。-會計檔案所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)結(jié)束，且不再具有保存價值。-經(jīng)鑒定，對保管期滿確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。2.銷毀程序公司應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由公司檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織公司會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：-由檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。-公司負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。-檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在銷毀會計檔案后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。3.不得銷毀的會計檔案保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會計檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。九、會計檔案的信息化管理1.電子會計檔案的形成與收集公司應(yīng)建立電子會計檔案管理系統(tǒng)，確保電子會計檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。在進(jìn)行會計核算過程中，應(yīng)及時將電子會計資料進(jìn)行收集和整理，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行存儲。電子會計檔案的收集應(yīng)包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等各種會計資料，以及相關(guān)的元數(shù)據(jù)。2.電子會計檔案的存儲與保管電子會計檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。存儲設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保電子會計檔案的安全。同時，應(yīng)建立電子會計檔案的訪問控制機(jī)制，限制非授權(quán)人員的訪問。3.電子會計檔案的查閱與利用公司內(nèi)部人員查閱電子會計檔案，應(yīng)通過電子會計檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作。查閱時應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行，確保電子會計檔案的安全和保密。如需復(fù)制電子會計檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.電子會計檔案的移交與銷毀電子會計檔案的移交和銷毀應(yīng)按照紙質(zhì)會計檔案的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。在移交電子會計檔案時，應(yīng)確保電子會計檔案的完整性和可用性，并提供相應(yīng)的元數(shù)據(jù)。在銷毀電子會計檔案時，應(yīng)進(jìn)行徹底的數(shù)據(jù)清除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。十、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對會計檔案管理工作進(jìn)行檢查和評