實用公司采購計劃管理制度一、總則為了規(guī)范公司采購計劃管理，確保采購工作高效、有序進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，降低采購成本，提高采購質(zhì)量，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)所有涉及采購計劃的部門和采購活動。二、采購計劃管理的組織架構(gòu)及職責（一）采購計劃管理委員會由公司高層管理人員、各部門負責人組成。主要職責是審議和批準公司年度、季度采購計劃，協(xié)調(diào)各部門之間的采購需求沖突，對重大采購項目進行決策。（二）采購部門1.負責收集、整理各部門的采購需求，編制采購計劃草案。2.對采購計劃進行初步審核，評估采購的可行性和合理性。3.與供應商進行溝通和談判，執(zhí)行采購計劃。4.跟蹤采購計劃的執(zhí)行情況，及時處理采購過程中出現(xiàn)的問題。（三）需求部門1.準確、及時地提出本部門的采購需求，明確采購物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等信息。2.參與采購計劃的審核，提供專業(yè)的技術(shù)意見。3.對采購物品進行驗收，確保其符合本部門的使用要求。（四）財務部門1.對采購計劃進行資金預算審核，評估采購計劃對公司資金流的影響。2.負責采購資金的安排和支付，監(jiān)督采購資金的使用情況。三、采購計劃的分類及編制依據(jù)（一）采購計劃的分類1.年度采購計劃：是公司根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營目標和發(fā)展戰(zhàn)略，對全年采購活動進行的總體安排。年度采購計劃應包括采購物品的品類、數(shù)量、預算金額等內(nèi)容。2.季度采購計劃：在年度采購計劃的基礎上，根據(jù)季度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和市場變化情況，對采購計劃進行的細化和調(diào)整。季度采購計劃應明確各季度的采購重點和時間安排。3.月度采購計劃：是對季度采購計劃的進一步分解，具體到每月的采購項目和數(shù)量。月度采購計劃應結(jié)合實際生產(chǎn)進度和庫存情況進行編制。4.臨時采購計劃：因生產(chǎn)經(jīng)營過程中出現(xiàn)的突發(fā)情況或緊急需求而編制的采購計劃。臨時采購計劃應在確保滿足需求的前提下，盡量簡化審批流程。（二）采購計劃的編制依據(jù)1.生產(chǎn)經(jīng)營計劃：根據(jù)公司的生產(chǎn)任務、銷售計劃等確定采購物品的數(shù)量和時間要求。2.庫存狀況：對現(xiàn)有庫存進行盤點和分析，了解庫存水平和庫存周轉(zhuǎn)率，避免過度采購或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。3.市場行情：關(guān)注市場價格波動、供應商供應能力等因素，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低采購成本。4.歷史采購數(shù)據(jù)：分析過去的采購記錄，總結(jié)采購規(guī)律和經(jīng)驗，為采購計劃的編制提供參考。四、采購計劃的編制流程（一）需求提報各需求部門根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等信息，并提交給采購部門。（二）需求匯總與分析采購部門收到各需求部門的《采購需求申請表》后，對其進行匯總和分析。檢查需求的合理性和必要性，對于重復、不合理或不必要的需求，與需求部門進行溝通和協(xié)商，進行調(diào)整或取消。（三）庫存核對采購部門與倉庫管理部門進行溝通，核對現(xiàn)有庫存情況。根據(jù)庫存水平和采購需求，確定實際需要采購的物品數(shù)量。（四）市場調(diào)研采購部門對所需采購的物品進行市場調(diào)研，了解市場價格、供應商情況、產(chǎn)品質(zhì)量等信息。通過比較不同供應商的報價和產(chǎn)品質(zhì)量，選擇合適的供應商。（五）編制采購計劃草案采購部門根據(jù)需求匯總、庫存核對和市場調(diào)研的結(jié)果，編制采購計劃草案。采購計劃草案應包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預算金額、采購時間、供應商等內(nèi)容。（六）審核與審批1.采購部門將采購計劃草案提交給相關(guān)部門進行審核，包括需求部門、財務部門等。各部門根據(jù)自身職責對采購計劃草案進行審核，提出意見和建議。2.采購部門根據(jù)各部門的審核意見，對采購計劃草案進行修改和完善，形成正式的采購計劃。3.正式的采購計劃按照公司的審批流程進行審批，經(jīng)采購計劃管理委員會批準后生效。五、采購計劃的執(zhí)行與監(jiān)控（一）采購訂單的下達采購部門根據(jù)批準的采購計劃，向選定的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并要求供應商簽字確認。（二）供應商管理1.采購部門與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)進度和交貨情況。對于可能影響交貨時間的問題，及時與供應商協(xié)商解決方案。2.定期對供應商的表現(xiàn)進行評估，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等方面。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予一定的獎勵和優(yōu)惠；對于表現(xiàn)不佳的供應商，進行警告或終止合作。（三）采購進度跟蹤采購部門建立采購進度跟蹤機制，定期對采購計劃的執(zhí)行情況進行檢查和分析。及時掌握采購物品的生產(chǎn)、運輸、到貨等情況，對于出現(xiàn)的延誤或問題，及時采取措施進行解決。（四）庫存管理倉庫管理部門根據(jù)采購計劃和實際到貨情況，及時辦理入庫手續(xù)。定期對庫存進行盤點，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性。對于積壓庫存，及時與采購部門和需求部門溝通，采取促銷、退貨等措施進行處理。（五）異常情況處理在采購計劃執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)供應商違約、市場價格波動、需求變更等異常情況，采購部門應及時向上級領導匯報，并根據(jù)具體情況采取相應的措施進行處理。如調(diào)整采購計劃、更換供應商、重新談判價格等。六、采購計劃的調(diào)整（一）調(diào)整的條件1.公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃發(fā)生重大變化，導致采購需求發(fā)生改變。2.市場行情發(fā)生重大變化，如原材料價格大幅上漲或下跌，影響采購成本和采購計劃的執(zhí)行。3.供應商出現(xiàn)問題，如無法按時交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，需要調(diào)整采購計劃。4.其他不可預見的因素，如自然災害、政策法規(guī)變化等，導致采購計劃無法正常執(zhí)行。（二）調(diào)整的流程1.需求部門或采購部門根據(jù)實際情況提出采購計劃調(diào)整申請，填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和調(diào)整后的采購計劃。2.采購部門對調(diào)整申請進行審核，評估調(diào)整的可行性和對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。3.采購計劃調(diào)整申請經(jīng)相關(guān)部門審核通過后，按照公司的審批流程進行審批。4.經(jīng)批準的采購計劃調(diào)整方案，采購部門及時通知相關(guān)部門和供應商，并按照調(diào)整后的采購計劃執(zhí)行。七、采購計劃的績效評估（一）評估指標1.采購計劃完成率：實際完成的采購數(shù)量與采購計劃數(shù)量的比例，反映采購計劃的執(zhí)行情況。2.采購成本節(jié)約率：實際采購成本與預算采購成本的差異率，反映采購成本控制的效果。3.采購質(zhì)量合格率：合格采購物品的數(shù)量與采購物品總數(shù)量的比例，反映采購物品的質(zhì)量水平。4.供應商交貨及時率：供應商按時交貨的次數(shù)與總交貨次數(shù)的比例，反映供應商的交貨能力和信譽。（二）評估方法1.采購部門定期對采購計劃的執(zhí)行情況進行統(tǒng)計和分析，計算各項評估指標的數(shù)值。2.將各項評估指標的數(shù)值與設定的目標值進行對比，分析差異原因。3.根據(jù)評估結(jié)果，對采購部門和相關(guān)人員進行績效考核，給予相應的獎勵或懲罰。（三）持續(xù)改進1.根據(jù)采購計劃績效評估的結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，找出存在的問題和不足之處。2.針對存在的問題，制定改進措施和行動計劃，不斷優(yōu)化采購計劃管理流程和方法。3.定期對改進措施的實施效果進行跟蹤和評估，確保采購計劃管理水平不斷提高。八、采購計劃的文檔管理（一）文檔內(nèi)容采購計劃管理過程中形成的各類文檔，包括采購需求申請表、采購計劃草案、采購計劃審批文件、采購訂單、供應商報價單、采購合同、驗收報告等。（二）文檔保管1.采購部門指定專人負責采購計劃文檔的保管工作，建立文檔管理臺賬，對文檔的名稱、編號、日期、保管期限等信息進行記錄。2.采購計劃文檔應按照分類、編號的原則進行存放，便于查閱和檢索。3.對于重要的采購計劃文檔，應進行備份，防止文檔丟失或損壞。（三）文檔查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱采購計劃文檔時，應填寫《文檔查閱/借閱