采購申請及成本控制規(guī)范表單模板一、適用范圍與核心目標(biāo)二、規(guī)范操作流程詳解（一）需求發(fā)起與初步審核需求提報(bào)：申請人根據(jù)部門工作實(shí)際或項(xiàng)目計(jì)劃，明確所需采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及期望交付時間，填寫《采購申請及成本控制表單》中“采購需求明細(xì)”部分，并附《需求說明書》（如為項(xiàng)目采購，需附項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件）。部門負(fù)責(zé)人審核：申請人將表單提交至部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人需核對需求的必要性、與部門預(yù)算的匹配性及規(guī)格參數(shù)的合理性，審核通過后在“部門審批意見”欄簽字確認(rèn)；如需求不滿足要求，需注明修改意見并退回申請人調(diào)整。（二）供應(yīng)商尋源與比價供應(yīng)商篩選：采購專員（或申請人協(xié)助）根據(jù)需求規(guī)格，從公司合格供應(yīng)商庫中篩選至少3家潛在供應(yīng)商；如供應(yīng)商庫無合適資源，需通過市場調(diào)研（如行業(yè)平臺、同行推薦等）新增候選供應(yīng)商，并收集其資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）。比價議價：向候選供應(yīng)商獲取書面報(bào)價（需注明含稅價、運(yùn)費(fèi)、保修期等條款），采購專員對比分析價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)等因素，形成《比價分析報(bào)告》，作為成本審核的依據(jù)。對于單價超過5000元或單次采購金額超1萬元的物品，需組織供應(yīng)商現(xiàn)場踏勘或樣品測試。（三）采購申請正式提交申請人將以下材料整理齊全后提交至采購部：已完成部門審核的《采購申請及成本控制表單》；《需求說明書》及項(xiàng)目立項(xiàng)文件（如涉及）；《比價分析報(bào)告》及供應(yīng)商報(bào)價單（復(fù)印件）；特殊物品需提供《采購合規(guī)性說明》（如特種設(shè)備需附檢測資質(zhì)，進(jìn)口物品需附報(bào)關(guān)憑證模板）。（四）成本審核與分級審批采購專員初審：采購部收到材料后，1個工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核查需求與報(bào)價的匹配性、供應(yīng)商資質(zhì)的有效性及歷史采購價格對比（如近期有相同采購記錄，價格波動超10%需說明原因）。財(cái)務(wù)部復(fù)審：財(cái)務(wù)部對采購預(yù)算的合理性、成本構(gòu)成的準(zhǔn)確性（如運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等）進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)評估“預(yù)估總價”是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超出預(yù)算的需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》。管理層終審：根據(jù)采購金額分級審批：金額≤5000元：采購部經(jīng)理審批；5000元＜金額≤2萬元：分管副總審批；金額＞2萬元：總經(jīng)理審批。審批意見需明確“同意”“駁回”或“調(diào)整后同意”，并在相應(yīng)欄位簽字。（五）訂單執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤訂單下達(dá)：審批通過后，采購專員根據(jù)比價結(jié)果選定供應(yīng)商，簽訂《采購合同》（或訂單），明確交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式及違約責(zé)任，并將合同復(fù)印件抄送財(cái)務(wù)部、申請人及使用部門。進(jìn)度跟蹤：采購專員需全程跟蹤訂單執(zhí)行情況，如遇延遲交貨（超約定時間3個工作日以上），需及時與供應(yīng)商溝通并書面告知申請人及部門負(fù)責(zé)人，同時啟動備用供應(yīng)商預(yù)案（如適用）。（六）驗(yàn)收入庫與成本核算到貨驗(yàn)收：物品送達(dá)后，申請人組織使用部門、采購專員共同驗(yàn)收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否與合同一致，填寫《驗(yàn)收單》，三方簽字確認(rèn)；如發(fā)覺質(zhì)量問題，需當(dāng)場拍照留存并聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，同時記錄《異常處理報(bào)告》。入庫登記：驗(yàn)收合格后，倉庫管理員根據(jù)《驗(yàn)收單》辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，并將入庫信息同步至財(cái)務(wù)部。成本核算：財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際采購金額（含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等）與《采購申請及成本控制表單》的“預(yù)估總價”對比，分析差異原因（如市場價格波動、規(guī)格調(diào)整等），形成《成本差異分析表》，存檔備查。（七）付款與檔案歸檔申請付款：采購專員憑《采購合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》及《成本差異分析表》提交付款申請，財(cái)務(wù)部審核無誤后，按公司財(cái)務(wù)制度安排付款。檔案歸檔：采購部將《采購申請及成本控制表單》《比價分析報(bào)告》《合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等材料整理成冊，按“申請單號”分類歸檔，保存期限不少于3年。三、采購申請及成本控制表單模板采購申請及成本控制表單基本信息申請單號（由采購部按規(guī)則填寫，如“CG-YYYY-MM-X”）申請人*某某所屬部門聯(lián)系電話-（僅限內(nèi)部座機(jī)，避免泄露個人隱私）申請日期年月日期望交付日期年月日一、采購需求明細(xì)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號及技術(shù)參數(shù)（需詳細(xì)說明，可附頁）單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明（需關(guān)聯(lián)具體項(xiàng)目或日常工作場景，如“項(xiàng)目辦公設(shè)備采購”“行政部日常耗材補(bǔ)充”）是否為固定資產(chǎn)（是/否）資金來源（部門預(yù)算/項(xiàng)目預(yù)算/其他）二、供應(yīng)商信息（至少填寫3家，不足3家需說明原因）序號供應(yīng)商名稱123三、成本控制審核意見采購專員審核意見：簽字：（重點(diǎn)核查：需求合理性、價格對比、供應(yīng)商資質(zhì)、歷史采購記錄差異說明）財(cái)務(wù)部審核意見：簽字：（重點(diǎn)核查：預(yù)算匹配性、成本構(gòu)成準(zhǔn)確性、超預(yù)算說明）部門負(fù)責(zé)人審批意見：簽字：（重點(diǎn)確認(rèn)：需求必要性、部門預(yù)算額度）分管副總/總經(jīng)理審批意見：簽字：（根據(jù)金額分級審批，最終確認(rèn)采購可行性）四、執(zhí)行跟蹤信息采購合同/訂單號最終供應(yīng)商名稱實(shí)際采購金額（元）實(shí)際交付日期年月日驗(yàn)收情況（□合格□不合格，不合格需說明原因并附《異常處理報(bào)告》）驗(yàn)收人簽字*某某付款狀態(tài)（□未付款□部分付款□已付清）付款日期：年月日五、附件清單□《需求說明書》□《項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件》□《比價分析報(bào)告》□供應(yīng)商報(bào)價單（復(fù)印件）□《采購合規(guī)性說明》□《異常處理報(bào)告》（如有）□其他：備注（可填寫其他需說明事項(xiàng)，如緊急采購原因、特殊要求等）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險防控（一）預(yù)算剛性原則采購申請需嚴(yán)格控制在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算采購必須提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及管理層審批后方可執(zhí)行。月度采購累計(jì)支出不得超出月度預(yù)算的90%，如因特殊情況需超額，需在申請中說明原因并附業(yè)務(wù)部門書面說明。（二）供應(yīng)商合規(guī)管理供應(yīng)商必須在公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)選擇，新增供應(yīng)商需經(jīng)采購部、使用部門、財(cái)務(wù)部聯(lián)合評審，評審?fù)ㄟ^后方可入庫。嚴(yán)禁與存在關(guān)聯(lián)關(guān)系或不良記錄的供應(yīng)商合作，采購專員需定期（每季度）對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行復(fù)核，保證其持續(xù)符合要求。（三）審批權(quán)限與時效嚴(yán)禁越級審批或先采購后補(bǔ)流程，如遇緊急情況（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需緊急維修），可先電話請示分管副總，并在采購后24小時內(nèi)補(bǔ)全審批手續(xù)。各環(huán)節(jié)審批人需在收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核，無正當(dāng)理由逾期未審批視為同意，由此導(dǎo)致的成本增加由審批人承擔(dān)責(zé)任。（四）成本動態(tài)監(jiān)控財(cái)務(wù)部每月對各部門采購成本進(jìn)行匯總分析，對“預(yù)估總價”與“實(shí)際采購金額”差異率超過5%的采購事項(xiàng)，要求申請人及采購專員提交書面說明。對于重復(fù)性采購物品（如辦公耗材），采購部需建立價格數(shù)據(jù)庫，每半年開展一次市場調(diào)研，保證采購價格不高于市場平均水平。（五）特殊情況處理單次采購金額低于500元的小額零星采購，可簡化流程，由部門負(fù)責(zé)人審批后直接采購，但需在表單中注明“小額采購”并附采購憑證。涉及專利、定