行政文件歸檔與管理制度通用手冊(cè)第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范行政文件的形成、收集、整理、歸檔和管理工作，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》及本單位實(shí)際情況，制定本制度。1.2適用范圍與適用對(duì)象本制度適用于本單位各部門（含分支機(jī)構(gòu)、下屬單位，下同）在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式文件資料的歸檔管理，涵蓋紙質(zhì)文件、電子文件、聲像檔案等各類載體。全體員工均須遵守本制度。1.3基本原則行政文件歸檔管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范整理、安全保密、便于利用”的原則，保證文件材料應(yīng)歸盡歸、整理規(guī)范、管理科學(xué)、利用高效。第二章納入歸檔管理的文件范疇2.1應(yīng)歸檔文件類型本單位在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的下列文件材料，均須納入歸檔范圍：（1）紅頭文件類：上級(jí)單位來(lái)文、本單位發(fā)文（含請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函、會(huì)議紀(jì)要等）、聯(lián)合發(fā)文；（2）會(huì)議材料類：各類會(huì)議通知、議程、報(bào)告、發(fā)言稿、決議、會(huì)議記錄等；（3）合同協(xié)議類：各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、意向書、補(bǔ)充協(xié)議等；（4）人事管理類：?jiǎn)T工招聘、錄用、任免、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、勞動(dòng)合同、薪資檔案等材料；（5）資產(chǎn)管理類：固定資產(chǎn)購(gòu)置、調(diào)撥、報(bào)廢清單，房產(chǎn)、車輛等權(quán)屬證明材料；（6）財(cái)務(wù)審計(jì)類：年度預(yù)算、財(cái)務(wù)決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告、專項(xiàng)檢查材料等；（7）業(yè)務(wù)管理類：項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收材料，業(yè)務(wù)流程規(guī)范、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等；（8）聲像電子類：反映本單位重要活動(dòng)的照片、錄音、錄像，電子公文、數(shù)據(jù)庫(kù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)等；（9）其他類：?jiǎn)挝谎馗?、大事記、榮譽(yù)證書、實(shí)物檔案、外單位交流材料等具有保存價(jià)值的文件。2.2不歸檔文件范圍下列文件材料不納入歸檔管理：（1）重份文件（無(wú)特殊利用價(jià)值的重復(fù)文件）；（2）事務(wù)性臨時(shí)通知、便條、無(wú)簽批手續(xù)的草稿；（3）未經(jīng)正式審批的文件草案、征求意見稿（定稿除外）；（4）與單位業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的私人文件、參考資料；（5）已失去保存價(jià)值且無(wú)歷史查考意義的過(guò)期文件。第三章檔案分類與編號(hào)規(guī)則3.1檔案分類方法采用“年度—機(jī)構(gòu)—問(wèn)題”三級(jí)分類法，結(jié)合載體類型進(jìn)行細(xì)分：（1）一級(jí)分類：按文件形成年度劃分（如“2023年度”）；（2）二級(jí)分類：按部門或機(jī)構(gòu)名稱劃分（如“辦公室”“財(cái)務(wù)部”“業(yè)務(wù)部”）；（3）三級(jí)分類：按文件問(wèn)題或類型劃分（如“綜合類”“合同類”“人事類”）；（4）載體細(xì)分：紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案分別編號(hào)，電子檔案需標(biāo)注“電子”字樣（如“2023-辦公室-綜合-001電子”）。3.2檔案編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)由“年度代碼-機(jī)構(gòu)代碼-問(wèn)題代碼-流水號(hào)-載體代碼”組成，具體格式年度代碼：文件形成年份的后四位數(shù)字（如2023年代碼為“2023”）；機(jī)構(gòu)代碼：部門名稱首字拼音首字母（如辦公室“BGS”、財(cái)務(wù)部“CWBS”），多部門聯(lián)合發(fā)文按主辦部門代碼確定；問(wèn)題代碼：文件類型簡(jiǎn)稱（如綜合類“ZH”、合同類“HT”、人事類“RS”）；流水號(hào)：同一年度、同一機(jī)構(gòu)、同一問(wèn)題類文件的順序編號(hào)，從001開始編起；載體代碼：紙質(zhì)檔案，電子檔案標(biāo)注“DZ”，聲像檔案標(biāo)注“SY”。示例：2023年辦公室綜合類第1份紙質(zhì)檔案編號(hào)為“2023-BGS-ZH-001”，2023年財(cái)務(wù)部合同類第5份電子檔案編號(hào)為“2023-CWBS-HT-005DZ”。第四章行政文件歸檔操作全流程4.1第一步：文件收集與初步整理4.1.1責(zé)任分工各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門文件收集、整理工作；檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌指導(dǎo)、監(jiān)督檢查各部門歸檔工作，對(duì)接移交事宜。4.1.2收集要求（1）及時(shí)性：文件辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)，由兼職檔案員收集齊全，避免積壓；（2）完整性：收集文件需包含正本、附件、審批簽批單、定稿等完整材料，復(fù)印件需注明“與原件核對(duì)無(wú)異”并簽字；（3）規(guī)范性：文件材料需字跡清晰、格式規(guī)范，使用耐久性書寫材料（如碳素墨水），禁止使用鉛筆、圓珠筆等易褪色筆書寫。4.1.3初步整理（1）去除金屬夾、訂書釘?shù)纫卒P蝕裝訂物，用牛皮紙袋或文件夾分文件類別臨時(shí)存放；（2）對(duì)破損、字跡模糊的文件進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保證文件可讀性；（3）建立《文件收集登記臺(tái)賬》（見表4-1），逐項(xiàng)記錄文件標(biāo)題、數(shù)量、形成日期、收集人等信息。4.2第二步：文件價(jià)值鑒定與保管期限劃分4.2.1鑒定組織每年12月上旬，由檔案管理部門牽頭，組織各部門負(fù)責(zé)人、檔案員成立檔案鑒定小組，對(duì)收集的文件進(jìn)行價(jià)值鑒定。4.2.2保管期限劃分根據(jù)文件價(jià)值，保管期限分為永久、30年、10年三類：永久：反映單位主要職能和歷史面貌的重要文件（如單位發(fā)展規(guī)劃、年度總結(jié)、機(jī)構(gòu)設(shè)置文件、重要合同、領(lǐng)導(dǎo)班子任免材料等）；30年：反映單位一般工作活動(dòng)，具有較長(zhǎng)查考利用價(jià)值的文件（如年度工作計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)計(jì)賬簿、普通業(yè)務(wù)合同等）；10年：在較短時(shí)間內(nèi)查考利用的一般性文件（如事務(wù)性通知、臨時(shí)性請(qǐng)示、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）。4.2.3鑒定流程（1）兼職檔案員對(duì)照《文件保管期限表》（見表4-2）對(duì)收集文件初定保管期限；（2）鑒定小組對(duì)初定結(jié)果進(jìn)行復(fù)核，對(duì)存有爭(zhēng)議的文件由集體研究確定；（3）填寫《檔案價(jià)值鑒定表》，由鑒定小組成員簽字確認(rèn)，明確“歸檔”“銷毀”兩類文件清單。4.3第三步：文件排序與編目4.3.1文件排序（1）按文號(hào)或形成時(shí)間先后順序排列：有文號(hào)的文件按文號(hào)從小到大排序，無(wú)文號(hào)的文件按形成日期從早到晚排序；（2）同一問(wèn)題文件按“審批件—正本—附件”順序排列；（3）跨年度文件按歸檔年度歸屬（如2023年12月形成的2024年年度預(yù)算，歸入2023年度）。4.3.2檔案編目（1）編制《檔案歸檔目錄》（見表4-3），逐項(xiàng)填寫檔案編號(hào)、文件標(biāo)題、文號(hào)、形成部門、形成日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、存放位置等信息；（2）目錄一式兩份，一份隨檔案移交，一份由檔案管理部門留存；（3）電子檔案需同步編制機(jī)讀目錄，錄入檔案管理系統(tǒng)，保證目錄與實(shí)體一一對(duì)應(yīng)。4.4第四步：檔案封裝與移交登記4.4.1檔案封裝（1）紙質(zhì)檔案使用無(wú)酸檔案盒封裝，同一檔案盒內(nèi)文件厚度不超過(guò)2cm，超量分盒；（2）檔案盒正面標(biāo)注“年度-機(jī)構(gòu)-問(wèn)題-流水號(hào)”（如“2023-BGS-ZH-001”），側(cè)面標(biāo)注檔案編號(hào)及起止頁(yè)碼；（3）電子檔案刻錄至CD-R/DVD-R光盤（一式兩份），或存儲(chǔ)于本單位指定服務(wù)器，標(biāo)注檔案編號(hào)及載體類型。4.4.2移交登記（1）次年3月底前，各部門完成檔案整理后，向檔案管理部門辦理移交手續(xù)；（2）填寫《檔案移交清單》（見表4-4），詳細(xì)列明檔案編號(hào)、文件標(biāo)題、數(shù)量、保管期限、移交人、接收人等信息；（3）雙方核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份備查。4.5第五步：入庫(kù)上架與信息錄入4.5.1入庫(kù)上架檔案管理部門接收檔案后，按“年度-機(jī)構(gòu)-問(wèn)題”順序排列于檔案柜，檔案柜標(biāo)注“年度-機(jī)構(gòu)”標(biāo)識(shí)，便于查找；電子檔案存放于專用服務(wù)器，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，定期備份（異地備份與本地備份相結(jié)合）。4.5.2信息錄入將《檔案歸檔目錄》信息錄入檔案管理系統(tǒng)，包含檔案編號(hào)、文件標(biāo)題、關(guān)鍵詞、存放位置、保管期限等字段，支持模糊查詢；定期對(duì)檔案信息進(jìn)行核對(duì)更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)體檔案一致。第五章檔案保管與借閱規(guī)范5.1檔案保管要求（1）庫(kù)房管理：檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光等設(shè)施；（2）定期檢查：每季度對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)檢查，查看有無(wú)霉變、蟲蛀、損壞等情況，發(fā)覺問(wèn)題及時(shí)處理；（3）電子檔案保管：電子檔案每半年進(jìn)行一次備份，存儲(chǔ)介質(zhì)每3年檢測(cè)一次可用性，保證數(shù)據(jù)安全。5.2檔案借閱流程（1）借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（見表4-5），說(shuō)明借閱理由、檔案名稱、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)檔案管理部門審批；（2）借閱登記：審批通過(guò)后，由檔案管理員辦理借閱登記，填寫借閱時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間等信息，借閱人簽字確認(rèn)；（3）歸還核驗(yàn)：借閱期限不超過(guò)15天（到期需續(xù)借的，重新申請(qǐng)），歸還時(shí)檔案管理員檢查檔案完整性，無(wú)誤后注銷借閱記錄。5.3檔案保密與安全（1）涉密檔案：涉密文件按《保密法》規(guī)定單獨(dú)保管，借閱需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，限在檔案閱覽室查閱，嚴(yán)禁帶出；（2）禁止行為：借閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘抄檔案內(nèi)容；（3）違規(guī)處理：對(duì)違反保密規(guī)定或損壞檔案的，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰，構(gòu)成犯罪的依法追究法律責(zé)任。第六章責(zé)任認(rèn)定與違規(guī)處理6.1各方職責(zé)分工（1）單位領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，審批檔案管理制度，保障檔案管理經(jīng)費(fèi)和設(shè)施；（2）各部門負(fù)責(zé)人：督促本部門按時(shí)完成文件收集、整理、歸檔，保證文件材料齊全、規(guī)范；（3）兼職檔案員：負(fù)責(zé)本部門文件日常收集、初步整理，配合檔案管理部門辦理移交手續(xù)；（4）檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、借閱、鑒定、銷毀等工作，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，定期向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理情況。6.2違規(guī)情形處理（1）對(duì)未按時(shí)完成文件歸檔，導(dǎo)致文件缺失或延誤的，對(duì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，扣減部門年度考核分?jǐn)?shù)；（2）對(duì)故意損毀、丟失、偽造檔案的，責(zé)令賠償損失，給予行政處分；情節(jié)嚴(yán)重，涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理；（3）對(duì)違反保密規(guī)定，泄露檔案內(nèi)容的，根據(jù)《保密法》及單位相關(guān)規(guī)定給予處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第七章附則7.1制度解釋權(quán)本制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，未盡事宜可另行制定補(bǔ)充規(guī)定。7.2生效日期本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。表格模板表4-1文件收集登記臺(tái)賬序號(hào)文件標(biāo)題文號(hào)/字號(hào)形成部門形成日期數(shù)量（頁(yè)）收集人收集日期備注12024年工作計(jì)劃單位辦〔2024〕1號(hào)辦公室2024-01-05102024-01-06含附件3頁(yè)2關(guān)于舉辦培訓(xùn)的通知單位人〔2024〕5號(hào)人事部2024-01-1052024-01-11表4-2文件保管期限表（部分）文件類別具體內(nèi)容保管期限單位發(fā)展規(guī)劃年度工作計(jì)劃、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃、專項(xiàng)發(fā)展規(guī)劃永久機(jī)構(gòu)人事文件機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、任免決定、勞動(dòng)合同、獎(jiǎng)懲材料永久會(huì)議材料組會(huì)議、辦公會(huì)議、專題會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄30年合同協(xié)議采購(gòu)合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議（標(biāo)的金額10萬(wàn)元以上）永久合同協(xié)議日常辦公類合同（標(biāo)的金額10萬(wàn)元以下）30年會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告（年度決算）永久會(huì)計(jì)檔案月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表10年事務(wù)性通知一般事項(xiàng)通知、會(huì)議通知10年表4-3檔案歸檔目錄檔案編號(hào)文件標(biāo)題文號(hào)/字號(hào)形成部門形成日期頁(yè)數(shù)保管期限存放位置（柜-層-盒）備注2023-BGS-ZH-0012023年工作總結(jié)單位辦〔2023〕45號(hào)辦公室2023-12-2015永久01-03-012023-CWBS-HT-005辦公設(shè)備采購(gòu)合同單位采〔2023〕12號(hào)財(cái)務(wù)部2023-09-15830年02-01-05含附件表4-4檔案移交清單移交部門移交人接收人移交日期檔案編號(hào)文件標(biāo)題數(shù)量保管期限備注辦公室2024-03-252023-BGS-ZH-0012023年工作總結(jié)1盒永久辦公室2024-03-252023-BGS-ZH-0022023年會(huì)議紀(jì)要2盒30年共15份財(cái)務(wù)