企業(yè)會議管理規(guī)范及操作指南一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)會議組織流程，提高會議效率與決策質(zhì)量，保證會議內(nèi)容有效傳達與執(zhí)行，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司各部門、各層級的各類會議管理，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化操作減少會議資源浪費，推動工作有序開展。（二）依據(jù)依據(jù)《公司行政管理制度》及《工作流程規(guī)范》制定，保證會議管理符合企業(yè)整體運營要求。二、會議分類與適用場景（一）決策類會議適用場景：公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度目標(biāo)制定、重大投資決策、核心制度修訂等需集體表決的重要事項。參與人員：公司領(lǐng)導(dǎo)班子、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、必要業(yè)務(wù)專家（如需）。（二）研討類會議適用場景：項目方案論證、技術(shù)難題攻關(guān)、流程優(yōu)化討論、跨部門協(xié)作需求對接等需充分研討的議題。參與人員：議題相關(guān)部門代表、項目組核心成員、專業(yè)顧問（如需）。（三）通報類會議適用場景：階段性工作總結(jié)、重要政策宣貫、項目進展同步、公司動態(tài)通知等需信息傳達的場合。參與人員：全體員工或部門全員，根據(jù)信息范圍確定。（四）例會類會議適用場景：部門周例會、月度工作復(fù)盤、項目日常進度跟蹤等周期性固定議題會議。參與人員：部門全體成員或項目組全體成員，主持人固定。三、會議組織全流程操作說明（一）會議發(fā)起與準(zhǔn)備議題確定發(fā)起人（部門負(fù)責(zé)人/項目組/管理層）根據(jù)工作需求明確會議核心議題，保證議題聚焦、目標(biāo)清晰，避免“大而全”的無主題會議。復(fù)雜議題需提前梳理背景資料、問題清單及初步建議，供參會人預(yù)研。會議方案擬定發(fā)起人填寫《會議申請表》（見附件1），內(nèi)容包括：會議名稱、類型、時間（精確到分鐘）、地點（線上需注明會議平臺及）、參會人員（明確主持人、記錄人、列席人員）、議題清單及預(yù)期目標(biāo)。涉跨部門會議需提前征求相關(guān)部門意見，保證關(guān)鍵人員時間可行。材料準(zhǔn)備與分發(fā)發(fā)起人提前2個工作日完成會議材料（如議程、背景資料、數(shù)據(jù)報表、方案草案等）整理，通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送至參會人，并附“請?zhí)崆皩忛啠瑫蠝?zhǔn)備意見”提示。材料需簡潔明了，重點數(shù)據(jù)突出，避免冗長文檔影響參會效率。會議資源確認(rèn)線下會議：提前1天確認(rèn)會議室預(yù)訂狀態(tài)（投影、麥克風(fēng)、白板、文具等設(shè)備是否正常），如需茶歇或餐飲，提前與行政部對接。線上會議：提前測試會議平臺（如騰訊會議、Zoom）功能，保證、密碼、權(quán)限設(shè)置無誤，提前1天將參會發(fā)至相關(guān)人員。（二）會議通知與確認(rèn)通知發(fā)布發(fā)起人通過OA系統(tǒng)正式發(fā)布會議通知，同步《會議申請表》及會議材料，通知需包含“會議重要性”“參會要求”“需提前準(zhǔn)備事項”等提示。例會類會議可提前固定周期（如每周五下午）發(fā)布通知，無需每次重復(fù)提交申請。參會確認(rèn)參會人需在通知發(fā)布后1個工作日內(nèi)通過OA系統(tǒng)“會議回執(zhí)”功能反饋“參會/請假/無法參會”，請假需注明原因（緊急事務(wù)需提前說明）。主持人根據(jù)回執(zhí)情況調(diào)整會議安排：如關(guān)鍵人員無法參會，可協(xié)商延期或調(diào)整議題；如請假人數(shù)超1/3，可考慮取消會議并另行通知。（三）會議召開與主持會議開場主持人提前10分鐘到場（線上會議提前5分鐘進入會議室），檢查設(shè)備、材料準(zhǔn)備情況。準(zhǔn)時宣布會議開始，明確會議時長（例會建議不超過1.5小時，專題會不超過2小時），重申會議目標(biāo)及議題順序。議題討論按議題順序逐項推進，主持人控制發(fā)言節(jié)奏，避免偏離主題；鼓勵參會人圍繞“問題-方案-風(fēng)險”邏輯展開討論，避免冗長陳述。涉跨部門爭議時，主持人需引導(dǎo)雙方聚焦“共同目標(biāo)”，必要時由*經(jīng)理（或指定負(fù)責(zé)人）協(xié)調(diào)共識。決策與表決對于需決策事項，主持人組織參會人充分討論后，采取“口頭表決/舉手表決/書面投票”等方式形成決議（如參會人員意見分歧較大，可記錄在案，會后由管理層二次審議）。決議需明確“具體事項”“責(zé)任部門/人”“完成時限”，避免模糊表述（如“盡快推進”需明確為“X月X日前完成初稿”）。會議紀(jì)律參會人需準(zhǔn)時參會，遲到超過10分鐘需在會議結(jié)束后向主持人說明原因；線上會議需開啟攝像頭（如無特殊要求），關(guān)閉麥克風(fēng)避免雜音。會議期間禁止玩手機、處理與會議無關(guān)事務(wù)，特殊情況需向主持人示意后離場。（四）會議記錄與整理記錄要求記錄人需全程記錄會議內(nèi)容，重點記錄：議題討論要點、不同意見、最終決議、待辦事項（含責(zé)任部門/人、完成時限）。避免逐字記錄，提煉核心信息，保證記錄準(zhǔn)確、客觀（如“*主管提出需增加預(yù)算5萬元，用于采購設(shè)備，經(jīng)討論無異議通過”）。記錄審核與分發(fā)會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人整理《會議記錄表》（見附件2），經(jīng)主持人審核無誤后，通過OA系統(tǒng)發(fā)送至所有參會人及相關(guān)部門。會議記錄需標(biāo)注“內(nèi)部文件”，未經(jīng)允許不得外傳，涉及敏感內(nèi)容需加密處理。（五）會議決議跟進與閉環(huán)任務(wù)分解責(zé)任部門/人收到會議記錄后，1個工作日內(nèi)將待辦事項細化至具體執(zhí)行計劃（含時間節(jié)點、所需資源、配合人員），報備至*主管（或項目管理辦公室）。進度跟蹤責(zé)任部門/人按計劃推進工作，每周通過OA系統(tǒng)更新《決議事項跟蹤表》（見附件3）進度（“進行中/已完成/延期/受阻”）。主持人/部門負(fù)責(zé)人每周例會核查決議執(zhí)行情況，對延期事項需說明原因并調(diào)整計劃。結(jié)果反饋待辦事項完成后，責(zé)任部門/人需提交《完成報告》（含成果、數(shù)據(jù)佐證、后續(xù)建議），經(jīng)*主管審核后歸檔。如遇不可抗力導(dǎo)致，需提前3個工作日提交《延期申請》，說明原因及新完成時限，報主持人審批。四、常用會議模板附件1：會議申請表會議名稱類型（決策/研討/通報/例會）時間地點/線上參會人員主持人：記錄人：列席人員：議題清單1.2.預(yù)期目標(biāo)材料清單1.2.發(fā)起人簽字日期：附件2：會議記錄表會議名稱時間地點主持人參會人員記錄人議題一：[議題名稱]討論要點：決議：議題二：[議題名稱]討論要點：決議：待辦事項責(zé)任部門/人完成時限備注1.2.附件：審核人：日期：附件3：決議事項跟蹤表決議事項責(zé)任部門/人計劃完成時間實際進度狀態(tài)（進行中/已完成/延期/受阻）問題描述（如有）更新日期五、關(guān)鍵注意事項（一）會議效率管理嚴(yán)格控制會議時長，避免“議而不決”；單個議題討論超過30分鐘未達成共識時，主持人需暫停并引導(dǎo)“下次會議再議”或“會后小范圍溝通”。非必要不臨時增加議題，確需增加的需經(jīng)主持人同意并納入“下次會議優(yōu)先議題”。（二）材料與記錄規(guī)范會議材料需提前分發(fā)，避免現(xiàn)場臨時發(fā)放導(dǎo)致參會人無暇閱讀；復(fù)雜材料建議提前1天發(fā)送，預(yù)留審閱時間。會議記錄需在24小時內(nèi)完成初稿，保證“決議-責(zé)任-時限”三要素清晰，避免“會后無記錄、執(zhí)行無依據(jù)”。（三）決議執(zhí)行保障責(zé)任部門/人需主動跟進進度，不得等待催辦；主持人需定期核查，對連續(xù)2次未按時完成的事項，納入部門績效考核。涉跨部門決議，需明確“牽頭部門”與“配合部門”職責(zé)，避免“多頭管理”或“無人負(fù)責(zé)”。（四）特殊情況處理參會人臨時無法參