酒店會議室資源管理操作規(guī)程一、總則1.目的：為規(guī)范酒店會議室資源的統(tǒng)籌管理與高效利用，提升會議服務質量，保障各類會議活動有序開展，特制定本操作規(guī)程。2.適用范圍：本規(guī)程適用于酒店內所有會議室（含多功能廳、培訓室等）的資源規(guī)劃、預訂、使用、維護及應急處置等全流程管理，涉及酒店各部門及外部會議客戶。二、會議室資源分類與建檔（一）資源分類根據(jù)會議室的使用場景、容納規(guī)模及功能定位，將酒店會議室劃分為以下類型（可結合實際調整）：小型會議室：適用于20人以內的小型會議、商務洽談，配備基礎會議設備（如投影儀、會議桌、音響等）。中型會議室：可容納20-50人，支持培訓、研討等活動，具備多媒體演示、分組討論等功能。大型會議室/多功能廳：容納50人以上，適配大型會議、年會、發(fā)布會等，配備專業(yè)影音系統(tǒng)、舞臺設施及靈活擺臺功能。（二）資源建檔管理1.建立《會議室資源臺賬》，詳細記錄每間會議室的基礎信息：空間參數(shù)：面積、層高、采光條件、通風系統(tǒng)等；設備清單：投影儀、音響、麥克風、白板、會議終端等（注明品牌、型號及使用年限）；服務配置：茶歇供應能力、擺臺形式（課桌式、圓桌式、劇院式等）、配套服務人員數(shù)量。2.動態(tài)更新使用記錄：每次會議結束后，由服務人員記錄使用時長、客戶反饋、設備損耗等情況，確保臺賬信息與實際一致。三、會議室預訂管理（一）預訂申請1.內部申請：酒店各部門需提前填寫《會議室使用申請表》，注明會議主題、時間（含開始/結束時間）、預計人數(shù)、設備需求、擺臺要求及聯(lián)系人信息，提交至會議室管理部門（如行政部或運營部）。2.外部申請：外部客戶通過酒店預訂渠道（官網(wǎng)、電話、線下門店）提交預訂需求，需提供企業(yè)名稱、會議性質、參與人數(shù)、特殊服務要求等資料，由銷售部或前臺初步審核。（二）審核與確認1.管理部門根據(jù)會議室日程表、資源閑置情況及優(yōu)先級規(guī)則（內部重要會議優(yōu)先、長期合作客戶優(yōu)先）進行審核，1個工作日內反饋結果。2.審核通過后，向申請人發(fā)送《會議確認函》，明確使用時間、費用明細（如涉及）、注意事項（如禁止吸煙、設備操作規(guī)范等），并同步更新會議室日程表。（三）變更與取消1.若需調整會議時間、規(guī)?；蛟O備需求，申請人需提前24小時提交《變更申請表》，經審核后重新確認資源安排。2.取消預訂需提前48小時書面通知，否則按酒店《會議服務取消條款》收取相應費用（具體以合同或公示標準為準）。四、會議室使用管理（一）使用前準備1.設備調試：會議開始前30分鐘，技術人員完成投影儀、音響、麥克風等設備的調試，確保畫面清晰、聲音正常；檢查網(wǎng)絡、電源穩(wěn)定性，備用設備（如移動音箱、應急電源）處于待命狀態(tài)。2.場地布置：服務人員根據(jù)確認的擺臺形式（如課桌式需擺放桌簽、紙筆，圓桌式需配置茶水臺）完成場地布置，同步檢查座椅、地毯、照明等設施的完好性。3.衛(wèi)生清潔：清潔人員提前1小時完成地面清掃、桌面消毒、垃圾清運，確保會議室無雜物、無異味，空氣流通良好。（二）使用中管理1.現(xiàn)場服務：安排1-2名服務人員駐場，負責茶水續(xù)杯、設備臨時調試、突發(fā)需求響應（如增加座椅、打印資料等），服務過程中保持安靜、高效，避免干擾會議進程。2.設備維護：技術人員定時巡檢（每小時一次），監(jiān)測設備運行狀態(tài)，若出現(xiàn)故障（如投影儀卡頓、音響雜音），立即啟動備用設備并同步搶修，確保會議不受長時間影響。3.秩序維護：服務人員需提醒參會人員遵守會議室使用規(guī)范（如禁止隨意挪動設備、禁止在墻面張貼物品），遇突發(fā)沖突（如客戶糾紛）及時上報主管協(xié)調處理。（三）使用后檢查1.設備歸位：服務人員協(xié)助參會人員整理個人物品后，檢查并歸位所有設備（如關閉投影儀、收納麥克風、還原桌椅擺放），填寫《設備使用登記表》，記錄設備是否損壞、耗材使用量（如白板筆剩余量、紙張消耗）。2.衛(wèi)生清理：清潔人員在會議結束后15分鐘內完成垃圾清理、桌面擦拭、地面吸塵，重點清理茶歇區(qū)、衛(wèi)生間等區(qū)域，確保場地恢復整潔。五、會議室維護管理（一）日常維護1.設備維護：技術人員每日對會議室設備進行表面清潔（如投影儀鏡頭除塵、音響設備擦拭），檢查線路連接是否松動，每周對多媒體系統(tǒng)進行軟件更新、病毒查殺。2.環(huán)境維護：保潔人員每日對會議室進行深度清潔（如地毯除漬、窗簾清洗、空調濾網(wǎng)更換），每月對燈光、空調、通風系統(tǒng)進行全面檢查，確保環(huán)境舒適。（二）定期檢修1.每月由工程部聯(lián)合設備供應商對會議室核心設備（如投影儀、音響主機）進行性能檢測，出具《設備檢修報告》，記錄設備運行參數(shù)、潛在故障及維修建議。2.每季度對會議室消防設施（煙霧報警器、滅火器、應急通道）進行檢查，確保符合消防安全規(guī)范；對墻體、地面、門窗等硬件設施進行巡查，及時修補損壞區(qū)域。（三）耗材管理1.建立《會議室耗材臺賬》，記錄白板筆、打印紙、投影儀燈泡、麥克風電池等耗材的庫存數(shù)量、采購時間、使用周期。2.實行“按需申領、以舊換新”制度：服務人員領用耗材時需填寫《耗材申領單》，舊耗材（如空電池、用完的白板筆）需交回倉庫，確保耗材使用可追溯。六、應急處理（一）設備故障應急1.若會議期間核心設備（如投影儀、音響）突發(fā)故障，技術人員需在5分鐘內到場，優(yōu)先啟用備用設備（如移動投影儀、便攜音響），同時啟動搶修流程，必要時聯(lián)系設備廠家遠程支援。2.若備用設備無法滿足需求，現(xiàn)場主管需與客戶協(xié)商調整會議形式（如改用線下講解、臨時轉移至備用會議室），同步向酒店管理層匯報。（二）場地突發(fā)問題1.遇漏水、停電、空調故障等問題，服務人員立即引導參會人員轉移至安全區(qū)域（如備用會議室、大堂休息區(qū)），工程部同步開展搶修，后勤部門提供應急物資（如飲用水、應急照明）。2.若場地無法短時間恢復，管理部門需與客戶協(xié)商重新安排會議時間，或按合同約定提供賠償方案。（三）人員沖突應急1.參會人員發(fā)生糾紛時，現(xiàn)場服務人員需第一時間介入調解，避免沖突升級；若調解無效，立即聯(lián)系酒店安保人員到場處理，必要時報警。2.沖突處理后，服務人員需記錄事件經過、涉事人員信息，報至管理部門備案，同步向受影響客戶致歉并提供補償（如茶歇券、下次會議折扣）。七、監(jiān)督與考核（一）檢查機制1.日常巡查：會議室管理部門每日抽查會議室使用情況、設備狀態(tài)、衛(wèi)生質量，填寫《日常巡查表》，發(fā)現(xiàn)問題立即整改。2.月度考核：每月末對會議室資源利用率、設備完好率、客戶滿意度（通過問卷或回訪統(tǒng)計）進行考核，形成《月度考核報告》。（二）獎懲措施1.獎勵：對在會議室管理中表現(xiàn)突出的部門或個人（如資源利用率高、客戶投訴率低），給予績效加分、榮譽表彰或物質獎