2026年高端鮮花定制公司花材供應(yīng)商合作協(xié)議管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司高端鮮花定制花材供應(yīng)商合作協(xié)議全流程管理，防范協(xié)議條款漏洞、權(quán)責(zé)界定不清、履約糾紛、違約追責(zé)無(wú)據(jù)等風(fēng)險(xiǎn)，保障花材供應(yīng)穩(wěn)定及合作雙方合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》（合同編）《產(chǎn)品質(zhì)量法》《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全法》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合高端鮮花定制行業(yè)特點(diǎn)（花材鮮度要求高、供應(yīng)時(shí)效性強(qiáng)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化、合作模式多樣），制定本制度。第二條本制度所稱花材供應(yīng)商合作協(xié)議管理，是指對(duì)公司與花材供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)協(xié)議、框架合作協(xié)議、應(yīng)急供應(yīng)協(xié)議等各類合作協(xié)議的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止、歸檔、違約追責(zé)等全流程管控，涵蓋協(xié)議條款規(guī)范、審核流程、履約跟蹤、爭(zhēng)議處理、協(xié)議歸檔等內(nèi)容，適用于公司所有花材供應(yīng)商合作協(xié)議的制定、執(zhí)行及監(jiān)督行為。第三條花材供應(yīng)商合作協(xié)議管理遵循“權(quán)責(zé)清晰、合規(guī)嚴(yán)謹(jǐn)、平等互利、風(fēng)險(xiǎn)可控、履約可溯”的核心原則，管控措施需兼顧花材供應(yīng)特性（鮮度衰減快、節(jié)日供應(yīng)需求集中、質(zhì)量驗(yàn)收即時(shí)性強(qiáng)）與協(xié)議法律要求，確保協(xié)議既符合法律法規(guī)規(guī)定，又能匹配公司花材采購(gòu)的實(shí)際業(yè)務(wù)需求。第四條本制度適用于公司采購(gòu)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)檢部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、管理層相關(guān)人員；外包采購(gòu)團(tuán)隊(duì)代為簽訂花材供應(yīng)商合作協(xié)議的，同樣遵守本制度審核、簽訂及履約跟蹤相關(guān)規(guī)定；涉及協(xié)議管理的所有崗位人員，均需嚴(yán)格執(zhí)行本制度條款。第五條采購(gòu)部門是花材供應(yīng)商合作協(xié)議管理的核心責(zé)任主體，負(fù)責(zé)協(xié)議起草、商務(wù)談判、履約跟蹤及違約溝通；法務(wù)部門負(fù)責(zé)協(xié)議合規(guī)性審核、條款風(fēng)險(xiǎn)把控及爭(zhēng)議法律處理；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)協(xié)議付款條款審核、成本核算及付款管控；質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)協(xié)議中質(zhì)量條款的審核及履約質(zhì)量核驗(yàn)；管理層審批合作協(xié)議及重大變更/終止方案，形成“起草-審核-簽訂-履約-歸檔”的全流程管控機(jī)制。第二章職責(zé)分工第六條采購(gòu)部門職責(zé)：根據(jù)花材采購(gòu)需求及供應(yīng)商資質(zhì)起草合作協(xié)議，明確采購(gòu)品類、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)輸要求、到貨時(shí)限、價(jià)格條款、履約考核等核心商務(wù)內(nèi)容；與供應(yīng)商開展協(xié)議談判，記錄談判要點(diǎn)并留存溝通記錄；按審批流程提交協(xié)議審核，根據(jù)審核意見修改完善協(xié)議文本；完成協(xié)議簽訂后即時(shí)送達(dá)相關(guān)部門備案；跟蹤協(xié)議履約情況，每周核對(duì)供應(yīng)商到貨及時(shí)性、質(zhì)量達(dá)標(biāo)率等履約指標(biāo)；發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違約行為即時(shí)溝通，留存違約證據(jù)并提出追責(zé)方案；協(xié)議終止后整理履約及違約記錄，納入供應(yīng)商檔案。第七條法務(wù)部門職責(zé)：制定花材供應(yīng)商合作協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)模板，每年至少1次更新適配法規(guī)調(diào)整及業(yè)務(wù)變化；審核協(xié)議文本的合規(guī)性，重點(diǎn)核查權(quán)責(zé)界定、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、免責(zé)條款等核心法律條款；對(duì)非標(biāo)協(xié)議文本出具專項(xiàng)審核意見，明確風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及修改建議；供應(yīng)商出現(xiàn)重大違約時(shí)，出具法律追責(zé)方案，協(xié)助采購(gòu)部門處理爭(zhēng)議；組織協(xié)議法律風(fēng)險(xiǎn)培訓(xùn)，每季度開展1次采購(gòu)人員協(xié)議規(guī)范培訓(xùn)；留存所有協(xié)議審核記錄，建立審核臺(tái)賬。第八條財(cái)務(wù)部門職責(zé)：審核協(xié)議中的付款條款，重點(diǎn)核查付款節(jié)點(diǎn)、付款比例、發(fā)票要求、違約金抵扣方式等內(nèi)容；確保付款條款符合公司成本管控及資金管理要求，禁止無(wú)驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)的全額預(yù)付款條款；根據(jù)協(xié)議履約驗(yàn)收結(jié)果審核付款申請(qǐng)，對(duì)未達(dá)標(biāo)履約項(xiàng)暫停付款；核算協(xié)議履行過(guò)程中的成本及違約金，每月分析協(xié)議付款合規(guī)性；配合采購(gòu)部門核對(duì)供應(yīng)商履約成本，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。第九條質(zhì)檢部門職責(zé)：審核協(xié)議中的質(zhì)量條款，明確花材鮮度、等級(jí)、檢疫標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程、不合格退換貨規(guī)則等內(nèi)容；確保質(zhì)量條款可量化、可核驗(yàn)，符合公司花材驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；協(xié)議履約過(guò)程中，按條款要求完成到貨驗(yàn)收，留存驗(yàn)收記錄作為履約依據(jù)；供應(yīng)商質(zhì)量違約時(shí)，出具質(zhì)量不合格證明，作為追責(zé)及暫停付款的依據(jù)；反饋質(zhì)量條款執(zhí)行中的問(wèn)題，協(xié)助法務(wù)部門優(yōu)化協(xié)議質(zhì)量條款。第十條管理層職責(zé)：審批花材供應(yīng)商合作協(xié)議（單次合作金額超約定上限、長(zhǎng)期框架協(xié)議、應(yīng)急供應(yīng)協(xié)議）；審批協(xié)議重大變更、終止方案及違約追責(zé)重大決策；保障協(xié)議管理所需的法務(wù)支持、審核流程優(yōu)化等資源投入；定期聽取協(xié)議履約情況匯報(bào)，推動(dòng)協(xié)議管理體系優(yōu)化，平衡合作靈活性與風(fēng)險(xiǎn)可控性。第三章合作協(xié)議體系與基本要求第十一條合作協(xié)議分類及簽訂前提：（一）協(xié)議分類：按合作周期分為短期采購(gòu)協(xié)議（單次/月度）、長(zhǎng)期框架協(xié)議（半年/年度）、應(yīng)急供應(yīng)協(xié)議（節(jié)日/斷供備用）；按花材品類分為普通花材協(xié)議、稀缺花材協(xié)議、進(jìn)口花材協(xié)議；所有協(xié)議均需使用公司標(biāo)準(zhǔn)模板（非標(biāo)協(xié)議需專項(xiàng)審核）；（二）簽訂前提：簽訂協(xié)議前需完成供應(yīng)商準(zhǔn)入審核（資質(zhì)、供應(yīng)能力、履約記錄）；進(jìn)口花材供應(yīng)商協(xié)議簽訂前需核實(shí)進(jìn)出口經(jīng)營(yíng)權(quán)及檢疫備案資質(zhì)；長(zhǎng)期框架協(xié)議簽訂前需完成供應(yīng)商試采購(gòu)履約評(píng)估；（三）形式要求：所有合作協(xié)議均需簽訂書面文本（電子簽章需符合電子簽名法要求），禁止口頭協(xié)議或無(wú)書面確認(rèn)的合作約定；協(xié)議簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)完成內(nèi)部備案。第十二條合作協(xié)議核心條款要求：（一）基礎(chǔ)條款：明確合作雙方主體信息、合作品類、合作周期、采購(gòu)數(shù)量/金額區(qū)間、供貨地點(diǎn)等，確保主體信息與資質(zhì)文件一致；（二）質(zhì)量條款：量化花材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（鮮度、花頭大小、枝條長(zhǎng)度、病蟲害率、檢疫證明要求），明確驗(yàn)收流程、驗(yàn)收時(shí)限、不合格花材退換貨時(shí)限及運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方；（三）履約條款：明確到貨時(shí)限（含節(jié)日加急訂單提前到貨要求）、運(yùn)輸方式（冷鏈/普通運(yùn)輸）、運(yùn)輸溫度控制、到貨延誤責(zé)任；（四）付款條款：明確付款節(jié)點(diǎn)（驗(yàn)收合格后付款、月結(jié)/季結(jié)）、付款比例（預(yù)付款不超30%）、發(fā)票類型及開具時(shí)限、逾期付款責(zé)任；（五）違約條款：量化違約責(zé)任（到貨延誤違約金、質(zhì)量不合格違約金、斷供違約金），明確違約金計(jì)算方式及抵扣途徑，約定爭(zhēng)議解決方式（優(yōu)先協(xié)商，協(xié)商不成提交屬地法院訴訟）。第十三條合作協(xié)議基本要求：（一）審核要求：所有協(xié)議需經(jīng)采購(gòu)部門起草、質(zhì)檢部門審核質(zhì)量條款、財(cái)務(wù)部門審核付款條款、法務(wù)部門審核合規(guī)條款、管理層審批（超權(quán)限），審核流程留存書面記錄；（二）簽訂要求：協(xié)議需由公司授權(quán)人員簽訂（授權(quán)范圍及有效期明確），簽訂后加蓋公司公章/合同專用章，供應(yīng)商需加蓋有效公章；（三）履約要求：協(xié)議履行過(guò)程中，所有溝通記錄（到貨調(diào)整、質(zhì)量異議、違約溝通）需留存書面/電子記錄，作為履約及追責(zé)依據(jù)；（四）歸檔要求：協(xié)議簽訂后即時(shí)歸檔，電子檔存儲(chǔ)于加密系統(tǒng)，紙質(zhì)檔存放于專用檔案柜，歸檔記錄需包含協(xié)議文本、審核記錄、履約記錄，保存期限不低于合作終止后3年。第四章合作協(xié)議全流程管控規(guī)范第十四條協(xié)議起草管控：采購(gòu)部門使用公司標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議模板起草文本，非標(biāo)條款需單獨(dú)標(biāo)注并說(shuō)明理由；起草時(shí)核對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)信息，確保主體名稱、地址、聯(lián)系方式等與資質(zhì)文件一致；稀缺/進(jìn)口花材協(xié)議需額外明確檢疫、溯源、報(bào)關(guān)等專項(xiàng)條款，避免合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。第十五條協(xié)議審核管控：采購(gòu)部門提交協(xié)議審核后，質(zhì)檢、財(cái)務(wù)部門需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，法務(wù)部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核；審核意見需書面反饋，明確修改條款及理由；采購(gòu)部門根據(jù)審核意見修改后，重新提交復(fù)核，直至所有審核部門確認(rèn)無(wú)異議。第十六條協(xié)議簽訂管控：審核通過(guò)的協(xié)議由授權(quán)人員與供應(yīng)商簽訂，簽訂前核對(duì)供應(yīng)商簽約人授權(quán)證明；電子簽章協(xié)議需驗(yàn)證簽章有效性，簽訂后即時(shí)下載留存防篡改版本；協(xié)議簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)部門將協(xié)議副本送達(dá)財(cái)務(wù)、質(zhì)檢、倉(cāng)儲(chǔ)部門備案。第十七條協(xié)議履約管控：采購(gòu)部門每日跟蹤協(xié)議履約進(jìn)度，節(jié)日訂單增加跟蹤頻次；到貨驗(yàn)收時(shí)，質(zhì)檢部門按協(xié)議質(zhì)量條款核驗(yàn)，留存驗(yàn)收記錄；出現(xiàn)履約偏差（到貨延遲、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）時(shí)，采購(gòu)部門即時(shí)向供應(yīng)商出具書面異議，留存溝通憑證；每月匯總協(xié)議履約情況，形成履約報(bào)告。第十八條協(xié)議變更與終止管控：協(xié)議需變更的，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商變更條款，形成書面變更協(xié)議，按原審核流程完成審核簽訂；協(xié)議終止分正常終止（到期）、提前終止（違約/業(yè)務(wù)調(diào)整），提前終止需出具終止通知，明確終止原因及后續(xù)清理要求；終止后核對(duì)履約尾款、違約金、未交付貨物等事項(xiàng)，完成結(jié)算后歸檔終止記錄。第五章監(jiān)督與違規(guī)處理第十九條日常監(jiān)督：采購(gòu)部門每月核查協(xié)議履約記錄，統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商違約率；法務(wù)部門每季度抽查協(xié)議審核記錄，復(fù)核條款合規(guī)性；財(cái)務(wù)部門每月核查協(xié)議付款合規(guī)性，核對(duì)付款與驗(yàn)收記錄一致性；管理層每半年開展協(xié)議管理專項(xiàng)檢查，評(píng)估制度執(zhí)行效果；外包采購(gòu)團(tuán)隊(duì)簽訂的協(xié)議需按月提交履約報(bào)告，接受采購(gòu)部門監(jiān)督。第二十條違規(guī)情形認(rèn)定：（一）起草簽訂違規(guī)：使用非標(biāo)準(zhǔn)模板未專項(xiàng)審核、協(xié)議主體信息錯(cuò)誤、未經(jīng)審核擅自簽訂協(xié)議、授權(quán)人員超范圍簽訂協(xié)議的；（二）履約跟蹤違規(guī)：未留存履約溝通記錄、供應(yīng)商違約未及時(shí)提出異議、未按協(xié)議約定追責(zé)的；（三）審核違規(guī)：未按要求審核協(xié)議條款、審核意見未書面留存、遺漏核心風(fēng)險(xiǎn)條款的；（四）付款違規(guī)：未按協(xié)議驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)付款、違規(guī)支付預(yù)付款、違約金未抵扣直接付款的；（五）歸檔違規(guī)：協(xié)議未及時(shí)歸檔、歸檔記錄不完整、電子檔未加密存儲(chǔ)、超期銷毀協(xié)議檔案的。第二十一條違規(guī)處理：對(duì)違規(guī)人員/團(tuán)隊(duì)，視情節(jié)輕重采取相應(yīng)處理措施；情節(jié)較輕的，給予口頭警告、協(xié)議管理規(guī)范再培訓(xùn)、扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金；情節(jié)較重的，給予通報(bào)批評(píng)、調(diào)離協(xié)議管理相關(guān)崗位、承擔(dān)協(xié)議違規(guī)造成的直接損失；情節(jié)嚴(yán)重的（如簽訂無(wú)效協(xié)議、違規(guī)付款造成重大損失、與供應(yīng)商串通修改協(xié)議條款），給予解除勞動(dòng)合同/終止外包合作，依法追究相關(guān)責(zé)任；因違規(guī)造成公司經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，追究全額賠償責(zé)任。第六章附則第二