學校物資采購管理制度總則學校物資采購管理工作是學校正常運轉(zhuǎn)的重要保障，為規(guī)范學校物資采購行為，加強財務管理，提高資金使用效益，保證采購物資的質(zhì)量，維護學校的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和學校實際情況，特制定本制度。本制度適用于學校各部門、各年級組、各學科組等所有涉及物資采購的活動。物資采購應遵循公開、公平、公正、誠實信用和效益優(yōu)先的原則，嚴格按照規(guī)定的程序進行操作。采購管理機構(gòu)及職責1.采購管理領(lǐng)導小組學校成立采購管理領(lǐng)導小組，由校長任組長，分管后勤的副校長任副組長，成員包括財務部門負責人、后勤部門負責人、審計部門負責人及教師代表等。采購管理領(lǐng)導小組的主要職責是：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)物資采購的法律法規(guī)和政策，制定學校物資采購管理的規(guī)章制度；審定學校年度物資采購計劃；對重大采購項目進行決策和指導；監(jiān)督采購工作的實施，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。2.采購部門學校設立專門的采購部門，負責學校物資采購的具體實施工作。采購部門應配備專業(yè)的采購人員，采購人員應具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉采購業(yè)務流程和相關(guān)法律法規(guī)。采購部門的主要職責是：根據(jù)學校各部門提出的采購申請，編制采購計劃；組織實施采購活動，包括選擇供應商、簽訂采購合同、跟蹤采購進度、驗收采購物資等；建立采購檔案，妥善保存采購過程中的各種文件和資料；定期向采購管理領(lǐng)導小組匯報采購工作情況。3.使用部門學校各使用部門是物資的需求方，其主要職責是：根據(jù)本部門的工作需要，提出物資采購申請，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等；參與采購物資的驗收工作，對采購物資的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進行確認；負責采購物資的使用和保管，確保物資的安全和合理使用。4.財務部門財務部門負責學校物資采購資金的管理和核算工作。其主要職責是：審核采購預算和采購資金的使用情況，確保采購資金的合理安排和有效使用；根據(jù)采購合同和驗收報告，辦理采購資金的支付手續(xù)；對采購資金的使用情況進行監(jiān)督和檢查，防止出現(xiàn)資金浪費和違規(guī)使用的情況。5.審計部門審計部門負責對學校物資采購活動進行審計監(jiān)督。其主要職責是：對采購計劃的編制、采購項目的招標、采購合同的簽訂、采購物資的驗收和付款等環(huán)節(jié)進行審計，確保采購活動的合法性、合規(guī)性和真實性；對采購項目的效益進行評估，提出改進建議和意見；對采購過程中出現(xiàn)的違規(guī)違紀行為進行查處，追究相關(guān)人員的責任。采購計劃管理1.采購計劃的編制學校各使用部門應根據(jù)本部門的工作需要和發(fā)展規(guī)劃，于每年年底前編制下一年度的物資采購計劃。采購計劃應包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預算金額、采購時間等內(nèi)容。采購計劃應具有科學性、合理性和前瞻性，充分考慮學校的實際需求和資金狀況。各使用部門在編制采購計劃時，應進行充分的市場調(diào)研，了解物資的價格、質(zhì)量、供應商等情況，確保采購計劃的可行性。2.采購計劃的審核各使用部門編制的采購計劃應經(jīng)部門負責人審核簽字后，報采購部門匯總。采購部門對各部門的采購計劃進行審核，主要審核采購計劃的合理性、必要性和可行性。對于不符合要求的采購計劃，采購部門應及時與使用部門溝通，要求其進行修改和完善。采購部門匯總各部門的采購計劃后，編制學校年度物資采購計劃草案，報采購管理領(lǐng)導小組審定。采購管理領(lǐng)導小組對采購計劃草案進行審議，根據(jù)學校的發(fā)展戰(zhàn)略和資金狀況，對采購計劃進行調(diào)整和優(yōu)化，最終確定學校年度物資采購計劃。3.采購計劃的調(diào)整采購計劃一經(jīng)確定，原則上不得隨意調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整采購計劃的，使用部門應提出書面申請，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和金額等，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報采購部門。采購部門對調(diào)整申請進行審核，提出審核意見，報采購管理領(lǐng)導小組審批。經(jīng)采購管理領(lǐng)導小組批準后，采購部門方可對采購計劃進行調(diào)整。采購方式及程序1.采購方式學校物資采購方式主要包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。具體采購方式的選擇應根據(jù)采購物資的性質(zhì)、數(shù)量、金額等因素，按照國家相關(guān)法律法規(guī)和學校的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。-公開招標：適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭充分的物資采購項目。公開招標應按照國家有關(guān)招標程序進行，發(fā)布招標公告，邀請不特定的供應商參加投標。-邀請招標：適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高，但潛在供應商較少的物資采購項目。邀請招標應向至少三家具備相應資質(zhì)和能力的供應商發(fā)出投標邀請書。-競爭性談判：適用于技術(shù)復雜、性質(zhì)特殊、不能確定詳細規(guī)格或具體要求的物資采購項目，或者招標后沒有供應商投標、沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目。競爭性談判應邀請至少三家供應商進行談判。-單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的物資采購項目，或者發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目。單一來源采購應嚴格按照規(guī)定的程序進行審批。-詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的物資采購項目。詢價采購應向至少三家供應商發(fā)出詢價單，比較價格后確定供應商。2.采購程序-采購申請：各使用部門根據(jù)采購計劃和實際工作需要，填寫《物資采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報采購部門。-采購審批：采購部門收到《物資采購申請表》后，對采購申請進行審核，根據(jù)采購金額和采購方式的不同，按照學校的審批權(quán)限進行審批。對于重大采購項目，應報采購管理領(lǐng)導小組審批。-供應商選擇：采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，選擇合適的供應商。對于采用招標、競爭性談判等方式采購的項目，應按照規(guī)定的程序組織供應商參與投標或談判；對于采用詢價采購方式的項目，應向至少三家供應商發(fā)出詢價單，比較價格后確定供應商。-采購合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等內(nèi)容。采購合同應經(jīng)學校法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。-采購物資驗收：采購物資到貨后，采購部門應組織使用部門、審計部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關(guān)標準對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢查和測試，填寫《物資驗收報告》。對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通，要求其更換或退貨。-采購付款：財務部門根據(jù)采購合同和《物資驗收報告》，辦理采購資金的支付手續(xù)。付款方式應按照采購合同的約定執(zhí)行，一般采用轉(zhuǎn)賬支付的方式。對于分期付款的采購項目，應按照合同約定的付款節(jié)點進行付款。采購合同管理1.合同簽訂采購合同應采用書面形式，由采購部門與供應商簽訂。合同簽訂前，采購部門應組織相關(guān)人員對合同條款進行審核，確保合同條款符合國家法律法規(guī)和學校的有關(guān)規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務。合同簽訂時，應加蓋學校公章或合同專用章，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字。2.合同履行采購部門應嚴格按照采購合同的約定履行義務，督促供應商按時、按質(zhì)、按量提供采購物資。在合同履行過程中，如出現(xiàn)變更、解除等情況，應及時與供應商協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。3.合同檔案管理采購部門應建立采購合同檔案，對采購合同進行分類、編號、歸檔管理。合同檔案應包括合同文本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、驗收報告、付款憑證等相關(guān)文件和資料。合同檔案應妥善保管，以備查閱和審計。采購物資驗收管理1.驗收組織采購物資到貨后，采購部門應及時組織使用部門、審計部門等相關(guān)人員組成驗收小組，對采購物資進行驗收。驗收小組應根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，制定詳細的驗收方案。2.驗收內(nèi)容驗收內(nèi)容包括采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號、外觀等。驗收人員應嚴格按照驗收方案進行檢查和測試，確保采購物資符合合同要求。對于技術(shù)含量較高的采購物資，應邀請專業(yè)技術(shù)人員進行驗收。3.驗收報告驗收結(jié)束后，驗收小組應填寫《物資驗收報告》，詳細記錄驗收情況?！段镔Y驗收報告》應包括驗收時間、驗收地點、驗收人員、采購物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量情況、驗收結(jié)論等內(nèi)容。驗收報告應由驗收人員簽字確認。對于驗收不合格的物資，驗收報告應明確提出處理意見，如要求供應商更換、退貨、補貨等。采購資金支付管理1.支付申請采購部門根據(jù)采購合同和《物資驗收報告》，填寫《采購資金支付申請表》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報財務部門。《采購資金支付申請表》應包括采購項目名稱、供應商名稱、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額、付款方式等內(nèi)容。2.支付審核財務部門對《采購資金支付申請表》進行審核，主要審核采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性和有效性、付款金額的準確性等。對于不符合要求的支付申請，財務部門應及時與采購部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)資料。3.支付審批財務部門審核通過后，將《采購資金支付申請表》報學校領(lǐng)導審批。學校領(lǐng)導根據(jù)審批權(quán)限進行審批，審批通過后，財務部門辦理采購資金的支付手續(xù)。4.支付方式采購資金的支付方式應按照采購合同的約定執(zhí)行，一般采用轉(zhuǎn)賬支付的方式。對于小額采購項目，可以采用現(xiàn)金支付的方式，但應嚴格按照學校的現(xiàn)金管理制度執(zhí)行。監(jiān)督與責任追究1.監(jiān)督檢查學校審計部門應定期對物資采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購方式的選擇、采購合同的簽訂和履行、采購物資的驗收和付款等環(huán)節(jié)是否符合國家法律法規(guī)和學校的有關(guān)規(guī)定。同時，學校應接受上級主管部門和財政、審計等部門的監(jiān)督檢查。2.責任追究對于在物資采購活動中違反國家法律法規(guī)和學