技術(shù)文檔撰寫規(guī)范及審查標(biāo)準(zhǔn)一、適用范圍與典型場景本規(guī)范適用于各類技術(shù)文檔的撰寫與審查，覆蓋產(chǎn)品研發(fā)、系統(tǒng)運維、接口對接、用戶培訓(xùn)等場景。具體包括但不限于：研發(fā)階段文檔：需求規(guī)格說明書、系統(tǒng)設(shè)計文檔、測試方案報告；運維支持文檔：部署手冊、故障排查指南、系統(tǒng)維護說明書；協(xié)作交付文檔：API接口文檔、數(shù)據(jù)字典、第三方集成說明；用戶指導(dǎo)文檔：產(chǎn)品操作手冊、功能使用指南、常見問題解答（FAQ）。無論是內(nèi)部技術(shù)團隊流轉(zhuǎn)，還是對外客戶/合作伙伴交付，均需遵循本規(guī)范以保證文檔的規(guī)范性、準(zhǔn)確性與可讀性。二、文檔撰寫與審查全流程步驟1：需求分析與文檔規(guī)劃目標(biāo)：明確文檔的核心目標(biāo)、受眾及內(nèi)容邊界，避免偏離需求。明確受眾：區(qū)分技術(shù)受眾（如研發(fā)、運維）與非技術(shù)受眾（如產(chǎn)品、客戶），調(diào)整語言深度與專業(yè)術(shù)語使用。例如API接口文檔需面向開發(fā)者，側(cè)重參數(shù)說明與調(diào)用示例；用戶手冊需面向終端用戶，側(cè)重操作步驟與場景化描述。確定文檔類型：根據(jù)場景選擇（如需求文檔用《需求規(guī)格說明書模板》，接口文檔用《API接口》），保證框架符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)劃內(nèi)容范圍：列出核心章節(jié)，避免冗余或遺漏。例如系統(tǒng)設(shè)計文檔需包含架構(gòu)設(shè)計、模塊劃分、接口定義、數(shù)據(jù)流程等核心章節(jié)。步驟2：內(nèi)容結(jié)構(gòu)搭建目標(biāo)：按照標(biāo)準(zhǔn)化框架填充內(nèi)容，保證邏輯清晰、層次分明。遵循通用章節(jié)結(jié)構(gòu)：封面頁：文檔名稱、版本號、作者、審核人、發(fā)布日期、密級（如內(nèi)部公開、秘密）；修訂記錄：記錄版本變更歷史（版本號、修訂日期、修訂人、修訂內(nèi)容摘要）；目錄：自動目錄，包含章節(jié)標(biāo)題及頁碼；按章節(jié)展開，如“1引言”“2需求概述”“3系統(tǒng)設(shè)計”“4測試方案”“5附錄”；附錄：補充說明（如術(shù)語表、縮略語、參考文檔）。章節(jié)內(nèi)容規(guī)范：引言部分需說明文檔目的、背景、范圍及目標(biāo)讀者；技術(shù)章節(jié)需分點描述，避免大段文字，例如“模塊功能”可按“模塊名稱-功能描述-輸入/輸出-依賴關(guān)系”表格化呈現(xiàn)；圖表需編號（如圖1、表1）并配標(biāo)題，圖表下方需有簡要說明（如“圖1系統(tǒng)架構(gòu)圖展示了前端、后端、數(shù)據(jù)庫的交互關(guān)系”）。步驟3：撰寫規(guī)范執(zhí)行目標(biāo)：保證內(nèi)容準(zhǔn)確、格式統(tǒng)一、術(shù)語規(guī)范，提升文檔專業(yè)性。術(shù)語管理：全文統(tǒng)一術(shù)語，避免混用（如“用戶ID”與“用戶標(biāo)識”需統(tǒng)一為“用戶ID”）；首次出現(xiàn)術(shù)語時需標(biāo)注英文全稱及縮寫（如“輕量級目錄訪問協(xié)議（LDAP,LightweightDirectoryAccessProtocol）”）；復(fù)雜術(shù)語可在附錄中建立《術(shù)語表》，按“術(shù)語-定義-適用場景”分類說明。格式規(guī)范：字體：用宋體五號，標(biāo)題用黑體（一級標(biāo)題三號，二級標(biāo)題四號，三級標(biāo)題五號）；段落：首行縮進2字符，行間距1.5倍，段前段后間距0.5行；代碼/命令：使用等寬字體（如Consolas），背景色淺灰（如#F5F5F5），并標(biāo)注適用環(huán)境（如“Linux環(huán)境下執(zhí)行”）。內(nèi)容準(zhǔn)確性：技術(shù)參數(shù)（如接口響應(yīng)時間、系統(tǒng)配置要求）需經(jīng)測試驗證，避免模糊表述（如“快速響應(yīng)”需明確為“響應(yīng)時間≤500ms”）；引用外部文檔（如國標(biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）需注明來源（如“參照GB/T8567-2006《計算機軟件文檔編制規(guī)范》”）。步驟4：內(nèi)部審查目標(biāo)：通過多輪審查發(fā)覺并修檔錯誤，保證內(nèi)容完整性與合規(guī)性。自檢（作者完成）：對照《內(nèi)容結(jié)構(gòu)檢查表》（見表1）逐項核對章節(jié)完整性、邏輯連貫性；檢查術(shù)語一致性、格式規(guī)范性、圖表清晰度，修正錯別字與語法錯誤。交叉審查（團隊成員完成）：邀請1-2名相關(guān)領(lǐng)域同事（如研發(fā)人員審查技術(shù)設(shè)計、產(chǎn)品人員審查需求描述）進行審查，重點檢查內(nèi)容與實際需求的匹配度；使用《審查意見表》（見表2）記錄問題，明確問題描述、嚴(yán)重程度（嚴(yán)重/一般/建議）及修改建議。專家評審（技術(shù)負責(zé)人/領(lǐng)域?qū)＜彝瓿桑簩﹃P(guān)鍵文檔（如系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計、核心接口文檔）進行評審，重點檢查技術(shù)方案的可行性、風(fēng)險點及合規(guī)性；評審?fù)ㄟ^后，專家需在《審查意見表》中簽字確認(rèn)。步驟5：修訂與發(fā)布目標(biāo)：根據(jù)審查意見完善文檔，規(guī)范發(fā)布流程，保證文檔版本可控。修訂處理：作者需在3個工作日內(nèi)完成所有審查意見的修訂，并在《審查意見表》中標(biāo)注“已修改”及修改說明；對于無法采納的意見（如“建議增加XX功能”），需與審查人溝通確認(rèn)，記錄未采納原因。最終審核：由文檔負責(zé)人（如技術(shù)經(jīng)理）對修訂后的文檔進行最終審核，確認(rèn)內(nèi)容準(zhǔn)確、格式合規(guī)后，批準(zhǔn)發(fā)布。版本控制與歸檔：文檔發(fā)布時需更新版本號（如V1.0→V1.1），并在《修訂記錄》中注明變更內(nèi)容；按公司文檔管理規(guī)范歸檔（如至共享服務(wù)器、文檔管理系統(tǒng)），保證查閱權(quán)限與版本追溯。三、標(biāo)準(zhǔn)化工具表格表1：內(nèi)容結(jié)構(gòu)檢查表檢查項檢查內(nèi)容是/否備注封面信息包含文檔名稱、版本號、作者、審核人、發(fā)布日期□是□否如缺少審核人，需補充修訂記錄每次版本變更均有記錄，包含修訂人、日期、內(nèi)容摘要□是□否V1.0版本無修訂記錄，需補充目錄自動，頁碼準(zhǔn)確，與一致□是□否第3章頁碼錯誤，需修正引言說明文檔目的、背景、范圍及目標(biāo)讀者□是□否缺少目標(biāo)讀者描述，需補充技術(shù)章節(jié)邏輯清晰，分點描述，無大段文字□是□否“系統(tǒng)架構(gòu)”章節(jié)未分模塊說明，需調(diào)整圖表編號規(guī)范，標(biāo)題清晰，下方有說明□是□否圖1無標(biāo)題，需補充“系統(tǒng)架構(gòu)圖”術(shù)語表首次出現(xiàn)的術(shù)語有英文全稱，附錄有術(shù)語匯總□是□否“API”未標(biāo)注英文全稱，需補充表2：審查意見表文檔名稱《XX系統(tǒng)接口文檔V1.0》審查環(huán)節(jié)交叉審查審查人*王五審查日期2023-10-27序號問題描述13.2章節(jié)“用戶登錄接口”中，返回參數(shù)“token”未說明有效期25.1章節(jié)“錯誤碼列表”缺少“401”錯誤碼說明3圖2“接口調(diào)用流程圖”未標(biāo)注異步/同步四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與規(guī)避1.術(shù)語不一致風(fēng)險風(fēng)險：同一概念在不同章節(jié)使用不同表述（如“用戶ID”與“用戶標(biāo)識”），導(dǎo)致讀者理解偏差。規(guī)避：撰寫前建立《術(shù)語表》，撰寫中強制使用統(tǒng)一術(shù)語，審查時重點核對術(shù)語一致性。2.邏輯混亂風(fēng)險風(fēng)險：章節(jié)順序不合理（如先講操作步驟后講背景說明），或內(nèi)容前后矛盾（如接口參數(shù)描述與示例不一致）。規(guī)避：搭建框架時按“總-分-總”邏輯排列章節(jié)（引言→核心內(nèi)容→附錄），審查時逐章核對邏輯連貫性。3.版本失控風(fēng)險風(fēng)險：文檔修訂后未更新版本號，或歸檔時覆蓋舊版本，導(dǎo)致歷史版本無法追溯。規(guī)避：嚴(yán)格執(zhí)行版本號規(guī)則（如主版本號.次版本號.修訂號，V1.0.0→V1.0.1→V1.1.0），發(fā)布前由文檔負責(zé)人確認(rèn)版本更新。4.可讀性不足風(fēng)險風(fēng)險：文檔過于晦澀（如技術(shù)細節(jié)堆砌未解釋），或冗余信息過多（如無關(guān)背景描述過多），影響讀者理解。規(guī)避：根據(jù)受眾調(diào)整語言深度（非技術(shù)受眾避免專業(yè)術(shù)語堆砌），使用“場景化描述+示例”提升可讀性（如“用戶找回密碼場景：1.‘忘記密碼’→2.輸入注冊手機號→3.獲取驗證碼→4.設(shè)