供應商信息與合同管理標準工具模板一、適用場景與核心價值說明在企業(yè)運營中，供應商信息與合同管理是采購、供應鏈及法務工作的核心環(huán)節(jié)，涉及供應商引入、合作評估、合同簽訂、履約跟蹤等全流程。本工具模板適用于以下場景：新供應商引入：需系統(tǒng)收集供應商資質、背景信息，完成初步篩選與評估；合作過程管理：動態(tài)跟蹤供應商履約情況（如交貨及時性、質量達標率），記錄合作中的問題與改進項；合同全生命周期管控：從合同起草、審批到履行、續(xù)簽或終止，保證條款合規(guī)、流程可追溯；供應商績效評估：基于歷史合作數(shù)據(jù)（如合同完成率、糾紛次數(shù)），對供應商進行分級管理，優(yōu)化供應商結構。通過標準化模板與流程，可實現(xiàn)“信息集中化、流程規(guī)范化、風險可控化”，避免因信息分散導致的決策失誤，提升采購效率與合同履約率。二、標準化操作流程（一）供應商信息采集與初篩目標：收集基礎資質信息，排除不符合合作條件的供應商。操作步驟：信息收集：由采購專員*負責向供應商索取以下資料（需加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照（副本復印件）、統(tǒng)一社會信用代碼；行業(yè)資質證書（如ISO9001質量體系認證、生產(chǎn)許可證等，根據(jù)行業(yè)要求補充）；法定代表人身份證明、授權委托書（若由經(jīng)辦人辦理）；過往合作案例（如近1年主要客戶名單、合同復印件）；財務狀況說明（如近1年資產(chǎn)負債表、利潤表，可選）。初篩評估：采購經(jīng)理*根據(jù)以下標準對供應商進行初篩，標記“待考察”“推薦”或“淘汰”：資質完整性：是否具備必備行業(yè)資質，證件是否在有效期內(nèi)；行業(yè)匹配度：主營業(yè)務是否與企業(yè)采購需求一致（如生產(chǎn)型企業(yè)需關注產(chǎn)能，服務型企業(yè)需關注案例經(jīng)驗）；基本風險排查：是否有嚴重違法記錄（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢，需注意隱私合規(guī)）。結果反饋：初篩結果同步至信息管理員*，對“推薦”供應商進入實地考察環(huán)節(jié)。（二）供應商實地考察與綜合評估目標：驗證供應商信息的真實性，評估其履約能力。操作步驟：考察準備：由采購經(jīng)理牽頭，組織質量部、生產(chǎn)部*（或需求部門）組成考察小組，制定《供應商考察清單》，明確考察重點（如生產(chǎn)設備、質量控制流程、倉儲條件、員工管理）?，F(xiàn)場考察：實地查看供應商的生產(chǎn)/辦公場所，與負責人、技術人員溝通，重點核實：生產(chǎn)/服務能力：設備先進性、產(chǎn)能是否滿足訂單需求；質量管控：是否有完善的質量檢測流程、不合格品處理機制；供應鏈穩(wěn)定性：原材料采購渠道、物流合作方是否可靠；企業(yè)文化：員工培訓、安全生產(chǎn)管理等情況。評估打分：考察小組根據(jù)《供應商考察評估表》（見模板1）進行打分（總分100分），評分維度包括：生產(chǎn)能力（25分）、質量管控（30分）、財務狀況（20分）、服務響應（15分）、合作意愿（10分）。結果判定：80分及以上為“優(yōu)秀供應商”，60-79分為“合格供應商”，60分以下為“不合格供應商”（淘汰）。（三）供應商信息建檔與動態(tài)更新目標：建立標準化供應商檔案，保證信息實時更新。操作步驟：信息錄入：信息管理員*將評估通過的供應商信息錄入《供應商信息登記表》（見模板2），內(nèi)容包括：基本信息：供應商編號、名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、法定代表人、聯(lián)系方式；資質文件：營業(yè)執(zhí)照、資質證書等掃描件（命名規(guī)則：“供應商名稱+證書名稱+有效期”，如“公司-ISO9001-2025-12-31”）；合作記錄：過往合作項目、合同編號、履約評價（由采購專員*填寫）；評級結果：考察得分、供應商等級（優(yōu)秀/合格）。動態(tài)更新：每季度由采購專員*核對供應商資質文件有效期（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質），到期前1個月提醒供應商更新，未及時更新的標記為“待觀察”，連續(xù)2次未更新則降級或淘汰。（四）合同起草與審批流程目標：保證合同條款合法、完整，規(guī)避履約風險。操作步驟：合同起草：采購專員*根據(jù)采購需求（如標的物規(guī)格、數(shù)量、價格）和供應商信息，參考《合同模板庫》起草合同，核心條款包括：合同主體：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人；標的物/服務內(nèi)容：名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量標準（需引用國家標準或雙方確認的技術參數(shù)）；價格與付款：單價、總價、付款方式（如預付30%、貨到付款60%、質保金10%）、收款賬戶信息；履約期限：交貨/服務時間、地點、驗收標準（如“到貨后3個工作日內(nèi)完成驗收，出具驗收報告”）；違約責任：逾期交貨/付款的違約金比例（如每日萬分之五）、質量不達標時的處理方式（如退貨、換貨、賠償）；爭議解決：約定管轄法院（如“被告所在地人民法院”）或仲裁機構。內(nèi)部審批：采購經(jīng)理*審核：重點核對采購需求與合同內(nèi)容的一致性、價格合理性；法務部*審核：檢查條款合法性（如違約責任是否明確、知識產(chǎn)權歸屬是否清晰），出具《法務審核意見表》；總經(jīng)理*審批：確認合同金額、合作期限等關鍵條款，審批通過后簽字蓋章。合同生效：采購專員*將審批通過的合同原件分送至供應商、財務部（備案）、檔案室（歸檔），同步在《合同管理臺賬》（見模板3）中標記“已生效”。（五）合同履行跟蹤與風險預警目標：實時監(jiān)控合同執(zhí)行情況，及時解決履約問題。操作步驟：節(jié)點跟蹤：采購專員*根據(jù)合同約定，在關鍵節(jié)點（如交貨前3天、付款日前5天）通過電話、郵件提醒供應商，并在《合同履行跟蹤表》（見模板4）中記錄：交貨情況：實際交貨時間、數(shù)量、批次號，驗收結果（由質量部*簽字確認）；付款情況：收款日期、金額，財務部*同步更新臺賬；服務反饋：供應商售后響應速度（如問題處理時效）、客戶滿意度（由需求部門*評分）。風險預警：若出現(xiàn)以下情況，立即啟動風險應對流程：延遲交貨：超過約定時間3天，由采購專員*與供應商溝通原因，確定新的交貨時間，并記錄在“異常情況”欄；質量不達標：驗收不合格，要求供應商在2天內(nèi)整改，連續(xù)2次不合格則終止合同；供應商失聯(lián)：超過7天無法聯(lián)系，暫停合同履行，啟動供應商替換流程。（六）合同到期與續(xù)簽管理目標：保證合作連續(xù)性，優(yōu)化供應商結構。操作步驟：到期提醒：合同到期前3個月，采購專員*向供應商發(fā)送《續(xù)簽意向函》，明確續(xù)簽條件（如過去1年履約評分≥80分）?？冃гu估：采購經(jīng)理組織質量部、需求部門*對供應商過去1年的合作情況進行評分，評分維度包括：合同完成率（40分）、質量達標率（30分）、服務響應速度（20分）、成本控制（10分）。續(xù)簽決策：評分≥85分：直接進入續(xù)簽流程，參考原合同條款修訂《續(xù)簽合同》；60-84分：要求供應商提交《改進計劃》，整改合格后續(xù)簽；60分以下：終止合作，啟動新供應商引入流程。歸檔處理：到期合同（無論續(xù)簽或終止）由檔案室*整理歸檔，保存期限不少于合同到期后5年。三、核心模板表格設計模板1：供應商考察評估表考察維度評分標準（100分制）得分備注（如設備型號、流程描述）生產(chǎn)能力（25分）產(chǎn)能滿足訂單需求（15分）、設備先進性（10分）質量管控（30分）質量體系認證（10分）、檢測流程完善性（10分）、不合格品處理（10分）財務狀況（20分）資產(chǎn)負債率（10分）、現(xiàn)金流穩(wěn)定性（10分）服務響應（15分）售后時效（8分）、問題解決率（7分）合作意愿（10分）長期合作意愿（5分）、溝通配合度（5分）總分考察結論□優(yōu)秀（≥80分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）考察小組簽字采購經(jīng)理：________質量部：________生產(chǎn)部*：________模板2：供應商信息登記表供應商編號供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址法定代表人聯(lián)系人聯(lián)系電話電子郵箱主營業(yè)務資質證書（名稱+編號+有效期）過往合作案例項目名稱、合作時間、合作金額考察得分供應商等級（優(yōu)秀/合格）錄入日期錄入人備注（如優(yōu)勢領域、風險提示）模板3：合同管理臺賬合同編號合同名稱供應商編號及名稱簽訂日期合同期限標的物/服務內(nèi)容合同金額（含稅）付款方式審批狀態(tài)履行狀態(tài)到期日期備注（如異常情況）模板4：合同履行跟蹤表合同編號履約節(jié)點計劃時間實際時間完成情況（□達標□未達標）責任人（供應商/內(nèi)部）異常說明及處理措施交貨驗收付款售后服務四、使用過程中的關鍵提醒信息真實性保障：所有供應商資質文件需核對原件，掃描件需注明“與原件一致”并由經(jīng)辦人簽字；錄入系統(tǒng)后，若信息變更（如地址、聯(lián)系方式），需在3個工作日內(nèi)更新，避免因信息滯后導致合作風險。審批流程剛性：合同審批不得跳過環(huán)節(jié)（如法務審核），緊急合同需由總經(jīng)理*加批“特急”，事后補齊手續(xù)；審批意見需書面記錄，存檔備查。法律風險規(guī)避：合同條款不得違反《民法典》《招標投標法》等法律法規(guī)，違約責任需明確具體（如“逾期交貨每日按合同總額的0.05%支付違約金”），避免使用“違約金按實際情況計算”等模糊表述。數(shù)據(jù)備份與安全：供