工程文件管理歸檔操作規(guī)范一、總則為規(guī)范工程建設(shè)項目文件的歸檔管理，確保工程文件完整、準確、系統(tǒng)保存，保障工程建設(shè)成果的可追溯性，為后期運維、審計及歷史查考提供可靠依據(jù)，依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T____）及相關(guān)行業(yè)標準，結(jié)合工程建設(shè)管理實際，制定本操作規(guī)范。本規(guī)范適用于各類新建、改建、擴建及技術(shù)改造工程的文件歸檔管理，涵蓋建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理及其他參建單位在工程前期準備、施工建設(shè)、竣工驗收等階段形成的文件資料。二、文件分類與收集（一）分類原則工程文件按“階段+性質(zhì)”雙重維度分類，確保邏輯清晰、檢索便捷：按階段：分為前期準備文件（立項批復、可行性研究報告等）、施工建設(shè)文件（施工圖紙、隱蔽工程記錄等）、竣工驗收文件（竣工圖、驗收報告等）；按性質(zhì)：分為工程管理性文件（招投標文件、合同協(xié)議等）、技術(shù)性文件（勘察報告、設(shè)計圖紙等）、經(jīng)濟性文件（造價文件、審計報告等）。（二）收集職責與要求1.參建單位職責建設(shè)單位：統(tǒng)籌歸檔工作，收集項目前期審批文件、總承包合同、參建單位往來文件及竣工驗收綜合文件；督促各單位按要求收集、整理文件。設(shè)計單位：收集設(shè)計階段文件（勘察報告、設(shè)計圖紙、變更通知、技術(shù)交底等），確保設(shè)計成果全過程可追溯。施工單位：同步收集施工全過程文件（施工組織設(shè)計、施工日志、材料檢驗報告、分項驗收記錄等），做到“施工到哪，文件收集到哪”。監(jiān)理單位：收集監(jiān)理規(guī)劃、旁站記錄、質(zhì)量評估報告等，對施工文件進行審核并留存?zhèn)浒浮?.收集質(zhì)量要求紙質(zhì)文件：字跡清晰、簽字蓋章完整，無涂改、破損；采用耐久性紙張（70g以上復印紙）、墨水（碳素/藍黑墨水），避免使用熱敏紙、鉛筆書寫。電子文件：采用PDF（文本類）、CAD（圖紙類）、DOC（報告類）等通用格式；命名體現(xiàn)“工程名稱-階段-專業(yè)-文件類型”（如*XX產(chǎn)業(yè)園一期-施工階段-土建專業(yè)-基礎(chǔ)驗收記錄.pdf*），元數(shù)據(jù)（創(chuàng)建時間、作者等）完整。三、整理與立卷（一）文件整理1.紙質(zhì)文件以“件”或“卷”為單位整理：單份文件（如一份請示、一份批復）為“件”；同類文件（如某分部工程的施工記錄、驗收報告）裝訂成“卷”。裝訂要求：去除金屬裝訂物，線裝采用“三孔一線法”，膠裝確保裝訂邊整齊、無掉頁風險；頁碼連續(xù)編號（正面右下角、背面左下角）。2.電子文件建立與紙質(zhì)文件一一對應的目錄結(jié)構(gòu)，按“工程-階段-專業(yè)-文件類型”分層存儲（如*XX項目/施工階段/機電安裝/管道試壓記錄.pdf*）；定期備份（每半年一次），存儲于不可擦寫介質(zhì)（如光盤、移動硬盤）。（二）立卷規(guī)則1.組卷邏輯按工程部位（基礎(chǔ)/主體）、專業(yè)（土建/安裝）、階段（前期/施工）組卷，確保案卷內(nèi)文件“有機聯(lián)系、便于查閱”。2.卷內(nèi)文件排列批復性文件在前，請示性文件在后；正文在前，附件在后；施工記錄按時間順序排列，設(shè)計圖紙按專業(yè)、圖號順序排列。3.案卷編目案卷題名：簡明概括卷內(nèi)內(nèi)容（如*XX項目-主體結(jié)構(gòu)施工-土建專業(yè)-隱蔽工程驗收記錄*）；卷內(nèi)文件目錄：填寫文件編號、責任者、文號、日期、頁數(shù)，確保與文件一一對應；備考表：說明文件完整性、修改情況，立卷人、檢查人簽字確認。四、歸檔流程（一）歸檔條件工程文件需滿足以下要求方可歸檔：內(nèi)容完整，無缺失（如施工文件需覆蓋“開工-竣工”全過程）；簽字蓋章齊全（施工記錄需施工、監(jiān)理單位雙簽）；紙質(zhì)與電子文件內(nèi)容、編號一致，格式符合要求；工程通過竣工驗收（或階段性驗收），文件與工程實際相符。（二）歸檔審核1.內(nèi)部審核：施工單位由項目技術(shù)負責人審核，監(jiān)理單位由總監(jiān)理工程師審核，確保文件真實、準確。2.聯(lián)合審核：建設(shè)單位組織參建單位聯(lián)合抽查，重點核查文件完整性、簽字蓋章及與工程的符合性，形成審核意見并反饋整改。（三）移交與歸檔1.移交時間：工程竣工驗收后3個月內(nèi)（或合同約定時間）完成；階段性文件（如基礎(chǔ)驗收文件）可在階段驗收后1個月內(nèi)移交。2.移交份數(shù)：紙質(zhì)文件移交2套（建設(shè)單位、檔案館各1套），電子文件移交1套（含可編輯版與PDF版）。3.移交手續(xù)：填寫《工程文件移交清單》（含案卷編號、題名、載體類型、份數(shù)、移交人、接收人、日期等），雙方簽字蓋章后存檔。五、保管與利用（一）保管要求1.庫房管理檔案庫房需符合防火、防潮、防蟲、防盜要求，溫度14-24℃、相對濕度45%-60%，配備溫濕度監(jiān)測、消防、安防設(shè)備。2.保管期限工程文件保管期限分為永久、長期（50年）、短期（10年），具體按《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》執(zhí)行（如竣工圖、立項文件為永久，施工日志為長期）。3.電子文件保管電子文件存儲于專用服務器或不可擦寫介質(zhì)，建立異地備份（與主存儲地距離≥50公里）；每半年進行有效性檢測（文件完整性、可讀性）。（二）利用規(guī)定1.借閱流程內(nèi)部人員：填寫《檔案借閱申請表》（注明目的、范圍、歸還時間），部門負責人審批后借閱；外部單位：持單位介紹信，建設(shè)單位分管領(lǐng)導審批后借閱。2.保密要求涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的文件（如造價文件、專利圖紙），借閱時需簽訂保密協(xié)議，嚴禁復制、傳播。3.利用方式六、附則1.本規(guī)范由XX建設(shè)單位（或行業(yè)主管