2025企業(yè)共享協(xié)作空間使用規(guī)范第一章總則1.1適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部所有共享協(xié)作空間的使用管理，包括但不限于會(huì)議室、協(xié)作區(qū)、休息區(qū)、討論室等公共區(qū)域。全體員工在使用共享協(xié)作空間時(shí)均需遵守本規(guī)范要求。1.2基本原則共享協(xié)作空間的使用應(yīng)遵循高效利用、公平分配、文明使用、安全有序的基本原則。每位員工都有責(zé)任維護(hù)空間的整潔與秩序，確保資源得到合理配置和最大化利用。1.3管理職責(zé)第二章空間預(yù)約管理2.1預(yù)約方式員工可通過(guò)企業(yè)內(nèi)部預(yù)約系統(tǒng)提前申請(qǐng)使用共享空間，普通會(huì)議室需提前2小時(shí)預(yù)約，大型會(huì)議室需提前24小時(shí)預(yù)約。緊急情況下可聯(lián)系行政人員協(xié)調(diào)安排，但需提供充分的使用理由。2.2預(yù)約規(guī)則每位員工同時(shí)最多只能預(yù)約2個(gè)空間，單次預(yù)約時(shí)長(zhǎng)不得超過(guò)4小時(shí)。連續(xù)預(yù)約同一空間需間隔至少1小時(shí)，以便其他同事使用。預(yù)約成功后如需取消，請(qǐng)?zhí)崆?小時(shí)在系統(tǒng)中操作，避免資源浪費(fèi)。2.3優(yōu)先級(jí)安排重要客戶接待、高層會(huì)議、跨部門協(xié)作等項(xiàng)目具有優(yōu)先使用權(quán)。如遇預(yù)約沖突，行政管理部門有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整使用安排，并會(huì)及時(shí)通知相關(guān)人員。第三章使用行為規(guī)范3.1時(shí)間管理請(qǐng)嚴(yán)格按照預(yù)約時(shí)間使用空間，提前10分鐘到達(dá)進(jìn)行準(zhǔn)備，使用結(jié)束后及時(shí)清理現(xiàn)場(chǎng)。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，需檢查空間是否被其他同事預(yù)約，無(wú)人預(yù)約方可申請(qǐng)續(xù)時(shí)。3.2設(shè)備使用使用空間內(nèi)設(shè)備前請(qǐng)熟悉操作方法，如遇技術(shù)問(wèn)題及時(shí)聯(lián)系IT支持。使用投影儀、音響等設(shè)備后請(qǐng)關(guān)閉電源，將遙控器放回原位。個(gè)人設(shè)備連接時(shí)請(qǐng)確保安全性，使用完畢后斷開連接。3.3環(huán)境維護(hù)使用過(guò)程中請(qǐng)保持室內(nèi)安靜，避免大聲喧嘩影響他人工作。飲食請(qǐng)?jiān)谥付▍^(qū)域進(jìn)行，避免在會(huì)議空間內(nèi)用餐。離開時(shí)請(qǐng)將座椅歸位，清理桌面垃圾，關(guān)閉燈光和空調(diào)。第四章安全與責(zé)任4.1安全意識(shí)使用共享空間時(shí)請(qǐng)妥善保管個(gè)人物品和公司資料，離開時(shí)務(wù)必帶走重要文件和電子設(shè)備。發(fā)現(xiàn)可疑人員或安全隱患應(yīng)立即向安保部門報(bào)告，確保工作環(huán)境的安全性。4.2設(shè)備保護(hù)愛護(hù)空間內(nèi)的各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)損壞或故障應(yīng)及時(shí)報(bào)修。嚴(yán)禁私自拆卸或改裝設(shè)備，不得將公司物品帶離指定區(qū)域。因個(gè)人原因造成設(shè)備損壞的，需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.3信息保密在共享空間討論敏感業(yè)務(wù)時(shí)要注意周圍環(huán)境，避免商業(yè)機(jī)密泄露。使用完畢后要清除白板上的敏感信息，確保沒(méi)有遺留重要資料。外來(lái)人員進(jìn)入需提前申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。第五章監(jiān)督與獎(jiǎng)懲5.1檢查機(jī)制行政管理部門將定期對(duì)共享空間使用情況進(jìn)行檢查，記錄違規(guī)行為并建立使用檔案。各部門可相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用情況可向管理部門反饋。5.2獎(jiǎng)勵(lì)措施對(duì)于長(zhǎng)期遵守規(guī)范、積極維護(hù)空間環(huán)境的員工和部門，公司將給予表?yè)P(yáng)和適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。優(yōu)秀使用者將作為典型在全公司范圍內(nèi)推廣學(xué)習(xí)。5.3違規(guī)處理違反本規(guī)范者將視情節(jié)輕重給予提醒、警告或通報(bào)批評(píng)。多次違規(guī)或造成嚴(yán)重后果的，將影響個(gè)人績(jī)效考核，情節(jié)特別嚴(yán)重的將按公司相關(guān)規(guī)定處理。第六章附則6.1解釋權(quán)本規(guī)范的最終解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有，如有疑問(wèn)可向該部門咨詢。管理部門有權(quán)根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況對(duì)本規(guī)范進(jìn)行修訂和完善。6.2生效時(shí)間本規(guī)范自發(fā)布之日起正式實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止。全體員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同營(yíng)造和諧高效的工作環(huán)境。6