第1篇第一章總則第一條為加強(qiáng)物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)檔案管理，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性、安全性和有效性，提高物業(yè)管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本物業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)所有物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)檔案的管理工作。第三條物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)檔案管理應(yīng)遵循以下原則：（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理；（二）集中保管，分散使用；（三）科學(xué)管理，方便利用；（四）保密安全，防止流失。第二章檔案分類(lèi)與歸檔第四條物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)檔案分為以下類(lèi)別：（一）人事檔案：包括員工履歷、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)定、獎(jiǎng)懲記錄等；（二）財(cái)務(wù)管理檔案：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、收入支出明細(xì)、預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告等；（三）項(xiàng)目管理檔案：包括物業(yè)維修保養(yǎng)記錄、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄、物業(yè)服務(wù)合同、業(yè)主投訴處理記錄等；（四）安全管理檔案：包括消防安全、治安保衛(wèi)、安全生產(chǎn)培訓(xùn)記錄等；（五）其他檔案：包括會(huì)議記錄、通知公告、文件資料等。第五條檔案歸檔應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：（一）歸檔前的整理：對(duì)歸檔材料進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，確保材料齊全、準(zhǔn)確；（二）歸檔時(shí)間的確定：按照檔案的保存期限和重要性，確定歸檔時(shí)間；（三）歸檔手續(xù)的辦理：歸檔材料需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，并填寫(xiě)歸檔登記表；（四）歸檔入庫(kù)：將歸檔材料按照類(lèi)別和順序，放入檔案柜或檔案室。第三章檔案保管與利用第六條檔案保管應(yīng)遵循以下要求：（一）檔案室應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，防止檔案霉變、蟲(chóng)蛀；（二）檔案柜應(yīng)配備防火、防盜、防潮設(shè)施；（三）檔案的存放應(yīng)按照類(lèi)別、時(shí)間順序排列，便于查找；（四）檔案的借閱應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。第七條檔案利用應(yīng)遵循以下規(guī)定：（一）檔案利用者應(yīng)遵守檔案保管規(guī)定，不得隨意翻閱、涂改、損壞檔案；（二）檔案利用者需填寫(xiě)檔案利用登記表，明確利用目的、范圍和期限；（三）檔案利用者應(yīng)尊重檔案的保密性，不得泄露檔案內(nèi)容；（四）檔案利用者需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。第四章檔案銷(xiāo)毀第八條檔案銷(xiāo)毀應(yīng)遵循以下程序：（一）編制檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字；（二）報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（三）銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)督；（四）銷(xiāo)毀后的殘?jiān)鼞?yīng)妥善處理，確保檔案信息不被泄露。第五章檔案管理責(zé)任第九條物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)檔案管理責(zé)任人：（一）檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷(xiāo)毀等工作；（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的管理工作，確保檔案的完整性和安全性；（三）公司領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第六章附則第十條本制度由物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)解釋。第十一條本制度自發(fā)布之日起施行。第七章檔案管理獎(jiǎng)懲第十二條對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的個(gè)人或部門(mén)，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第十三條對(duì)違反本制度，造成檔案丟失、損壞、泄露等行為的，根據(jù)情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、罰款、解除勞動(dòng)合同等處理。第十四條本制度如有未盡事宜，由物業(yè)管理公司根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。（注：本制度為示例性質(zhì)，具體內(nèi)容可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。）第2篇第一章總則第一條為加強(qiáng)物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，提高物業(yè)管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本物業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于本物業(yè)所有物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)檔案的管理工作。第三條物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)檔案是指物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)在履行職責(zé)過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料。第四條物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)檔案管理工作應(yīng)遵循以下原則：（一）真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（二）完整性原則：檔案收集要全面，確保檔案的完整性。（三）安全性原則：確保檔案實(shí)體和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。（四）利用性原則：提高檔案的利用率，為物業(yè)管理提供有效服務(wù)。第二章檔案分類(lèi)與編號(hào)第五條物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)檔案分為以下類(lèi)別：（一）行政管理檔案：包括物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)組織機(jī)構(gòu)、人員編制、崗位職責(zé)、工作計(jì)劃、總結(jié)等。（二）人事檔案：包括員工入職、離職、晉升、培訓(xùn)、考核等檔案。（三）財(cái)務(wù)檔案：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、收支憑證、審計(jì)報(bào)告等。（四）合同檔案：包括物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、采購(gòu)合同等。（五）物業(yè)管理檔案：包括物業(yè)管理區(qū)域規(guī)劃、設(shè)施設(shè)備管理、環(huán)境維護(hù)、安全保衛(wèi)等檔案。（六）業(yè)主服務(wù)檔案：包括業(yè)主投訴、維修、投訴處理等檔案。第六條檔案編號(hào)采用統(tǒng)一編號(hào)方法，編號(hào)格式為：類(lèi)別代碼+年份+序號(hào)。第三章檔案收集與整理第七條檔案收集工作應(yīng)遵循以下要求：（一）及時(shí)性：檔案形成后，應(yīng)及時(shí)收集歸檔。（二）全面性：收集檔案應(yīng)全面，不得遺漏。（三）準(zhǔn)確性：收集檔案應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。第八條檔案整理工作應(yīng)遵循以下要求：（一）分類(lèi)整理：按照檔案類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理。（二）編目：為每份檔案編制目錄，包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、頁(yè)數(shù)等信息。（三）裝訂：根據(jù)檔案性質(zhì)和數(shù)量，采用合適的裝訂方式。第四章檔案保管與維護(hù)第九條檔案保管工作應(yīng)遵循以下要求：（一）存放環(huán)境：檔案存放應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防火、防盜。（二）溫濕度控制：檔案存放場(chǎng)所應(yīng)保持適宜的溫濕度，避免檔案損壞。（三）防磁、防輻射：檔案存放場(chǎng)所應(yīng)避免磁場(chǎng)、輻射等有害因素。第十條檔案維護(hù)工作應(yīng)遵循以下要求：（一）定期檢查：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失等問(wèn)題及時(shí)處理。（二）修復(fù)：對(duì)損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)，確保檔案完整。（三）備份：對(duì)重要檔案進(jìn)行備份，確保檔案安全。第五章檔案利用與查詢(xún)第十一條檔案利用工作應(yīng)遵循以下要求：（一）依法利用：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)，不得泄露國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。（二）合理利用：檔案利用應(yīng)合理，不得濫用。（三）及時(shí)反饋：檔案利用后，應(yīng)及時(shí)反饋利用情況。第十二條檔案查詢(xún)工作應(yīng)遵循以下要求：（一）公開(kāi)查詢(xún)：檔案查詢(xún)應(yīng)公開(kāi)，方便業(yè)主和員工查閱。（二）保密查詢(xún)：涉及保密的檔案查詢(xún)，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行。（三）查詢(xún)記錄：對(duì)查詢(xún)檔案的情況進(jìn)行記錄，確保查詢(xún)過(guò)程的透明。第六章檔案銷(xiāo)毀與歸檔第十三條檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)遵循以下要求：（一）依法銷(xiāo)毀：檔案銷(xiāo)毀應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)，不得擅自銷(xiāo)毀。（二）審批程序：檔案銷(xiāo)毀需經(jīng)相關(guān)部門(mén)審批。（三）銷(xiāo)毀記錄：銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)做好銷(xiāo)毀記錄。第十四條檔案歸檔工作應(yīng)遵循以下要求：（一）及時(shí)歸檔：檔案形成后，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）完整歸檔：歸檔檔案應(yīng)完整，不得遺漏。（三）規(guī)范歸檔：歸檔檔案應(yīng)符合檔案規(guī)范要求。第七章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰第十五條對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第十六條對(duì)違反本制度，造成檔案損壞、丟失、泄密等行為的，根據(jù)情節(jié)輕重，給予警告、記過(guò)、降職、撤職等處分。第八章附則第十七條本制度由物業(yè)管理處負(fù)責(zé)解釋。第十八條本制度自發(fā)布之日起施行。（注：本制度為示例性文本，具體內(nèi)容可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。）第3篇第一章總則第一條為加強(qiáng)物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本物業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)所有物業(yè)團(tuán)隊(duì)檔案的管理工作。第三條物業(yè)團(tuán)隊(duì)檔案管理應(yīng)遵循以下原則：（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理；（二）集中保管，分散利用；（三）真實(shí)記錄，準(zhǔn)確完整；（四）安全保密，方便利用。第二章檔案分類(lèi)與歸檔第四條物業(yè)團(tuán)隊(duì)檔案分為以下類(lèi)別：（一）人事檔案：包括員工入職、離職、晉升、培訓(xùn)、考核等檔案；（二）勞動(dòng)合同檔案：包括勞動(dòng)合同簽訂、變更、解除等檔案；（三）薪酬福利檔案：包括工資、獎(jiǎng)金、福利等檔案；（四）培訓(xùn)檔案：包括員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)效果評(píng)估等檔案；（五）考核檔案：包括員工考核計(jì)劃、考核記錄、考核結(jié)果等檔案；（六）獎(jiǎng)懲檔案：包括員工獎(jiǎng)懲記錄、獎(jiǎng)懲決定等檔案；（七）其他檔案：包括與物業(yè)管理相關(guān)的其他檔案。第五條物業(yè)團(tuán)隊(duì)檔案歸檔要求：（一）歸檔材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理的相關(guān)規(guī)定；（二）歸檔材料應(yīng)按照檔案分類(lèi)進(jìn)行整理，便于查閱和利用；（三）歸檔材料應(yīng)按照時(shí)間順序排列，便于查找；（四）歸檔材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，便于管理和利用。第三章檔案保管與維護(hù)第六條物業(yè)團(tuán)隊(duì)檔案的保管責(zé)任：（一）檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作；（二）各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)檔案的保管工作負(fù)責(zé)；（三）物業(yè)管理部門(mén)對(duì)整個(gè)物業(yè)團(tuán)隊(duì)檔案的保管工作負(fù)責(zé)。第七條檔案保管要求：（一）檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防火、防盜；（二）檔案柜應(yīng)使用符合檔案保管要求的專(zhuān)用檔案柜；（三）檔案材料應(yīng)按照類(lèi)別、時(shí)間順序存放，不得隨意堆放；（四）檔案材料不得擅自借閱、復(fù)制、銷(xiāo)毀，確需借閱的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。第八條檔案維護(hù)要求：（一）定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、清點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性；（二）對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性；（三）對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保檔案的安全性和可恢復(fù)性。第四章檔案利用與保密第九條檔案利用原則：（一）檔案利用應(yīng)遵循真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性原則；（二）檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容；（三）檔案利用應(yīng)遵循便民原則，為員工提供便捷的檔案查詢(xún)服務(wù)。第十條檔案利用程序：（一）員工需查閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理員提出申請(qǐng)；（二）檔案管理員審核申請(qǐng)，確認(rèn)查閱目的和范圍；（三）檔案管理員提供檔案查閱服務(wù)，確保檔案的保密性；（四）查閱完畢后，員工應(yīng)將檔案歸還原位。第十一條檔案保密要求：（一）檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容；（二）檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案保密情況進(jìn)行檢查，確保檔案安全；（三）檔案管理員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用人員的保密教育，提高保密意識(shí)。第五章檔案銷(xiāo)毀第十二條檔案銷(xiāo)毀原則：（一）檔案銷(xiāo)毀應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、環(huán)保原則；（二）檔案銷(xiāo)毀應(yīng)經(jīng)檔案管理員審核，報(bào)物業(yè)管理部門(mén)批準(zhǔn)；（三）