2026年工藝品制造公司展會參展管理管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司展會參展全流程管理，提升參展效率和效果，合理配置參展資源，維護公司品牌形象，拓展市場渠道，根據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國知識產(chǎn)權(quán)法》《展會知識產(chǎn)權(quán)保護辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司工藝品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售及品牌推廣實際需求，制定本制度。第二條本制度適用于公司參加的各類境內(nèi)外工藝品展會、文創(chuàng)展會、行業(yè)博覽會等展會活動的規(guī)劃、審批、籌備、執(zhí)行、展后復(fù)盤等全流程管理，包括線下實體展會和線上虛擬展會。第三條展會參展遵循“戰(zhàn)略匹配、效益優(yōu)先、規(guī)范有序、品牌統(tǒng)一”的原則，參展活動需與公司年度市場拓展目標(biāo)、品牌定位相契合，優(yōu)先選擇行業(yè)影響力大、目標(biāo)客戶集中、投入產(chǎn)出比高的展會，確保參展效果最大化。第四條公司市場部門為展會參展管理歸口部門，負責(zé)展會信息收集、參展規(guī)劃制定、參展審批、統(tǒng)籌籌備、現(xiàn)場協(xié)調(diào)及展后復(fù)盤；產(chǎn)品研發(fā)部門負責(zé)參展展品的選品、打樣及知識產(chǎn)權(quán)審核；生產(chǎn)部門負責(zé)參展展品的生產(chǎn)、包裝及運輸；銷售部門負責(zé)參展客戶對接、洽談及意向跟進；財務(wù)部門負責(zé)參展經(jīng)費預(yù)算審核及費用核銷；公司管理層負責(zé)重大展會參展方案的審定及經(jīng)費審批。第二章參展規(guī)劃與審批第五條市場部門需在每年12月底前完成下一年度參展規(guī)劃制定，結(jié)合公司市場拓展方向、目標(biāo)市場區(qū)域、競品參展情況，篩選擬參展的展會名單，明確各展會的參展目的（新品推廣、客戶拓展、品牌宣傳等）、預(yù)計投入、目標(biāo)成果，形成《年度參展規(guī)劃表》上報公司管理層審批。第六條新增臨時展會參展需求（未納入年度規(guī)劃）的，由需求部門提交書面申請，說明展會名稱、舉辦時間地點、參展理由、預(yù)計費用、預(yù)期效果等，經(jīng)市場部門審核后，報管理層審批；單次參展經(jīng)費超過10萬元的，需提交詳細參展方案，包括展位選擇、展品規(guī)劃、人員配置等，經(jīng)管理層集體審議通過后方可執(zhí)行。第七條展會參展審批通過后，市場部門需在3個工作日內(nèi)下達參展任務(wù)通知，明確各責(zé)任部門的工作內(nèi)容、完成時限及責(zé)任人，確保參展籌備工作有序啟動。第三章參展籌備管理第八條展品籌備：產(chǎn)品研發(fā)部門根據(jù)參展目的和展會定位，篩選符合展會受眾需求的展品，優(yōu)先選擇新品、核心爆款及具有工藝特色的工藝品；展品確定后需完成知識產(chǎn)權(quán)審核，確保展品外觀設(shè)計、商標(biāo)等無侵權(quán)風(fēng)險，審核通過后由生產(chǎn)部門在展會舉辦前15天完成展品生產(chǎn)、包裝，包裝需統(tǒng)一公司品牌視覺形象，標(biāo)注產(chǎn)品名稱、工藝特點等信息。第九條展位與物料籌備：市場部門負責(zé)展位的選擇與預(yù)訂，優(yōu)先選擇展會核心展區(qū)、人流量大的位置；展位搭建方案需貼合公司品牌形象和展品特點，搭建前需完成方案審核，確保搭建效果符合預(yù)期且安全合規(guī)；宣傳物料（宣傳冊、海報、產(chǎn)品手冊、禮品等）需在展會舉辦前10天制作完成，物料內(nèi)容需準(zhǔn)確、合規(guī)，無虛假宣傳表述，統(tǒng)一使用公司標(biāo)準(zhǔn)品牌標(biāo)識。第十條人員籌備：參展人員由市場部門聯(lián)合銷售部門選定，優(yōu)先選擇熟悉產(chǎn)品工藝、具備客戶洽談經(jīng)驗、溝通能力強的人員；參展人員確定后，需在展會舉辦前7天完成專項培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括展品知識、溝通話術(shù)、商務(wù)禮儀、展會紀(jì)律、知識產(chǎn)權(quán)保護注意事項等；明確參展人員分工，設(shè)現(xiàn)場負責(zé)人1名，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)展會現(xiàn)場各項工作，確保責(zé)任到人。第十一條物流與證件籌備：市場部門負責(zé)展品、物料的物流運輸安排，選擇具備展會物流經(jīng)驗的合作方，確保展品在展會布展前2天安全送達展館；同時完成參展人員證件、車輛通行證等相關(guān)證件的辦理，證件需妥善保管，避免遺失。第四章展會現(xiàn)場執(zhí)行第十二條布展與撤展：參展人員需在展會布展期首日到達展館，按搭建方案完成展位搭建和展品陳列，陳列需突出核心展品，布局合理、美觀；撤展需在展會結(jié)束后按展館要求有序進行，確保展品、物料完整回收，避免損壞或遺失。第十三條現(xiàn)場接待與洽談：參展人員需遵守展會作息時間，統(tǒng)一著裝，佩戴公司工牌，使用文明用語，主動、熱情接待觀展客戶；洽談過程中需準(zhǔn)確介紹產(chǎn)品工藝、價格、定制服務(wù)等信息，對客戶提出的疑問及時解答，嚴(yán)禁夸大產(chǎn)品功效或做出無法兌現(xiàn)的承諾；對意向客戶需詳細記錄客戶信息、需求及洽談內(nèi)容，每日展會結(jié)束后匯總至現(xiàn)場負責(zé)人。第十四條現(xiàn)場管理：參展人員需遵守展會主辦方及展館的各項規(guī)定，嚴(yán)禁擅自離崗、與其他參展方發(fā)生沖突；妥善保管展品和宣傳物料，防止丟失、損壞；注意保護公司商業(yè)秘密，嚴(yán)禁向無關(guān)人員泄露產(chǎn)品成本、客戶資源等敏感信息；展會現(xiàn)場如遇知識產(chǎn)權(quán)糾紛、客戶投訴等突發(fā)情況，需立即上報現(xiàn)場負責(zé)人，由市場部門協(xié)同法務(wù)部門及時處置，避免事態(tài)擴大。第五章展后管理第十五條客戶跟進：展會結(jié)束后3個工作日內(nèi)，銷售部門需完成意向客戶信息整理，按客戶意向等級分類，制定跟進計劃；對高意向客戶，需在展會結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成首次回訪，明確合作意向，推動合作落地；客戶跟進情況需及時錄入公司客戶管理系統(tǒng)，確?？蛻糍Y源不流失。第十六條費用核銷與復(fù)盤：市場部門需在展會結(jié)束后7個工作日內(nèi)完成參展費用統(tǒng)計，整理相關(guān)票據(jù)，按公司財務(wù)制度提交核銷申請；同時組織參展人員召開復(fù)盤會議，總結(jié)參展成效、存在問題及改進措施，形成《展會參展復(fù)盤報告》，內(nèi)容包括參展目標(biāo)完成情況、客戶拓展數(shù)量、訂單意向金額、費用使用情況、問題與改進建議等，上報管理層。第十七條展品與物料回收：回收的展品需分類清點，完好展品入庫保管，破損展品按公司資產(chǎn)管理制度處理；剩余宣傳物料統(tǒng)一回收至公司倉庫，便于后續(xù)重復(fù)使用，減少資源浪費。第六章責(zé)任追究與持續(xù)優(yōu)化第十八條對因參展籌備不到位、現(xiàn)場執(zhí)行不規(guī)范導(dǎo)致參展效果差、公司品牌形象受損、展品遺失損壞或發(fā)生侵權(quán)糾紛的，按公司獎懲制度追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任：情節(jié)較輕的，給予通報批評、崗位培訓(xùn)；情節(jié)較重的，扣減績效獎金、賠償公司直接損失；情節(jié)嚴(yán)重的，按規(guī)定給予紀(jì)律處分。第十九條市場部門需建立展會參展檔案，將參展規(guī)劃、審批文件、籌備記錄、現(xiàn)場照片、復(fù)盤報告等資料整理歸檔，檔案保存期限不少于3年；每年匯總所有展會參展數(shù)據(jù)，分析不同展會的投入產(chǎn)出比，優(yōu)化下一年度參展規(guī)劃，提升參展效益。第六章