企業(yè)行政人事管理手冊第一章總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)行政與人事管理工作，提升運營效率，保障員工合法權(quán)益，結(jié)合企業(yè)實際情況，特制定本管理手冊。本手冊旨在為行政人事工作提供清晰的操作指引，促進企業(yè)管理標準化、規(guī)范化，助力企業(yè)戰(zhàn)略目標實現(xiàn)。1.2適用范圍本手冊適用于企業(yè)全體員工（含全職、兼職、實習生）及涉及行政、人事管理的各項工作活動。企業(yè)下屬分支機構(gòu)、控股子公司可參照本手冊執(zhí)行，或結(jié)合自身實際制定細則并報總部備案。1.3管理原則1.依法依規(guī)：嚴格遵守國家勞動法律法規(guī)、行政管理制度，確保管理行為合法合規(guī)。2.以人為本：尊重員工個性與發(fā)展需求，營造公平、和諧的工作氛圍，激發(fā)員工積極性。3.效率優(yōu)先：優(yōu)化管理流程，簡化冗余環(huán)節(jié)，提升行政人事服務(wù)的響應(yīng)速度與執(zhí)行效率。4.公平公正：在招聘、考核、薪酬、晉升等環(huán)節(jié)堅持公平原則，杜絕歧視與偏袒，保障員工權(quán)益。第二章行政管理2.1辦公環(huán)境管理2.1.1空間規(guī)劃與維護辦公區(qū)域布局遵循“功能分區(qū)、動線合理”原則，由行政部門統(tǒng)籌規(guī)劃，避免隨意調(diào)整。如需調(diào)整工位或辦公區(qū)域，需提前向行政部門提交申請，經(jīng)審批后方可實施。辦公環(huán)境實行“區(qū)域負責制”，各部門對所屬辦公區(qū)域的衛(wèi)生、安全、秩序負責。每日下班前需整理工位，保持桌面整潔；每周安排固定值日，清潔公共區(qū)域（如會議室、走廊）。2.1.2安全與設(shè)施管理辦公區(qū)域嚴禁私拉亂接電線、使用大功率違規(guī)電器，行政部門定期檢查電路、消防設(shè)施（滅火器、煙霧報警器等），確保設(shè)備完好。辦公家具、電器設(shè)備（如電腦、打印機）由行政部門登記造冊，員工需妥善使用，損壞需及時報備維修，人為損壞需承擔賠償責任。2.2物資管理2.2.1采購管理需求提報：各部門根據(jù)工作需要，由負責人審核后向行政部門提交《物資采購需求表》，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算及用途。審批流程：行政部門匯總需求后，報分管領(lǐng)導審批（單筆預算≤[X]元）；預算超限時，需報總經(jīng)理審批。采購執(zhí)行：行政部門通過比價、招標等方式選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同（金額≥[X]元需簽訂書面合同），確保物資質(zhì)量與交付時效。驗收與入庫：物資到貨后，行政部門聯(lián)合使用部門驗收，填寫《物資驗收單》，合格后辦理入庫，登記《物資臺賬》。2.2.2固定資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、車輛、房產(chǎn)）由行政部門建立《固定資產(chǎn)臺賬》，記錄資產(chǎn)名稱、型號、購置時間、使用人、存放地點等信息。每年年末開展固定資產(chǎn)盤點，由行政部門、財務(wù)部門聯(lián)合實施，對盤盈、盤虧資產(chǎn)及時查明原因，報管理層審批后處理。固定資產(chǎn)調(diào)撥、報廢需填寫《固定資產(chǎn)處置申請表》，經(jīng)審批后執(zhí)行，處置收入交財務(wù)部門入賬。2.2.3辦公用品管理辦公用品實行“按需發(fā)放、以舊換新”原則，行政部門每月定期發(fā)放常用物資（如紙張、筆、文件夾），特殊物資（如專業(yè)軟件、設(shè)備配件）需單獨申請。員工離職時，需歸還領(lǐng)用的辦公用品（含固定資產(chǎn)），未歸還或損壞的，從離職結(jié)算中扣除相應(yīng)費用。2.3會議管理2.3.1會前準備重要會議需提前準備會議資料（如報告、PPT、數(shù)據(jù)報表），由發(fā)起人審核后分發(fā)，確保參會人員提前熟悉內(nèi)容。2.3.2會中組織會議由發(fā)起人或指定主持人主持，嚴格把控時間，確保議題高效討論。行政部門安排專人記錄，形成《會議紀要》，明確決議事項、責任人和完成時限。參會人員需遵守會議紀律，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音，禁止無關(guān)討論，確保會議秩序。2.3.3會后跟進行政部門在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)整理《會議紀要》，經(jīng)主持人審核后發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門。責任部門需按《會議紀要》要求推進工作，行政部門定期督辦，在下次會議中反饋進展，確保決議落地。2.4文書檔案管理2.4.1公文處理企業(yè)公文（如通知、報告、請示）由行政部門統(tǒng)一擬制，需符合格式規(guī)范（標題、主送單位、正文、附件、發(fā)文部門、日期等要素齊全）。公文擬制后，需經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導簽發(fā)，方可印發(fā)。電子公文通過企業(yè)OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送，紙質(zhì)公文由行政部門存檔。2.4.2檔案管理行政部門設(shè)立檔案專柜，對文書檔案（如合同、制度、會議紀要）、人事檔案（如員工簡歷、勞動合同）、財務(wù)檔案（如憑證、報表）分類保管，建立《檔案借閱登記表》。檔案銷毀需填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由行政、財務(wù)部門聯(lián)合監(jiān)銷，銷毀記錄永久存檔。2.5安全管理2.5.1消防安全行政部門每季度檢查消防設(shè)施（滅火器、應(yīng)急燈、疏散通道），確保完好有效；每年組織1-2次消防培訓與演練，提升員工應(yīng)急處置能力。辦公區(qū)域禁止吸煙，下班后需關(guān)閉電器電源、門窗，行政部門安排專人巡查，杜絕安全隱患。2.5.2信息安全企業(yè)建立《信息保密制度》，明確涉密信息范圍（如客戶數(shù)據(jù)、財務(wù)報表、核心技術(shù)），員工需簽訂《保密協(xié)議》，嚴禁泄露企業(yè)機密。辦公電腦需安裝殺毒軟件，定期更新系統(tǒng)補??；重要數(shù)據(jù)需備份至企業(yè)服務(wù)器，禁止存儲在個人設(shè)備中。2.5.3應(yīng)急管理行政部門制定《應(yīng)急預案》（如火災(zāi)、地震、疫情、網(wǎng)絡(luò)故障），明確應(yīng)急流程、責任分工、聯(lián)絡(luò)方式，每年組織演練并優(yōu)化預案。發(fā)生突發(fā)事件時，員工需服從指揮，按預案開展自救、疏散或處置工作，行政部門第一時間上報管理層并協(xié)調(diào)資源。第三章人事管理3.1招聘管理3.1.1需求分析各部門根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)劃、人員編制，每年末提交《年度人員需求表》，經(jīng)HR部門審核、總經(jīng)理審批后，納入年度招聘計劃。臨時人員需求（如項目擴招、崗位補缺）由部門負責人提交《臨時招聘申請表》，經(jīng)分管領(lǐng)導審批后啟動招聘。3.1.2渠道選擇內(nèi)部招聘：優(yōu)先通過內(nèi)部競聘、員工推薦填補空缺崗位，推薦成功的員工可獲得獎勵（如獎金、積分）。外部招聘：基層崗位通過招聘網(wǎng)站（如BOSS直聘、前程無憂）、勞務(wù)公司招聘；專業(yè)技術(shù)崗位通過行業(yè)論壇、獵頭合作；高端管理崗位通過獵頭、行業(yè)峰會挖掘。3.1.3面試流程初試：HR部門篩選簡歷，電話溝通基本情況（求職動機、薪資期望、職業(yè)規(guī)劃），符合要求的安排面試。復試：業(yè)務(wù)部門負責人面試，考察專業(yè)技能、工作經(jīng)驗、崗位匹配度；重要崗位需總經(jīng)理或分管領(lǐng)導終試。背調(diào)與錄用：面試通過后，HR部門征得候選人同意，核實工作經(jīng)歷、學歷、離職原因（可委托第三方背調(diào)機構(gòu)）。背調(diào)通過后，發(fā)放《錄用通知書》，明確入職時間、崗位、薪酬、福利等。3.2培訓管理3.2.1計劃制定HR部門每年末開展“培訓需求調(diào)研”，結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略、崗位要求、員工訴求，制定《年度培訓計劃》，報總經(jīng)理審批后實施。培訓計劃分為“新員工入職培訓”“在職員工技能培訓”“管理層領(lǐng)導力培訓”三類，明確培訓主題、時間、講師、預算。3.2.2培訓實施新員工培訓：入職1周內(nèi)開展，內(nèi)容包括企業(yè)文化、規(guī)章制度、辦公流程、崗位基礎(chǔ)技能，由HR部門、業(yè)務(wù)部門聯(lián)合授課。在職培訓：采用“內(nèi)訓+外訓+線上學習”結(jié)合方式，內(nèi)訓由業(yè)務(wù)骨干分享經(jīng)驗，外訓邀請行業(yè)專家或參加公開課，線上學習通過企業(yè)大學平臺（如釘釘學習中心、騰訊課堂）完成。培訓紀律：員工需按時參加培訓，無故缺席或考核不通過者，取消當年評優(yōu)資格；多次不達標者，調(diào)崗或辭退。3.2.3效果評估培訓結(jié)束后，通過“考核測試”“心得分享”“行為觀察”評估效果，HR部門填寫《培訓效果評估表》，反饋給講師與學員，優(yōu)化后續(xù)培訓。3.3績效考核3.3.1體系建立企業(yè)建立“分層分類”的績效考核體系：基層員工以“KPI（關(guān)鍵績效指標）”為主，考核工作任務(wù)完成度；管理層以“OKR（目標與關(guān)鍵成果）”為主，考核戰(zhàn)略目標落地；職能部門以“平衡計分卡”為主，考核服務(wù)支持效果?？冃е笜诵璺稀癝MART”原則（具體、可衡量、可達成、相關(guān)性、時限性），由HR部門聯(lián)合業(yè)務(wù)部門制定，報總經(jīng)理審批。3.3.2考核周期與流程考核周期分為“月度（基層）、季度（中層）、年度（全員）”，HR部門提前1周發(fā)布考核通知，員工自評→上級評價→HR審核→結(jié)果反饋?？己私Y(jié)果分為“A（優(yōu)秀）、B（良好）、C（合格）、D（待改進）、E（不合格）”五檔，與薪酬、晉升、調(diào)崗直接掛鉤。3.3.3結(jié)果應(yīng)用薪酬調(diào)整：年度考核為A的員工，次年基本工資上調(diào)[X]%；連續(xù)兩年為D的員工，降薪或調(diào)崗。晉升與調(diào)崗：考核優(yōu)秀且符合崗位要求的員工，優(yōu)先獲得晉升機會；考核待改進的員工，安排轉(zhuǎn)崗培訓或調(diào)崗。激勵與淘汰：年度考核為A的員工，發(fā)放績效獎金（最高為月薪的[X]倍）；連續(xù)兩年為E的員工，解除勞動合同。3.4薪酬福利3.4.1薪酬結(jié)構(gòu)員工薪酬由“基本工資+績效工資+補貼+獎金”構(gòu)成：基本工資：根據(jù)崗位職級、學歷、工齡確定，占比50%-60%；績效工資：根據(jù)考核結(jié)果發(fā)放，占比30%-40%；補貼：含交通補貼、餐補、通訊補貼，按月發(fā)放；獎金：含年終獎（根據(jù)企業(yè)盈利與個人考核）、項目獎（根據(jù)項目成果）、創(chuàng)新獎（獎勵優(yōu)秀提案）。3.4.2薪酬發(fā)放薪酬按月發(fā)放，發(fā)放日為每月[X]日（遇節(jié)假日順延），HR部門提前核算考勤、考核數(shù)據(jù)，財務(wù)部門發(fā)放至員工銀行卡。員工需依法繳納個人所得稅，企業(yè)代扣代繳；請假、曠工按制度扣除相應(yīng)工資（病假扣除[X]%，事假扣除100%）。3.4.3福利體系法定福利：依法繳納五險一金（養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險、住房公積金），員工享有帶薪年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、病假等法定假期。企業(yè)福利：節(jié)日禮品（春節(jié)、中秋、端午）、健康體檢（每年1次）、團建活動（每季度1次）、員工食堂（或餐補）、生日福利、帶薪培訓、內(nèi)部晉升通道。3.5員工關(guān)系3.5.1勞動合同管理新員工入職1個月內(nèi)，HR部門簽訂書面勞動合同，首次簽訂期限為3年，試用期不超過6個月（試用期工資為轉(zhuǎn)正后80%）。勞動合同到期前1個月，HR部門與員工溝通續(xù)簽意向，同意續(xù)簽的，簽訂新合同；不同意的，辦理離職手續(xù)。3.5.2溝通機制員工座談會：每月或季度召開，由HR部門組織，員工代表與管理層面對面溝通，反饋工作訴求、建議，會后形成《溝通紀要》并落實改進。意見箱與線上反饋：企業(yè)設(shè)置匿名意見箱（實體+線上），HR部門每周查看并回復，確保員工訴求得到回應(yīng)。一對一溝通：上級每月與下屬開展1次一對一溝通，了解工作狀態(tài)、職業(yè)規(guī)劃，提供指導與支持。3.5.3勞動糾紛處理發(fā)生勞動糾紛（如工資爭議、解除合同糾紛）時，優(yōu)先通過“協(xié)商”解決，HR部門牽頭，與員工、工會（或員工代表）溝通，達成一致后簽訂《和解協(xié)議》。協(xié)商無果的，可申請勞動仲裁或訴訟，HR部門需收集證據(jù)（勞動合同、考勤記錄、考核數(shù)據(jù)），配合律師處理，維護企業(yè)合法權(quán)益。3.6考勤休假3.6.1考勤制度員工實行“打卡考勤”（指紋、人臉或釘釘打卡），正常工作時間為[上午X點-X點，下午X點-X點]，午休[X]小時。遲到/早退：單次遲到≤[X]分鐘，口頭警告；月累計≥[X]次，扣除績效工資；曠工：無故缺勤≥1天，扣除當日工資的200%，月累計≥3天，解除勞動合同。3.6.2休假管理年假：員工累計工齡滿1年，享有5天帶薪年假；滿10年，10天；滿20年，15天（年假可拆分或連休，當年未休可結(jié)轉(zhuǎn)至次年，最多結(jié)轉(zhuǎn)5天）。病假：需提供醫(yī)院診斷證明，每月≤[X]天，按基本工資的[X]%發(fā)放；超過[X]天，按事假處理。產(chǎn)假/陪產(chǎn)假：女員工產(chǎn)假[X]天（含產(chǎn)前15天），男員工陪產(chǎn)假[X]天，產(chǎn)假期間發(fā)放基本工資，陪產(chǎn)假帶薪。事假：員工因私事請假，需提前申請，扣除當日工資，月累計≤[X]天，年累計≤[X]天，超期按曠工處理。3.6.3審批流程休假需提前填寫《請假申請表》，經(jīng)部門負責人、HR部門審批（年假、產(chǎn)假需提前1個月申請，病假可事后補填）。假期結(jié)束后1個工作日內(nèi)，員工需提交《銷假單》，未銷假且無正當理由的，按曠工處理。第四章流程規(guī)范4.1入職流程1.報到準備：員工按《錄用通知書》要求，攜帶身份證、學歷證、離職證明、銀行卡等資料，到HR部門報到。2.資料提交與審核：HR部門審核資料，簽訂勞動合同、保密協(xié)議，發(fā)放《員工手冊》《入職指引》。3.入職培訓：參加新員工培訓（1-3天），學習企業(yè)文化、規(guī)章制度、辦公系統(tǒng)操作。4.入職引導：業(yè)務(wù)部門安排導師，帶領(lǐng)熟悉工作環(huán)境、團隊成員、崗位職責，協(xié)助制定試用期工作計劃。4.2離職流程1.申請?zhí)峤唬簡T工提前30天（試用期提前3天）提交《離職申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，交HR部門。2.工作交接：員工與接手人交接工作（含文件、客戶、項目、物資等），填寫《工作交接清單》，經(jīng)雙方簽字確認。3.離職手續(xù)：HR部門辦理離職手續(xù)，包括：歸還辦公用品、固定資產(chǎn)、門禁卡、工牌；結(jié)清工資、獎金、報銷費用；辦理社保公積金停繳、檔案轉(zhuǎn)移；簽訂《離職保密協(xié)議》（如需）。4.離職面談：HR部門與離職員工面談，了解離職原因，填寫《離職面談表》，作為管理改進依據(jù)。4.3請假流程1.申請?zhí)峤唬簡T工填寫《請假申請表》，說明請假類型、時間、事由，附相關(guān)證明（如病假需醫(yī)院證明）。2.審批流程：事假、病假≤[X]天：部門負責人審批；年假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假：部門負責人→HR部門審批；超[X]天的假期：部門負責人→HR部門→分管領(lǐng)導審批。3.銷