采購審批與合同管理雙重核對清單適用工作情境本清單適用于企業(yè)各類采購項目（包括物資采購、服務(wù)采購、工程采購等）從需求發(fā)起至合同簽署歸檔的全流程管理。當(dāng)采購項目涉及預(yù)算審批、跨部門協(xié)作、合同條款審核等環(huán)節(jié)時，需通過雙重核對（采購審批流程合規(guī)性核對+合同條款與審批內(nèi)容一致性核對），保證采購行為符合企業(yè)制度、法律法規(guī)及業(yè)務(wù)需求，規(guī)避風(fēng)險、提升效率。操作流程指引第一步：采購需求發(fā)起與初步審核責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目組等）操作說明：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、交付時間等關(guān)鍵信息，并附相關(guān)支撐材料（如技術(shù)參數(shù)、市場調(diào)研報告等）。需求部門負(fù)責(zé)人對需求的必要性、合理性進行審核，確認(rèn)無誤后簽字提交至采購部。核對要點：需求描述是否清晰、完整，無模糊表述（如“辦公用品”需明確具體型號、數(shù)量）；預(yù)估金額是否符合部門預(yù)算，超預(yù)算需求是否已提前申請預(yù)算調(diào)整；支撐材料是否齊全，技術(shù)參數(shù)是否符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或業(yè)務(wù)實際。第二步：采購審批流程執(zhí)行責(zé)任主體：采購部、財務(wù)部、法務(wù)部（如需）、管理層（如需）操作說明：采購部收到需求后，對采購方式（公開招標(biāo)、詢比價、單一來源等）的合規(guī)性進行判斷，并根據(jù)企業(yè)制度啟動相應(yīng)審批流程：金額較?。ㄈ纾糥元）：由采購部負(fù)責(zé)人審批；金額適中（如X-Y元）：需財務(wù)部復(fù)核預(yù)算，采購部負(fù)責(zé)人審批；金額較大（如＞Y元）或特殊項目：需法務(wù)部審核合規(guī)性，分管副總/總經(jīng)理審批。各審批部門在收到審批申請后，需在X個工作日內(nèi)完成審核，重點核查預(yù)算匹配性、采購方式合理性、供應(yīng)商資質(zhì)（如初步篩選）等。核對要點：審批流程是否符合企業(yè)《采購管理辦法》中關(guān)于權(quán)限劃分的規(guī)定；各環(huán)節(jié)審批人是否簽字確認(rèn)，無越級審批或漏批情況；財務(wù)部是否確認(rèn)預(yù)算充足，有無預(yù)算凍結(jié)或超支風(fēng)險。第三步：供應(yīng)商選擇與合同草擬責(zé)任主體：采購部、需求部門、法務(wù)部（如需）操作說明：采購部根據(jù)審批通過的采購方式，開展供應(yīng)商尋源、比價或招標(biāo)工作，形成《供應(yīng)商評審報告》，推薦最終合作供應(yīng)商（需注明選擇理由，如價格、資質(zhì)、服務(wù)能力等）。需求部門與采購部共同與供應(yīng)商確認(rèn)采購細節(jié)（如交付標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、售后服務(wù)等），由采購部或法務(wù)部草擬采購合同，合同內(nèi)容需包含：雙方主體信息、采購標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款及支付方式、交付時間與地點、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。核對要點：供應(yīng)商選擇過程是否公平、公正，符合采購方式要求；合同主體信息（供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、采購方信息）是否與審批及供應(yīng)商資質(zhì)文件一致；合同核心條款（金額、交付時間、付款方式）是否與采購需求及審批內(nèi)容一致。第四步：合同條款雙重核對責(zé)任主體：采購部、需求部門、財務(wù)部、法務(wù)部操作說明：采購與審批一致性核對：由采購部牽頭，需求部門配合，對照《采購需求申請表》及審批文件，逐項核對合同條款是否與審批內(nèi)容一致，重點關(guān)注：采購標(biāo)的、數(shù)量、規(guī)格是否與需求一致；合同總金額是否≤審批預(yù)算，有無超預(yù)算條款（如需變更預(yù)算，需補充審批）；交付時間是否滿足業(yè)務(wù)需求，驗收標(biāo)準(zhǔn)是否明確。合規(guī)性與風(fēng)險性核對：由法務(wù)部牽頭，財務(wù)部配合，審核合同的法律風(fēng)險及財務(wù)合規(guī)性，重點關(guān)注：合同條款是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)；付款條件是否合理（如預(yù)付款比例、進度款節(jié)點、質(zhì)保金約定）；違約責(zé)任是否明確，雙方權(quán)利義務(wù)是否對等；知識產(chǎn)權(quán)、保密條款（如需）是否完整。核對要點：形成《合同核對記錄表》，記錄核對過程及差異點，由各部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；對差異項（如合同金額超審批、交付時間延遲等），需啟動補充審批流程，修改后重新核對。第五步：合同簽署與歸檔責(zé)任主體：采購部、行政部（檔案管理）操作說明：合同雙重核對無誤后，按企業(yè)授權(quán)體系由法定代表人或授權(quán)代表簽署合同（供應(yīng)商簽字需加蓋公章），保證合同文本一式X份（采購部、需求部門、財務(wù)部、供應(yīng)商、檔案室各執(zhí)X份）。采購部將簽署完成的合同原件、審批文件、《供應(yīng)商評審報告》《合同核對記錄表》等資料整理齊全，提交至行政部歸檔。核對要點：合同簽署人是否有授權(quán)權(quán)限，簽字蓋章是否清晰完整；歸檔資料是否齊全，審批流程痕跡是否可追溯（如紙質(zhì)版簽字、電子版審批記錄）；檔案編號是否規(guī)范，便于后續(xù)查閱。雙重核對清單模板采購基本信息采購項目名稱需求部門采購類型□物資采購□服務(wù)采購□工程采購□其他預(yù)算金額（元）實際合同金額（元）供應(yīng)商名稱合同簽署日期核對環(huán)節(jié)核對要點責(zé)任部門/人完成狀態(tài)（√）備注一、采購需求與審批核對1.需求描述完整性標(biāo)的、規(guī)格、數(shù)量、用途是否清晰明確需求部門2.預(yù)算匹配性合同金額≤審批預(yù)算，超預(yù)算是否補充審批財務(wù)部3.審批流程合規(guī)性審批權(quán)限、節(jié)點是否符合制度，無漏批/越級審批采購部二、合同條款與審批核對4.標(biāo)的與數(shù)量一致性合同標(biāo)的、數(shù)量、規(guī)格與《采購需求申請表》一致采購部、需求部門5.價格與支付方式單價、總價與審批一致，付款條件合理（如預(yù)付款比例、節(jié)點）財務(wù)部6.交付與驗收交付時間、地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)是否滿足需求，驗收流程明確需求部門三、合同合規(guī)性核對7.主體信息準(zhǔn)確性雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址等信息與資質(zhì)文件一致法務(wù)部8.法律條款完整性包含違約責(zé)任、爭議解決、不可抗力等必備條款，無法律歧義法務(wù)部9.特殊條款合規(guī)性涉及知識產(chǎn)權(quán)、保密、數(shù)據(jù)安全等條款是否符合企業(yè)及行業(yè)規(guī)定法務(wù)部、需求部門四、歸檔資料完整性10.審批文件齊全性包含《采購需求申請表》、各環(huán)節(jié)審批記錄、《供應(yīng)商評審報告》等采購部11.合同文本規(guī)范性合同簽署頁簽字蓋章完整，與電子版一致，份數(shù)符合要求采購部12.檔案編號可追溯性歸檔資料按企業(yè)檔案管理制度編號，關(guān)聯(lián)采購項目唯一編碼行政部執(zhí)行要點提示時效性管理：各環(huán)節(jié)需明確辦理時限（如審批≤3個工作日、合同核對≤2個工作日），避免流程拖延影響業(yè)務(wù)進度，緊急采購需啟動快速審批通道。責(zé)任到人：每個核對環(huán)節(jié)需指定第一責(zé)任人，保證問題可追溯；跨部門核對時需形成書面記錄，避免口頭溝通導(dǎo)致信息偏差。動態(tài)更新：若采購需求或?qū)徟鷥?nèi)容變更（如預(yù)算調(diào)整、交付時間延期），需及時啟動補充流程，重新核對合同條款，保證“審批-合同”始終一致。風(fēng)