采購申請審批流程模板物資采購指南一、適用范圍與典型場景本指南適用于企業(yè)或組織內(nèi)部各類物資采購申請的規(guī)范化管理，涵蓋日常辦公物資（如文具、設(shè)備耗材）、生產(chǎn)原材料、項(xiàng)目專用物資（如研發(fā)設(shè)備、工程材料）、后勤保障物資（如清潔用品、勞保用品）等采購場景。無論是常規(guī)補(bǔ)庫需求、臨時(shí)應(yīng)急采購，還是新項(xiàng)目物資籌備，均可通過本流程保證采購行為的合規(guī)性、透明性與高效性，同時(shí)明確各部門職責(zé)，避免資源浪費(fèi)與流程混亂。二、采購申請審批全流程操作指引（一）需求發(fā)起與部門初審需求提報(bào)：申請人（部門員工或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《物資采購申請表》（詳見模板表格），明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途說明、期望交付時(shí)間等信息，并附上相關(guān)支撐材料（如項(xiàng)目需求說明、庫存查詢記錄、比價(jià)依據(jù)等）。部門負(fù)責(zé)人審核：申請部門負(fù)責(zé)人*對需求的合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)：物資是否符合部門工作計(jì)劃或項(xiàng)目進(jìn)度要求；數(shù)量是否與實(shí)際需求匹配，是否存在重復(fù)申請；預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)（如超預(yù)算，需說明理由并附預(yù)算調(diào)整申請）。審核通過后，負(fù)責(zé)人*在申請表上簽字確認(rèn)；若不通過，需注明原因并退回申請人修改。（二）采購申請?zhí)峤慌c采購部門復(fù)核提交申請：申請人將部門負(fù)責(zé)人簽字后的《物資采購申請表》及附件材料，提交至采購部門（或指定采購對接人）。采購部門復(fù)核：采購專員*接收申請后，1個工作日內(nèi)完成復(fù)核，重點(diǎn)核查：申請表填寫是否完整、規(guī)范，附件是否齊全；物資是否屬于公司統(tǒng)一采購目錄（如目錄內(nèi)物資，需優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商）；是否存在歷史未結(jié)采購訂單（避免重復(fù)采購）；規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)是否符合公司標(biāo)準(zhǔn)化要求。復(fù)核通過后，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；若需補(bǔ)充信息或調(diào)整需求，采購專員*應(yīng)及時(shí)與申請人溝通，明確修改意見。（三）財(cái)務(wù)預(yù)算與合規(guī)性審查預(yù)算核對：采購專員將復(fù)核通過的申請表提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)主管核對采購預(yù)算：屬于年度預(yù)算內(nèi)采購的，確認(rèn)預(yù)算科目與金額是否匹配；屬于預(yù)算外或超預(yù)算采購的，申請人需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，按預(yù)算調(diào)整流程審批。合規(guī)性審查：財(cái)務(wù)部門同時(shí)審查采購申請的合規(guī)性，包括：是否符合公司采購管理制度（如是否達(dá)到招標(biāo)/詢價(jià)標(biāo)準(zhǔn)）；資金來源是否明確（如項(xiàng)目資金、運(yùn)營資金）；是否存在違規(guī)采購風(fēng)險(xiǎn)（如禁止采購的物資類型）。審查通過后，財(cái)務(wù)主管*在申請表上簽字確認(rèn)；若不合規(guī)，退回采購部門并說明理由。（四）分級審批與最終確認(rèn)根據(jù)采購金額與物資類型，實(shí)行分級審批制度（以下為示例，具體權(quán)限可根據(jù)公司規(guī)模調(diào)整）：小額采購（金額≤5000元）：由采購部門負(fù)責(zé)人*審批，確認(rèn)采購方式（如直接采購、比價(jià)采購）后生效；中額采購（5000元＜金額≤50000元）：除采購部門負(fù)責(zé)人審批外，需分管采購副總簽字確認(rèn)；大額采購（金額＞50000元）：需提交總經(jīng)理*審批，必要時(shí)召開采購評審會，評估供應(yīng)商資質(zhì)與報(bào)價(jià)合理性。審批通過后，采購部門正式受理采購任務(wù)；若未通過，審批人需注明原因，由采購部門反饋至申請人。（五）采購執(zhí)行與供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇：采購專員*根據(jù)審批確定的采購方式，開展供應(yīng)商對接：直接采購：從公司合格供應(yīng)商庫中選擇合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商；比價(jià)采購：至少邀請3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，綜合評估價(jià)格、質(zhì)量、交期后確定供應(yīng)商；招標(biāo)采購：按招標(biāo)流程發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。訂單下達(dá)：與供應(yīng)商確認(rèn)最終價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)后，采購專員*簽訂《采購合同》或下達(dá)《采購訂單》，明確物資詳情、付款方式、違約責(zé)任等條款，并將合同復(fù)印件抄送財(cái)務(wù)部門備案。（六）物資驗(yàn)收與入庫管理到貨驗(yàn)收：物資送達(dá)后，由申請人所在部門指定人員與采購專員共同驗(yàn)收：核對物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與訂單一致；檢查物資外觀、質(zhì)量是否完好，是否符合技術(shù)參數(shù)要求；對需檢測的物資（如設(shè)備、原材料），可提請質(zhì)檢部門*出具檢驗(yàn)報(bào)告。驗(yàn)收合格后，雙方在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；若不合格，及時(shí)與供應(yīng)商溝通退換貨或索賠事宜。入庫登記：驗(yàn)收合格的物資，由倉庫管理員*辦理入庫手續(xù)，填寫《物資入庫臺賬》，更新庫存信息，并向申請人發(fā)放物資，同時(shí)將《驗(yàn)收單》《入庫單》復(fù)印件提交財(cái)務(wù)部門。（七）付款結(jié)算與資料歸檔付款申請：采購專員*根據(jù)合同約定與驗(yàn)收情況，填寫《付款申請單》，附《采購合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》（或收款收據(jù)）等資料，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)付款：財(cái)務(wù)部門*核對付款單據(jù)與合同、驗(yàn)收記錄一致后，按審批流程辦理付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票支付），并在付款后1個工作日內(nèi)將付款憑證復(fù)印件反饋至采購部門。資料歸檔：采購專員*負(fù)責(zé)將本次采購的全過程資料（申請表、審批表、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理歸檔，保存期限不少于3年，保證采購流程可追溯。三、物資采購申請審批表模板物資采購申請審批表申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式物資名稱規(guī)格型號需求數(shù)量單位（個/套/批等）預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算總金額（元）用途說明（需詳細(xì)說明物資用于具體項(xiàng)目/工作場景，如“項(xiàng)目研發(fā)設(shè)備采購”“辦公區(qū)打印機(jī)耗材補(bǔ)充”）附件清單（如項(xiàng)目需求書、比價(jià)記錄、庫存查詢截圖等）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：采購部門復(fù)核意見簽字：日期：財(cái)務(wù)部門審核意見簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見（中額/大額采購需填寫）簽字：日期：總經(jīng)理審批意見（大額采購需填寫）簽字：日期：采購執(zhí)行記錄供應(yīng)商名稱：合同號：驗(yàn)收單號驗(yàn)收人：日期：四、流程執(zhí)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）預(yù)算與成本控制采購申請必須嚴(yán)格控制在部門年度預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算采購需提前辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)，未經(jīng)審批不得擅自超預(yù)算申請。采購部門應(yīng)定期開展市場調(diào)研，掌握物資價(jià)格動態(tài)，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商，避免盲目追求高價(jià)或低價(jià)。（二）審批權(quán)限與時(shí)效要求嚴(yán)格按照分級審批權(quán)限執(zhí)行，不得越級審批或簡化流程；緊急采購（如生產(chǎn)急需物資）可先電話報(bào)備分管領(lǐng)導(dǎo)，后補(bǔ)紙質(zhì)申請，但需在申請表中注明“緊急采購”原因。各環(huán)節(jié)審核/審批時(shí)限：部門初審1個工作日，采購復(fù)核1個工作日，財(cái)務(wù)審核2個工作日，分級審批2個工作日（緊急采購除外），保證流程整體耗時(shí)不超過5個工作日。（三）物資驗(yàn)收與質(zhì)量把控驗(yàn)收人員需對物資質(zhì)量負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁“先簽收后驗(yàn)收”或“代簽收”行為；對驗(yàn)收不合格的物資，需在24小時(shí)內(nèi)通知采購部門啟動退換貨流程。辦公類物資（如電腦、打印機(jī)）需核對設(shè)備序列號與合同一致，并測試功能正常；生產(chǎn)類物資（如原材料、零部件）需留存樣品，后續(xù)可按比例抽檢。（四）資料留存與風(fēng)險(xiǎn)防范采購全流程資料需完整保存，包括申請表、審批表、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等，保證審計(jì)或爭議時(shí)可追溯。嚴(yán)禁采購“三無”產(chǎn)品（無生產(chǎn)廠家、無生產(chǎn)