合同審核及簽署標(biāo)準(zhǔn)化流程工具一、適用業(yè)務(wù)場景本工具適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合同的規(guī)范化管理，具體包括但不限于：常規(guī)采購合同：原材料、設(shè)備、服務(wù)采購等與供應(yīng)商的合作協(xié)議；銷售合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)交付等與客戶簽訂的業(yè)務(wù)協(xié)議；合作開發(fā)合同：與外部機(jī)構(gòu)、合作伙伴的技術(shù)研發(fā)、項目協(xié)作協(xié)議；服務(wù)外包合同：設(shè)計、咨詢、運(yùn)維等第三方服務(wù)委托協(xié)議；勞動合同補(bǔ)充協(xié)議：涉及崗位調(diào)整、薪酬變更等關(guān)鍵條款的補(bǔ)充約定；其他重要經(jīng)濟(jì)合同：如租賃、借款、授權(quán)等金額較大或風(fēng)險較高的協(xié)議。無論合同金額大小、合作方類型（企業(yè)/個體/機(jī)構(gòu)），均需通過本流程保證條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，降低履約風(fēng)險。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與草擬發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人*根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同流程，填寫《合同發(fā)起審批表》（見配套表格1），明確合同類型、合作方基本信息、核心需求（如標(biāo)的、數(shù)量、金額、履行期限等）。草擬要求：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如無模板，參考行業(yè)通用范本）；核心條款需完整：合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人）、標(biāo)的描述（具體、可量化）、數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款及支付方式（含稅費(fèi)承擔(dān)）、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任（具體計算方式）、爭議解決方式（明確管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)）、保密條款、生效條件等；語言表述嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義（如“約”“左右”等模糊詞匯需修改為具體數(shù)值）。（二）內(nèi)部多部門審核合同草擬完成后，需依次通過以下環(huán)節(jié)審核，每環(huán)節(jié)審核人需在《合同審核意見匯總表》（見配套表格2）中明確意見并簽字確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門初審：審核人：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*審核重點(diǎn)：合作方資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可）、標(biāo)的與業(yè)務(wù)需求的匹配性、履行可行性（如生產(chǎn)/交付周期）、商務(wù)條款（價格、付款方式）是否符合公司政策。法務(wù)部門審核：審核人：法務(wù)專員*審核重點(diǎn)：合同主體合法性（是否為存續(xù)狀態(tài)、有無經(jīng)營異常）、條款合規(guī)性（是否符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求）、權(quán)利義務(wù)對等性、違約責(zé)任是否明確可執(zhí)行、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、爭議解決條款效力。財務(wù)部門審核：審核人：財務(wù)經(jīng)理*審核重點(diǎn)：價款計算準(zhǔn)確性、支付方式與公司財務(wù)制度是否沖突（如預(yù)付款比例、發(fā)票類型）、稅務(wù)處理方式、成本預(yù)算可控性、合作方信用狀況（有無不良記錄）。分管領(lǐng)導(dǎo)審核（如合同金額超過[具體金額，如10萬元]或涉及重大業(yè)務(wù)）：審核人：分管副總經(jīng)理/總監(jiān)*審核重點(diǎn)：業(yè)務(wù)戰(zhàn)略匹配度、整體風(fēng)險收益平衡、跨部門協(xié)調(diào)事項是否落實。審核反饋機(jī)制：任一環(huán)節(jié)審核不通過，需明確修改意見并退回至發(fā)起人或上一環(huán)節(jié)，修改完成后重新提交審核，直至全部審核通過。（三）外部溝通與談判內(nèi)部審核通過后，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*與合作方就合同條款進(jìn)行最終溝通：逐條確認(rèn)審核意見的修改結(jié)果，重點(diǎn)核對標(biāo)的、價款、履行期限等核心條款；溝通過程需形成書面記錄（如《談判紀(jì)要》），由雙方經(jīng)辦人簽字確認(rèn)，作為合同附件；若合作方提出重大修改（如價款變動超10%、履行期限延長30%以上），需重新啟動內(nèi)部審核流程。（四）最終審批與確認(rèn)審批權(quán)限：金額[具體金額，如5萬元以下]：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人+法務(wù)+財務(wù)審核通過后生效；金額[5萬-50萬元]：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額[50萬元以上]：總經(jīng)理/總經(jīng)理辦公會審批。審批動作：審批人在OA系統(tǒng)或書面審批單中簽署“同意”意見，明確“按簽署版本執(zhí)行”。（五）合同簽署與交付簽署形式：優(yōu)先采用電子簽署（符合《電子簽名法》要求的第三方電子簽約平臺）；紙質(zhì)合同需雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋合同專用章（公章無效），授權(quán)委托書需作為附件。簽署規(guī)范：簽字需清晰可辨，日期填寫簽署當(dāng)日；合同文本份數(shù)滿足雙方存檔及財務(wù)、法務(wù)、業(yè)務(wù)部門備案需求（如一式三份，雙方各執(zhí)一份，公司留存一份）。交付與存檔：簽署完成后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*在2個工作日內(nèi)將合同原件分送至相關(guān)部門，并同步在合同管理系統(tǒng)中登記簽署信息。（六）歸檔與后續(xù)管理歸檔責(zé)任：法務(wù)專員*負(fù)責(zé)合同最終歸檔，歸檔材料包括：合同文本、審批流程記錄、談判紀(jì)要、合作方資質(zhì)文件、授權(quán)委托書等；歸檔要求：按合同編號分類存放，電子版與紙質(zhì)版同步歸檔，歸檔期限為簽署后10個工作日內(nèi)；履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，按月向法務(wù)、財務(wù)部門反饋進(jìn)度，如遇逾期、違約等情況，需及時啟動爭議解決程序。三、配套工具表格表1：合同發(fā)起審批表合同名稱編號合作方名稱統(tǒng)一社會信用代碼合同類型□采購□銷售□合作開發(fā)□服務(wù)外包□其他______核心標(biāo)的合同金額（大寫）履行期限自_年_月_日至_年__月__日業(yè)務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年__月__日法務(wù)部門意見審核人簽字：__________日期：____年__月__日財務(wù)部門意見審核人簽字：__________日期：____年__月__日分管領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：__________日期：____年__月__日總經(jīng)理意見簽字：__________日期：____年__月__日表2：合同審核意見匯總表合同編號審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見修改情況說明業(yè)務(wù)初審業(yè)務(wù)部*法務(wù)審核法務(wù)部*財務(wù)審核財務(wù)部*表3：合同簽署登記表合同編號合同名稱合作方簽署日期簽署形式（□電子/□紙質(zhì)）合同原件份數(shù)交付情況業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*表4：合同歸檔管理清單歸檔日期合同編號合同名稱存檔類型（□電子/□紙質(zhì)）存檔位置歸檔人備注*四、關(guān)鍵風(fēng)險提示主體資格審查：合作方為企業(yè)的，需核實營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時）；合作方為自然人的，需核實證件號碼原件，避免無民事行為能力或限制民事行為能力人簽署。條款完整性：禁止出現(xiàn)“未盡事宜雙方協(xié)商解決”等模糊條款，所有核心事項需在合同中明確，避免后續(xù)爭議。電子簽署合規(guī)性：電子簽約平臺需具備可靠電子簽名認(rèn)證資質(zhì)，簽署過程需全程留痕，保證法律效力。印章管理：合同專用章由行政部門專人保管，用印需經(jīng)審批，嚴(yán)禁在空白合同或協(xié)議上加蓋印章。保密義務(wù)：合同中需明保證密范圍、期限及違約責(zé)任，涉及商業(yè)秘密