2026年供水公司供應(yīng)商質(zhì)量約談管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司供應(yīng)商質(zhì)量約談工作，及時整改供應(yīng)商提供產(chǎn)品/服務(wù)的質(zhì)量問題，強化供應(yīng)商質(zhì)量管理責任，保障公司供水生產(chǎn)、運維等環(huán)節(jié)的物資供應(yīng)安全與質(zhì)量穩(wěn)定，結(jié)合公司供應(yīng)商管理、物資采購及質(zhì)量管控實際，依據(jù)《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《政府采購法》《民法典》（合同編）等相關(guān)法律法規(guī)，制定本供應(yīng)商質(zhì)量約談管理制度。第二條本制度適用于公司所有合作供應(yīng)商（包括管材、藥劑、檢測設(shè)備、供水設(shè)備等物資供應(yīng)商，及運維、檢測等服務(wù)供應(yīng)商）的質(zhì)量約談全流程，涵蓋約談觸發(fā)、約談籌備、約談實施、整改跟蹤、結(jié)果應(yīng)用等環(huán)節(jié)；外協(xié)單位代為采購物資涉及質(zhì)量問題的，參照本制度對對應(yīng)供應(yīng)商開展約談。第三條供應(yīng)商質(zhì)量約談遵循四大核心原則：一是問題導(dǎo)向原則，聚焦質(zhì)量問題本質(zhì)，明確整改要求，不流于形式；二是權(quán)責對等原則，根據(jù)質(zhì)量問題嚴重程度、供應(yīng)商責任占比開展約談，劃分整改責任；三是閉環(huán)管理原則，從約談啟動到整改驗收形成完整閉環(huán)，確保問題整改到位；四是分級管理原則，按質(zhì)量問題嚴重程度分級開展約談，匹配不同的整改要求與結(jié)果應(yīng)用方式。第四條各部門職責劃分：采購管理部門為供應(yīng)商質(zhì)量約談牽頭部門，負責約談組織、供應(yīng)商對接、整改跟蹤；質(zhì)量管理部門負責質(zhì)量問題核查、整改驗收標準制定；使用部門負責反饋產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量問題、配合整改效果驗證；法務(wù)部門負責約談過程的合規(guī)性審核、違約責任界定；審計部門負責監(jiān)督約談流程及整改結(jié)果的落實情況。第二章約談范圍與觸發(fā)條件第五條約談范圍界定：本制度所指質(zhì)量約談覆蓋所有因產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量問題影響公司正常運營的供應(yīng)商，包括但不限于：物資供應(yīng)類供應(yīng)商（管材、凈水藥劑、儀表設(shè)備等）、服務(wù)類供應(yīng)商（管網(wǎng)檢測、設(shè)備維保、水質(zhì)檢測等）、工程類供應(yīng)商（管網(wǎng)改造、二次供水設(shè)施建設(shè)等）。第六條約談觸發(fā)條件：供應(yīng)商出現(xiàn)以下情形之一的，啟動質(zhì)量約談程序：一是單次交付物資抽檢不合格率達到規(guī)定比例，或連續(xù)批次出現(xiàn)質(zhì)量指標不達標；二是提供的產(chǎn)品/服務(wù)導(dǎo)致公司生產(chǎn)運維環(huán)節(jié)出現(xiàn)質(zhì)量隱患或事故；三是售后響應(yīng)不及時、整改不到位，影響物資正常使用；四是產(chǎn)品/服務(wù)與合同約定標準不符，且拒不配合核實整改；五是監(jiān)管部門抽檢發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供產(chǎn)品存在質(zhì)量問題；六是其他經(jīng)公司判定需開展質(zhì)量約談的質(zhì)量問題情形。第七條約談分級標準：根據(jù)質(zhì)量問題嚴重程度、影響范圍，將約談劃分為普通約談、重點約談、嚴肅約談三個等級。普通約談適用于輕微質(zhì)量問題，由采購管理部門單獨約談；重點約談適用于較嚴重質(zhì)量問題，由采購管理部門聯(lián)合質(zhì)量管理部門約談；嚴肅約談適用于重大質(zhì)量問題或多次整改不到位的情形，由公司管理層牽頭約談。第三章約談籌備管理第八條約談申請與審批：質(zhì)量問題發(fā)生后，使用部門或質(zhì)量管理部門向采購管理部門提交約談申請，說明問題詳情、影響范圍、初步責任判定等；采購管理部門審核申請材料，根據(jù)問題等級確定約談等級及參與部門，普通約談報部門負責人審批，重點/嚴肅約談報管理層審批；審批通過后，正式啟動約談籌備工作。第九條證據(jù)收集整理：采購管理部門聯(lián)合質(zhì)量管理部門收集質(zhì)量問題相關(guān)證據(jù)，包括檢測報告、現(xiàn)場照片/視頻、合同條款、溝通記錄、使用記錄等；證據(jù)需真實、完整、可追溯，按規(guī)范整理成冊，作為約談時明確問題、界定責任的核心依據(jù)；涉及第三方檢測的，需提供具備資質(zhì)的檢測機構(gòu)出具的報告。第十條約談通知送達：采購管理部門在約談前規(guī)定時限內(nèi)，以書面形式向供應(yīng)商送達約談通知，明確約談時間、地點、參與人員、約談事由、需準備的材料等；供應(yīng)商需在收到通知后規(guī)定時限內(nèi)反饋是否參會，無故缺席的，視為認可約談指出的質(zhì)量問題，公司將按合同約定追究違約責任。第十一條約談方案制定：采購管理部門根據(jù)約談等級制定約談方案，明確約談議程、核心溝通要點、整改要求框架、結(jié)果應(yīng)用建議等；重點/嚴肅約談的方案需組織參與部門評審，確保方案針對性、可操作性，為約談實施提供清晰指引。第四章約談實施管理第十二條約談參會要求：普通約談由采購管理部門、質(zhì)量管理部門及使用部門相關(guān)人員參會；重點約談增加法務(wù)部門人員參會；嚴肅約談由公司管理層、采購、質(zhì)量、使用、法務(wù)、審計等部門人員參會；供應(yīng)商需由其質(zhì)量負責人或授權(quán)代表參會，重大問題需法定代表人參會，未按要求參會的，約談延期且加重后續(xù)整改要求。第十三條約談溝通要求：約談過程中，先由公司相關(guān)部門陳述質(zhì)量問題事實、展示證據(jù)，明確問題造成的影響及損失；再由供應(yīng)商說明問題原因、整改措施及時間安排；雙方就整改責任、整改標準、整改時限等核心內(nèi)容達成一致，無法達成一致的，由法務(wù)部門依據(jù)合同條款界定違約責任。第十四條約談記錄要求：約談過程需安排專人記錄，完整記錄雙方發(fā)言內(nèi)容、達成的共識、未達成一致的爭議點、整改要求等；約談記錄需經(jīng)雙方參會人員簽字確認，供應(yīng)商拒絕簽字的，需在記錄中注明，由公司參會人員共同簽字佐證；約談記錄作為整改跟蹤、責任追究的重要依據(jù)。第十五條約談紀要出具：約談結(jié)束后規(guī)定時限內(nèi)，采購管理部門整理形成正式約談紀要，明確質(zhì)量問題、整改目標、整改措施、整改時限、驗收標準、違約責任等核心內(nèi)容；紀要經(jīng)公司參會部門審核后，送達供應(yīng)商簽字蓋章確認，作為整改執(zhí)行的正式依據(jù)。第五章約談后整改管理第十六條整改方案提交：供應(yīng)商需在約談紀要約定時限內(nèi)，提交書面整改方案，明確整改責任人、具體整改措施、進度計劃、質(zhì)量保障措施等；整改方案需經(jīng)采購管理部門、質(zhì)量管理部門審核，審核不合格的，責令供應(yīng)商重新制定，直至符合要求。第十七條整改過程跟蹤：采購管理部門聯(lián)合質(zhì)量管理部門跟蹤供應(yīng)商整改過程，定期核查整改進度、整改措施落實情況，重大整改需現(xiàn)場核查；供應(yīng)商需按要求報送整改進度報告，未按進度整改的，及時預(yù)警并督促，必要時啟動合同違約追責程序。第十八條整改驗收要求：整改期限屆滿后，質(zhì)量管理部門牽頭開展整改驗收，對照約談紀要的驗收標準，通過抽檢、現(xiàn)場驗證、資料核查等方式確認整改效果；驗收合格的，納入供應(yīng)商質(zhì)量檔案；驗收不合格的，再次啟動約談并加重整改要求，直至驗收通過。第十九條結(jié)果應(yīng)用管理：整改驗收合格的，保留供應(yīng)商合作資格，但需增加后續(xù)供貨抽檢頻次；整改驗收不合格或拒不整改的，視情節(jié)采取暫停合作、扣減履約保證金、終止合作、列入供應(yīng)商黑名單等措施；涉及經(jīng)濟損失的，按合同約定追償。第六章監(jiān)督檢查與責任追究第二十條監(jiān)督檢查機制：審計部門每季度開展供應(yīng)商質(zhì)量約談?wù)膶ｍ棛z查，核查約談流程合規(guī)性、整改措施落實情況、驗收結(jié)果真實性；采購管理部門建立供應(yīng)商質(zhì)量約談臺賬，記錄約談次數(shù)、問題類型、整改結(jié)果等，作為供應(yīng)商年度評價的核心依據(jù)。第二十一條考核管理要求：將供應(yīng)商質(zhì)量約談?wù)耐瓿陕省①|(zhì)量問題復(fù)發(fā)率納入供應(yīng)商年度考核體系，考核結(jié)果與下一年度合作份額、付款條件、合作資格掛鉤；對整改到位、質(zhì)量穩(wěn)定的供應(yīng)商，可適當增加合作份額；對頻繁觸發(fā)約談、整改不力的供應(yīng)商，降低合作份額或終止合作。第二十二條內(nèi)部責任追究：采購管理部門未按要求組織約談、跟蹤整改，導(dǎo)致質(zhì)量問題擴大的，追究部門負責人及經(jīng)辦人責任；質(zhì)量管理部門未準確核查質(zhì)量問題、制定驗收標準，導(dǎo)致約談?wù)氖У?，限期整改并追究相關(guān)人員責任；使用部門未及時反饋質(zhì)量問題，造成公司損失的，按公司管理制度追責。第七章附則第二十三條本制度由公司采購管理部門解釋