企業(yè)行政公文寫作指導手冊企業(yè)行政公文是傳遞信息、部署工作、規(guī)范管理的重要載體，其寫作質量直接影響工作效率與管理效能。為幫助員工規(guī)范撰寫各類行政公文，保證內容準確、格式統(tǒng)一、邏輯清晰，本手冊結合企業(yè)實際場景，梳理常見公文類型的應用場景、撰寫步驟、模板結構及注意事項，為日常行政工作提供標準化指導。一、通知類公文常見應用場景通知是企業(yè)內部使用頻率最高的公文類型，適用于發(fā)布規(guī)章制度、部署專項工作、轉發(fā)上級文件、召開會議、變更事項等。例如：發(fā)布《員工考勤管理辦法》等新制度；部署年度安全生產(chǎn)檢查工作；轉發(fā)集團《關于加強疫情防控工作的通知》；召開季度工作總結會議；調整某部門辦公地點。分步撰寫指南明確發(fā)文目的：清晰通知的核心事項（如“要求”“禁止”“告知”），避免內容模糊。規(guī)范標題格式：采用“發(fā)文機關+事由+文種”結構，如“行政部關于2024年元旦放假安排的通知”。確定主送機關：根據(jù)通知范圍填寫，如“各部門”“全體員工”或“各分公司”。撰寫內容：緣由：簡要說明發(fā)文背景或依據(jù)（如“為保障節(jié)假日期間各項工作有序開展……”）；事項：分條列明具體要求、時間節(jié)點、責任主體等，邏輯清晰；執(zhí)行要求：明確落實措施或時限（如“請各部門于X月X日前將落實情況報送行政部”）。標注落款與日期：發(fā)文機關（如“行政部”）及成文日期（中文大寫，如“二〇二四年五月二十日”）。標準化模板結構要素填寫說明標題發(fā)文機關+事由+文種（例：人力資源部關于開展2024年度員工體檢的通知）主送機關通知對象（例：各部門、全體員工）緣由簡述背景/依據(jù)（例：為保障員工身體健康，根據(jù)公司年度福利計劃安排……）事項分條列出具體內容（例：一、體檢時間：X月X日至X月X日；二、體檢地點：XX醫(yī)院……）執(zhí)行要求明確落實要求（例：請各部門提前協(xié)調工作，保證員工按時參加體檢）發(fā)文機關部門全稱（例：人力資源部）成文日期中文大寫（例：二〇二四年四月十日）撰寫注意事項內容簡潔明確，避免冗長表述；事項需可操作、可檢查，明確責任主體與時間節(jié)點；涉及多個部門協(xié)作時，需提前溝通確認，避免職責交叉或遺漏；轉發(fā)類通知需注明“現(xiàn)將《XX通知》轉發(fā)給你們，請認真實施”等銜接語句。二、報告類公文常見應用場景報告用于向上級或決策層匯報工作進展、反映問題、提出建議，或總結特定事項。例如：向總經(jīng)理辦公會匯報季度工作完成情況；反映辦公區(qū)域安全隱患問題；總結某項目實施效果并提出改進建議；回復上級單位的專項調研需求。分步撰寫指南確定報告類型：明確是“工作報告”“情況報告”還是“建議報告”，聚焦核心內容。規(guī)范采用“事由+文種”結構，如“關于2024年第一季度行政工作進展的報告”。主送機關：一般為上級領導或部門（如“總經(jīng)理辦公室”“公司領導”）。撰寫開頭：簡要說明報告背景或目的（如“根據(jù)公司年度工作計劃，現(xiàn)將第一季度行政工作匯報如下……”）；主體：分點闡述工作進展、成果、存在問題（數(shù)據(jù)支撐，避免空泛）；結尾：針對問題提出建議或下一步計劃（如“針對辦公設備老化問題，建議申請專項經(jīng)費更換……”）。落款與日期：發(fā)文部門及成文日期。標準化模板結構要素填寫說明標題事由+文種（例：關于2024年第一季度固定資產(chǎn)管理工作的報告）主送機關上級領導/部門（例：公司領導）開頭背景說明報告目的（例：根據(jù)公司《固定資產(chǎn)管理辦法》要求，本季度行政部重點開展了……）主體內容分點匯報進展/問題（例：一、資產(chǎn)盤點完成率100%；二、設備維修響應時長縮短20%；三、存在問題：部分資產(chǎn)標簽老化……）結尾建議提出改進措施（例：建議下季度統(tǒng)一更換資產(chǎn)標簽，建立電子化臺賬）發(fā)文機關部門全稱（例：行政部）成文日期中文大寫（例：二〇二四年四月五日）撰寫注意事項客觀真實，避免夸大或隱瞞問題；數(shù)據(jù)準確，必要時附圖表或佐證材料；邏輯清晰，按“進展-問題-建議”順序展開；語言正式，避免口語化表達（如“差不多”“可能”）。三、請示類公文常見應用場景請示用于向上級請求指示、批準事項，需一事一請，避免多頭請示。例如：申請舉辦員工團建活動的經(jīng)費；請求調整某部門的職能分工；請示審批固定資產(chǎn)采購計劃；申請臨時借用會議室用于外部接待。分步撰寫指南明確請示事項：聚焦單一事項，避免多個事項混請。規(guī)范采用“事由+文種”結構，如“關于申請2024年團建活動經(jīng)費的請示”。主送機關：唯一上級審批部門或領導（如“總經(jīng)理”“財務部”）。撰寫緣由：說明請示的依據(jù)和必要性（如“為增強團隊凝聚力，計劃于X月X日組織員工團建活動……”）；事項：明確提出請求批準的具體內容（如“申請經(jīng)費XX元，用于場地租賃、交通及餐飲……”）；理由：簡要說明事項的合理性（如“該活動預算參考往年標準，符合公司福利費管理規(guī)定……”）。結尾用語：規(guī)范使用“以上請示妥否，請批示”“請予審批”等。落款與日期：發(fā)文部門及成文日期。標準化模板結構要素填寫說明標題事由+文種（例：關于采購辦公用打印機的請示）主送機關上級審批部門/領導（例：總經(jīng)理）緣由說明依據(jù)/必要性（例：現(xiàn)有打印機因使用年限長，故障頻發(fā)，影響日常辦公效率……）請示事項明確請求內容（例：擬采購XX品牌打印機一臺，預算XX元，由行政部統(tǒng)一采購……）理由闡述合理性（例：該型號設備為公司指定采購品牌，售后服務有保障……）結尾用語以上請示妥否，請批示發(fā)文機關部門全稱（例：行政部）成文日期中文大寫（例：二〇二四年三月二十八日）撰寫注意事項一事一請，不得將多個事項合并請示；不得越級請示（特殊情況需同時抄送直接上級）；附件需齊全（如采購清單、報價單等），并在注明“附件：1.XX采購清單”；語言謙遜，避免命令式表述。四、函類公文常見應用場景函用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問問題、答復請求或請求批準，具有平等性和靈活性。例如：與供應商洽談辦公用品采購合作；向兄弟單位借調會議室用于大型會議；答復其他部門關于車輛使用流程的咨詢；請求財務部審批某項臨時預算。分步撰寫指南明確函的類型：根據(jù)內容分為“商洽函”“詢問函”“答復函”“請批函”。規(guī)范采用“發(fā)文機關+事由+文種”或“事由+文種”結構，如“行政部關于商洽借用會議室的函”。主送機關：不相隸屬的部門或單位（如“采購部”“XX公司”）。撰寫開頭：說明發(fā)函目的（如“為保障XX會議順利召開，擬向貴部門借用……”）；主體：清晰陳述事項、依據(jù)或具體要求（如“借用時間：X月X日9:00-17:00；地點：三樓第一會議室……”）；結尾：根據(jù)類型使用規(guī)范用語（商洽函用“盼復”，詢問函用“請函復”，答復函用“特此函復”）。落款與日期：發(fā)文機關及成文日期。標準化模板結構要素填寫說明標題發(fā)文機關+事由+文種（例：行政部關于商洽借用辦公車輛的函）主送機關不相隸屬部門/單位（例：后勤保障部）開頭目的說明發(fā)函緣由（例：因部門需接待重要客戶，擬于X月X日臨時借用辦公車輛一輛……）主體事項明確具體需求（例：借用時間：上午8:00-12:00；車型：7座商務車；駕駛員：需持……）結尾用語盼予回復發(fā)文機關部門全稱（例：行政部）成文日期中文大寫（例：二〇二四年四月八日）撰寫注意事項語氣平和、得體，避免使用命令式語言；內容單一，聚焦具體事項，避免涉及多個問題；答復函需針對來函事項逐一回應，避免答非所問；涉及重要事項時，需加蓋部門公章。五、會議紀要類公文常見應用場景會議紀要用于記錄會議主要內容、決議事項及分工要求，作為后續(xù)工作依據(jù)。適用于：總經(jīng)理辦公會、部門例會等內部會議；項目研討會、專題協(xié)調會等專項會議；與外部單位召開的洽談會、評審會。分步撰寫指南會議前準備：明確會議主題、時間、地點、參會人員，準備會議議程。會議中記錄：重點記錄議題討論要點、決議事項、責任部門及完成時限。規(guī)范采用“會議名稱+紀要”結構，如“2024年第一季度行政工作例會紀要”。撰寫開頭：會議基本信息（時間、地點、主持人、參會人員、缺席人員及原因）；主體：按議題順序記錄討論內容（簡明扼要，突出結論），分“決議事項”“工作分工”兩類列出；結尾：強調會議要求（如“請各責任部門按計劃推進，保證X月X日前完成”）。落款與日期：整理部門（如“行政部”）及成文日期。標準化模板結構要素填寫說明標題會議名稱+紀要（例：2024年安全生產(chǎn)專題會議紀要）會議基本信息時間：X年X月X日X時-X時；地點：三樓會議室；主持人：*副總經(jīng)理；參會人員：各部門負責人……議題一討論內容：關于辦公區(qū)域消防設施檢查的安排（*部長：需在X月X日前完成全面排查……）決議事項1.由行政部牽頭，X月X日前完成消防設施檢查；2.各部門配合提供設備臺賬……工作分工責任部門：行政部；完成時限：X月X日；配合部門：各部門會議要求請各責任部門嚴格落實決議，行政部于X月X日前將檢查情況匯總上報整理部門部門全稱（例：行政部）成文日期中文大寫（例：二〇二四年四月十二日）撰寫注意事項客觀準確，不記錄個人觀點或無關討論；決議事項需明確責任主體、完成時限，避免模糊表述；語言簡潔，采用“會議認為”“會議決定”“會議要求”等規(guī)范表述；會后需及時整理（一般不超過2個工作日），經(jīng)主持人審核后印發(fā)。通用規(guī)范說明格式要求頁邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；字體：標題用二號小標宋簡體，用三號仿宋，一級標題用三號黑體，二級標題用三號楷體；行距：固定值28磅，段落首行縮進2字符；頁碼：位于頁腳居中，格式為“第X頁”。語言規(guī)范使用書面語，避免口語、方言、網(wǎng)絡用語；用詞準確，如“須”“應”“嚴禁”等，避免歧義；數(shù)字用法：日期用中文大寫（如“二〇二四年”），金額同時用阿拉伯數(shù)字和漢字（如“￥10,000元（壹萬元整）”）。行文邏輯開頭說明背景/目的，中間闡述核心內容，結尾提出要求/總結；按“總-分”或“問題-措施”結構展開，層次分明；涉及多個部門時，明確主次關系，避免職責交叉。常見問題解答（FAQ）Q1：公文是否需要編號？如何編號？A：是的，公文需統(tǒng)一編號，格式為“部門簡稱+年份+序號”，如“行〔2024〕05號”（行政部2024年第5號）。Q2：附件