辦公室常用公文寫作模板及范例在行政辦公場(chǎng)景中，公文是傳遞信息、規(guī)范管理、推動(dòng)工作的重要載體。熟練掌握常用公文的寫作范式，既能提升溝通效率，也能確保行政指令清晰準(zhǔn)確。本文梳理辦公室高頻使用的公文類型（通知、請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要），結(jié)合模板結(jié)構(gòu)、寫作要點(diǎn)與真實(shí)場(chǎng)景范例，助力職場(chǎng)人快速掌握公文寫作核心技巧。一、通知：部署工作、告知事項(xiàng)的“指揮棒”（一）適用場(chǎng)景與核心作用通知是辦公室最常用的下行文（或平行文），多用于發(fā)布規(guī)章制度、布置工作任務(wù)、告知會(huì)議/活動(dòng)安排、傳達(dá)要求等，需確保事項(xiàng)清晰、要求明確。（二）模板結(jié)構(gòu)標(biāo)題：可采用“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”（如《XX公司關(guān)于開展2024年春季辦公環(huán)境檢查的通知》），或“事由+文種”（如《關(guān)于調(diào)整部門例會(huì)時(shí)間的通知》）。主送機(jī)關(guān)：明確接收通知的單位/部門（如“各部門：”“XX部門：”）。正文：緣由：簡(jiǎn)要說明通知背景（如工作需要、上級(jí)要求等）；事項(xiàng)：分條列項(xiàng)說明具體內(nèi)容（時(shí)間、地點(diǎn)、要求、責(zé)任人等），邏輯清晰；要求：強(qiáng)調(diào)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)限或注意事項(xiàng)。結(jié)尾：可省略，或用“特此通知”收束（簡(jiǎn)潔型通知常用省略式）。落款：發(fā)文機(jī)關(guān)（或部門）+成文日期（右對(duì)齊）。（三）寫作要點(diǎn)語言簡(jiǎn)潔明了，避免歧義；事項(xiàng)拆分清晰，用序號(hào)、小標(biāo)題區(qū)分層級(jí)；要求需可量化、可執(zhí)行（如“于X月X日前提交材料”而非“盡快提交”）。（四）范例：關(guān)于開展辦公室安全隱患排查的通知XX公司綜合管理部關(guān)于開展辦公室安全隱患排查的通知各部門：為落實(shí)安全生產(chǎn)要求，消除辦公區(qū)域安全隱患，保障人員與財(cái)產(chǎn)安全，現(xiàn)組織開展辦公室安全隱患排查工作，具體安排如下：一、排查范圍各部門辦公區(qū)域（含工位、會(huì)議室、儲(chǔ)物間）、公共區(qū)域（走廊、消防通道、電梯間）。二、排查內(nèi)容1.用電安全：違規(guī)使用大功率電器、私拉電線、插座老化等情況；2.消防設(shè)施：滅火器有效期、消防通道是否堵塞、應(yīng)急燈是否正常；3.辦公環(huán)境：文件資料堆放是否合規(guī)、貴重物品保管情況等。三、工作要求1.自查階段（X月X日—X月X日）：各部門指定專人開展自查，填寫《安全隱患排查表》（附件1），于X月X日17:00前提交至綜合管理部；2.復(fù)查階段（X月X日—X月X日）：綜合管理部聯(lián)合安全小組對(duì)重點(diǎn)區(qū)域復(fù)查，通報(bào)隱患并督促整改。請(qǐng)各部門高度重視，確保排查工作落實(shí)到位。XX公司綜合管理部X年X月X日二、請(qǐng)示：向上級(jí)“問路”的精準(zhǔn)表達(dá)（一）適用場(chǎng)景與核心作用請(qǐng)示為上行文，用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)（如資金申請(qǐng)、人員調(diào)配、政策解讀等），核心是“一事一請(qǐng)”，需理由充分、訴求明確。（二）模板結(jié)構(gòu)標(biāo)題：“事由+請(qǐng)示”（如《關(guān)于申請(qǐng)購置高清投影儀的請(qǐng)示》），避免“請(qǐng)示報(bào)告”混淆（報(bào)告無請(qǐng)求功能）。主送機(jī)關(guān)：僅限一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)（如“總經(jīng)理辦公室：”），不得多頭請(qǐng)示。正文：請(qǐng)示緣由：說明必要性（如現(xiàn)有設(shè)備不足、工作需求迫切等）；請(qǐng)示事項(xiàng)：明確請(qǐng)求內(nèi)容（如資金金額、人員數(shù)量、政策支持等），可附方案/清單；結(jié)語：固定表述（如“妥否，請(qǐng)批示”“以上請(qǐng)示，盼復(fù)為荷”）。落款：發(fā)文部門+日期。（三）寫作要點(diǎn)理由需“擺事實(shí)、講需求”，避免空洞（如說明“現(xiàn)有投影儀分辨率不足，導(dǎo)致重要會(huì)議演示效果差，影響客戶溝通效率”）；事項(xiàng)需具體可操作（如“申請(qǐng)購置XX品牌投影儀1臺(tái)，預(yù)算X元”）；語氣謙和，體現(xiàn)對(duì)上級(jí)的尊重。（四）范例：關(guān)于申請(qǐng)購置辦公筆記本電腦的請(qǐng)示XX部門關(guān)于申請(qǐng)購置辦公筆記本電腦的請(qǐng)示總經(jīng)理辦公室：因部門業(yè)務(wù)拓展，現(xiàn)有辦公電腦（型號(hào)XX，購置于2020年）運(yùn)行速度緩慢，且電池續(xù)航不足，導(dǎo)致外出調(diào)研、客戶現(xiàn)場(chǎng)演示時(shí)頻繁卡頓，影響工作效率。為保障項(xiàng)目推進(jìn)與服務(wù)質(zhì)量，擬購置筆記本電腦1臺(tái)，具體情況如下：一、購置需求1.品牌型號(hào)：XX品牌Pro系列（處理器i7、內(nèi)存16G、硬盤512G、獨(dú)立顯卡）；2.預(yù)算金額：約X元（含配套配件）；3.用途：滿足移動(dòng)辦公、高清演示、數(shù)據(jù)處理需求。二、經(jīng)費(fèi)來源從部門年度辦公經(jīng)費(fèi)（預(yù)算X元）中列支。以上請(qǐng)示，妥否，請(qǐng)批示。XX部門X年X月X日三、報(bào)告：工作成果與問題的“晴雨表”（一）適用場(chǎng)景與核心作用報(bào)告為上行文，用于向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)展、反映情況、回復(fù)詢問，核心是“客觀陳述”，需突出重點(diǎn)、條理清晰（無請(qǐng)求功能，與請(qǐng)示區(qū)分）。（二）模板結(jié)構(gòu)標(biāo)題：“事由+報(bào)告”（如《XX部門2024年第一季度工作總結(jié)報(bào)告》）。主送機(jī)關(guān)：上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)（如“總經(jīng)理：”“董事會(huì)：”）。正文：工作概況：簡(jiǎn)要說明時(shí)間段、工作主題（如“2024年第一季度，我部門圍繞年度目標(biāo)，重點(diǎn)推進(jìn)XX項(xiàng)目、XX工作，現(xiàn)將情況報(bào)告如下：”）；工作內(nèi)容：分點(diǎn)闡述成果、做法（或問題、原因），用數(shù)據(jù)/案例支撐（如“完成客戶拜訪X家，簽約X單，同比增長(zhǎng)X%”）；下一步計(jì)劃：針對(duì)問題或目標(biāo)，提出改進(jìn)措施、工作安排。結(jié)尾：“特此報(bào)告”（或省略）。落款：發(fā)文部門+日期。（三）寫作要點(diǎn)以敘述為主，避免主觀評(píng)價(jià)（如“工作成效顯著”可改為“通過XX措施，實(shí)現(xiàn)XX目標(biāo)”）；問題分析需客觀，原因需具體（如“客戶續(xù)約率下降10%，主要因競(jìng)品推出更優(yōu)惠套餐”）；計(jì)劃需對(duì)應(yīng)問題或目標(biāo)，體現(xiàn)可落地性。（四）范例：XX部門2024年第二季度工作總結(jié)報(bào)告XX部門2024年第二季度工作總結(jié)報(bào)告總經(jīng)理：2024年第二季度，我部門聚焦“客戶拓展+服務(wù)優(yōu)化”兩大核心任務(wù)，推進(jìn)各項(xiàng)工作，現(xiàn)將情況報(bào)告如下：一、工作完成情況1.客戶開發(fā)：完成新客戶拜訪X家，簽約合作X家，簽約金額X萬元，超額完成季度目標(biāo)（目標(biāo)X萬元）；2.服務(wù)升級(jí)：優(yōu)化客戶反饋機(jī)制，建立“24小時(shí)響應(yīng)通道”，客戶滿意度從85%提升至92%；3.團(tuán)隊(duì)建設(shè)：組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)3場(chǎng)，覆蓋全員，新人試用期通過率100%。二、存在問題1.部分老客戶續(xù)約意愿下降（續(xù)約率80%，低于預(yù)期90%），主要因競(jìng)品推出更優(yōu)惠套餐；2.項(xiàng)目執(zhí)行效率待提升，個(gè)別項(xiàng)目交付延遲2-3天，影響客戶體驗(yàn)。三、下一步計(jì)劃1.客戶維護(hù)：9月前完成老客戶需求調(diào)研，推出定制化續(xù)約方案；2.流程優(yōu)化：梳理項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)，明確責(zé)任人與時(shí)限，實(shí)行“周報(bào)+預(yù)警”機(jī)制；3.競(jìng)品分析：8月中旬前完成競(jìng)品調(diào)研，制定差異化競(jìng)爭(zhēng)策略。特此報(bào)告。XX部門X年X月X日四、函：平行溝通的“友好橋梁”（一）適用場(chǎng)景與核心作用函為平行文（或不相隸屬機(jī)關(guān)間的行文），用于商洽合作、詢問事項(xiàng)、答復(fù)請(qǐng)求、請(qǐng)求批準(zhǔn)等，核心是“語氣得體、內(nèi)容明確”，分商洽函、詢問函、答復(fù)函等類型。（二）模板結(jié)構(gòu)標(biāo)題：“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+函”（如《XX公司關(guān)于商洽聯(lián)合舉辦行業(yè)論壇的函》），或“事由+函”。主送機(jī)關(guān)：對(duì)方單位全稱（如“XX科技有限公司：”）。正文：緣由：說明發(fā)函背景（如合作意向、問題咨詢等）；事項(xiàng)：分條說明商洽/詢問/答復(fù)的具體內(nèi)容，邏輯清晰；結(jié)語：商洽函用“盼復(fù)”“如蒙支持，不勝感激”；詢問函用“盼予函復(fù)”；答復(fù)函用“特此函復(fù)”。落款：發(fā)文單位+日期。（三）寫作要點(diǎn)語氣謙和有禮，避免命令式表述（如“請(qǐng)務(wù)必配合”改為“盼貴司予以支持”）；內(nèi)容需聚焦核心訴求，避免冗余；區(qū)分函的類型，商洽函突出合作價(jià)值，詢問函明確問題邊界。（四）范例：關(guān)于商洽聯(lián)合舉辦“數(shù)字化轉(zhuǎn)型”主題論壇的函XX公司關(guān)于商洽聯(lián)合舉辦“數(shù)字化轉(zhuǎn)型”主題論壇的函XX科技有限公司：為推動(dòng)行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型經(jīng)驗(yàn)交流，我司擬于X月X日在XX會(huì)議中心舉辦“2024年XX行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型論壇”。貴司在數(shù)字化解決方案領(lǐng)域經(jīng)驗(yàn)豐富，現(xiàn)誠(chéng)邀貴司作為聯(lián)合主辦方參與，具體商洽事項(xiàng)如下：一、論壇基本信息1.時(shí)間：X月X日9:00-17:00；2.規(guī)模：預(yù)計(jì)參會(huì)企業(yè)X家，行業(yè)嘉賓X人；3.主題：“技術(shù)賦能·生態(tài)共建——XX行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型新路徑”。二、合作內(nèi)容1.嘉賓邀請(qǐng)：貴司推薦2-3位專家參與“圓桌論壇”，分享實(shí)踐案例；2.品牌露出：論壇背景板、宣傳物料體現(xiàn)雙方LOGO，貴司可設(shè)置展位展示產(chǎn)品；3.資源共享：雙方聯(lián)合推廣論壇，共享客戶資源（自愿原則）。三、合作權(quán)益1.論壇冠名權(quán)（如“XX科技&XX公司聯(lián)合主辦”）；2.嘉賓演講、展位展示等宣傳機(jī)會(huì)；3.論壇資料（含嘉賓PPT、參會(huì)名單）共享。如貴司有意向，盼于X月X日前函復(fù)具體合作細(xì)節(jié)，我司將安排專人對(duì)接。XX公司X年X月X日五、會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議決策的“行動(dòng)指南”（一）適用場(chǎng)景與核心作用會(huì)議紀(jì)要用于記錄會(huì)議主要內(nèi)容、議定事項(xiàng)、行動(dòng)要求，是推動(dòng)工作落地的核心依據(jù)，需準(zhǔn)確概括、突出決策項(xiàng)。（二）模板結(jié)構(gòu)標(biāo)題：“會(huì)議名稱+紀(jì)要”（如《XX部門周例會(huì)紀(jì)要（2024年第X期）》）。正文：會(huì)議概況：時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（如“時(shí)間：X月X日14:00；地點(diǎn)：XX會(huì)議室；參會(huì)人員：部門全員（XX請(qǐng)假）”）；會(huì)議內(nèi)容：分點(diǎn)記錄討論議題、達(dá)成的決議、行動(dòng)安排（責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)）；要求/強(qiáng)調(diào)：需重點(diǎn)推進(jìn)的工作、注意事項(xiàng)。落款：一般不署發(fā)文機(jī)關(guān)，僅標(biāo)注日期（右對(duì)齊）。（三）寫作要點(diǎn)語言簡(jiǎn)潔，用“會(huì)議決定”“會(huì)議要求”等表述明確決策；行動(dòng)項(xiàng)需明確責(zé)任人、完成時(shí)間（如“XX負(fù)責(zé)X月X日前完成方案初稿”）；區(qū)分“討論”與“決議”，僅記錄達(dá)成共識(shí)的內(nèi)容。（四）范例：XX部門周例會(huì)紀(jì)要（2024年第10期）XX部門周例會(huì)紀(jì)要（2024年第10期）時(shí)間：2024年X月X日15:00地點(diǎn)：部門會(huì)議室參會(huì)人員：張三、李四、王五（趙六請(qǐng)假）一、會(huì)議議題及決議1.客戶投訴處理：議題：本周收到3起客戶投訴（服務(wù)響應(yīng)慢、產(chǎn)品功能不符）；決議：李四牽頭，X月X日前梳理投訴原因，制定《客戶投訴處理優(yōu)化方案》；張三負(fù)責(zé)，即日起將客戶響應(yīng)時(shí)間壓縮至2小時(shí)內(nèi)（原4小時(shí)）。2.Q3季度目標(biāo)調(diào)整：議題：結(jié)合市場(chǎng)變化，調(diào)整Q3業(yè)績(jī)目標(biāo)；決議：業(yè)績(jī)目標(biāo)從X萬元調(diào)整為X萬元（因競(jìng)品降價(jià)，適當(dāng)降低增量要求）；王五負(fù)責(zé)，X月X日前更新部門目標(biāo)分解表，同步至全員。二、下一步工作要求1.各責(zé)任人于每日17:00前在釘釘群更