行政文件審批與歸檔管理模板一、適用范圍與常見應(yīng)用場景內(nèi)部管理制度、規(guī)章辦法的發(fā)布與修訂；行政通知、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃的審批與傳達(dá)；辦公用品采購、固定資產(chǎn)申領(lǐng)、服務(wù)外包等行政事務(wù)申請；對外函件、合作協(xié)議、證明材料的審批與備案；年度工作總結(jié)、專項(xiàng)報(bào)告等正式文件的歸檔管理。二、全流程操作指引（一）文件發(fā)起階段發(fā)起人準(zhǔn)備材料明確文件類型（如“制度類”“通知類”“申請類”），根據(jù)文件性質(zhì)準(zhǔn)備完整內(nèi)容，保證邏輯清晰、表述準(zhǔn)確、無錯(cuò)別字。收集必要的附件材料（如采購預(yù)算表、會議議程、合同草案等），與主文件一并整理。填寫《行政文件審批表》登錄單位OA系統(tǒng)或使用紙質(zhì)版審批表，填寫以下核心信息：文件名稱（需簡潔規(guī)范，如“公司2024年辦公用品采購管理辦法”）；文件編號（按單位規(guī)則填寫，如“XZ-ZD-2024-001”）；發(fā)起部門、發(fā)起人姓名及聯(lián)系方式；文件密級（如“內(nèi)部公開”“秘密”“機(jī)密”，根據(jù)內(nèi)容敏感度選擇）；主要內(nèi)容概述（200字以內(nèi)，簡明說明文件目的、核心條款或申請事項(xiàng)）；附件清單（列明附件名稱及份數(shù)）；建議審批流程（如“部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理”）。提交審批電子版：通過OA系統(tǒng)提交至下一審批節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)自動記錄提交時(shí)間；紙質(zhì)版：將審批表及附件裝訂成冊，提交至指定行政對接人，由其流轉(zhuǎn)至下一審批人。（二）審批流轉(zhuǎn)階段一級審批（部門負(fù)責(zé)人/初審人）審批人收到文件后，需在1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)關(guān)注：文件內(nèi)容是否符合部門職責(zé)及工作實(shí)際；附件材料是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確；表述是否存在歧義或合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。審批意見分為“同意”“退回修改”“不同意”，需在審批表“意見欄”注明具體理由（如“建議補(bǔ)充供應(yīng)商比價(jià)表”“第三條款與制度沖突，需調(diào)整”）。二級及以上審批（分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理）初審?fù)ㄟ^后，文件流轉(zhuǎn)至下一審批人，審批時(shí)限根據(jù)文件重要性確定：一般文件（如部門通知）：分管領(lǐng)導(dǎo)1個(gè)工作日內(nèi)審批；重要文件（如制度、合同）：總經(jīng)理2個(gè)工作日內(nèi)審批。審批人需從全局角度審核文件合規(guī)性、可行性，必要時(shí)可發(fā)起專項(xiàng)會議討論或征求法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門意見。審批結(jié)果反饋審批通過：發(fā)起人通過OA系統(tǒng)或行政對接人獲取審批結(jié)果，按文件要求執(zhí)行（如發(fā)布、傳達(dá)、落實(shí)）；審批不通過：審批人注明修改意見后，文件退回發(fā)起人，發(fā)起人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成修改并重新提交，修改過程需記錄在審批表“備注欄”。（三）文件執(zhí)行與歸檔準(zhǔn)備階段文件執(zhí)行審批通過的文件，由行政部統(tǒng)一編號（如已編號則無需重復(fù)），通過OA系統(tǒng)、公告欄或部門會議傳達(dá)至相關(guān)人員；涉及具體執(zhí)行的文件（如采購申請、工作計(jì)劃），由責(zé)任部門牽頭落實(shí)，行政部負(fù)責(zé)跟蹤進(jìn)度，保證事項(xiàng)閉環(huán)。歸檔材料整理文件執(zhí)行完畢或有效期結(jié)束后，發(fā)起人需整理歸檔材料，包括：最終版審批表（含完整審批意見）；文件正式版（加蓋單位公章或電子公章）；附件材料（如會議簽到表、采購合同、執(zhí)行報(bào)告等）；其他相關(guān)佐證材料（如反饋意見、修訂記錄）。（四）歸檔管理階段提交歸檔發(fā)起人將整理好的歸檔材料提交至行政部，電子版通過OA系統(tǒng)“歸檔模塊”，紙質(zhì)版移交至行政檔案室，并填寫《行政文件歸檔登記表》（詳見模板表格）。檔案審核與入庫行政部收到歸檔材料后，1個(gè)工作日內(nèi)審核材料完整性、規(guī)范性，檢查是否包含審批表、正式文件、附件等核心要素；審核通過后，按“年度-文件類別-編號”規(guī)則分類存放，電子檔案同步錄入檔案管理系統(tǒng)，保證與紙質(zhì)檔案一致；歸檔登記表需記錄文件編號、名稱、歸檔日期、保管期限、存放位置等信息，由行政部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。三、核心模板表格設(shè)計(jì)（一）《行政文件審批表》文件名稱文件編號發(fā)起部門發(fā)起人聯(lián)系方式提交日期年月日文件密級□內(nèi)部公開□秘密□機(jī)密建議審批流程主要內(nèi)容概述（200字以內(nèi)，簡明說明核心內(nèi)容）附件清單1.2.3.審批流程審批人審批意見審批日期部門負(fù)責(zé)人*年月日分管領(lǐng)導(dǎo)*年月日總經(jīng)理*年月日備注（記錄修改過程、特殊情況說明）發(fā)起人簽字行政部審核□通過□不通過，原因：（二）《行政文件歸檔登記表》歸檔編號文件名稱文件類別密級歸檔部門歸檔人歸檔日期保管期限存放位置備注XZ-2024-0012024年度行政工作總結(jié)總結(jié)報(bào)告內(nèi)部公開行政部張*2024-12-3110年檔案室A-01-01XZ-2024-002辦公用品采購管理辦法制度文件秘密行政部李*2024-10-155年檔案室B-02-03含修訂版四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示信息填寫規(guī)范文件名稱需準(zhǔn)確反映內(nèi)容，避免使用“通知”“申請”等模糊表述；文件編號需符合單位統(tǒng)一規(guī)則，不得重復(fù)或跳號；審批意見需具體明確，避免“同意”“已閱”等籠統(tǒng)表述，退回修改時(shí)需注明修改要點(diǎn)。審批時(shí)限管理各審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，如遇特殊情況需延時(shí)，需提前告知發(fā)起人及行政部，最長延時(shí)不超過2個(gè)工作日；審批流程中若某個(gè)環(huán)節(jié)超時(shí)未處理，發(fā)起人可聯(lián)系行政部催辦，行政部負(fù)責(zé)跟蹤進(jìn)度。歸檔及時(shí)性要求一般文件需在執(zhí)行完畢后5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔；年度總結(jié)、制度文件等需在次年1月31日前完成上年度歸檔工作；電子檔案需定期備份，保證數(shù)據(jù)安全，防止丟失或損壞。保密與安全涉密文件需嚴(yán)格按照單位保密管理規(guī)定審批、流轉(zhuǎn)和歸檔，禁止通過非加密渠道傳輸；檔案室需配備防火、防潮、防蟲等設(shè)施，限制無關(guān)人員進(jìn)入，紙質(zhì)檔案借閱需履行登記手續(xù)。電子文檔管理電子文件需使用PDF格式保存，避免格式兼容問題；涉及簽批的電子文