合同管理審批流程與歸檔規(guī)范表一、適用范圍與業(yè)務(wù)場景本規(guī)范適用于企業(yè)/組織內(nèi)部各類經(jīng)濟合同的起草、審批、簽署、履行及歸檔管理全流程，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等類型。具體業(yè)務(wù)場景包括但不限于：業(yè)務(wù)部門與外部合作方簽訂新合同時的審批流程管理；已簽訂合同的變更、補充或續(xù)簽審批；合同履行完畢后的歸檔與調(diào)閱管理；涉及資金支付、資源投入等具有法律效力的協(xié)議管理。二、合同管理全流程操作指引（一）合同起草責任主體：業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部、項目部等）根據(jù)合作需求發(fā)起，由具體經(jīng)辦人（如張*）負責起草。核心內(nèi)容：合同基本信息：合同名稱（需體現(xiàn)合作核心內(nèi)容，如“設(shè)備采購合同”）、合同編號（按“年份-部門簡稱-序號”規(guī)則編制，如“2024-采-001”）、簽約主體（雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、聯(lián)系方式、地址等）；商務(wù)條款：標的物/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標準、單價及總價、履行期限與地點、付款方式與節(jié)點（如“預付30%，驗收后付60%，質(zhì)保期滿付10%”）、違約責任（違約金比例、賠償范圍等）、爭議解決方式（仲裁/訴訟及管轄地）；附件：對方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復印件）、技術(shù)參數(shù)要求、驗收標準等支撐材料。輸出成果：合同初稿（含電子版及簽字蓋章頁掃描件）及附件清單。（二）部門初審責任主體：業(yè)務(wù)部門負責人（如李*）對合同的業(yè)務(wù)合理性、條款完整性進行初審。審核要點：合作需求是否符合部門年度計劃或項目目標；標的物/服務(wù)數(shù)量、價格是否與需求一致，是否存在超預算風險；履行期限、節(jié)點是否滿足業(yè)務(wù)開展時間要求；附件是否齊全（如無對方營業(yè)執(zhí)照需補充）。輸出成果：《合同部門審核表》（含審核意見“同意/需修改”，修改需明確具體條款），通過后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。（三）專業(yè)審核法務(wù)審核：責任主體：法務(wù)部門（如王*）審核合同法律合規(guī)性。審核要點：簽約主體是否具備完全民事行為能力（如企業(yè)需核查營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書）；條款是否違反法律法規(guī)（如“霸王條款”、無效免責聲明）；違約責任、爭議解決方式是否明確且公平；涉及知識產(chǎn)權(quán)、保密義務(wù)的條款是否清晰。輸出成果：法務(wù)審核意見（通過/不通過/需修改），修改后需重新審核直至通過。財務(wù)審核：責任主體：財務(wù)部門（如趙*）審核合同財務(wù)條款。審核要點：合同金額是否與預算匹配，資金來源是否落實；付款方式、節(jié)點是否符合財務(wù)管理制度（如“驗收合格后付款”需明確驗收標準）；涉及稅費、發(fā)票開具的條款是否合規(guī)（如“增值稅專用發(fā)票”需明確稅率）。輸出成果：財務(wù)審核意見（通過/需調(diào)整），調(diào)整通過后進入審批環(huán)節(jié)。（四）管理層審批責任主體：根據(jù)合同金額及重要性，由對應(yīng)層級管理層審批（如：10萬元（含）以下：部門負責人+分管副總（如劉*）；10萬-50萬元（含）：分管副總+總經(jīng)理（如陳*）；50萬元以上：總經(jīng)理+董事會/決策委員會）。審批要點：合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略或經(jīng)營目標；投入產(chǎn)出比是否合理，風險是否可控；超權(quán)限合同是否履行集體決策程序。輸出成果：管理層審批意見（批準/不批準），不批準需注明理由并退回業(yè)務(wù)部門。（五）合同簽署責任主體：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批意見完成簽署，由授權(quán)代表人（如張*）代表企業(yè)簽字，并加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴禁空白章或未審批后蓋章）。簽署要求：雙方簽字需為手寫簽名，蓋章需清晰可辨（公章騎縫章）；簽署日期不得早于審批日期，簽署后原件一式X份（雙方各執(zhí)X份，企業(yè)留存X份歸檔）。（六）履行與跟蹤責任主體：業(yè)務(wù)部門（如張*）為合同履行第一責任人，負責跟蹤標的物/服務(wù)交付、驗收、付款等節(jié)點。操作要點：交付前與對方確認細節(jié)，留存交付憑證（如物流單、簽收單）；履行過程中發(fā)覺對方違約（如延遲交付、質(zhì)量不達標），需及時發(fā)函催告并留存證據(jù)；驗收需按合同標準執(zhí)行，形成《驗收報告》（由雙方簽字確認）。（七）變更與續(xù)簽變更流程：因政策變化、需求調(diào)整等原因需變更合同時由業(yè)務(wù)部門起草《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容（如金額、期限、條款），重新履行“起草-審核-審批-簽署”流程，原合同作廢。續(xù)簽流程：合同到期前30天，業(yè)務(wù)部門評估續(xù)簽必要性，起草《續(xù)簽合同》，按原流程審批，無需續(xù)簽的需書面通知對方并歸檔。（八）歸檔管理責任主體：業(yè)務(wù)部門在合同履行完畢/終止后10個工作日內(nèi)，將合同材料移交至檔案管理部門（如孫*）。歸檔材料清單：合同正本（含簽署頁）；審批流程材料（《部門審核表》《法務(wù)/財務(wù)審核意見》《管理層審批單》）；附件（營業(yè)執(zhí)照、技術(shù)參數(shù)、驗收報告等）；履行過程中的補充文件（如變更協(xié)議、催告函、付款憑證）。歸檔要求：材料需完整、無涂改，電子版與紙質(zhì)版一致；檔案編號與合同編號一致，按“年份-合同類型-序號”分類存放（如“2024-采購-001”）；建立電子臺賬，記錄合同名稱、編號、歸檔日期、存放位置、保管人等信息，便于調(diào)閱。三、合同管理審批與歸檔模板表單（一）合同基本信息表合同編號合同名稱簽約主體（甲方）簽約主體（乙方）合同類型合同金額（元）履行期限簽署日期2024-銷-005軟件服務(wù)合同科技有限公司信息技術(shù)有限公司服務(wù)類150,0002024.1.1-2024.12.312023.12.20備注含年度維護及升級服務(wù)（二）合同審批流程記錄表審核環(huán)節(jié)責任人審核意見審核時間附件說明業(yè)務(wù)部門初審李*同意，按意見修改付款節(jié)點2023.12.15附件1：需求說明法務(wù)審核王*同意，補充爭議解決條款2023.12.18附件2：法務(wù)意見書財務(wù)審核趙*同意，調(diào)整發(fā)票類型2023.12.19附件3：財務(wù)審核單管理層審批陳*批準2023.12.20附件4：審批單（三）合同歸檔信息表合同編號歸檔日期檔案編號存放位置（柜/層/格）保管人歸檔材料清單（勾選）調(diào)閱記錄（日期/人/事由）2024-銷-0052025.1.52024-服務(wù)-003檔案室-1-3-5孫*□合同正本□審批材料□附件□履行文件2025.3.10（張*/審計核查）四、操作關(guān)鍵點與風險提示（一）關(guān)鍵操作規(guī)范合同編號唯一性：每份合同需對應(yīng)唯一編號，嚴禁重復或漏編，編號規(guī)則需在企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一并長期執(zhí)行。審批時限要求：各環(huán)節(jié)審核/審批需在收到材料后2個工作日內(nèi)完成（特殊情況需提前溝通，最長不超過5個工作日），避免流程延誤。印章管理：合同簽署需使用“合同專用章”，公章使用需額外經(jīng)總經(jīng)理審批；嚴禁攜帶公章外出簽署（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準并派2人以上陪同）。電子合同管理：采用電子簽章的合同，需保證簽署平臺符合《電子簽名法》要求，同時打印紙質(zhì)版與電子版一并歸檔。（二）常見風險提示主體資格風險：簽約前需核查對方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時），避免與無授權(quán)主體簽約導致合同無效。條款歧義風險：合同條款需明確、具體，避免使用“大概”“左右”等模糊表述；金額、日期、數(shù)量等關(guān)鍵信息需大小寫一致。歸檔遺漏風險：歸檔材料需包含審批全流程文件，缺失《審