合同管理與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)操作模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景企業(yè)與供應(yīng)商之間的采購(gòu)合同（如原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)）；企業(yè)與客戶之間的銷售合同（如產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供）；合作伙伴間的合作協(xié)議（如項(xiàng)目聯(lián)合開(kāi)發(fā)、渠道合作）；員工與單位間的勞動(dòng)合同（適用于標(biāo)準(zhǔn)化流程管理）；其他需規(guī)范管理的民事或商事合同。二、合同全流程操作指引（一）合同準(zhǔn)備與起草階段明確需求與合同類型業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求（如采購(gòu)物料、提供服務(wù)）確定合同類型，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、價(jià)款及支付方式等核心要素。涉及技術(shù)服務(wù)的，需附技術(shù)參數(shù)要求；涉及保密事項(xiàng)的，需明保證密條款。收集對(duì)方主體信息核對(duì)合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照（或組織機(jī)構(gòu)證）、法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書(shū)（若由代理人簽署），保證合作方具備合法簽約資格。關(guān)鍵信息包括：合作方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊(cè)地址、法定代表人、聯(lián)系方式（僅限辦公電話，不涉及隱私）。起草合同文本優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，無(wú)模板時(shí)參照《民法典》及相關(guān)法律法規(guī)擬定條款。合同內(nèi)容需包含以下核心模塊：合同主體（甲方、乙方基本信息）；標(biāo)的物/服務(wù)描述（具體名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；權(quán)利義務(wù)（雙方責(zé)任、履行期限、地點(diǎn)、方式）；價(jià)款及支付（金額、幣種、支付條件、賬戶信息）；違約責(zé)任（違約情形、違約金計(jì)算方式、爭(zhēng)議解決方式）；不可抗力、合同生效與終止條件、附件清單等。（二）內(nèi)部審批階段發(fā)起審批流程起草人將合同文本及《合同審批表》（見(jiàn)附件1）提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人初審，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)需求合理性、條款完整性。多部門(mén)協(xié)同審核法務(wù)審核：重點(diǎn)審查合同合法性、條款合規(guī)性、違約責(zé)任明確性、爭(zhēng)議解決方式（優(yōu)先約定仲裁或訴訟管轄地）。財(cái)務(wù)審核：審核價(jià)款計(jì)算準(zhǔn)確性、支付方式與企業(yè)財(cái)務(wù)制度匹配性、發(fā)票類型及開(kāi)票要求（如“乙方提供增值稅專用發(fā)票”）。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審核：確認(rèn)標(biāo)的物/服務(wù)與業(yè)務(wù)需求一致，履行期限可行，合作方履約能力符合要求。審批完成與修訂各部門(mén)審核通過(guò)后，由分管領(lǐng)導(dǎo)最終審批；若有修改意見(jiàn)，起草人需根據(jù)意見(jiàn)修訂文本，重新發(fā)起審批直至最終確認(rèn)。（三）合同簽署階段文本最終確認(rèn)審批通過(guò)后，起草人制作合同正本（一式多份，按合作方數(shù)量+歸檔需求確定份數(shù)），保證文本內(nèi)容與審批版本一致，無(wú)涂改、增刪（若有修改需雙方蓋章或簽字確認(rèn)）。簽署方式與流程法定代表人簽署：由甲方/乙方法定代表人本人簽字，并加蓋企業(yè)公章（合同專用章）；授權(quán)代表簽署：需提供法定代表人簽字并加蓋公章的《授權(quán)委托書(shū)》，授權(quán)范圍、期限明確，由授權(quán)代表簽字并加蓋公章；電子簽署：通過(guò)合法電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大）簽署的，需保證平臺(tái)具備法律效力，簽署過(guò)程留痕并電子存證。簽署后歸檔合同簽署后，原件由行政部/法務(wù)部統(tǒng)一收回，按“合同編號(hào)-合作方名稱-簽訂日期”規(guī)則歸檔，掃描件同步存入企業(yè)合同管理系統(tǒng)。（四）履行跟蹤階段制定履行計(jì)劃業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定，制定《合同履行計(jì)劃表》（見(jiàn)附件2），明確各階段任務(wù)、負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“交付日期：2024年X月X日；驗(yàn)收日期：X月X日”）。進(jìn)度監(jiān)控與記錄業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人定期跟蹤合同履行情況，對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付、驗(yàn)收、付款）進(jìn)行書(shū)面記錄，保留履約憑證（如送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證）。若出現(xiàn)延遲履行或違約，需及時(shí)向法務(wù)及上級(jí)匯報(bào)，啟動(dòng)溝通協(xié)商機(jī)制。對(duì)賬與結(jié)算財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定支付條款，核對(duì)履約憑證無(wú)誤后安排付款；涉及分期支付的，需按期完成對(duì)賬，保留支付憑證。（五）變更與終止階段合同變更流程需變更合同時(shí)由雙方協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》（需注明原合同編號(hào)、變更內(nèi)容、生效日期），并履行內(nèi)部審批流程（參照“內(nèi)部審批階段”）。變更協(xié)議經(jīng)雙方簽署后，作為原合同補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。合同終止處理合同正常終止（如履行完畢）：業(yè)務(wù)部門(mén)確認(rèn)終止事宜，通知財(cái)務(wù)結(jié)清尾款，法務(wù)部辦理歸檔手續(xù)；合同提前終止（如一方違約、不可抗力）：需書(shū)面通知對(duì)方，明確終止原因、責(zé)任劃分，協(xié)商處理未盡事宜（如賠償、退款），簽署《合同終止協(xié)議》并歸檔。（六）歸檔管理階段檔案整理與保存合同檔案包括：合同正本、審批表、變更/終止協(xié)議、履行憑證（驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款記錄）、雙方主體資格文件等，按“一合同一檔”原則裝訂成冊(cè)。電子檔案需定期備份，保存期限不少于合同終止后5年（涉及訴訟、仲裁的，保存至案件終結(jié)）。檔案借閱與銷毀借閱合同檔案需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理員批準(zhǔn)，借閱期限不超過(guò)7天，嚴(yán)禁復(fù)制、外泄；超過(guò)保存期限的檔案，需經(jīng)法務(wù)及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按規(guī)定程序銷毀，銷毀記錄存檔備查。三、配套工具表格模板附件1：合同審批表合同編號(hào)合同名稱合作方名稱起草部門(mén)起草人審核部門(mén)審核意見(jiàn)審核人審核日期備注部門(mén)負(fù)責(zé)人法務(wù)部財(cái)務(wù)部分管領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)論□同意□修改后同意□不同意（說(shuō)明理由：_________________________）審批人日期附件2：合同履行計(jì)劃表合同編號(hào)合同名稱合作方名稱履行階段任務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)人計(jì)劃時(shí)間完成情況備注附件3：合同變更記錄表原合同編號(hào)變更協(xié)議編號(hào)變更事由變更內(nèi)容摘要審批結(jié)果生效日期備注四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與注意事項(xiàng)法律合規(guī)性合同條款不得違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，如“霸王條款”“格式條款需顯著提示”等；涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療）的合同，需遵守行業(yè)監(jiān)管要求，保證資質(zhì)合規(guī)。信息準(zhǔn)確性合同主體信息（名稱、賬號(hào)、稅號(hào)）需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、開(kāi)戶許可證一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致履約障礙；價(jià)款、數(shù)量、日期等關(guān)鍵數(shù)據(jù)需經(jīng)雙方書(shū)面確認(rèn)，避免口頭約定。溝通及時(shí)性合同履行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)需第一時(shí)間與合作方溝通，并同步向法務(wù)及管理層匯報(bào)，避免因拖延導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大；變更、終止等重大事項(xiàng)需以書(shū)面形式確認(rèn)，避免僅通過(guò)郵件等易丟失方式溝通。風(fēng)險(xiǎn)控制對(duì)合作方履約能力不足的（如新供應(yīng)商、大額合同），可要求提供履約保證金、擔(dān)?；蛸?gòu)買保險(xiǎn)；違約責(zé)任條款需明確、可量化（如“逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金”），避免模糊表述（如“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”）。檔案管理合同原件需妥善保管，避免丟失、損毀；電子檔案需加密存儲(chǔ)，設(shè)