消防安全檔案管理規(guī)范手冊一、總則（一）編制目的為規(guī)范消防安全檔案管理工作，提升消防安全管理的科學(xué)性與規(guī)范性，確保檔案真實反映單位消防安全實際情況，為火災(zāi)預(yù)防、應(yīng)急處置及責(zé)任追溯提供可靠依據(jù)，結(jié)合《中華人民共和國消防法》《機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》等法律法規(guī)及消防管理實踐經(jīng)驗，制定本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及社會單位（以下簡稱“單位”）的消防安全檔案管理工作，涵蓋建筑消防設(shè)施維護(hù)、消防安全管理活動、火災(zāi)事故處置等相關(guān)檔案的收集、整理、保管、利用等全流程管理。（三）基本原則1.如實準(zhǔn)確：檔案內(nèi)容需真實反映單位消防安全實際情況，數(shù)據(jù)、記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁偽造、篡改。2.完整規(guī)范：檔案類目齊全、內(nèi)容完整，格式、編號、裝訂等符合統(tǒng)一規(guī)范，便于檢索與利用。3.安全保密：對涉及單位機(jī)密、個人隱私的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，保管場所及載體需具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件。4.便捷利用：通過科學(xué)分類、索引編制，確保檔案可快速查閱，滿足日常管理、消防檢查、應(yīng)急處置等場景的使用需求。二、消防安全檔案內(nèi)容構(gòu)成（一）消防安全基本情況檔案1.單位概況：含單位名稱、地址、性質(zhì)、經(jīng)營范圍、建筑面積、建筑層數(shù)、使用功能分區(qū)、重點(diǎn)部位（如倉庫、配電室、廚房等）分布等。2.消防許可與備案文件：消防設(shè)計審核、驗收意見書（或備案憑證）、公眾聚集場所投入使用/營業(yè)前消防安全檢查合格證等。3.消防組織架構(gòu)：消防安全責(zé)任人、管理人任命文件，消防安全管理部門設(shè)置及人員職責(zé)，志愿消防隊/微型消防站人員名單、職責(zé)及聯(lián)系方式。4.消防安全制度體系：防火巡查、檢查制度；消防設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)制度；用火用電安全管理制度；易燃易爆危險品管理制度；消防安全教育培訓(xùn)制度；火災(zāi)隱患整改制度；滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案演練制度；消防安全工作考評和獎懲制度等。5.建筑與消防設(shè)施基礎(chǔ)資料：建筑總平面圖、消防設(shè)施平面布置圖、電氣線路圖、消防水源分布圖；消防設(shè)施（消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)、火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、防排煙系統(tǒng)等）的型號、數(shù)量、安裝時間、維護(hù)單位等信息；消防產(chǎn)品（滅火器、應(yīng)急照明、防火門等）的合格證明、檢測報告。（二）消防安全管理情況檔案1.防火巡查與檢查記錄：日常巡查記錄：每日（或指定周期）對消防設(shè)施、安全出口、疏散通道、用火用電等的檢查情況，含發(fā)現(xiàn)問題、整改措施及落實情況；專項檢查記錄：節(jié)假日、重大活動前或季節(jié)轉(zhuǎn)換時的針對性檢查（如冬季防火、夏季電氣安全檢查等）。2.火災(zāi)隱患整改記錄：隱患排查報告、整改通知書（含隱患描述、整改要求、整改期限）、整改復(fù)查記錄（附整改前后對比資料，如照片、檢測報告）。3.消防工作會議與培訓(xùn)記錄：消防工作會議紀(jì)要：年度/季度消防工作部署、問題研討及決議；消防安全培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)課件、簽到表、考核試卷（或?qū)嵅儆涗洠?、培?xùn)效果評估。4.滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案演練記錄：演練方案（含演練目的、流程、參與人員、場景設(shè)置）；演練照片、視頻、總結(jié)報告（含問題分析與改進(jìn)措施）；演練參與人員簽到表及反饋意見。（三）消防設(shè)施設(shè)備管理檔案1.維護(hù)保養(yǎng)記錄：日常維護(hù)：消火栓、滅火器、應(yīng)急照明等設(shè)施的月度檢查、清潔、壓力測試記錄；年度檢測：委托第三方機(jī)構(gòu)對建筑消防設(shè)施進(jìn)行全面檢測的報告（含檢測項目、結(jié)果、整改建議）；故障維修記錄：設(shè)施故障報修單、維修方案、維修前后檢測報告、維修人員及單位資質(zhì)證明。2.運(yùn)行記錄：消防控制室值班記錄（含設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、報警信息、處置情況）、消防水泵/防排煙風(fēng)機(jī)等關(guān)鍵設(shè)備的啟動測試記錄。（四）火災(zāi)事故檔案（若發(fā)生）1.事故基本信息：火災(zāi)發(fā)生時間、地點(diǎn)、過火面積、直接經(jīng)濟(jì)損失、傷亡情況等。2.事故調(diào)查資料：消防部門出具的火災(zāi)事故認(rèn)定書、現(xiàn)場勘驗筆錄、詢問筆錄、物證鑒定報告。3.處置與整改情況：滅火救援經(jīng)過、事故原因分析、責(zé)任追究情況、整改措施及落實驗證資料。三、檔案管理流程（一）收集與整理1.收集責(zé)任：各部門按職責(zé)分工收集檔案資料（如安保部門負(fù)責(zé)巡查檢查、演練記錄，行政部門負(fù)責(zé)培訓(xùn)、會議檔案，工程部門負(fù)責(zé)設(shè)施維護(hù)與檢測報告）。2.整理要求：分類：按“基本情況”“管理活動”“設(shè)施設(shè)備”“事故檔案”等大類劃分，每類下設(shè)子項（如“管理活動”下分巡查、培訓(xùn)、演練等）；編號：采用“大類-子項-年度-序號”規(guī)則（如“GL-PC-____”表示“管理類-巡查記錄-2024年-第1份”）；裝訂：紙質(zhì)檔案采用線裝或膠裝，附封面（注明檔案名稱、年度、保管期限）、目錄；電子檔案按分類建立文件夾，命名規(guī)范一致。（二）歸檔1.歸檔時間：日常管理類檔案（如巡查記錄、培訓(xùn)記錄）：每月/季度結(jié)束后5個工作日內(nèi)歸檔；專項活動類檔案（如演練、檢測報告）：活動結(jié)束后10個工作日內(nèi)歸檔；火災(zāi)事故檔案：事故處置完畢、責(zé)任認(rèn)定后30個工作日內(nèi)歸檔。2.歸檔要求：紙質(zhì)檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，電子檔案需確?？烧Ｗx取、無病毒；檔案移交時填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)，清單留存?zhèn)洳?。（三）保?.保管場所：設(shè)置專用檔案柜（架），存放于干燥、通風(fēng)、避光的房間，遠(yuǎn)離水源、熱源及易燃易爆物品；電子檔案存儲于專用服務(wù)器或加密移動硬盤，定期備份。2.保管期限：永久保管：單位概況、消防許可文件、火災(zāi)事故檔案、重要消防設(shè)施基礎(chǔ)資料；定期保管：5年：日常巡查記錄、培訓(xùn)記錄、演練記錄；10年：消防設(shè)施年度檢測報告、重大隱患整改檔案；保管期限屆滿的檔案，經(jīng)消防安全責(zé)任人批準(zhǔn)后可銷毀，銷毀前需編制《檔案銷毀清冊》。3.保管責(zé)任：指定專人（檔案管理員）負(fù)責(zé)，定期檢查檔案完好情況，填寫《檔案保管檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失及時報告并采取補(bǔ)救措施。四、檔案利用與保密（一）利用流程2.外部查閱：消防部門、應(yīng)急管理部門等監(jiān)管機(jī)構(gòu)因工作需要查閱時，需出具公函及經(jīng)辦人證件，由單位消防安全管理人陪同查閱，查閱內(nèi)容僅限與工作相關(guān)的部分，嚴(yán)禁泄露無關(guān)信息。（二）保密要求1.檔案管理員需簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)禁向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容；2.涉及單位商業(yè)秘密、個人隱私的檔案（如火災(zāi)事故傷亡人員信息、核心技術(shù)場所消防布局），借閱、復(fù)制需經(jīng)消防安全責(zé)任人審批，且僅限指定人員接觸；3.電子檔案需設(shè)置訪問密碼，定期更新，防止黑客攻擊或數(shù)據(jù)泄露。五、監(jiān)督與改進(jìn)（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部檢查：單位每半年對檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括檔案完整性、保管狀況、利用流程合規(guī)性，形成《檔案管理自查報告》，報消防安全責(zé)任人；2.外部審計：配合消防部門、第三方機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改。（二）評估與改進(jìn)1.每年年底對檔案管理工作進(jìn)行評估，分析檔案利用效率、問題反饋（如借閱流程是否便捷、檔案內(nèi)容是否滿足管理需求）；2.根據(jù)評估結(jié)果優(yōu)化檔案類目、管理流程或保管方式（如增加“新能源設(shè)施消防檔案”類目、優(yōu)化電子檔案檢索系統(tǒng)等）。（三）責(zé)任追究對違反本手冊規(guī)定，造成檔案丟失、篡改、泄露或因檔案管理不善影響消防工作的，視情節(jié)輕重對責(zé)任人進(jìn)行批評教育、績效考核扣分，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)處理。附錄：檔案管理