2026年建材制品公司采購?fù)素浝碣r管理制度（本制度經(jīng)公司管理層審議通過，旨在規(guī)范采購?fù)素浥c理賠流程，明確責(zé)任劃分，保障公司合法權(quán)益，降低采購風(fēng)險，維護良好的供需合作關(guān)系）第一章總則第一條制度目的

為建立規(guī)范、高效的采購?fù)素浥c理賠管理機制，明確采購?fù)素浀臈l件、流程、責(zé)任劃分及理賠處理要求，及時妥善解決采購物資質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等方面的問題，防范采購損失，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營秩序，維護公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》等法律法規(guī)及公司采購管理制度、原料進場驗收管理制度等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司建材制品生產(chǎn)經(jīng)營實際，制定本制度。第二條適用范圍

本制度適用于公司所有采購物資（包括生產(chǎn)用原料、輔料、設(shè)備及配件、辦公物資、勞保用品等）在采購驗收、倉儲保管、生產(chǎn)使用過程中發(fā)現(xiàn)問題需要辦理退貨、換貨及理賠的全流程管理，覆蓋公司各部門與采購?fù)素浝碣r相關(guān)的各項工作。第三條核心原則

1.依法合規(guī)原則：采購?fù)素浝碣r工作嚴格遵循法律法規(guī)和采購合同約定，確保流程合法、處理公正。2.權(quán)責(zé)清晰原則：明確各部門、各崗位在退貨理賠中的職責(zé)權(quán)限，做到分工明確、責(zé)任到人。3.及時高效原則：發(fā)現(xiàn)采購物資問題后，快速啟動退貨理賠流程，減少損失擴大，提高處理效率。4.實事求是原則：基于客觀事實和檢驗數(shù)據(jù)處理退貨理賠事宜，確保問題認定準確、處理方案合理。5.利益兼顧原則：在維護公司合法權(quán)益的同時，兼顧供需合作關(guān)系，力求雙贏解決方案。第四條職責(zé)分工

1.采購部：作為退貨理賠工作的牽頭部門，負責(zé)接收退貨申請、核實問題情況、與供應(yīng)商溝通協(xié)商退貨及理賠事宜；組織辦理退貨手續(xù)、跟蹤退貨執(zhí)行情況；負責(zé)理賠談判、簽訂理賠協(xié)議；跟進理賠款項回收或補償落實情況。2.質(zhì)量部：負責(zé)對存在問題的采購物資進行質(zhì)量檢驗，出具正式的質(zhì)量檢驗報告，明確問題類型、嚴重程度及原因分析；為退貨理賠提供質(zhì)量依據(jù)，參與理賠協(xié)商。3.倉儲部：負責(zé)保管存在問題的物資，進行隔離存放和標識；配合質(zhì)量部進行抽樣檢驗；提供物資入庫記錄、保管情況說明；負責(zé)退貨物資的清點、包裝、發(fā)運等具體工作，辦理出庫手續(xù)并記錄。4.需求部門（生產(chǎn)部、行政部等）：發(fā)現(xiàn)采購物資問題后及時提出退貨申請，詳細說明問題情況、使用影響及相關(guān)訴求；提供物資使用情況說明和相關(guān)證據(jù)；配合相關(guān)部門核實問題。5.財務(wù)部：負責(zé)審核退貨理賠相關(guān)單據(jù)的合規(guī)性；辦理退貨款項沖銷、理賠款項收取等財務(wù)手續(xù)；參與大額理賠款項的審核確認。6.技術(shù)部：對技術(shù)性較強的采購物資（如生產(chǎn)設(shè)備、專用原料等）提供技術(shù)支持，分析問題產(chǎn)生的技術(shù)原因，提出處理建議。7.法務(wù)部門（或指定專人）：為退貨理賠工作提供法律支持，審核理賠協(xié)議的合法性；處理供應(yīng)商拒不配合等復(fù)雜糾紛，必要時協(xié)助啟動法律程序。8.審計部門：負責(zé)監(jiān)督退貨理賠流程的合規(guī)性、處理結(jié)果的公正性，防范內(nèi)部管理風(fēng)險。第二章退貨條件與申請規(guī)范第五條退貨適用條件

采購物資出現(xiàn)以下情況之一的，可申請退貨：1.質(zhì)量不合格：經(jīng)質(zhì)量部檢驗，物資質(zhì)量不符合國家相關(guān)標準、行業(yè)規(guī)范、公司技術(shù)要求或采購合同約定的；2.規(guī)格不符：物資的型號、規(guī)格、參數(shù)等與采購合同約定或申請要求不一致的；3.數(shù)量差異：實際交付數(shù)量超出采購合同約定數(shù)量，且公司無額外需求的；或交付數(shù)量不足，但無法補足且影響使用的；4.包裝破損：物資包裝嚴重破損導(dǎo)致物資受損、受潮、污染，影響正常使用的；5.逾期交付：供應(yīng)商未按采購合同約定時間交付物資，導(dǎo)致公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃受影響，且無需繼續(xù)接收的；6.其他情況：因供應(yīng)商原因?qū)е挛镔Y無法滿足公司使用需求，且符合采購合同約定退貨條件的。第六條退貨申請要求

1.申請時限：發(fā)現(xiàn)采購物資存在問題后，需求部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出退貨申請（驗收階段發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)在驗收完成后3個工作日內(nèi)；使用過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)在發(fā)現(xiàn)問題后5個工作日內(nèi)），逾期未申請且無合理理由的，視為自動放棄退貨權(quán)利。2.申請內(nèi)容：退貨申請需以書面形式提交，明確包含以下信息：申請部門、申請人、申請日期；采購物資名稱、規(guī)格型號、采購合同編號、供應(yīng)商名稱、入庫日期、使用情況；問題具體描述（如質(zhì)量不合格的具體指標、規(guī)格不符的詳細情況等）；問題發(fā)現(xiàn)過程及相關(guān)證據(jù)（如照片、檢驗記錄等）；退貨數(shù)量、處理訴求（退貨退款、換貨、維修等）；對生產(chǎn)經(jīng)營的影響說明。3.申請?zhí)峤唬和素浬暾埥?jīng)需求部門負責(zé)人審核簽字后，連同相關(guān)證據(jù)材料一并提交至采購部；采用信息化管理的，通過系統(tǒng)提交電子申請并上傳附件。第三章退貨審批與執(zhí)行流程第七條退貨審批流程

1.采購部初審：采購部收到退貨申請后，在1-2個工作日內(nèi)對申請材料的完整性、問題描述的清晰度進行初審，材料不全的通知申請部門補充；2.問題核實：采購部會同質(zhì)量部、倉儲部及需求部門共同核實問題情況，質(zhì)量部出具檢驗報告，倉儲部核實物資庫存及保管情況，形成問題核實意見；3.分級審批：根據(jù)退貨物資的金額、重要程度實行分級審批：小額退貨由采購部負責(zé)人審批；中等金額退貨經(jīng)采購部負責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；大額或重要物資退貨需經(jīng)采購部、財務(wù)部、法務(wù)部門審核后，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批；4.審批反饋：采購部將審批結(jié)果及時反饋給需求部門，審批通過的啟動退貨執(zhí)行流程；審批未通過的，說明理由并提出替代處理方案。第八條退貨執(zhí)行要求

1.溝通確認：采購部在退貨審批通過后，及時與供應(yīng)商溝通，說明退貨原因、數(shù)量及處理要求，征得供應(yīng)商確認（書面或其他可追溯方式）；供應(yīng)商有異議的，提供檢驗報告等相關(guān)證據(jù)進行協(xié)商。2.物資處置：倉儲部接到退貨通知后，對退貨物資進行單獨隔離存放，懸掛"待退貨"標識，防止與合格物資混用；按要求進行清點、包裝，確保物資在退運過程中不再受損。3.發(fā)運交接：倉儲部根據(jù)與供應(yīng)商約定的方式辦理退貨物資發(fā)運手續(xù)，選擇合適的運輸方式，明確運輸責(zé)任；發(fā)貨前與供應(yīng)商確認接收地址、聯(lián)系人等信息，辦理出庫記錄，留存發(fā)貨憑證（如運單、交接單等）；涉及大額或貴重物資的，可要求供應(yīng)商到場清點交接或辦理保價運輸。4.單據(jù)流轉(zhuǎn)：退貨完成后，倉儲部將出庫單、運輸憑證等提交采購部，采購部整理相關(guān)單據(jù)后報送財務(wù)部辦理財務(wù)手續(xù)。第四章理賠處理規(guī)范第九條理賠適用情形

因供應(yīng)商原因?qū)е虏少徫镔Y存在問題，給公司造成以下?lián)p失的，可向供應(yīng)商提出理賠：1.直接經(jīng)濟損失：包括退貨產(chǎn)生的運輸費、包裝費、檢驗費等直接支出；2.生產(chǎn)損失：因物資問題導(dǎo)致生產(chǎn)線停工、生產(chǎn)計劃延誤產(chǎn)生的相關(guān)損失；3.質(zhì)量損失：因使用不合格物資導(dǎo)致公司產(chǎn)品質(zhì)量問題，產(chǎn)生的返工費、報廢費、客戶索賠等損失；4.其他損失：因供應(yīng)商違約行為給公司造成的其他合理損失，且符合采購合同約定或法律規(guī)定的。第十條理賠申請與協(xié)商

1.理賠申請：需求部門在提出退貨申請時，可一并提出理賠訴求，明確損失類型、金額及計算依據(jù)，并提供相關(guān)證明材料（如費用單據(jù)、生產(chǎn)停工記錄等）；2.損失核算：采購部會同財務(wù)部、需求部門對理賠金額進行核算，確保損失計算合理、依據(jù)充分；大額理賠需經(jīng)公司管理層審批確認；3.協(xié)商溝通：采購部將理賠訴求及相關(guān)證據(jù)提交供應(yīng)商，與供應(yīng)商進行協(xié)商，明確理賠方式（如現(xiàn)金賠償、貨款抵扣、物資補償?shù)龋┖吐男衅谙?；協(xié)商過程中做好記錄，重要溝通內(nèi)容形成書面紀要；4.協(xié)議簽訂：雙方協(xié)商一致后，簽訂正式的理賠協(xié)議，明確理賠金額、支付方式、履行期限等關(guān)鍵條款，協(xié)議需經(jīng)法務(wù)部門（或指定專人）審核。第十一條理賠爭議處理

1.若供應(yīng)商對理賠訴求有異議，采購部應(yīng)組織相關(guān)部門提供補充證據(jù)，進一步協(xié)商溝通，力求達成一致；2.協(xié)商無果的，由法務(wù)部門介入，通過發(fā)律師函等方式督促供應(yīng)商配合；3.仍無法解決的，根據(jù)采購合同約定的爭議解決方式處理，必要時啟動仲裁或訴訟程序。第五章特殊情況處理與責(zé)任追究第十二條特殊情況處理

1.已使用部分的物資退貨：對于已部分使用后發(fā)現(xiàn)問題的物資，根據(jù)問題影響范圍和使用情況，與供應(yīng)商協(xié)商部分退貨或折價退貨，明確未使用部分的清點方式和責(zé)任劃分；2.定制化物資退貨：定制化生產(chǎn)的專用物資（如專用模具、定制原料等），因供應(yīng)商原因?qū)е聼o法使用的，優(yōu)先協(xié)商返工整改；無法整改的按合同約定辦理退貨理賠；因公司自身需求變更導(dǎo)致的，不適用本制度退貨條件；3.緊急替代物資：因退貨導(dǎo)致生產(chǎn)經(jīng)營急需的物資短缺時，采購部應(yīng)優(yōu)先組織緊急采購，確保生產(chǎn)經(jīng)營不受重大影響，相關(guān)額外支出可納入理賠范圍。第十三條責(zé)任追究

1.對供應(yīng)商的處理：供應(yīng)商多次提供不合格物資或拒不配合退貨理賠的，將其納入供應(yīng)商黑名單，暫?；蚪K止合作；情節(jié)嚴重的，追究其違約責(zé)任并要求賠償全部損失；2.對內(nèi)部人員的處理：出現(xiàn)以下行為的，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任：未及時發(fā)現(xiàn)采購物資問題導(dǎo)致?lián)p失擴大的；隱瞞問題不報告的；提交虛假退貨理賠信息的；在退貨理賠過程中濫用職權(quán)、謀取私利的；未按規(guī)定流程辦理導(dǎo)致公司損失的；泄露相關(guān)商業(yè)秘密的。責(zé)任追究方式包括通報批評、經(jīng)濟處罰、績效考核扣分、崗位調(diào)整等，情節(jié)嚴重的按公司相關(guān)規(guī)定處理；涉嫌違法的移交司法機關(guān)。第六章記錄管理與監(jiān)督檢查第十四條記錄管理

退貨理賠過程中形成的所有記錄資料（包括退貨申請表、檢驗報告、溝通記錄、理賠協(xié)議、出庫單、運輸憑證、財務(wù)單據(jù)等），由采購部統(tǒng)一收集整理，分類歸檔保存。記錄需完整、清晰、可追溯，保存期限按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，至少保存3年，以備查閱和審計。第十五條監(jiān)督檢查

1.采購部定期對退貨理賠工作進行自查，總結(jié)處理情況，優(yōu)化流程效率；2.審計部門不定期對退貨理賠案例進行抽查，重點檢查流程合規(guī)性、證據(jù)完整性、處理結(jié)果公正性；3.公司管理層定期聽取退貨理賠工作匯報，對存在的問題及時督促整改，確保制度有效執(zhí)行。第七章附則第十六條制度銜接

本制度與公司采購管理制度、原料進場驗收管理制度、財務(wù)管理制度等相關(guān)制度不一致的，以本制度為準；本