項目文檔編寫及提交規(guī)范手冊目錄一、適用范圍與典型應用場景二、文檔編寫全流程操作指南三、常用及填寫說明四、文檔質(zhì)量管控要點與常見問題規(guī)避五、附則一、適用范圍與典型應用場景本規(guī)范手冊適用于公司所有項目的文檔管理工作，覆蓋項目全生命周期各階段的文檔編寫與提交活動。典型應用場景包括：項目啟動階段：需編寫《項目立項申請書》《項目章程》等管理類文檔，明確項目目標、范圍及各方職責；需求分析階段：需輸出《需求規(guī)格說明書》《用戶故事地圖》等需求類文檔，保證業(yè)務需求與技術(shù)實現(xiàn)的一致性；設(shè)計開發(fā)階段：需編制《系統(tǒng)設(shè)計說明書》《數(shù)據(jù)庫設(shè)計文檔》《接口文檔》等技術(shù)類文檔，指導開發(fā)人員規(guī)范實施；測試驗收階段：需形成《測試計劃》《測試報告》《用戶驗收報告》等質(zhì)量類文檔，驗證產(chǎn)品功能與需求的符合性；項目總結(jié)階段：需整理《項目總結(jié)報告》《知識沉淀文檔》等歸檔類文檔，記錄項目經(jīng)驗與教訓。二、文檔編寫全流程操作指南（一）文檔編寫準備明確文檔類型與目標根據(jù)項目當前階段及管理需求，從《公司項目文檔分類清單》中確定需編寫的文檔類型（如管理類、技術(shù)類、交付類），并清晰定義文檔目標（如“明確項目邊界”“指導開發(fā)實施”“通過客戶驗收”）。收集基礎(chǔ)資料整理與文檔編寫相關(guān)的背景信息，包括：項目會議紀要、需求調(diào)研記錄、技術(shù)方案初稿、行業(yè)標準規(guī)范、過往類似項目文檔等，保證內(nèi)容依據(jù)充分。選擇標準模板登錄公司項目管理系統(tǒng)，對應文檔類型的標準模板（如《需求規(guī)格說明書模板V2.0》），若模板未覆蓋特殊場景，可向項目經(jīng)理申請定制模板，并報項目管理辦公室備案。（二）文檔內(nèi)容撰寫結(jié)構(gòu)化框架搭建嚴格按照模板框架組織內(nèi)容，保證章節(jié)完整、邏輯清晰。例如《需求規(guī)格說明書》需包含“引言”“總體描述”“功能需求”“非功能需求”“接口需求”“附錄”等核心章節(jié)，不得隨意增刪章節(jié)。格式規(guī)范統(tǒng)一字體與字號：標題使用黑體（一級標題三號、二級標題四號、三級標題五號），使用宋體五號，中文字體用“宋體”“黑體”，英文字體用“TimesNewRoman”“Arial”；段落與間距：行距1.5倍，段前段后間距0.5行，首行縮進2字符；圖表與編號：圖表需按章節(jié)編號（如圖1-1、表2-3），并在中明確提及（如“如圖1-1所示”），圖表下方需注明圖表名稱及數(shù)據(jù)來源。內(nèi)容準確性要求數(shù)據(jù)、指標需經(jīng)核實，保證與實際情況一致（如“系統(tǒng)響應時間≤2秒”需經(jīng)功能測試驗證）；術(shù)語、定義需統(tǒng)一，避免同一概念使用不同表述（如“用戶端”與“客戶端”需明確為同一術(shù)語）；描述需客觀、具體，避免模糊用語（如“盡快完成”改為“2024年XX月XX日前完成”）。（三）文檔審核修訂審核流程與角色職責自審：文檔編寫人完成初稿后，需對照模板及規(guī)范進行自查，重點檢查內(nèi)容完整性、格式規(guī)范性、數(shù)據(jù)準確性；互審：邀請項目組相關(guān)成員（如開發(fā)人員、測試人員）進行交叉審核，確認技術(shù)實現(xiàn)可行性、需求覆蓋完整性；專審：由技術(shù)負責人、業(yè)務負責人（或客戶代表*）分別從技術(shù)、業(yè)務角度進行專項審核，保證文檔符合專業(yè)要求；終審：項目經(jīng)理*對文檔進行最終審核，確認文檔滿足項目目標及歸檔要求后，簽字批準。修訂與版本管理審核過程中提出的修改意見需記錄在《文檔審核意見表》（見模板3）中，編寫人需逐條修訂并標注修改說明（如“修改：增加登錄失敗重試次數(shù)限制為5次”）；文檔版本號規(guī)則：主版本號（重大修改，如V1.0→V2.0）、次版本號（次要修改，如V1.0→V1.1）、修訂號（錯誤修正，如V1.1→V1.1.1），版本號更新需在文檔首頁醒目位置標注。（四）文檔提交歸檔提交渠道與要求審核通過的文檔需通過公司項目管理系統(tǒng)提交，文件名格式為“【項目編號】-【文檔類型】-【版本號】-【提交日期】”（如“P202405001-需求規(guī)格說明書-V1.0-20240520”）；涉及客戶交付的文檔（如《用戶驗收報告》），需同時提交PDF版（帶電子簽章）及可編輯版，保證客戶可正常查閱及后續(xù)修改。歸檔與權(quán)限管理提交后的文檔由項目管理辦公室*統(tǒng)一歸檔至公司知識庫，按“項目-年份-文檔類型”分類存儲；文檔權(quán)限分為“可查看”“可編輯”“可”三級，根據(jù)角色分配權(quán)限（如開發(fā)團隊可編輯技術(shù)文檔，客戶僅可查看交付文檔），敏感文檔（如核心算法文檔）需設(shè)置“機密”等級，僅限授權(quán)人員訪問。三、常用及填寫說明模板1：《需求規(guī)格說明書》核心章節(jié)填寫說明章節(jié)編號章節(jié)名稱內(nèi)容要點填寫說明示例1.1項目背景項目發(fā)起原因、目標用戶、業(yè)務痛點結(jié)合項目立項書及需求調(diào)研記錄，說明項目解決的核心問題“為解決XX部門人工統(tǒng)計效率低（日均耗時4小時）問題，開發(fā)自動化統(tǒng)計系統(tǒng)”2.3功能需求功能模塊描述、輸入/輸出、業(yè)務流程按模塊劃分，用“用戶-操作-系統(tǒng)響應”結(jié)構(gòu)描述，避免技術(shù)實現(xiàn)細節(jié)“用戶登錄：輸入用戶名、密碼→系統(tǒng)驗證→驗證成功跳轉(zhuǎn)至首頁，失敗提示‘用戶名或密碼錯誤’”3.2非功能需求-功能響應時間、并發(fā)用戶數(shù)、數(shù)據(jù)處理能力指標需可量化，并說明測試環(huán)境及驗收標準“系統(tǒng)首頁加載時間≤2秒（100M帶寬環(huán)境下），支持500并發(fā)用戶訪問”4.1接口需求接口類型（RESTful/API）、請求/響應參數(shù)、調(diào)用頻率明確接口提供方與調(diào)用方，參數(shù)需說明數(shù)據(jù)類型及是否必填“用戶信息查詢接口：GET/api/users/{id}，參數(shù)id為Long類型，必填，返回JSON格式用戶數(shù)據(jù)”模板2：《文檔審核意見表》審核環(huán)節(jié)審核人審核日期意見內(nèi)容修訂狀態(tài)（□已修訂□未修訂）修訂說明互審開發(fā)人員*2024-05-18“3.2章節(jié)未明確并發(fā)用戶數(shù)的測試工具，建議補充使用JMeter進行壓測”□已修訂“修改：增加‘測試工具：JMeter’”專審業(yè)務負責人*2024-05-19“2.3功能需求中‘數(shù)據(jù)導出’未包含導出格式要求，需補充Excel、PDF兩種格式”□已修訂“修改：在‘數(shù)據(jù)導出’功能中增加‘支持Excel（.xlsx）、PDF（.pdf）格式導出’”模板3：《文檔提交信息表》項目編號文檔名稱版本號提交人提交日期文檔類型關(guān)聯(lián)需求編號審核人簽字歸檔狀態(tài)（□已歸檔□未歸檔）P202405001需求規(guī)格說明書V1.0需求分析師*2024-05-20需求類REQ-001~REQ-015項目經(jīng)理、技術(shù)負責人□已歸檔四、文檔質(zhì)量管控要點與常見問題規(guī)避（一）內(nèi)容完整性管控檢查清單：文檔編寫完成后，對照《XX文檔完整性檢查表》（如需求文檔需檢查“是否覆蓋所有用戶角色”“是否定義異常場景”）逐項核對；常見問題：遺漏關(guān)鍵章節(jié)（如《測試報告》未包含“缺陷統(tǒng)計與分析”）、需求描述不完整（如“用戶注冊”未說明密碼復雜度要求）；規(guī)避措施：模板中設(shè)置“必填項”標記（用*號標注），未填寫完整時系統(tǒng)無法提交。（二）格式規(guī)范性管控自動化校驗：使用公司文檔校驗工具（如Word插件）檢查字體、段落、編號等格式，不符合要求時自動提示；常見問題：圖表未編號、字體不統(tǒng)一、頁眉頁腳缺失（如未添加“公司保密”標識）；規(guī)避措施：制定《文檔格式規(guī)范細則》，在項目啟動階段組織專題培訓，保證全員掌握。（三）版本與權(quán)限管理版本追溯：文檔每次修訂需保留修改記錄，系統(tǒng)自動記錄“修改人-修改時間-修改內(nèi)容”，保證版本可追溯；常見問題：版本號混亂（如直接修改為V3.0但未記錄V2.0的修改內(nèi)容）、權(quán)限設(shè)置錯誤（如客戶可編輯內(nèi)部文檔）；規(guī)避措施：強制執(zhí)行版本號規(guī)則，權(quán)限分配需經(jīng)項目經(jīng)理及信息安全負責人雙重審批。（四）保密與合規(guī)管理密級劃分：根據(jù)文檔敏感度劃分“公開”“內(nèi)部”“秘密”“機密”四個密級，不同密級文檔采用不同的存儲及傳輸方式（如“機密”文檔需加密存儲并通過內(nèi)部安全通道傳輸）；常見問題：將客戶未公開的需求文檔設(shè)置為“公開”密級、在文檔中泄露公司核心