供應(yīng)鏈采購流程合規(guī)性審核工具一、適用場景與背景在企業(yè)經(jīng)營活動中，采購流程的合規(guī)性直接影響成本控制、風(fēng)險防范及企業(yè)聲譽。本工具適用于以下場景：常規(guī)采購合規(guī)審查：對月度/季度采購訂單、合同執(zhí)行全流程進行合規(guī)性抽查，保證采購行為符合企業(yè)內(nèi)控制度及外部監(jiān)管要求。新供應(yīng)商引入審核：對首次合作的供應(yīng)商進行資質(zhì)、背景及合作條款合規(guī)性評估，從源頭把控風(fēng)險。大額/專項采購專項檢查：針對單筆采購金額超過閾值（如人民幣50萬元）或涉及重要物資/服務(wù)的采購項目，開展深度合規(guī)性核查。監(jiān)管應(yīng)對與整改：應(yīng)對外部審計、紀檢監(jiān)察部門檢查時，快速梳理采購流程合規(guī)性，定位問題并推動整改。年度合規(guī)性復(fù)盤：結(jié)合全年采購數(shù)據(jù)，系統(tǒng)性分析流程漏洞，優(yōu)化采購管理制度。二、詳細操作流程指南（一）審核準備階段明確審核范圍與目標(biāo)根據(jù)審核類型（常規(guī)/專項/整改），確定審核的時間段（如2024年Q1采購項目）、涉及的采購部門（如生產(chǎn)采購部、行政采購部）、供應(yīng)商范圍（如所有合作供應(yīng)商或特定品類供應(yīng)商）。設(shè)定審核目標(biāo)，例如“檢查采購合同條款是否符合《中華人民共和國民法典》及企業(yè)《合同管理辦法》”“評估供應(yīng)商資質(zhì)是否持續(xù)有效”等。收集基礎(chǔ)資料采購類資料：采購申請單、詢價比價記錄、招標(biāo)文件（若有）、中標(biāo)通知書、采購合同、訂單執(zhí)行記錄、驗收單、發(fā)票及付款憑證。供應(yīng)商類資料：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證）、資質(zhì)認證證書（如ISO9001、ISO14001）、過往合作評價報告、供應(yīng)商承諾函（如廉潔承諾、質(zhì)量承諾）。制度類資料：企業(yè)《采購管理辦法》《供應(yīng)商準入與評價制度》《合同審批流程》《費用報銷制度》及國家相關(guān)法律法規(guī)（如《中華人民共和國采購法》《反不正當(dāng)競爭法》）。組建審核小組核心成員：采購部門代表（如采購經(jīng)理）、法務(wù)專員、財務(wù)專員、內(nèi)控審計專員，必要時邀請業(yè)務(wù)部門（如生產(chǎn)部、倉儲部）負責(zé)人參與。明確分工：采購負責(zé)人提供流程說明，法務(wù)審核合同條款，財務(wù)核查資金支付合規(guī)性，內(nèi)審全程監(jiān)督并記錄問題。（二）執(zhí)行審核階段1.供應(yīng)商資質(zhì)與背景合規(guī)性審核審核要點：資質(zhì)有效性：營業(yè)執(zhí)照、許可證等證照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋采購標(biāo)的物（如采購“醫(yī)療器械”需核查《醫(yī)療器械經(jīng)營許可證》）。資質(zhì)真實性：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核驗證照信息（禁止使用非官方渠道，避免信息泄露），防止偽造資質(zhì)。準入合規(guī)性：供應(yīng)商是否通過企業(yè)供應(yīng)商準入評審，是否在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)；新供應(yīng)商是否完成現(xiàn)場考察（如生產(chǎn)場地、倉儲條件）并提交考察報告。關(guān)聯(lián)關(guān)系排查：供應(yīng)商與企業(yè)或關(guān)鍵崗位人員是否存在關(guān)聯(lián)關(guān)系（如親屬持股、同一實際控制人），需核查《供應(yīng)商關(guān)聯(lián)關(guān)系聲明》，防范利益輸送。輸出結(jié)果：填寫《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》，標(biāo)注“通過/不通過/需補充材料”，對不通過項記錄具體原因（如“營業(yè)執(zhí)照有效期至2024年6月，已過期”）。2.采購流程合規(guī)性審核審核要點：需求提報：采購申請單是否由需求部門負責(zé)人簽字確認，是否明確采購數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算及用途，是否存在“無計劃采購”或“超預(yù)算采購”。供應(yīng)商選擇：日常采購：是否執(zhí)行“貨比三家”原則，詢價比價記錄是否包含至少3家供應(yīng)商報價，價格是否偏離市場均價（可通過歷史采購數(shù)據(jù)或第三方平臺參考價對比）；招標(biāo)采購：是否遵守《招標(biāo)投標(biāo)法》，招標(biāo)過程是否公開透明（如發(fā)布招標(biāo)公告、組建評標(biāo)委員會），中標(biāo)結(jié)果是否基于評標(biāo)報告確定。合同簽訂：合同條款是否完整（標(biāo)的、數(shù)量、價款、質(zhì)量、履行期限、違約責(zé)任等），是否經(jīng)法務(wù)部門審核通過，合同簽訂人是否獲得企業(yè)授權(quán)（核查授權(quán)委托書）。履約驗收：驗收是否由需求部門、采購部門、倉儲部門共同參與，驗收單是否注明“合格/不合格”，不合格品是否有退換貨記錄；資金支付：發(fā)票是否與合同、訂單、驗收單信息一致（“四單匹配”），付款審批流程是否符合企業(yè)規(guī)定（如大額支付是否需總經(jīng)理*審批），是否存在“預(yù)付超比例”或“違規(guī)墊款”。輸出結(jié)果：繪制采購流程節(jié)點圖，標(biāo)注合規(guī)/風(fēng)險節(jié)點，對流程缺陷（如“驗收單無需求部門簽字”）拍照或截圖留證。3.合同條款合規(guī)性深度審核審核要點：主體條款：合同雙方名稱、地址、法定代表人信息是否與證照一致，避免“主體不適格”風(fēng)險。質(zhì)量條款：質(zhì)量標(biāo)準是否明確（如“符合國家GB/T19001-2016標(biāo)準”），驗收方法、異議期是否約定（如“收貨后15日內(nèi)提出異議”）。履約條款：交貨地點、時間、方式是否具體（如“2024年X月X日前送至倉庫，運費由供方承擔(dān)”），違約責(zé)任是否對等（如“供方逾期交貨按日支付合同總額0.05%違約金，需方逾期付款承擔(dān)同等責(zé)任”）。知識產(chǎn)權(quán)與保密條款：是否約定采購標(biāo)的物涉及的知識產(chǎn)權(quán)歸屬，保密義務(wù)是否覆蓋合同內(nèi)容及合作信息（如“保密期限至合作結(jié)束后3年”）。爭議解決方式：爭議解決機構(gòu)是否明確（如“提交仲裁委員會仲裁”或“向合同簽訂地人民法院起訴”），避免約定“由一方所在地法院管轄”的顯失公平條款。輸出結(jié)果：出具《合同合規(guī)性審核意見書》，對高風(fēng)險條款（如“違約責(zé)任不對等，需修改”）標(biāo)注修改建議，并由法務(wù)專員簽字確認。（三）結(jié)果輸出與整改跟蹤階段編制合規(guī)性審核報告報告結(jié)構(gòu)：審核背景與范圍、審核方法（如資料審查、抽樣檢查、現(xiàn)場訪談）、審核發(fā)覺（合規(guī)亮點與問題清單）、風(fēng)險等級評估（高/中/低）、整改建議與責(zé)任部門、后續(xù)跟蹤計劃。問題清單分類：嚴重問題（高風(fēng)險）：如“未招標(biāo)簽訂采購合同”“與無資質(zhì)供應(yīng)商合作”“資金支付未完成四單匹配”；一般問題（中風(fēng)險）：如“合同條款未經(jīng)法務(wù)審核”“驗收記錄不完整”；建議改進項（低風(fēng)險）：如“詢價比價記錄未注明比價渠道”“供應(yīng)商檔案更新不及時”。召開審核結(jié)果溝通會參會人員：采購部門、需求部門、法務(wù)、財務(wù)、內(nèi)審負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)*。內(nèi)容：通報審核結(jié)果，重點解讀嚴重問題及整改要求，聽取相關(guān)部門意見，確認整改責(zé)任人與完成時限（如“采購部需在5個工作日內(nèi)完成無資質(zhì)供應(yīng)商清退，內(nèi)審部在10個工作日復(fù)查”）。跟蹤整改落實整改要求：責(zé)任部門需提交《整改報告》，說明問題原因、整改措施、完成情況及佐證材料（如“補充簽訂法務(wù)審核合同、更新供應(yīng)商資質(zhì)檔案”）。復(fù)核驗證：內(nèi)審小組在整改期限后3個工作日內(nèi)，對整改結(jié)果進行復(fù)查，確認問題關(guān)閉后，在《整改跟蹤表》簽字存檔。三、核心審核工具表單（一）供應(yīng)商資質(zhì)審核表審核項目審核標(biāo)準審核結(jié)果（√/×）問題描述/佐證材料營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍涵蓋采購標(biāo)的物行業(yè)許可證如需，需在有效期內(nèi)且與業(yè)務(wù)匹配資質(zhì)認證證書ISO9001等證書在有效期內(nèi)供應(yīng)商關(guān)聯(lián)關(guān)系無未披露關(guān)聯(lián)關(guān)系過往合作評價無重大質(zhì)量/履約問題記錄審核人：_________日期：_________復(fù)核人：_________（二）采購合同合規(guī)性檢查表合同條款審核要點合規(guī)性（合規(guī)/不合規(guī)/需修改）風(fēng)險等級（高/中/低）主體信息雙方名稱、法定代表人與證照一致質(zhì)量標(biāo)準明確國家標(biāo)準/行業(yè)標(biāo)準或具體參數(shù)履約期限交貨時間、地點具體可執(zhí)行違約責(zé)任雙方責(zé)任對等，計算方式明確爭議解決機構(gòu)/地點明確，無排他性條款審核人：_________日期：_________法務(wù)意見：_________（三）采購流程合規(guī)性核查表流程節(jié)點審核標(biāo)準執(zhí)行情況（是/否/部分）問題說明采購申請需求部門簽字確認，預(yù)算匹配供應(yīng)商選擇貨比三家/招標(biāo)流程合規(guī)合同簽訂法務(wù)審核，授權(quán)委托書齊全貨物驗收多部門參與，驗收單完整資金支付四單匹配，審批流程合規(guī)審核小組：_________日期：_________抽樣數(shù)量：_________四、使用關(guān)鍵提示與風(fēng)險規(guī)避審核時效性：常規(guī)采購建議在月度結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成審核，專項采購需在項目結(jié)束后3個工作日內(nèi)啟動審核，避免問題滯后發(fā)酵。資料完整性：若關(guān)鍵資料缺失（如未提供供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照），應(yīng)要求采購部門限期補充，補充前暫停對應(yīng)供應(yīng)商的采購合作（涉及生產(chǎn)緊急采購的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*特批并記錄原因）。風(fēng)險等級動態(tài)調(diào)整：對“重復(fù)出現(xiàn)的問題”（如“驗收單簽字不全”）應(yīng)升級風(fēng)險等級，推動采購部門優(yōu)化流程（如引入電子驗收系統(tǒng)，設(shè)置必填項校驗）。溝通與培訓(xùn)：審核中發(fā)覺流程理解偏差（如“采購部門認為小額采購無需比價”），需組織相關(guān)部門培訓(xùn)，解讀《采購管理辦法》具體條款，避免“無意違規(guī)”。保密要求：審核過程中獲取的供應(yīng)商信息、合同條款等敏感數(shù)