行政機(jī)關(guān)檔案管理制度行政機(jī)關(guān)檔案承載著政策執(zhí)行、政務(wù)運(yùn)行、公共服務(wù)的關(guān)鍵信息，是歷史沿革的鮮活見證、決策治理的重要依據(jù)?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理制度，既是依法行政的基礎(chǔ)保障，也是提升治理效能、傳承行政文化的核心支撐。結(jié)合行政機(jī)關(guān)工作實(shí)際，現(xiàn)構(gòu)建涵蓋全流程、全要素的檔案管理制度，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的安全保管、高效利用與規(guī)范傳承。一、管理職責(zé)體系檔案管理需明確“部門協(xié)同、責(zé)任到人”的職責(zé)分工，形成閉環(huán)管理機(jī)制：（一）檔案管理部門職責(zé)檔案管理部門（如辦公室或?qū)Ｂ殭n案機(jī)構(gòu)）統(tǒng)籌全局檔案工作，負(fù)責(zé)制度制定與修訂、業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)、檔案資源整合與開發(fā)；牽頭開展檔案安全檢查、鑒定銷毀等專項(xiàng)工作，對(duì)接上級(jí)檔案主管部門的監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理與機(jī)關(guān)治理同頻共振。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門為檔案形成的責(zé)任主體，需指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、初審與移交，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)完備；在業(yè)務(wù)活動(dòng)中同步開展檔案整理，配合檔案管理部門完成歸檔、利用及專項(xiàng)檢查工作，實(shí)現(xiàn)“業(yè)務(wù)開展到哪里，檔案管理就延伸到哪里”。（三）檔案管理人員職責(zé)專（兼）職檔案員需熟悉檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔要求，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；定期參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升數(shù)字化管理、保密防護(hù)等技能，及時(shí)反饋檔案管理中的問題與建議，成為檔案“全生命周期”的守護(hù)者。二、歸檔范圍與分類行政機(jī)關(guān)檔案以“來源可靠、內(nèi)容相關(guān)、價(jià)值突出”為歸檔原則，涵蓋以下類別（結(jié)合職能動(dòng)態(tài)調(diào)整）：（一）文書檔案包括機(jī)關(guān)制發(fā)的命令、決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等公文（含電子公文），上級(jí)來文及批示，人大政協(xié)提案及答復(fù)，會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、年度總結(jié)與計(jì)劃，干部任免、考核、培訓(xùn)材料，以及涉及行政管理、公共服務(wù)的合同協(xié)議、調(diào)研成果等，全面反映機(jī)關(guān)政務(wù)運(yùn)行軌跡。（二）業(yè)務(wù)檔案根據(jù)機(jī)關(guān)職能形成的專項(xiàng)檔案，如行政審批案卷、執(zhí)法檢查記錄、信訪處理臺(tái)賬、公共服務(wù)事項(xiàng)登記（如社保、民政業(yè)務(wù)檔案）、項(xiàng)目管理文檔（如招投標(biāo)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）等，需按業(yè)務(wù)流程或項(xiàng)目周期整理歸檔，確保業(yè)務(wù)鏈條可追溯。（三）科技檔案涉及機(jī)關(guān)基建工程（如辦公樓建設(shè)、修繕圖紙）、設(shè)備儀器（如辦公系統(tǒng)、專用設(shè)備的技術(shù)說明書、維修記錄）的設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、驗(yàn)收材料，需按項(xiàng)目或設(shè)備編號(hào)組卷，為設(shè)施運(yùn)維、改造提供技術(shù)支撐。（四）聲像檔案重要會(huì)議、活動(dòng)的照片（含數(shù)碼照片及元數(shù)據(jù)）、視頻錄像，領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、對(duì)外交流的影像資料，需標(biāo)注時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物等要素，配套文字說明一并歸檔，生動(dòng)還原歷史場(chǎng)景。（五）電子檔案通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件（如PDF、XML格式公文，數(shù)據(jù)庫備份文件），需符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，確保元數(shù)據(jù)完整、可讀性長(zhǎng)期有效，實(shí)現(xiàn)“電子文件即電子檔案”的一體化管理。三、檔案整理與編目檔案整理遵循“分類—組卷—編號(hào)—編目”的流程，確保檢索便捷、管理規(guī)范：（一）收集與初審業(yè)務(wù)部門在文件材料形成后1個(gè)月內(nèi)完成收集，兼職檔案員對(duì)材料的完整性（如簽字、蓋章、附件齊全）、準(zhǔn)確性（內(nèi)容與業(yè)務(wù)活動(dòng)一致）進(jìn)行初審，涉密文件單獨(dú)標(biāo)識(shí)并登記，從源頭把控檔案質(zhì)量。（二）分類與組卷按“年度—門類—保管期限”分類（如2023年—文書檔案—永久），同一事由或項(xiàng)目的文件材料組為一卷（或一件），卷內(nèi)文件按時(shí)間或重要程度排序，剔除重復(fù)、失效材料，實(shí)現(xiàn)“一類一檔、一卷一事”。（三）編號(hào)與裝訂采用“全宗號(hào)—年度—門類—案卷號(hào)（或件號(hào)）”的編號(hào)規(guī)則，紙質(zhì)檔案以卷（件）為單位裝訂，破損文件需修復(fù)后裝訂；電子檔案按存儲(chǔ)路徑與元數(shù)據(jù)編號(hào)，確保與紙質(zhì)檔案“一一對(duì)應(yīng)、雙向檢索”。（四）編目與著錄編制案卷目錄（或文件目錄），著錄項(xiàng)包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)（或字節(jié)數(shù)）、保管期限、密級(jí)等，電子目錄需與紙質(zhì)目錄同步更新，支持全文檢索的數(shù)字化檔案需標(biāo)注關(guān)鍵詞，提升利用效率。四、保管與利用規(guī)范檔案保管需兼顧“安全防護(hù)”與“高效利用”，實(shí)現(xiàn)從“藏起來”到“用起來”的轉(zhuǎn)變：（一）保管條件檔案庫房需符合“八防”要求（防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫、防塵、防磁），配備恒溫恒濕設(shè)備、消防設(shè)施、監(jiān)控系統(tǒng)；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，定期備份（異地備份），采用加密技術(shù)防護(hù)，筑牢安全防線。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、定期（如30年、10年，具體按《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行，涉密檔案保管期限從其密級(jí)規(guī)定）。定期檔案到期前6個(gè)月，由檔案管理部門牽頭組織鑒定，避免“重保管、輕鑒定”。（三）利用流程1.內(nèi)部利用：工作人員憑有效證件（或?qū)徟鷨危┎殚啓n案，填寫《檔案利用登記表》，如需復(fù)制，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，涉密檔案復(fù)制需額外履行保密審批手續(xù)，確?！鞍葱杼峁⑷塘艉邸?。2.外部利用：公民、法人需查閱非涉密檔案，需持單位介紹信或有效證件，說明利用目的，經(jīng)檔案管理部門審核后提供查閱，原則上不提供原件，可出具證明或復(fù)制件（加蓋檔案專用章），兼顧公共服務(wù)與風(fēng)險(xiǎn)防控。3.數(shù)字化利用：已數(shù)字化的檔案通過內(nèi)部局域網(wǎng)或?qū)Ｓ闷脚_(tái)提供在線查閱，設(shè)置訪問權(quán)限，確保信息安全的同時(shí)，讓檔案“觸手可及”。五、安全與保密管理檔案安全是底線，保密管理是紅線，需構(gòu)建“人防+技防+制度防”的立體防護(hù)體系：（一）涉密檔案管理涉密檔案（含紙質(zhì)、電子）實(shí)行“雙人雙鎖”保管，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，僅限在指定場(chǎng)所查閱，嚴(yán)禁攜帶出機(jī)關(guān)；電子涉密檔案存儲(chǔ)于涉密計(jì)算機(jī)或加密存儲(chǔ)設(shè)備，嚴(yán)禁接入互聯(lián)網(wǎng)，從物理和技術(shù)層面筑牢保密防線。（二）安全防護(hù)措施定期開展檔案安全檢查（每季度不少于1次），檢查內(nèi)容包括庫房環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行、檔案完好性；制定應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處置流程（如檔案搶救、數(shù)據(jù)恢復(fù)），提升風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力。（三）人員保密要求檔案管理人員需簽訂保密責(zé)任書，離職時(shí)履行檔案交接與保密脫密手續(xù)；嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容，對(duì)違規(guī)查閱、復(fù)制、傳播檔案的行為，依法依規(guī)追究責(zé)任，讓保密意識(shí)“內(nèi)化于心、外化于行”。六、鑒定與銷毀流程檔案鑒定銷毀是“去偽存真、去粗取精”的過程，需嚴(yán)格規(guī)范、全程留痕：（一）鑒定小組組成由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法律顧問（或紀(jì)檢人員）組成鑒定小組，負(fù)責(zé)定期檔案的價(jià)值鑒定，提出銷毀或延長(zhǎng)保管期限的建議，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）鑒定與審批鑒定小組每5年（或按保管期限到期前）對(duì)定期檔案進(jìn)行鑒定，形成《檔案鑒定意見書》，列明需銷毀的檔案清單，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)檔案主管部門備案（涉密檔案銷毀需報(bào)保密部門審批），杜絕“隨意銷毀、違規(guī)留存”。（三）銷毀實(shí)施銷毀檔案需在指定場(chǎng)所進(jìn)行，紙質(zhì)檔案采用碎紙或焚毀方式，電子檔案徹底刪除并銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)，由2名以上監(jiān)銷人全程監(jiān)督，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》并簽字存檔，確保“銷毀有據(jù)、責(zé)任可溯”。七、監(jiān)督與考核機(jī)制制度的生命力在于執(zhí)行，需通過監(jiān)督考核推動(dòng)責(zé)任落地：（一）內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門每半年開展一次自查，檢查歸檔率（要求≥98%）、完整率（要求≥95%）、利用效率（響應(yīng)時(shí)間≤2個(gè)工作日）等指標(biāo)；每年組織一次專項(xiàng)檢查，通報(bào)問題并限期整改，形成“以查促改、以改促優(yōu)”的良性循環(huán)。（二）考核與獎(jiǎng)懲將檔案管理工作納入部門績(jī)效考核，對(duì)歸檔及時(shí)、管理規(guī)范、利用成效突出的部門和個(gè)人予以表彰；對(duì)歸檔拖延、檔案損毀、泄密的責(zé)任主體，視情節(jié)給予批評(píng)教育、績(jī)效扣分，直至黨紀(jì)政紀(jì)處分，讓“干好干壞不一樣”成為鮮明導(dǎo)向。