2026年金屬冶煉公司智能會(huì)議室預(yù)約調(diào)度管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司智能會(huì)議室的預(yù)約、使用、調(diào)度及管理工作，優(yōu)化會(huì)議室資源配置，提高使用效率，保障各類會(huì)議（包括生產(chǎn)調(diào)度、技術(shù)研討、項(xiàng)目評(píng)審、商務(wù)洽談等）有序開(kāi)展，維護(hù)會(huì)議室環(huán)境整潔及智能設(shè)備正常運(yùn)行，結(jié)合金屬冶煉公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)及辦公實(shí)際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有智能會(huì)議室（配備智能預(yù)約系統(tǒng)、音視頻設(shè)備、投屏設(shè)備、會(huì)議記錄等智能辦公設(shè)施的會(huì)議室）的預(yù)約、使用、調(diào)度、設(shè)備維護(hù)、安全管理等全流程活動(dòng)，涉及公司各部門(mén)及所有使用智能會(huì)議室的員工、外來(lái)參會(huì)人員。第三條核心原則先約先用原則：智能會(huì)議室使用實(shí)行提前預(yù)約制度，按預(yù)約時(shí)間順序安排使用，未預(yù)約不得擅自占用。資源共享原則：會(huì)議室為公司公共資源，各部門(mén)公平使用，優(yōu)先保障重要會(huì)議、緊急會(huì)議及多人會(huì)議需求。規(guī)范使用原則：使用者需嚴(yán)格遵守會(huì)議室使用規(guī)范，愛(ài)護(hù)智能設(shè)備及公共設(shè)施，保持環(huán)境整潔。高效調(diào)度原則：行政部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室統(tǒng)一調(diào)度，遇資源沖突時(shí)優(yōu)先保障核心業(yè)務(wù)會(huì)議，確保資源利用最大化。第四條智能會(huì)議室定義與分類本制度所稱智能會(huì)議室，是指配備智能預(yù)約終端、高清音視頻會(huì)議系統(tǒng)、無(wú)線投屏設(shè)備、智能照明/空調(diào)控制系統(tǒng)、電子白板等智能設(shè)施，可滿足遠(yuǎn)程會(huì)議、多人研討、高清演示等多樣化會(huì)議需求的專用辦公場(chǎng)所。按容納人數(shù)及功能分為：大型智能會(huì)議室（可容納30人以上，適配大型會(huì)議、培訓(xùn)、商務(wù)接待等）；中型智能會(huì)議室（可容納15-30人，適配部門(mén)會(huì)議、項(xiàng)目評(píng)審、遠(yuǎn)程協(xié)作等）；小型智能會(huì)議室（可容納15人以下，適配小組討論、小型洽談、緊急溝通等）。第二章組織架構(gòu)與責(zé)任分工第五條組織架構(gòu)公司智能會(huì)議室管理工作由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，成立專項(xiàng)管理小組，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括信息技術(shù)部門(mén)、后勤保障部門(mén)及各部門(mén)行政聯(lián)絡(luò)人。管理小組統(tǒng)籌制度修訂、會(huì)議室調(diào)度協(xié)調(diào)、設(shè)備維護(hù)監(jiān)督、使用情況檢查等工作。第六條部門(mén)及崗位職責(zé)1.行政部門(mén)：制定智能會(huì)議室使用細(xì)則；維護(hù)智能預(yù)約系統(tǒng)正常運(yùn)行；負(fù)責(zé)會(huì)議室預(yù)約審核、調(diào)度協(xié)調(diào)；組織會(huì)議室環(huán)境維護(hù)及衛(wèi)生清潔；監(jiān)督制度執(zhí)行情況；處理使用過(guò)程中的投訴及問(wèn)題。2.信息技術(shù)部門(mén)：負(fù)責(zé)智能會(huì)議室設(shè)備（音視頻系統(tǒng)、投屏設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等）的日常維護(hù)、故障維修及升級(jí)改造；提供會(huì)議技術(shù)支持；定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢測(cè)調(diào)試，確保設(shè)備正常使用；指導(dǎo)員工正確操作智能設(shè)備。3.后勤保障部門(mén)：負(fù)責(zé)會(huì)議室清潔消毒、物資補(bǔ)充（如飲用水、紙筆等）；維護(hù)會(huì)議室基礎(chǔ)設(shè)施（桌椅、照明、空調(diào)等）；配合行政部門(mén)做好會(huì)議室環(huán)境管理。4.各部門(mén)：指定行政聯(lián)絡(luò)人協(xié)助對(duì)接會(huì)議室預(yù)約事宜；教育本部門(mén)員工遵守會(huì)議室使用規(guī)范；督促參會(huì)人員愛(ài)護(hù)設(shè)備、保持環(huán)境整潔；及時(shí)反饋使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。5.會(huì)議發(fā)起人職責(zé)：提前辦理預(yù)約手續(xù)，準(zhǔn)確填報(bào)會(huì)議信息；組織參會(huì)人員有序使用會(huì)議室；會(huì)議結(jié)束后督促整理現(xiàn)場(chǎng)、關(guān)閉設(shè)備；對(duì)會(huì)議期間的設(shè)備使用安全及環(huán)境維護(hù)負(fù)責(zé)。第三章預(yù)約管理規(guī)則第七條預(yù)約渠道與時(shí)間智能會(huì)議室預(yù)約統(tǒng)一通過(guò)公司指定的智能預(yù)約系統(tǒng)（線上平臺(tái)或線下終端）辦理，不接受口頭預(yù)約。預(yù)約需提前發(fā)起，普通會(huì)議至少提前1個(gè)工作日預(yù)約，大型會(huì)議、重要會(huì)議至少提前3個(gè)工作日預(yù)約，緊急會(huì)議（如突發(fā)事件處置、緊急調(diào)度等）可臨時(shí)預(yù)約，由行政部門(mén)優(yōu)先協(xié)調(diào)。單次會(huì)議預(yù)約時(shí)長(zhǎng)原則上不超過(guò)4小時(shí)，確需延長(zhǎng)的需額外申請(qǐng)并說(shuō)明理由，行政部門(mén)根據(jù)資源情況統(tǒng)籌安排。同一部門(mén)每周預(yù)約大型會(huì)議室不得超過(guò)2次，保障其他部門(mén)使用權(quán)益。第八條預(yù)約信息填報(bào)預(yù)約時(shí)需準(zhǔn)確填報(bào)以下信息：會(huì)議名稱、會(huì)議類型（工作會(huì)議、技術(shù)研討、培訓(xùn)等）、參會(huì)人數(shù)、預(yù)約使用時(shí)間段、會(huì)議室類型需求、是否需要遠(yuǎn)程會(huì)議功能、是否需提供額外物資等。填報(bào)信息需真實(shí)準(zhǔn)確，參會(huì)人數(shù)應(yīng)與所選會(huì)議室容納人數(shù)匹配，避免資源浪費(fèi)或無(wú)法滿足使用需求。涉及外部人員參會(huì)的，需注明外來(lái)人員數(shù)量及身份，便于行政部門(mén)做好接待協(xié)調(diào)。第九條預(yù)約審核與變更行政部門(mén)收到預(yù)約申請(qǐng)后，在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，審核通過(guò)后預(yù)約系統(tǒng)自動(dòng)確認(rèn)并鎖定使用時(shí)段；審核未通過(guò)的，將說(shuō)明原因并協(xié)助調(diào)整預(yù)約方案。已預(yù)約的會(huì)議室需變更時(shí)間、地點(diǎn)或取消預(yù)約的，會(huì)議發(fā)起人應(yīng)至少提前2小時(shí)在預(yù)約系統(tǒng)操作，未及時(shí)取消且未使用的，視為浪費(fèi)資源，累計(jì)3次以上將限制后續(xù)預(yù)約權(quán)限。因特殊情況無(wú)法按時(shí)發(fā)起會(huì)議的，需及時(shí)告知行政部門(mén)釋放資源。第四章使用與調(diào)度規(guī)范第十條會(huì)議期間使用要求參會(huì)人員需在預(yù)約時(shí)段內(nèi)進(jìn)入會(huì)議室，不得提前占用或超時(shí)使用。進(jìn)入會(huì)議室后，按操作指引正確使用智能設(shè)備，不熟悉操作的可聯(lián)系信息技術(shù)部門(mén)提供支持，嚴(yán)禁違規(guī)操作或強(qiáng)行拆卸設(shè)備。會(huì)議期間保持安靜，不大聲喧嘩；愛(ài)護(hù)室內(nèi)設(shè)施，不隨意刻畫(huà)、挪動(dòng)桌椅；禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食、亂扔雜物；涉密會(huì)議需遵守公司保密規(guī)定，不隨意拍攝涉密內(nèi)容、不泄露會(huì)議機(jī)密。第十一條調(diào)度協(xié)調(diào)規(guī)則遇會(huì)議室資源沖突時(shí)，行政部門(mén)按以下優(yōu)先級(jí)調(diào)度：公司級(jí)重要會(huì)議、對(duì)外商務(wù)會(huì)議優(yōu)先；緊急會(huì)議優(yōu)先于普通會(huì)議；多人會(huì)議優(yōu)先于小型會(huì)議；已提前預(yù)約且審核通過(guò)的會(huì)議優(yōu)先。因公司重大活動(dòng)、突發(fā)事件等需要臨時(shí)占用已預(yù)約會(huì)議室的，行政部門(mén)需提前1個(gè)工作日通知原預(yù)約部門(mén)，協(xié)商調(diào)整使用時(shí)間或提供替代方案，確保業(yè)務(wù)不受影響。第十二條會(huì)議結(jié)束后管理會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員需在15分鐘內(nèi)完成現(xiàn)場(chǎng)整理：將桌椅擺放整齊，清理垃圾雜物；關(guān)閉音視頻設(shè)備、投屏設(shè)備、照明、空調(diào)等所有用電設(shè)施；將會(huì)議資料、個(gè)人物品全部帶走，確保會(huì)議室恢復(fù)整潔狀態(tài)。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障、損壞或物資短缺的，需及時(shí)通過(guò)預(yù)約系統(tǒng)或聯(lián)系行政部門(mén)反饋，便于及時(shí)維修補(bǔ)充。行政部門(mén)定期對(duì)會(huì)議室使用后的狀態(tài)進(jìn)行檢查，對(duì)未按要求整理的情況進(jìn)行登記并通報(bào)相關(guān)部門(mén)。第五章設(shè)備維護(hù)與安全管理第十三條設(shè)備日常維護(hù)信息技術(shù)部門(mén)建立智能設(shè)備維護(hù)臺(tái)賬，每月對(duì)各會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行一次全面檢測(cè)調(diào)試，包括音視頻系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)連接、投屏功能等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)故障；每季度進(jìn)行一次設(shè)備保養(yǎng)，延長(zhǎng)使用壽命。員工在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常的，應(yīng)立即停止使用并反饋，不得自行拆卸維修。行政部門(mén)配合信息技術(shù)部門(mén)做好設(shè)備維護(hù)記錄，跟蹤維修進(jìn)度，確保不影響正常使用。第十四條安全使用要求會(huì)議期間需遵守用電安全規(guī)定，不私自連接外接設(shè)備，不超負(fù)荷用電，避免引發(fā)安全隱患。遠(yuǎn)程會(huì)議涉及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)?，需使用公司安全網(wǎng)絡(luò)，不連接不明Wi-Fi，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。外來(lái)人員參會(huì)期間，會(huì)議發(fā)起人需全程陪同，監(jiān)督其遵守會(huì)議室使用規(guī)范，嚴(yán)禁外來(lái)人員擅自操作智能設(shè)備或接觸公司內(nèi)部信息系統(tǒng)。會(huì)議結(jié)束后，確認(rèn)所有外來(lái)人員離場(chǎng)后方可關(guān)閉會(huì)議室。第六章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十五條監(jiān)督檢查行政部門(mén)每月對(duì)智能會(huì)議室使用情況進(jìn)行一次檢查，重點(diǎn)檢查預(yù)約規(guī)范執(zhí)行情況、設(shè)備使用狀況、環(huán)境維護(hù)質(zhì)量等，檢查結(jié)果在公司內(nèi)部通報(bào)。建立意見(jiàn)反饋渠道，接受員工對(duì)會(huì)議室管理工作的建議和投訴，及時(shí)改進(jìn)管理服務(wù)。第十六條責(zé)任追究對(duì)違反本制度規(guī)定，存在以下行為之一的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理：未預(yù)約擅自占用會(huì)議室的，給予通報(bào)批評(píng)；預(yù)約后無(wú)故取消或未及時(shí)釋放資源，造成浪費(fèi)的，限制1個(gè)月預(yù)約權(quán)限；違規(guī)操作導(dǎo)致設(shè)備損壞的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)維修費(fèi)用；破壞會(huì)議室環(huán)境、亂扔雜物的，責(zé)令限期整改并通報(bào)批評(píng)；泄露會(huì)議機(jī)密或造成安全隱患的，按公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。部門(mén)多次出現(xiàn)違規(guī)使用情況的，追究部門(mén)負(fù)責(zé)人管理責(zé)任，并與部門(mén)績(jī)效考