銷售合同審核與執(zhí)行跟蹤管理工具一、銷售合同審核與執(zhí)行跟蹤管理工具：定位與價值銷售合同是企業(yè)與客戶之間明確權(quán)利義務(wù)、規(guī)范交易行為的核心法律文件，其審核嚴(yán)謹(jǐn)性與執(zhí)行跟蹤有效性直接關(guān)系到企業(yè)資金安全、履約風(fēng)險控制及客戶關(guān)系維護(hù)。本工具旨在構(gòu)建“全流程、標(biāo)準(zhǔn)化、可追溯”的合同管理體系，通過規(guī)范審核節(jié)點(diǎn)、明確執(zhí)行責(zé)任、動態(tài)跟蹤進(jìn)度，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)從合同簽訂到履約完成的閉環(huán)管理，降低合同糾紛風(fēng)險，提升運(yùn)營效率與客戶滿意度。二、哪些場景下需要這套工具？典型應(yīng)用場景解析本工具適用于企業(yè)銷售業(yè)務(wù)全生命周期中的關(guān)鍵場景，具體包括：1.新銷售合同簽訂前的內(nèi)部審核當(dāng)業(yè)務(wù)團(tuán)隊與客戶達(dá)成合作意向、擬簽訂正式合同時需通過本工具完成多部門（銷售、法務(wù)、財務(wù)等）聯(lián)合審核，保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、可執(zhí)行性強(qiáng)。例如：某企業(yè)銷售員*與客戶簽訂年度采購合同前，需提交合同文本及背景資料，通過工具發(fā)起審核流程。2.合同履行過程中的進(jìn)度跟蹤合同生效后，項目負(fù)責(zé)人需通過工具實(shí)時跟蹤履約進(jìn)度（如供貨、驗收、付款等節(jié)點(diǎn)），及時發(fā)覺并解決執(zhí)行偏差。例如：某設(shè)備銷售合同約定分3批交貨，項目負(fù)責(zé)人需在工具中更新每批貨物的物流信息、客戶簽收記錄，保證按期履約。3.合同履行異常情況處理當(dāng)出現(xiàn)客戶違約（如逾期付款）、不可抗力（如自然災(zāi)害導(dǎo)致無法供貨）或合同變更（如調(diào)整交付時間）時，通過工具啟動異常處理流程，明確責(zé)任分工與解決方案，避免風(fēng)險擴(kuò)大。例如：某客戶因資金問題逾期付款30天，銷售經(jīng)理需在工具中提交異常申請，財務(wù)部門評估影響，法務(wù)部門*擬定催款函。4.合同履約完成后的復(fù)盤歸檔合同終止或履行完畢后，通過工具整理審核記錄、執(zhí)行軌跡、驗收文件等資料，形成完整合同檔案，為后續(xù)業(yè)務(wù)合作、法律糾紛提供依據(jù)。例如：某年度服務(wù)合同到期后，項目組*需將服務(wù)報告、客戶確認(rèn)函等文件歸檔至工具，并總結(jié)履約中的經(jīng)驗教訓(xùn)。三、從合同簽訂到履約完成：全流程操作步驟詳解步驟1：合同提交與初審（業(yè)務(wù)團(tuán)隊發(fā)起）責(zé)任人：業(yè)務(wù)員（合同經(jīng)辦人）、銷售經(jīng)理（部門初審）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶需求擬定合同文本，附《合同背景說明》（含客戶資質(zhì)調(diào)查結(jié)果、合作意向關(guān)鍵點(diǎn)等），通過工具提交審核申請，填寫基礎(chǔ)信息（合同編號、簽訂日期、客戶名稱、合同金額、標(biāo)的物描述等）。銷售經(jīng)理收到申請后，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)條款的合理性：合同金額是否符合報價策略、交付周期是否滿足客戶需求、付款方式是否符合公司財務(wù)政策等。初審?fù)ㄟ^后流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門，若存在條款爭議，退回業(yè)務(wù)員修改并說明原因。輸出物：《合同提交申請表》《銷售經(jīng)理初審意見書》步驟2：法務(wù)合規(guī)審核（法務(wù)部門執(zhí)行）責(zé)任人：法務(wù)專員*操作內(nèi)容：法務(wù)專員通過工具調(diào)取合同文本，逐條審核法律風(fēng)險點(diǎn)：主體資格：客戶是否為合法存續(xù)的企業(yè)，需提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）并通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核驗；條款完整性：是否包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款；法律合規(guī)性：是否存在“霸王條款”、違反法律法規(guī)的約定（如“格式條款未顯著提示”）；術(shù)語準(zhǔn)確性：專業(yè)術(shù)語（如“驗收標(biāo)準(zhǔn)”“不可抗力”）是否定義清晰，避免歧義。審核通過后，在工具中出具《法務(wù)審核意見書》（標(biāo)注“同意”或“附條件同意”，附修改建議）；若存在重大法律風(fēng)險，退回業(yè)務(wù)團(tuán)隊并說明法律依據(jù)。輸出物：《法務(wù)審核意見書》步驟3：業(yè)務(wù)審批與最終確認(rèn)（業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人決策）責(zé)任人：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*（如銷售總監(jiān)）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人綜合銷售經(jīng)理初審意見、法務(wù)審核意見，結(jié)合公司戰(zhàn)略目標(biāo)（如重點(diǎn)客戶開拓、市場份額提升等），對合同進(jìn)行最終審批。對于附條件通過的合同（如法務(wù)要求修改付款節(jié)點(diǎn)），業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人需協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)員與客戶溝通確認(rèn)，保證客戶接受修改條款后，在工具中“審批通過”。審批通過后，系統(tǒng)自動《合同審批匯總表》，匯總各環(huán)節(jié)審核意見，作為簽訂依據(jù)。輸出物：《合同審批匯總表》步驟4：合同簽訂與歸檔（行政部門執(zhí)行）責(zé)任人：行政專員、檔案管理員操作內(nèi)容：行政專員根據(jù)審批通過的合同文本，打印紙質(zhì)合同（需標(biāo)注“合同編號”“版本號”），由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（騎縫章）。簽訂完成后，行政專員將紙質(zhì)合同掃描至工具，同步更新合同狀態(tài)為“已生效”，并將紙質(zhì)合同移交檔案管理員。檔案管理員在工具中建立合同檔案，關(guān)聯(lián)《合同審批匯總表》《法務(wù)審核意見書》等附件，設(shè)置檔案查閱權(quán)限（僅業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人等可查看）。輸出物：已簽訂的紙質(zhì)合同、電子檔案（工具內(nèi)）步驟5：合同執(zhí)行跟蹤（項目負(fù)責(zé)人主導(dǎo)）責(zé)任人：項目負(fù)責(zé)人（如銷售主管、項目經(jīng)理）、履約團(tuán)隊（如生產(chǎn)、物流、客服）操作內(nèi)容：項目負(fù)責(zé)人根據(jù)合同約定，在工具中創(chuàng)建《執(zhí)行跟蹤計劃》，明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款到賬”“首批貨生產(chǎn)完成”“客戶現(xiàn)場驗收”“尾款支付”）、計劃完成時間、責(zé)任人。履約團(tuán)隊按計劃推進(jìn)工作，實(shí)時更新節(jié)點(diǎn)進(jìn)度：生產(chǎn)部門*：在“首批貨生產(chǎn)完成”節(jié)點(diǎn)生產(chǎn)進(jìn)度截圖、質(zhì)檢報告；物流部門*：在“貨物發(fā)出”節(jié)點(diǎn)填寫物流單號、預(yù)計送達(dá)時間；客服部門*：在“客戶驗收”節(jié)點(diǎn)客戶簽收單、驗收合格證明。系統(tǒng)自動對比計劃時間與實(shí)際時間，若節(jié)點(diǎn)逾期超過3天，觸發(fā)“逾期提醒”至項目負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人。輸出物：《執(zhí)行跟蹤計劃》《節(jié)點(diǎn)進(jìn)度更新記錄》步驟6：異常情況處理（跨部門協(xié)作）責(zé)任人：異常觸發(fā)人（如項目負(fù)責(zé)人、客戶）、銷售經(jīng)理、法務(wù)專員、財務(wù)專員*操作內(nèi)容：當(dāng)出現(xiàn)合同履行異常（如客戶逾期驗收、供應(yīng)商延遲供貨、政策變化導(dǎo)致合同無法履行等），異常觸發(fā)人在工具中提交《異常情況報告》，說明異常類型、問題描述、影響評估（如“導(dǎo)致尾款支付延遲15天，影響現(xiàn)金流萬元”）。銷售經(jīng)理牽頭組織法務(wù)、財務(wù)等部門召開線上會議，制定處理方案：客戶原因：法務(wù)專員擬定《催告函》，財務(wù)專員核算逾期違約金；公司原因：業(yè)務(wù)員與客戶協(xié)商變更合同條款（如調(diào)整交付時間），提交補(bǔ)充協(xié)議審批；不可抗力：法務(wù)專員協(xié)助出具《不可抗力證明》，雙方協(xié)商解除合同。處理方案審批通過后，由責(zé)任人執(zhí)行，并在工具中記錄處理過程及結(jié)果，更新合同狀態(tài)為“異常處理中”或“已解決”。輸出物：《異常情況報告》《處理方案審批表》《補(bǔ)充協(xié)議/解除協(xié)議》步驟7：履約完成與復(fù)盤總結(jié)（業(yè)務(wù)團(tuán)隊閉環(huán)）責(zé)任人：項目負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：合同所有義務(wù)履行完畢（如尾款到賬、服務(wù)期滿），項目負(fù)責(zé)人在工具中提交《履約完成申請》，附《客戶滿意度調(diào)查表》《履約總結(jié)報告》（含成功經(jīng)驗、未解決問題等）。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人組織銷售、法務(wù)、履約團(tuán)隊召開復(fù)盤會，分析合同執(zhí)行中的亮點(diǎn)（如“縮短交付周期20%”）與不足（如“驗收流程溝通不暢”），輸出《合同履約復(fù)盤報告》，更新至工具知識庫，供后續(xù)項目參考。檔案管理員將《履約總結(jié)報告》《客戶滿意度調(diào)查表》等資料歸入合同檔案，工具自動關(guān)閉合同流程，狀態(tài)更新為“已歸檔”。輸出物：《履約完成申請》《履約總結(jié)報告》《合同履約復(fù)盤報告》四、核心工具表單：可直接套用的標(biāo)準(zhǔn)化模板表1：銷售合同信息登記表合同編號簽訂日期客戶名稱統(tǒng)一社會信用代碼合同類型（□采購□服務(wù)□定制）標(biāo)的物名稱規(guī)格型號數(shù)量單位單價（元）合同總金額（元）交付期限交付地點(diǎn)付款方式預(yù)付款比例尾款支付條件銷售經(jīng)辦人銷售團(tuán)隊聯(lián)系電話客戶對接人客戶對接人職務(wù)審核狀態(tài)（□待初審□法務(wù)審核中□已審批□已簽訂□歸檔）生效日期截止日期合同負(fù)責(zé)人備注表2：合同審核流程記錄表審核環(huán)節(jié)審核人審核時間審核意見（□通過□不通過□修改后通過）修改說明（如不通過/修改后通過）審核結(jié)果確認(rèn)人銷售初審銷售經(jīng)理*2024–修改后通過交付周期需延長至天業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*法務(wù)審核法務(wù)專員*2024–通過無法務(wù)負(fù)責(zé)人*業(yè)務(wù)審批業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*2024–通過無總經(jīng)理*表3：合同執(zhí)行跟蹤表關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)節(jié)點(diǎn)說明計劃完成時間實(shí)際完成時間完成狀態(tài)（□未開始□進(jìn)行中□已完成□逾期）責(zé)任人附件（如質(zhì)檢報告、簽收單）預(yù)付款到賬客戶支付30%預(yù)付款2024–2024–已完成財務(wù)專員*銀行轉(zhuǎn)賬憑證截圖首批貨生產(chǎn)完成生產(chǎn)首批貨物100件2024–2024–已完成生產(chǎn)主管*生產(chǎn)進(jìn)度表、質(zhì)檢報告客戶現(xiàn)場驗收客戶驗收首批貨物2024–2024–已完成客服專員*驗收合格證明、客戶簽收單尾款支付客戶支付70%尾款2024–-進(jìn)行中財務(wù)專員*-表4：合同異常情況處理表異常編號合同編號異常類型（□客戶違約□公司原因□不可抗力）發(fā)生時間描述問題（如客戶逾期驗收15天，未說明原因）異常影響影響節(jié)點(diǎn)（尾款支付）影響程度（□輕微□一般□嚴(yán)重）潛在風(fēng)險（現(xiàn)金流減少萬元）處理措施協(xié)商結(jié)果（發(fā)送催告函，要求3日內(nèi)驗收）責(zé)任部門（銷售部*）完成時限（2024–）處理結(jié)果客戶于2024–完成驗收，支付尾款異常狀態(tài)（□處理中□已解決）關(guān)聯(lián)附件（催告函、驗收單）五、使用過程中需重點(diǎn)關(guān)注的關(guān)鍵事項1.審核環(huán)節(jié)需“雙人復(fù)核”，避免單一審核疏漏合同審核涉及業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)等多專業(yè)領(lǐng)域，需至少2人交叉審核。例如：銷售經(jīng)理審核業(yè)務(wù)條款后，法務(wù)專員需獨(dú)立審核法律條款，防止因個人經(jīng)驗不足導(dǎo)致風(fēng)險遺漏（如遺漏“違約金上限不得超過合同總額20%”的法定上限）。2.關(guān)鍵條款需“逐項核對”，保證權(quán)責(zé)清晰合同中的“付款方式”“違約責(zé)任”“爭議解決”等條款是核心風(fēng)險點(diǎn)，審核時需逐項確認(rèn)：付款方式：明確“預(yù)付款30%（合同簽訂后3日內(nèi)）”“尾款70%（驗收合格后15日內(nèi)）”，避免“驗收后付款”等模糊表述；違約責(zé)任：雙方違約責(zé)任對等（如“賣方逾期交貨按日0.05%支付違約金，買方逾期付款按日0.05%支付違約金”），避免“單方加重責(zé)任”條款；爭議解決：優(yōu)先約定“公司所在地人民法院訴訟管轄”，避免約定“異地仲裁”（增加維權(quán)成本）。3.執(zhí)行跟蹤需“日清周結(jié)”，動態(tài)掌握進(jìn)度項目負(fù)責(zé)人需每日更新節(jié)點(diǎn)進(jìn)度，每周匯總執(zhí)行情況，保證“問題早發(fā)覺、早解決”。例如：若物流環(huán)節(jié)出現(xiàn)延遲，需立即聯(lián)系物流公司核實(shí)原因，若無法按期交付，提前3天通知客戶并協(xié)商變更方案，避免客戶因“未及時告知”追究違約責(zé)任。4.異常處理需“24小時內(nèi)上報”，防止風(fēng)險擴(kuò)大一旦發(fā)生合同履行異常（如客戶拒收貨物、供應(yīng)商斷供），責(zé)任人需在24小時內(nèi)通過工具提交異常報告，同步至銷售經(jīng)理、法務(wù)負(fù)責(zé)人，啟動應(yīng)急響應(yīng)。例如：客戶因“貨物質(zhì)量不符”拒收，需立即暫停發(fā)貨，質(zhì)檢部門24小時內(nèi)出具質(zhì)量檢測報告，法務(wù)部門根據(jù)報告擬定協(xié)商方案。5.數(shù)據(jù)記錄需“準(zhǔn)確完整”，保證可