檔案統(tǒng)計員崗位檔案工作規(guī)章制度檔案統(tǒng)計員崗位是檔案管理工作中不可或缺的一環(huán)，其核心職責在于對檔案信息進行系統(tǒng)化收集、整理、分析和統(tǒng)計，為檔案管理的科學化、規(guī)范化提供數(shù)據(jù)支撐。為確保檔案統(tǒng)計工作的準確性和高效性，特制定本規(guī)章制度，明確檔案統(tǒng)計員的工作職責、操作流程、質量標準及監(jiān)督機制。一、工作職責與權限檔案統(tǒng)計員應具備扎實的檔案管理理論基礎和熟練的統(tǒng)計技能，全面負責檔案數(shù)據(jù)的采集、處理、分析和報告工作。主要職責包括：1.數(shù)據(jù)采集與錄入檔案統(tǒng)計員需按照檔案分類體系和統(tǒng)計要求，定期對館藏檔案進行清點、核對，準確采集檔案數(shù)量、類型、保管期限等基礎信息。錄入系統(tǒng)時必須遵循“一人一檔”原則，確保檔案標識的唯一性，對缺失或錯誤信息及時反饋相關部門核實修正。2.數(shù)據(jù)整理與分類根據(jù)檔案管理規(guī)范，對采集的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)化整理，按年度、保管期限、部門等維度進行分類統(tǒng)計。需建立動態(tài)更新的統(tǒng)計臺賬，對臨時性、撤銷機構等檔案進行特殊標注，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的完整性。3.統(tǒng)計分析與報告運用統(tǒng)計軟件或手工方法，對檔案數(shù)據(jù)開展趨勢分析、結構分析等，定期編制檔案工作統(tǒng)計報告。報告內容應包括檔案增量、存量、利用率、破損率等關鍵指標，并針對異常數(shù)據(jù)提出改進建議。4.系統(tǒng)維護與安全負責檔案統(tǒng)計系統(tǒng)的日常維護，確保數(shù)據(jù)備份的及時性和完整性。對敏感數(shù)據(jù)實行分級管理，未經(jīng)授權不得對外提供或泄露。二、操作流程與標準1.數(shù)據(jù)采集流程（1）制定年度檔案清點計劃，明確清點范圍、時間節(jié)點及責任人；（2）現(xiàn)場清點時采用“雙人核對”制度，對重要檔案進行影像復核；（3）填寫《檔案清點記錄表》，逐項記錄檔案編號、題名、頁數(shù)、形成時間等要素；（4）將紙質記錄轉化為電子數(shù)據(jù)，導入統(tǒng)計系統(tǒng)前進行交叉驗證。2.數(shù)據(jù)錄入規(guī)范（1）遵循檔案號生成規(guī)則，確保編號的連續(xù)性和唯一性；（2）錄入時采用“原貌錄入”原則，對字跡模糊、破損嚴重的檔案附上說明；（3）設置數(shù)據(jù)校驗機制，系統(tǒng)自動提示重復或邏輯錯誤數(shù)據(jù)。3.統(tǒng)計分析方法（1）年度統(tǒng)計：以自然年為周期，匯總檔案增量、利用率等指標；（2）專題分析：針對特定需求（如到期檔案處置），開展專項統(tǒng)計；（3）可視化呈現(xiàn)：采用柱狀圖、餅圖等工具直觀展示數(shù)據(jù)，突出重點問題。三、質量監(jiān)控與考核1.數(shù)據(jù)質量標準（1）準確性：統(tǒng)計結果與實際庫存誤差率不超過5%；（2）完整性：檔案信息要素缺失率低于3%；（3）及時性：月度統(tǒng)計報告須在次月10日前完成。2.內部審核機制檔案部門每周抽取10%的統(tǒng)計數(shù)據(jù)實施抽樣復核，對發(fā)現(xiàn)的問題進行全量返工。建立“問題臺賬”，實行閉環(huán)管理。3.績效考核指標（1）基礎分：按數(shù)據(jù)完整率、錄入準確率計分；（2）加分項：在統(tǒng)計分析中提出合理化建議被采納的，按次數(shù)加分；（3）扣分項：因工作失誤導致數(shù)據(jù)外泄的，直接取消當期考核資格。四、保密與責任制度1.保密要求（1）檔案統(tǒng)計員需簽訂保密協(xié)議，保管期限未滿的檔案數(shù)據(jù)僅限內部使用；（2）系統(tǒng)訪問權限實行“按需授權”原則，定期審計登錄記錄；（3）對外提供數(shù)據(jù)時需經(jīng)部門負責人審批，并注明使用范圍。2.責任界定（1）因統(tǒng)計失誤導致檔案管理決策錯誤的，追究直接責任人的責任；（2）系統(tǒng)數(shù)據(jù)被篡改的，啟動責任追溯程序，涉及刑責的移交司法機關；（3）每年開展一次崗位輪換，防止長期接觸敏感數(shù)據(jù)帶來的風險。五、培訓與發(fā)展1.崗前培訓新任檔案統(tǒng)計員需完成檔案管理法規(guī)、統(tǒng)計方法、系統(tǒng)操作等模塊的考核，合格后方可上崗。2.在崗提升（1）每月組織業(yè)務交流會，分享統(tǒng)計技巧；（2）每季度參加上級檔案部門組織的專題培訓；（3）鼓勵考取檔案職業(yè)資格證書，與績效掛鉤。六、附則本制度自發(fā)布之日