項(xiàng)目2任務(wù)4：制作商務(wù)文件人工智能學(xué)院授課教師：陳漢偉大學(xué)信息技術(shù)基礎(chǔ)FundamentalsofCollegeInformationTechnology任務(wù)目標(biāo)本次任務(wù)學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握郵件合并的操作方法0102了解郵件合并的功能大學(xué)信息技術(shù)基礎(chǔ)FundamentalsofCollegeInformationTechnology制作商務(wù)文件任務(wù)演練：制作邀請(qǐng)函任務(wù)拓展：制作會(huì)議參會(huì)證任務(wù)鞏固：制作信封1232CONTENTS目錄任務(wù)準(zhǔn)備：郵件合并的概念任務(wù)場(chǎng)景為了構(gòu)建良好的合作伙伴關(guān)系，進(jìn)一步加強(qiáng)與合作伙伴之間的深度合作，公司2020屆合作伙伴交流年會(huì)將于近期舉行。小傅需要制作邀請(qǐng)函，傳達(dá)交流大會(huì)的時(shí)間地點(diǎn)以及合作伙伴的座位等信息，并打印信封將邀請(qǐng)函郵寄給所有受邀的單位。隨后，小傅逐一和合作公司聯(lián)絡(luò)人進(jìn)行電話(huà)確認(rèn)，是否參加即將舉行的交流大會(huì)，并根據(jù)確認(rèn)結(jié)果，制作參會(huì)證件。任務(wù)準(zhǔn)備——郵件合并的概念作用在平常的工作中，我們經(jīng)常要批量制作一些主要內(nèi)容相同，只是部分?jǐn)?shù)據(jù)有變化的文件，比如成績(jī)單、邀請(qǐng)函、名片等，如果一個(gè)個(gè)制作的話(huà)，會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。這時(shí)候我們就可以利用Word的郵件合并功能，它可以幫助我們快速批量的生成文件。它將數(shù)據(jù)從所在的數(shù)據(jù)源文件中提取出來(lái)，放在主文檔中用戶(hù)指定的位置上，從而將數(shù)據(jù)庫(kù)記錄和文本組合在一起。主文檔任務(wù)準(zhǔn)備——郵件合并的概念主文檔指在郵件合并操作中，所含內(nèi)容對(duì)合并文檔的每個(gè)版本都相同的文檔，即郵件合并內(nèi)容的固定不變的部分，例如為填寫(xiě)內(nèi)容的信封、未關(guān)聯(lián)個(gè)人信息的工資條、獎(jiǎng)狀、邀請(qǐng)函等。數(shù)據(jù)源任務(wù)準(zhǔn)備——郵件合并的概念數(shù)據(jù)源就是數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。如果要使用數(shù)據(jù)源，單擊“郵件”選項(xiàng)卡→“開(kāi)始郵件合并”組→“選擇收件人”下拉按鈕，即可選擇數(shù)據(jù)源。通常單擊“使用現(xiàn)有列表”來(lái)選擇已經(jīng)創(chuàng)建好的數(shù)據(jù)源，即Excel工作簿。域代碼任務(wù)準(zhǔn)備——郵件合并的概念域的概念和作用Word中的域用作文檔中可能會(huì)更改的數(shù)據(jù)的占位符，并用于在郵件合并文檔中創(chuàng)建套用信函和標(biāo)簽。域代碼出現(xiàn)在大括號(hào)內(nèi)({})。域的作用類(lèi)似于Excel中的公式，而域結(jié)果類(lèi)似于該公式生成的值?？赏ㄟ^(guò)按[ALT+F9]，在文檔中對(duì)顯示域代碼和域結(jié)果進(jìn)行切換。域代碼任務(wù)準(zhǔn)備——郵件合并的概念FileName域FileName域插入“屬性”對(duì)話(huà)框的“常規(guī)”選項(xiàng)卡上記錄的文檔的文件名。例如，要打印文檔的每一頁(yè)上的"文檔：在頁(yè)眉或頁(yè)腳中插入以下文本和域：文檔：{FILENAME\p}。Date域“日期”域?qū)⒉迦氘?dāng)前日期。單擊“插入”選項(xiàng)卡上“文本”組中的“日期和時(shí)間”時(shí)，Word會(huì)插入一個(gè)“日期”域。例如，{DATE\@"dddd,MMMMd"}顯示11月26日星期六在插入域上單擊鼠標(biāo)右鍵，利用快捷鍵可以切換域代碼、更新域、編輯域等操作。小技巧：F9--更新域[Alt+F9]--切換域代碼[Shift+F9]--單個(gè)切換域代碼[CTRL+F9]--手工輸入域郵件合并任務(wù)準(zhǔn)備——郵件合并的概念在插入域之后還需要進(jìn)行合并文檔操作。單擊“郵件”選項(xiàng)卡→“完成”組→“完成并合并”下拉按鈕→單擊“編輯單個(gè)文檔…”，彈出“合并到新文檔”對(duì)話(huà)框，選擇“全部”，單擊“確定”。任務(wù)演練——制作邀請(qǐng)函為了鄭重邀請(qǐng)合作伙伴參加2020溫州**物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有限公司合作伙伴交流年會(huì)，小傅需要制作一批邀請(qǐng)函，需體現(xiàn)公司的禮儀愿望、友好盛情，每份邀請(qǐng)函中都需要包含邀請(qǐng)嘉賓姓名、稱(chēng)謂以及座位號(hào)等，因此，小傅想到可以使用Word的郵件合并功能完成此任務(wù)。任務(wù)演練——制作邀請(qǐng)函制作邀請(qǐng)函主文檔1.設(shè)計(jì)邀請(qǐng)函基本內(nèi)容，并按照效果圖進(jìn)行排版。1選擇文檔類(lèi)型任務(wù)演練——制作邀請(qǐng)函單擊“郵件”選項(xiàng)卡→“開(kāi)始郵件合并”組→“開(kāi)始郵件合并”下拉按鈕，單擊“信函”按鈕。2選擇數(shù)據(jù)源任務(wù)演練——制作邀請(qǐng)函單擊“郵件”選項(xiàng)卡→“選擇收件人”組→“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，選擇所需的“合作公司信息.xslx”文件。3插入域任務(wù)演練——制作邀請(qǐng)函鼠標(biāo)光標(biāo)移至“尊敬的”后面，單擊“編寫(xiě)插入域”組→“插入合并域”按鈕，選擇插入“負(fù)責(zé)人”域、“稱(chēng)呼”域，同理在“座位號(hào)”后插入“座位”域。4完成合并任務(wù)演練——制作邀請(qǐng)函單擊“完成”選項(xiàng)卡→“完成并合并”組→“編輯單個(gè)文件”按鈕，選擇“全部”，單擊確定。即可得到最終結(jié)果。5任務(wù)拓展——制作會(huì)議參會(huì)證每位參會(huì)嘉賓都需要憑參會(huì)證進(jìn)入會(huì)議廳，小傅還需要為會(huì)務(wù)組制作一批參會(huì)證。參會(huì)證中包含有姓名、單位、座位號(hào)，為使參會(huì)證更具有辨識(shí)度，還需要給參會(huì)證增加照片。若給參會(huì)證依次添加照片，勢(shì)必會(huì)增加巨大的工作量，靈活運(yùn)用郵件合并可減輕不少負(fù)擔(dān)?！皡?huì)證”效果圖如右邊所示。任務(wù)拓展——制作會(huì)議參會(huì)證制作邀請(qǐng)函主文檔1.設(shè)計(jì)邀請(qǐng)函基本內(nèi)容，并按照效果圖進(jìn)行排版。1選擇文檔類(lèi)型任務(wù)拓展——制作會(huì)議參會(huì)證單擊“郵件”選項(xiàng)卡→“開(kāi)始郵件合并”組→“開(kāi)始郵件合并”下拉按鈕，單擊“信函”按鈕。2選擇數(shù)據(jù)源任務(wù)拓展——制作會(huì)議參會(huì)證單擊“郵件”選項(xiàng)卡→“選擇收件人”組→“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，選擇所需的“合作公司信息.xslx”文件。3插入文字域任務(wù)拓展——制作會(huì)議參會(huì)證分別在“姓名”、“單位”、“座位”文字后面插入“負(fù)責(zé)人”、“公司名稱(chēng)”、“座位”域。4插入圖片域任務(wù)拓展——制作會(huì)議參會(huì)證（1）插入圖片域。單擊欲插入圖片的位置，單擊“插入”選項(xiàng)卡→“文本”組→“文檔部件”下拉按鈕，選擇“域”5插入圖片域任務(wù)拓展——制作會(huì)議參會(huì)證（2）設(shè)置域名與域?qū)傩?。在“域”窗口中選擇“域名”為“IncludePicture”，在“文件名或URL”中任意輸入一個(gè)文件名，如“照片”，單擊確定。5插入圖片域任務(wù)拓展——制作會(huì)議參會(huì)證（3）設(shè)置圖片大小。選中圖片，在“格式”選項(xiàng)卡中將圖片大小設(shè)置為高度3.5厘米，寬度2.5厘米。5插入圖片域任務(wù)拓展——制作會(huì)議參會(huì)證（4）設(shè)置域代碼。選中圖片，按住[Shift+F9]組合鍵，則可顯示域代碼，如圖1所示。選中“照片”兩個(gè)字符，按Ctrl+F9組合鍵，則代碼變成圖2所示。將域代碼進(jìn)行修改，增加“MERGEFIELD”，如圖3所示。5插入圖片域任務(wù)拓展——制作會(huì)議參會(huì)證（5）刷新域。按住[Ctrl+F9]組合鍵，則可刷新域代碼。5完成合并任務(wù)演練——制作邀請(qǐng)函單擊“完成”選項(xiàng)卡→“完成并合并”組→“編輯單個(gè)文件”按鈕，選擇“全部”，單擊確定。即可得到最終結(jié)果。5任務(wù)鞏固——制作信封在完成了邀請(qǐng)函與參會(huì)證的制作之后，小傅還需要制作信封，將邀請(qǐng)函與參會(huì)證郵寄給參會(huì)嘉賓?！靶欧狻毙Ч麍D如右邊所示。任務(wù)鞏固——制作信封制作信封主文檔（1）創(chuàng)建信封。單擊“郵件”選項(xiàng)卡→“創(chuàng)建”組→”中文信封”1任務(wù)鞏固——制作信封制作信封主文檔（2）信封制作向?qū)А８鶕?jù)引導(dǎo)，單擊下一步，直到輸入寄件人信息。輸入“姓名”為“小傅”，單位為“溫州***物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有限公司”，“地址”為“溫州市甌海區(qū)高新園1555號(hào)”，“郵編”為“325000”。1選擇文檔類(lèi)型任務(wù)鞏固——制作信封單擊“郵件”選項(xiàng)卡→“開(kāi)始郵件合并”組→“開(kāi)始郵件合并”下拉按鈕，單擊“信函”按鈕。2選擇數(shù)據(jù)源任務(wù)鞏固——制作信封單擊“郵件”選項(xiàng)卡→“選擇收件人”組→“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，選擇所需的“合作公司信息.xslx”文件。3插入域任務(wù)鞏固——制作信封單擊“郵件”選項(xiàng)卡→“編寫(xiě)和插