辦公室文檔歸檔分類管理辦法一、目的與適用范圍為規(guī)范辦公室文檔管理工作，提升文檔利用效率，保障各類資料的完整性、安全性與可追溯性，結(jié)合單位工作實際，制定本辦法。本辦法適用于辦公室（含各業(yè)務(wù)部門）產(chǎn)生的文書、業(yè)務(wù)、項目及專項工作等各類文檔的歸檔與分類管理。二、管理原則堅持集中管理、分類有序、安全保密、便于利用的原則，確保文檔管理流程規(guī)范、權(quán)責清晰，既滿足日常工作查閱需求，又符合檔案管理相關(guān)法規(guī)要求。三、文檔分類標準（一）按文檔類型分類1.文書類：包含各類公文（請示、報告、通知等）、會議材料（會議紀要、議程、簽到表等）、規(guī)章制度、工作計劃與總結(jié)、對外往來函件等。2.業(yè)務(wù)類：涵蓋項目申報與驗收材料、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、客戶與供應(yīng)商資料、業(yè)務(wù)分析報告等。3.專項類：包括審計資料、調(diào)研問卷與報告、專項活動（如培訓(xùn)、宣傳、應(yīng)急處置）記錄、榮譽資質(zhì)證明等。（二）按密級分類（三）按時間維度分類1.年度分類：以自然年度為周期，將文檔按產(chǎn)生年份歸集，便于年度工作復(fù)盤與資料檢索。2.階段分類：針對項目、業(yè)務(wù)周期較長的文檔，按“啟動-實施-收尾”等階段劃分；針對周期性工作（如季度報表、月度總結(jié)），按周期節(jié)點歸類。四、歸檔流程管理（一）文檔收集1.收集范圍：各部門需將本部門產(chǎn)生的正式文檔（含電子檔、紙質(zhì)檔）全部納入收集范圍，包括但不限于發(fā)文、收文、業(yè)務(wù)成果、會議記錄等。2.收集責任：各部門指定專人（文檔聯(lián)絡(luò)員）負責定期收集本部門文檔，原則上月度文檔于次月5日前完成收集，年度總結(jié)、項目終期材料等在工作完成后15個工作日內(nèi)完成收集。（二）文檔整理1.分類排序：按“類型-密級-時間”的層級對收集的文檔進行分類，同類文檔按時間先后或重要性排序；電子文檔需建立對應(yīng)文件夾結(jié)構(gòu)，確保路徑清晰。2.質(zhì)量檢查：檢查文檔完整性（如公文是否有簽發(fā)人、附件是否齊全）、準確性（內(nèi)容與格式是否規(guī)范），對重復(fù)、無效文檔進行剔除。（三）編號與歸檔1.編號規(guī)則：采用“類型代碼+年份+序號”的編碼方式（如文書類用`WS`，2024年第5份文書編號為`WS-____`），確保每份文檔編號唯一。2.移交歸檔：整理完成的文檔由部門聯(lián)絡(luò)員移交至辦公室檔案管理崗，雙方填寫《文檔交接登記表》，明確文檔數(shù)量、類型、密級等信息，完成簽字確認。五、保管與利用規(guī)范（一）存儲管理1.紙質(zhì)文檔：存放于專用檔案柜，檔案柜需具備防潮、防蟲、防火功能，定期檢查存儲環(huán)境（溫度保持18-24℃，濕度45%-60%）。2.電子文檔：存儲于單位指定服務(wù)器或云盤，建立“文檔類型-年份-密級”的文件夾層級；每月末進行一次本地備份，每季度進行一次異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）借閱與利用1.借閱申請：員工因工作需要借閱文檔時，需填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱用途、文檔編號、預(yù)計歸還時間；涉密文檔需經(jīng)部門負責人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.使用規(guī)范：借閱人需妥善保管文檔，不得涂改、復(fù)制（涉密文檔嚴禁復(fù)制），按時歸還；電子文檔查閱需通過權(quán)限系統(tǒng)，禁止越權(quán)訪問。（三）文檔銷毀1.鑒定流程：每年年底由檔案管理崗牽頭，聯(lián)合各部門對保管期滿的文檔進行鑒定，確定是否具有繼續(xù)保存價值；無保存價值的文檔列入《待銷毀文檔清單》。2.銷毀要求：公開級文檔可自行銷毀，內(nèi)部級、秘密級文檔需報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2名以上專人監(jiān)銷，銷毀過程需記錄并簽字確認。六、責任與監(jiān)督（一）職責分工1.部門負責人：對本部門文檔管理工作負總責，督促聯(lián)絡(luò)員按時完成收集、整理工作，審核文檔密級與內(nèi)容準確性。2.文檔聯(lián)絡(luò)員：負責本部門文檔的日常收集、整理與移交，協(xié)助檔案管理崗開展歸檔工作。3.檔案管理崗：統(tǒng)籌單位文檔歸檔與分類管理，制定編號規(guī)則、維護存儲系統(tǒng)，監(jiān)督借閱與銷毀流程合規(guī)性。（二）監(jiān)督與考核辦公室定期（每半年）對各部門文檔管理工作進行檢查，重點核查文檔完整性、分類準確性、借閱登記規(guī)范性；檢查結(jié)果納入部門績效考核，對管理規(guī)范的部門予以通報表揚，對