商務(wù)合同欠款催繳函模板在商業(yè)合作中，合同欠款的及時(shí)催繳是維護(hù)企業(yè)債權(quán)、保障資金流轉(zhuǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一份專業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拇呃U函不僅能清晰傳遞還款要求，更能為后續(xù)可能的法律行動(dòng)留存關(guān)鍵證據(jù)。以下結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，提供商務(wù)合同欠款催繳函的模板框架及撰寫要點(diǎn)，供企業(yè)參考使用。一、催繳函的核心結(jié)構(gòu)與撰寫邏輯催繳函需兼顧事實(shí)清晰性、要求明確性與措辭規(guī)范性，核心結(jié)構(gòu)分為首部、正文、尾部三部分，各環(huán)節(jié)需圍繞“還原欠款事實(shí)—提出合理要求—提示后果風(fēng)險(xiǎn)”的邏輯展開。（一）首部：明確主體與時(shí)效1.抬頭：寫明欠款方全稱（需與合同簽約主體一致），例如“致：XX有限公司”，避免簡稱或曾用名，防止送達(dá)對(duì)象爭議。2.函件編號(hào)：建議標(biāo)注“催字〔202X〕第X號(hào)”，便于企業(yè)內(nèi)部管理與后續(xù)對(duì)賬追溯。3.發(fā)函日期：明確標(biāo)注函件發(fā)出時(shí)間，需與催繳時(shí)效（如訴訟時(shí)效、合同約定的寬限期）關(guān)聯(lián)，強(qiáng)化時(shí)效性。（二）正文：事實(shí)、要求與后果的遞進(jìn)表達(dá)正文是催繳函的核心，需通過“陳述事實(shí)—提出要求—提示后果”的遞進(jìn)結(jié)構(gòu)，讓欠款方清晰知曉責(zé)任與風(fēng)險(xiǎn)。1.欠款事實(shí)陳述：需精準(zhǔn)還原合同履行與欠款形成的過程，包含：合同基礎(chǔ)：“貴我雙方于202X年X月X日簽訂《XX合同》（合同編號(hào)：XXX），約定由我方為貴方提供XX服務(wù)/貨物，合同總金額為人民幣XX元。”履約情況：“我方已按合同約定完成XX義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)、開具發(fā)票等），貴方應(yīng)于202X年X月X日支付款項(xiàng)人民幣XX元?！鼻房瞵F(xiàn)狀：“截至本函發(fā)出之日，貴方仍拖欠上述合同款項(xiàng)人民幣XX元（大寫：XX），逾期天數(shù)已達(dá)XX日?！?.催繳要求與還款方案：需明確、可操作，避免模糊表述：還款期限：“請(qǐng)貴方于收到本函之日起X個(gè)工作日內(nèi)，向我方支付全部欠款人民幣XX元?！边€款方式：“付款賬戶信息如下：戶名：XX公司；開戶行：XX銀行XX支行；賬號(hào)：XXX（若需分期，可補(bǔ)充‘或于X年X月X日前支付首期款項(xiàng)XX元，剩余款項(xiàng)于X年X月X日前付清’）?！?.法律后果提示：需措辭專業(yè)且留有余地，避免激化矛盾：“若貴方未能在上述期限內(nèi)履行還款義務(wù)，我方將依據(jù)《XX合同》約定及相關(guān)法律法規(guī)，追究貴方的違約責(zé)任（包括但不限于違約金、利息、律師費(fèi)等損失），并保留通過法律途徑主張債權(quán)的權(quán)利。”（三）尾部：保障溝通與證據(jù)效力1.聯(lián)系方式：提供發(fā)函方的聯(lián)系人、電話、郵箱或地址，便于欠款方反饋溝通，例如“聯(lián)系人：王XX；聯(lián)系電話：XXX-XXXXXXXX；聯(lián)系地址：XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)”。2.單位落款：加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），并由法定代表人或授權(quán)代表簽字（可根據(jù)企業(yè)管理要求選擇）。3.附件說明：列明隨函附上的證據(jù)材料，例如“附件：1.《XX合同》復(fù)印件；2.對(duì)賬單/送貨單/發(fā)票復(fù)印件；3.往期催款記錄（如有）”，增強(qiáng)函件的證據(jù)鏈完整性。二、商務(wù)合同欠款催繳函模板示例（注：模板中“XX”為需根據(jù)實(shí)際情況填寫的內(nèi)容，企業(yè)可結(jié)合自身需求調(diào)整措辭風(fēng)格，但需保持正式、專業(yè)的基調(diào)。）催字〔202X〕第X號(hào)致：XX有限公司根據(jù)貴我雙方于202X年X月X日簽訂的《XX服務(wù)合同》（合同編號(hào)：XXX），我方已按合同約定完成XX服務(wù)（服務(wù)內(nèi)容：XXX），并于202X年X月X日向貴方開具金額為人民幣XX元的增值稅專用發(fā)票（發(fā)票號(hào)：XXX）。依據(jù)合同約定，貴方應(yīng)于202X年X月X日前支付全部服務(wù)款項(xiàng)。截至202X年X月X日，貴方仍拖欠上述合同款項(xiàng)人民幣XX元（大寫：XX圓整），逾期已達(dá)XX日?，F(xiàn)特函請(qǐng)貴方重視此事項(xiàng)，于收到本函之日起5個(gè)工作日內(nèi)，將欠款付至以下賬戶：戶名：XX有限公司開戶行：XX銀行XX支行賬號(hào)：XXX如貴方存在付款困難，可于收到本函2個(gè)工作日內(nèi)與我方聯(lián)系（聯(lián)系人：李XX；電話：XXX-XXXXXXXX），協(xié)商還款方案。若逾期未予回應(yīng)或未履行還款義務(wù)，我方將依據(jù)合同約定及法律規(guī)定，采取進(jìn)一步措施維護(hù)合法權(quán)益，相關(guān)違約責(zé)任及維權(quán)成本將由貴方承擔(dān)。特此函告！附件：1.《XX服務(wù)合同》復(fù)印件；2.服務(wù)確認(rèn)單復(fù)印件；3.增值稅專用發(fā)票復(fù)印件XX有限公司（蓋章）法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：XXX202X年X月X日三、催繳函撰寫與使用的實(shí)務(wù)注意事項(xiàng)（一）欠款事實(shí)需“鐵證如山”發(fā)函前務(wù)必核對(duì)合同條款（如付款條件、期限、違約責(zé)任）、履約憑證（送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票簽收記錄）、對(duì)賬單等，確保函件陳述的欠款金額、逾期時(shí)間等事實(shí)與證據(jù)完全一致，避免因事實(shí)錯(cuò)誤削弱函件效力。（二）措辭分寸：專業(yè)≠強(qiáng)硬，禮貌≠軟弱函件需保持正式商務(wù)語氣，避免使用攻擊性語言（如“惡意拖欠”“拒不付款”等），但需明確傳遞“欠款需還、后果自負(fù)”的態(tài)度。例如，將“你方必須立即付款”調(diào)整為“請(qǐng)貴方于X日內(nèi)履行付款義務(wù)，以維護(hù)雙方良好合作關(guān)系”，既留有余地，又不失原則。（三）送達(dá)方式：“留痕”是關(guān)鍵為保障函件的法律效力，建議采用書面郵寄（EMS或掛號(hào)信）+電子送達(dá)（郵件、短信）的組合方式：書面郵寄：在快遞單上注明“商務(wù)合同欠款催繳函”，并留存郵寄底單、簽收記錄（可通過快遞官網(wǎng)查詢并截圖）。電子送達(dá)：向欠款方的合同預(yù)留郵箱、法定代表人/經(jīng)辦人手機(jī)號(hào)發(fā)送函件掃描件，郵件主題注明“催繳函（XX合同）”，短信內(nèi)容簡明說明函件已發(fā)送至郵箱，提醒查收。（四）時(shí)效把控：訴訟時(shí)效內(nèi)的“多次催繳”若欠款方首次未回應(yīng)，可在訴訟時(shí)效期間內(nèi)（一般為3年）再次發(fā)函，每次發(fā)函需間隔合理時(shí)間（如首次催繳后15日、30日），并在函件中提及“我方曾于X年X月X日發(fā)函催繳”，通過多次催繳中斷訴訟時(shí)效，延長維權(quán)期限。（五）附件準(zhǔn)備：證據(jù)鏈的“補(bǔ)充彈藥”隨函附上的合同、對(duì)賬單、發(fā)票等附件需標(biāo)注“與原件核對(duì)無誤”，并由企業(yè)加蓋騎縫章（若為復(fù)印件）。若涉及分期還款、質(zhì)量爭議等特殊情況，可在函件中簡要說明“雙方曾就XX事項(xiàng)溝通，現(xiàn)暫按合同約定金額催繳，爭議部分可另行協(xié)商”，避免因爭議問題導(dǎo)致催繳函被質(zhì)疑。四、特殊場景的催繳函調(diào)整策略（一）長期合作客戶的“柔性催繳”若欠款方為長期合作方，可在函件中加入“合作情誼”的表述，例如“貴我雙方合作多年，我方理解企業(yè)經(jīng)營偶有周轉(zhuǎn)壓力，懇請(qǐng)貴方優(yōu)先安排款項(xiàng)，我方愿在合理范圍內(nèi)協(xié)調(diào)還款節(jié)奏”，以維護(hù)合作關(guān)系為前提，降低對(duì)方抵觸情緒。（二）爭議性欠款的“前置說明”若欠款涉及質(zhì)量異議、服務(wù)爭議，需在函件中先簡要回應(yīng)爭議：“關(guān)于貴方提出的XX問題，我方已于X年X月X日通過XX方式（如書面回函、現(xiàn)場溝通）反饋解決方案，現(xiàn)暫按合同約定金額催繳，爭