公司采購流程管理制度第一章總則1.1為統(tǒng)一采購語言、降低綜合成本、保障供應(yīng)鏈韌性，依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《合同法》及行業(yè)最佳實(shí)踐，特制定本制度。1.2本制度所稱“采購”系指以合同方式有償取得貨物、工程與服務(wù)之行為，包括但不限于直接材料、間接材料、固定資產(chǎn)、軟件授權(quán)、咨詢與外包服務(wù)。1.3適用范圍：總部、分公司、辦事處、研發(fā)中心、工廠、海外代表處等全部法律主體；控股比例超過50%的子公司參照?qǐng)?zhí)行。1.4管理原則：陽光透明、競爭擇優(yōu)、全生命周期成本最優(yōu)、風(fēng)險(xiǎn)可控、數(shù)字賦能、綠色低碳。1.5術(shù)語定義：（1）“需求部門”指提出采購申請(qǐng)并對(duì)技術(shù)結(jié)果負(fù)責(zé)的單元；（2）“采購中心”指集中行使采購執(zhí)行權(quán)的專職部門；（3）“歸口管理部門”指對(duì)某類物資或服務(wù)行使技術(shù)把關(guān)、供應(yīng)商準(zhǔn)入、績效評(píng)價(jià)的職能部門；（4）“供應(yīng)商”指通過準(zhǔn)入審核并簽署框架或單筆合同的法人或其他組織；（5）“全生命周期成本（LCC）”指取得、使用、維護(hù)、處置某標(biāo)的物所發(fā)生的一切相關(guān)支出現(xiàn)值總和。第二章組織與職責(zé)2.1采購管理委員會(huì)（以下簡稱“采管會(huì)”）由CEO任主任，CFO、COO、首席合規(guī)官、采購中心總經(jīng)理、審計(jì)部總經(jīng)理為常設(shè)委員；職責(zé)：審批年度采購策略、重大質(zhì)疑投訴、單一來源超權(quán)限事項(xiàng)、供應(yīng)商黑名單解禁、戰(zhàn)略供應(yīng)商名單。2.2采購中心（1）制定并動(dòng)態(tài)更新品類策略、成本模型、行情數(shù)據(jù)庫；（2）組織招標(biāo)、詢比價(jià)、競爭性談判、電子競價(jià)、拍賣、定向委托；（3）負(fù)責(zé)合同文本起草、談判、簽署、變更、關(guān)閉；（4）建立供應(yīng)商全生命周期檔案，維護(hù)ERP/SRM主數(shù)據(jù)；（5）牽頭處理供應(yīng)商違約、索賠、保險(xiǎn)、不可抗力事件。2.3需求部門（1）提交經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字的需求申請(qǐng)，附技術(shù)規(guī)范、預(yù)算來源、交付里程碑、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；（2）指派技術(shù)評(píng)委參與評(píng)標(biāo)，對(duì)技術(shù)評(píng)分結(jié)果負(fù)責(zé)；（3）按合同組織驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；（4）對(duì)因需求變更導(dǎo)致的追加成本或延期承擔(dān)第一責(zé)任。2.4財(cái)務(wù)部（1）審核預(yù)算額度、付款節(jié)點(diǎn)、稅務(wù)條款、外匯風(fēng)險(xiǎn)；（2）依據(jù)合同及驗(yàn)收單據(jù)辦理付款；（3）建立采購價(jià)格基準(zhǔn)庫，對(duì)異常波動(dòng)發(fā)出預(yù)警。2.5法務(wù)與合規(guī)部（1）審查合同條款與合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，出具《法律意見書》；（2）對(duì)反腐敗、出口管制、數(shù)據(jù)跨境傳輸、ESG條款進(jìn)行專項(xiàng)把關(guān)；（3）受理供應(yīng)商申訴、員工舉報(bào)，組織調(diào)查。2.6審計(jì)部（1）每年對(duì)采購業(yè)務(wù)實(shí)施專項(xiàng)審計(jì)，覆蓋率不低于交易金額的25%；（2）對(duì)關(guān)鍵崗位實(shí)施三年一輪離任審計(jì)；（3）跟蹤整改完成率，納入高管績效考核。2.7信息化部（1）保障SRM、ERP、OA、電子簽章、區(qū)塊鏈存證系統(tǒng)7×24小時(shí)穩(wěn)定運(yùn)行；（2）每年組織滲透測(cè)試與等保測(cè)評(píng)；（3）對(duì)采購大數(shù)據(jù)進(jìn)行脫敏后向采購中心提供分析接口。第三章采購分類與分級(jí)3.1按金額分級(jí)（1）戰(zhàn)略采購：年度預(yù)計(jì)金額≥5000萬元或占公司年?duì)I收≥1%的品類；（2）重大采購：單筆或年度框架≥1000萬元；（3）一般采購：單筆≥10萬元且低于重大標(biāo)準(zhǔn)；（4）低值易耗：單筆<10萬元。3.2按風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)（1）高風(fēng)險(xiǎn)：涉及核心技術(shù)、唯一來源、長周期進(jìn)口、ESG敏感、國家特許資質(zhì)；（2）中風(fēng)險(xiǎn)：質(zhì)量對(duì)最終產(chǎn)品性能影響較大、交付窗口緊張；（3）低風(fēng)險(xiǎn)：標(biāo)準(zhǔn)化程度高、市場供給充足、可即時(shí)替代。3.3按頻次分類（1）重復(fù)性：年度需求≥3次且規(guī)格固定；（2）項(xiàng)目型：隨項(xiàng)目一次性發(fā)生；（3）應(yīng)急：搶險(xiǎn)、安全、環(huán)保突發(fā)事件所需。第四章采購方式與適用條件4.1公開招標(biāo)：政府強(qiáng)制招標(biāo)目錄內(nèi)、戰(zhàn)略采購、重大采購中技術(shù)復(fù)雜或社會(huì)影響大的子項(xiàng)。4.2邀請(qǐng)招標(biāo)：供應(yīng)商池≥5家且技術(shù)差異度大、公開招標(biāo)成本過高。4.3競爭性磋商：技術(shù)方案需深度互動(dòng)、價(jià)格非唯一決勝因素、緊急程度較高。4.4詢比價(jià)：一般采購、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、金額低于200萬元。4.5電子競價(jià)：規(guī)格清晰、供應(yīng)商≥3家、價(jià)格權(quán)重≥70%。4.6定向委托：（1）唯一來源需滿足“技術(shù)專利、配套兼容、追加訂單、搶險(xiǎn)應(yīng)急”四情形之一；（2）金額<50萬元由采購中心總經(jīng)理審批；50—500萬元由采管會(huì)審批；≥500萬元報(bào)董事會(huì)追加授權(quán)。4.7內(nèi)部調(diào)撥：集團(tuán)內(nèi)部關(guān)聯(lián)公司庫存富余、價(jià)格按成本加成5%核算，免招標(biāo)。4.8電商直采：低值易耗、MRO標(biāo)準(zhǔn)品，通過公司自營商城下單，自動(dòng)比價(jià)，月結(jié)集中付款。第五章采購計(jì)劃與預(yù)算5.1需求滾動(dòng)預(yù)測(cè)（1）銷售部門每月15日前上傳未來12個(gè)月滾動(dòng)銷售預(yù)測(cè)；（2）計(jì)劃部依據(jù)BOM、庫存、在途、安全庫存，運(yùn)行MRP生成《物料需求計(jì)劃》；（3）固定資產(chǎn)與軟件需求由使用部門在年度預(yù)算編制階段一次性提交，年中調(diào)整幅度>10%須書面說明。5.2預(yù)算控制（1）采購中心在ERP中設(shè)置“預(yù)算凍結(jié)”閾值，超預(yù)算5%系統(tǒng)自動(dòng)拒單；（2）確因市場突變需追加預(yù)算，由需求部門發(fā)起《預(yù)算調(diào)整單》，經(jīng)CFO、CEO聯(lián)簽后生效；（3）對(duì)戰(zhàn)略采購設(shè)置“價(jià)格彈性池”，按年度營收0.2%提取，用于對(duì)沖大宗商品暴漲。5.3采購計(jì)劃發(fā)布采購中心在每年12月31日前發(fā)布下年度《集中采購目錄》，列明招標(biāo)批次、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、預(yù)估金額、供應(yīng)商資質(zhì)門檻。第六章供應(yīng)商全生命周期管理6.1準(zhǔn)入（1）資料審查：營業(yè)執(zhí)照、財(cái)務(wù)三表、納稅信用、社保繳納、專利證書、ESG自評(píng)；（2）現(xiàn)場審核：質(zhì)量、交付、成本、研發(fā)、合規(guī)五維度評(píng)分，≥80分合格；（3）試樣與小批量：連續(xù)三批合格率≥98%方可進(jìn)入《合格供應(yīng)商名錄》。6.2分類（1）戰(zhàn)略供應(yīng)商：交易額占比Top10%且技術(shù)不可替代；（2）核心供應(yīng)商：質(zhì)量、交付、成本、服務(wù)綜合評(píng)分≥90；（3）一般供應(yīng)商：滿足基本資質(zhì)，評(píng)分70—89；（4）觀察名單：評(píng)分60—69，限期整改；（5）黑名單：評(píng)分<60或出現(xiàn)重大合規(guī)事件，三年內(nèi)禁止參與投標(biāo)。6.3績效評(píng)價(jià)（1）月度評(píng)價(jià)：交付準(zhǔn)時(shí)率、批次合格率、發(fā)票及時(shí)率；（2）季度評(píng)價(jià)：成本下降提案、技術(shù)創(chuàng)新、售后服務(wù)響應(yīng)；（3）年度評(píng)價(jià)：綜合得分=月度平均×40%+季度平均×30%+年度審核×30%；（4）結(jié)果運(yùn)用：戰(zhàn)略供應(yīng)商優(yōu)先付款、聯(lián)合媒體宣傳；觀察名單供應(yīng)商暫停投標(biāo)資格；黑名單供應(yīng)商在官網(wǎng)公示。6.4退出（1）主動(dòng)退出：提前30日書面通知，結(jié)清尾款，封存知識(shí)產(chǎn)權(quán)；（2）強(qiáng)制退出：出現(xiàn)行賄、環(huán)保處罰、數(shù)據(jù)泄露、重大安全事故，立即凍結(jié)賬戶，啟動(dòng)替代方案。第七章采購申請(qǐng)與審批流7.1申請(qǐng)節(jié)點(diǎn)（1）需求部門在SRM提交《采購申請(qǐng)單》，字段包括：物料編碼、數(shù)量、預(yù)算科目、期望交付日、技術(shù)附件；（2）系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)預(yù)算余額、庫存、供應(yīng)商狀態(tài)；（3）金額<10萬元由部門經(jīng)理審批；10—100萬元由分管副總審批；≥100萬元由采購中心總經(jīng)理審批。7.2技術(shù)規(guī)范書（1）必須包含功能描述、性能指標(biāo)、接口標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)保法規(guī)、質(zhì)保年限、備件可得性；（2）對(duì)專利、源代碼、二次開發(fā)需求須單獨(dú)列示；（3）技術(shù)規(guī)范書變更須重新履行審批，變更次數(shù)>3次須書面說明。7.3采購立項(xiàng)采購中心在收到審批通過的申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成立項(xiàng)，生成《采購項(xiàng)目編號(hào)》，并指定采購經(jīng)理、技術(shù)評(píng)委、商務(wù)評(píng)委、法務(wù)評(píng)委。第八章招標(biāo)與評(píng)標(biāo)8.1招標(biāo)文件（1）由采購經(jīng)理起草，技術(shù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)會(huì)簽；（2）包含投標(biāo)人須知、技術(shù)規(guī)范、合同草案、評(píng)分細(xì)則、廉潔承諾、ESG承諾；（3）售價(jià)：電子標(biāo)書免費(fèi)，紙質(zhì)標(biāo)書按印刷成本收費(fèi)，最高不超過500元。8.2公告與邀請(qǐng)（1）公開招標(biāo)在國家指定媒介及公司官網(wǎng)同步發(fā)布，公告期≥5日；（2）邀請(qǐng)招標(biāo)須向≥5家合格供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)函，并同步抄送審計(jì)部。8.3澄清與修改（1）投標(biāo)截止前3日可書面澄清，采購中心統(tǒng)一答復(fù)并上傳平臺(tái)；（2）修改技術(shù)條款須順延投標(biāo)截止日≥3日。8.4開標(biāo)（1）時(shí)間、地點(diǎn)與公告一致；（2）由采購中心、審計(jì)部、投標(biāo)代表共同拆封；（3）現(xiàn)場宣讀價(jià)格、工期、質(zhì)保期，同步錄屏存檔。8.5評(píng)標(biāo)委員會(huì)（1）成員5—9人，技術(shù)、商務(wù)、法律、財(cái)務(wù)、使用方代表比例3:2:1:1:1；（2）專家?guī)祀S機(jī)抽取，隔夜隔離，手機(jī)封存；（3）打分采用“技術(shù)70分+商務(wù)30分”或“技術(shù)50分+價(jià)格50分”模型，價(jià)格分統(tǒng)一用低價(jià)滿分法。8.6異常處理（1）有效投標(biāo)<3家，流標(biāo)并公示；（2）報(bào)價(jià)均超過預(yù)算10%，啟動(dòng)二次招標(biāo)或變更采購方式；（3）發(fā)現(xiàn)串標(biāo)跡象，立即暫停并移交合規(guī)部。第九章合同管理9.1合同文本（1）優(yōu)先使用公司發(fā)布的示范文本；（2）對(duì)付款、違約、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密、不可抗力、爭議解決六條款不得隨意刪減；（3）金額≥1000萬元的合同須由法務(wù)部總經(jīng)理親簽。9.2合同談判（1）記錄談判紀(jì)要，雙方簽字確認(rèn)；（2）對(duì)價(jià)格、交付、質(zhì)保、索賠四項(xiàng)變更須重新走系統(tǒng)審批；（3）談判小組成員≥3人，其中法務(wù)、財(cái)務(wù)必須到場。9.3合同簽署（1）電子簽章與實(shí)體公章具有同等效力；（2）合同簽署后2個(gè)工作日內(nèi)上傳SRM并生成合同臺(tái)賬編號(hào)；（3）合同正本一式兩份，雙方各執(zhí)一份，副本分送財(cái)務(wù)、審計(jì)、檔案室。9.4合同履行（1）建立“紅綠燈”預(yù)警：進(jìn)度延遲>5%自動(dòng)黃燈，>10%紅燈抄送高管；（2）對(duì)關(guān)鍵路徑物資設(shè)置“駐廠監(jiān)造”或“飛行檢查”；（3）變更管理：需求部門提出《合同變更單》，變更金額≤10%由采購中心審批，>10%須原審批鏈重新會(huì)簽。9.5合同關(guān)閉（1）尾款支付前須完成質(zhì)保期驗(yàn)收、資料移交、尾料處理；（2）采購中心出具《合同關(guān)閉報(bào)告》，審計(jì)部隨機(jī)抽查10%歸檔質(zhì)量。第十章交付與驗(yàn)收10.1交貨通知供應(yīng)商在發(fā)貨前48小時(shí)在SRM上傳《發(fā)貨通知單》，含箱單、批次號(hào)、序列號(hào)、質(zhì)保書。10.2到貨交接（1）倉庫按《外購入庫檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行數(shù)量、外觀、包裝檢驗(yàn)；（2）需第三方檢驗(yàn)的，由采購中心委托SGS/BV等機(jī)構(gòu)，費(fèi)用在合同中約定；（3）檢驗(yàn)不合格出具《不合格報(bào)告》，供應(yīng)商須在48小時(shí)內(nèi)給出糾正措施。10.3質(zhì)量驗(yàn)收（1）關(guān)鍵指標(biāo)按AQL0.65抽樣；（2）需現(xiàn)場調(diào)試的設(shè)備，運(yùn)行≥72小時(shí)無故障方可簽署《最終驗(yàn)收證書》；（3）軟件驗(yàn)收須通過功能、性能、安全、滲透四項(xiàng)測(cè)試，源代碼托管至第三方escrow。10.4資料移交（1）設(shè)備類：操作手冊(cè)、維修手冊(cè)、備件清單、培訓(xùn)視頻、CE/FCC證書；（2）工程類：竣工圖、材質(zhì)單、焊口探傷、壓力試驗(yàn)記錄；（3）服務(wù)類：過程文檔、交付物、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、滿意度調(diào)查。第十一章付款與稅務(wù)11.1付款方式（1）國內(nèi)貿(mào)易：預(yù)付款≤30%，貨到驗(yàn)收合格付款≤60%，質(zhì)保金≥10%；（2）國際貿(mào)易：即期信用證90%，驗(yàn)收后TT10%；（3）電商直采：月結(jié)+30日，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬。11.2發(fā)票管理（1）增值稅專用發(fā)票須在開票日15日內(nèi)送達(dá)；（2）發(fā)票稅率、品名、規(guī)格、金額與合同、入庫單、付款單四單一致；（3）丟失發(fā)票須在24小時(shí)內(nèi)登報(bào)聲明，財(cái)務(wù)部協(xié)助補(bǔ)辦。11.3外匯與保值（1）美元、歐元合同金額≥100萬美元須做遠(yuǎn)期結(jié)匯鎖定；（2）匯率波動(dòng)>3%觸發(fā)重新評(píng)估預(yù)算；（3）采用人民幣跨境結(jié)算的，須向銀行申請(qǐng)CNH賬戶。第十二章價(jià)格與成本分析12.1成本模型（1）原材料占比、加工費(fèi)、管理費(fèi)、利潤、稅金、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)、匯率、關(guān)稅八要素；（2）每季度更新基準(zhǔn)，偏差>5%觸發(fā)詢價(jià)；（3）對(duì)戰(zhàn)略品類建立“應(yīng)該成本”系統(tǒng)，AI抓取LME、上海鋼聯(lián)、ICIS數(shù)據(jù)。12.2價(jià)格審計(jì)（1）審計(jì)部每年抽取價(jià)格降幅最大與最小的前20名物料進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)；（2）發(fā)現(xiàn)異常低價(jià)，重點(diǎn)核查是否偷工減料；異常高價(jià)，核查是否存在利益輸送。12.3降本激勵(lì)（1）年度降本目標(biāo)按上一年采購額2%設(shè)定；（2）降本金額按“凈現(xiàn)值法”計(jì)算，節(jié)省的50%獎(jiǎng)勵(lì)給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，其中10%直接獎(jiǎng)勵(lì)個(gè)人，封頂50萬元。第十三章應(yīng)急采購與不可抗力13.1應(yīng)急定義因自然災(zāi)害、政府管制、產(chǎn)線斷供、輿情危機(jī)，不立即采購將造成人員傷害、環(huán)保處罰、產(chǎn)線停產(chǎn)、媒體曝光。13.2授權(quán)應(yīng)急采購由值班總經(jīng)理口頭授權(quán)，2小時(shí)內(nèi)補(bǔ)錄系統(tǒng)，24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)齊書面審批。13.3供應(yīng)商選擇優(yōu)先在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)就近調(diào)貨；名錄外需現(xiàn)場核實(shí)資質(zhì)，事后補(bǔ)充準(zhǔn)入。13.4價(jià)格控制應(yīng)急采購價(jià)格可高于市場價(jià)≤15%，超出部分須書面說明并報(bào)采管會(huì)備案。13.5記錄與報(bào)告應(yīng)急采購結(jié)束后3日內(nèi)出具《應(yīng)急采購專項(xiàng)報(bào)告》，審計(jì)部進(jìn)行事后審計(jì)。第十四章信息系統(tǒng)與數(shù)據(jù)治理14.1系統(tǒng)架構(gòu)（1）SRM：供應(yīng)商管理、尋源、合同、績效；（2）ERP：預(yù)算、訂單、庫存、應(yīng)付；（3）BI：成本分析、dashboards、移動(dòng)審批；（4）區(qū)塊鏈：關(guān)鍵標(biāo)書哈希值存證，防篡改。14.2主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（1）物料編碼采用GTIN+流水號(hào)，長度≤18位；（2）供應(yīng)商編碼統(tǒng)一社會(huì)信用代碼+2位流水；（3）合同編號(hào)：CG+年份+品類字母+6位流水。14.3權(quán)限矩陣（1）采購經(jīng)理：查看全品類、維護(hù)供應(yīng)商；（2）技術(shù)評(píng)委：僅查看技術(shù)附件、打分；（3）財(cái)務(wù)人員：查看價(jià)格、付款節(jié)點(diǎn)，不可修改技術(shù)參數(shù)；（4）系統(tǒng)管理員：無業(yè)務(wù)操作權(quán)，所有變更須雙人復(fù)核。14.4數(shù)據(jù)備份（1）本地雙機(jī)熱備+異地容災(zāi)，RPO≤15分鐘；（2）關(guān)鍵數(shù)據(jù)保留≥10年，滿足稅務(wù)、審計(jì)、訴訟調(diào)閱。第十五章監(jiān)督、問責(zé)與獎(jiǎng)勵(lì)15.1監(jiān)督機(jī)制（1）三道防線：業(yè)務(wù)部門、內(nèi)控內(nèi)審、外部審計(jì)；（2）舉報(bào)渠道：電話、郵箱、微信、小程序，24小時(shí)受理；（3）對(duì)舉報(bào)人嚴(yán)格保密，查實(shí)后按挽回?fù)p失1—5%獎(jiǎng)勵(lì)，最低5000元。15.2問責(zé)條款（1）未經(jīng)審批擅自采購，責(zé)令退賠，并給予記過至開除處分；（2）泄露標(biāo)底、收受賄賂，涉案金額≥1萬元一律移交司法機(jī)關(guān)；（3）因重大過失導(dǎo)致公司損失，按損失額1—10%扣減績效，并凍結(jié)股權(quán)激勵(lì)。15.3獎(jiǎng)勵(lì)條款（1）年度“金牌采購項(xiàng)目”評(píng)選前3名