銷(xiāo)售合同及訂單處理工具集一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具集適用于企業(yè)銷(xiāo)售部門(mén)處理日常銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中的合同簽訂、訂單、履約跟蹤及歸檔全流程，覆蓋客戶(hù)需求確認(rèn)、合同條款擬定、跨部門(mén)審批、訂單執(zhí)行、交付驗(yàn)收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。適用于標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品銷(xiāo)售、定制化服務(wù)合作等多種業(yè)務(wù)類(lèi)型，支持銷(xiāo)售代表、部門(mén)主管、法務(wù)、財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)等多角色協(xié)作，保證合同與訂單信息一致，降低履約風(fēng)險(xiǎn)，提升業(yè)務(wù)處理效率。二、標(biāo)準(zhǔn)操作流程（一）合同起草與初審需求收集與信息核對(duì)銷(xiāo)售代表*與客戶(hù)溝通，明確合作細(xì)節(jié)，包括但不限于：客戶(hù)名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、商品/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交付時(shí)間與地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵信息。核對(duì)客戶(hù)提供的資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件），保證主體信息真實(shí)有效。擬定合同草案銷(xiāo)售代表*根據(jù)收集的信息，使用《銷(xiāo)售合同（草案）》模板填寫(xiě)內(nèi)容，重點(diǎn)核對(duì)：合同雙方主體信息（甲方客戶(hù)、乙方公司）準(zhǔn)確無(wú)誤；商品/服務(wù)明細(xì)與數(shù)量、單價(jià)、總金額匹配，避免計(jì)算錯(cuò)誤；交付條款（時(shí)間、地點(diǎn)、方式）與客戶(hù)確認(rèn)一致；付款條款（金額、節(jié)點(diǎn)、賬戶(hù)信息）符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。完成后提交部門(mén)主管*進(jìn)行業(yè)務(wù)可行性初審。（二）合同多部門(mén)審批部門(mén)主管審核部門(mén)主管重點(diǎn)審核：銷(xiāo)售目標(biāo)達(dá)成情況、價(jià)格是否符合定價(jià)策略、客戶(hù)信用風(fēng)險(xiǎn)（如歷史回款記錄）、交付能力（如庫(kù)存是否充足、生產(chǎn)周期是否匹配）。審核通過(guò)后流轉(zhuǎn)至法務(wù)專(zhuān)員。法務(wù)條款審核法務(wù)專(zhuān)員*審核合同法律風(fēng)險(xiǎn)，包括：條款是否符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確；知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等特殊約定是否完備；爭(zhēng)議解決方式（如仲裁/訴訟）及管轄約定是否清晰。審核通過(guò)后流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)主管*。財(cái)務(wù)條款審核財(cái)務(wù)主管*重點(diǎn)審核：價(jià)格體系與成本核算是否合理，利潤(rùn)是否符合預(yù)期；付款節(jié)點(diǎn)與公司現(xiàn)金流匹配，如預(yù)付款比例、尾款支付條件；開(kāi)票信息（如名稱(chēng)、稅號(hào)）準(zhǔn)確無(wú)誤，發(fā)票類(lèi)型（如增值稅專(zhuān)用/普通發(fā)票）與業(yè)務(wù)性質(zhì)一致。全部門(mén)審核通過(guò)后，提交銷(xiāo)售總監(jiān)*最終審批。（三）合同簽訂與存檔正式簽訂銷(xiāo)售總監(jiān)審批通過(guò)后，銷(xiāo)售代表與客戶(hù)簽訂正式合同。簽訂方式可采用紙質(zhì)簽署（雙方蓋章）或電子簽署（符合《電子簽名法》要求的平臺(tái)），保證合同原件（或電子版）完整。合同編號(hào)規(guī)則：年份（4位）+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)（2位）+序號(hào)（3位，如2024XS001）。合同存檔紙質(zhì)合同原件由銷(xiāo)售部門(mén)按“一合同一檔”整理，掃描件至公司文檔管理系統(tǒng)，電子檔命名規(guī)則為“合同編號(hào)-客戶(hù)名稱(chēng)-簽訂日期”。同時(shí)將合同關(guān)鍵信息（編號(hào)、雙方主體、金額、交付日期）錄入銷(xiāo)售臺(tái)賬，便于后續(xù)查詢(xún)。（四）訂單與關(guān)聯(lián)創(chuàng)建訂單合同簽訂后，銷(xiāo)售代表*在訂單管理系統(tǒng)中創(chuàng)建《銷(xiāo)售訂單》，關(guān)聯(lián)合同編號(hào)，填寫(xiě)以下信息：訂單編號(hào)（規(guī)則：合同編號(hào)后綴“-PO”+序號(hào)，如2024XS001-PO01）；客戶(hù)名稱(chēng)、聯(lián)系人及電話(huà)；商品明細(xì)（名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)）、訂單總金額；交貨期（以合同約定為準(zhǔn)）、收貨地址及要求；訂單狀態(tài)（初始為“待審批”）。訂單確認(rèn)銷(xiāo)售代表提交訂單后，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)確認(rèn)庫(kù)存。若庫(kù)存充足，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)在1個(gè)工作日內(nèi)反饋“可執(zhí)行”；若庫(kù)存不足，需反饋預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，并與銷(xiāo)售代表協(xié)商交貨期調(diào)整。確認(rèn)通過(guò)后，訂單狀態(tài)更新為“已審批”，進(jìn)入執(zhí)行環(huán)節(jié)。（五）履約執(zhí)行與跟蹤備貨與發(fā)貨倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)根據(jù)訂單信息備貨，核對(duì)商品規(guī)格、數(shù)量與訂單一致，填寫(xiě)《出庫(kù)單》。發(fā)貨前，銷(xiāo)售代表提前1天通知客戶(hù)預(yù)計(jì)發(fā)貨時(shí)間及物流單號(hào)。物流部門(mén)*安排運(yùn)輸，保證貨物按時(shí)送達(dá)指定地點(diǎn)。交付驗(yàn)收貨物送達(dá)后，客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收并簽署《交付確認(rèn)單》，注明驗(yàn)收結(jié)果（如合格、數(shù)量差異、質(zhì)量問(wèn)題等）。銷(xiāo)售代表在24小時(shí)內(nèi)將確認(rèn)單掃描件反饋至財(cái)務(wù)部門(mén)，作為后續(xù)收款依據(jù)。若驗(yàn)收不合格，需及時(shí)協(xié)調(diào)倉(cāng)儲(chǔ)/生產(chǎn)部門(mén)處理（如補(bǔ)貨、換貨），并更新訂單狀態(tài)為“異常處理”。進(jìn)度跟蹤銷(xiāo)售代表通過(guò)《合同履約進(jìn)度跟蹤表》實(shí)時(shí)記錄備貨、發(fā)貨、簽收各節(jié)點(diǎn)時(shí)間，對(duì)延遲情況（如生產(chǎn)延誤、物流異常）及時(shí)上報(bào)部門(mén)主管，并制定應(yīng)對(duì)方案（如與客戶(hù)協(xié)商延期、調(diào)整交付計(jì)劃）。（六）回款與歸檔開(kāi)票與催收財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定的付款節(jié)點(diǎn)開(kāi)具發(fā)票（如預(yù)付款到賬后開(kāi)票、尾款驗(yàn)收后開(kāi)票），銷(xiāo)售代表協(xié)助客戶(hù)確認(rèn)發(fā)票信息。發(fā)票交付后，按回款計(jì)劃跟蹤客戶(hù)付款進(jìn)度，對(duì)逾期未付款的客戶(hù)，發(fā)送《催款函》并記錄溝通情況。業(yè)務(wù)歸檔合同履行完畢（如尾款到賬、服務(wù)驗(yàn)收完成）后，銷(xiāo)售代表*整理全套資料（合同、訂單、交付確認(rèn)單、發(fā)票、溝通記錄等），按“合同編號(hào)”歸檔至指定文件夾（電子檔+紙質(zhì)檔），保存期限不少于合同履行結(jié)束后5年。三、核心模板示例（一）銷(xiāo)售合同（草案）模板合同編號(hào)2024XS001簽訂日期2024年X月X日甲方（客戶(hù)）*有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼*地址市區(qū)路號(hào)聯(lián)系人*電話(huà)*郵箱*乙方（公司）*科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼*地址市區(qū)路號(hào)聯(lián)系人*電話(huà)*郵箱*合同標(biāo)的商品名稱(chēng)：規(guī)格型號(hào)：數(shù)量：?jiǎn)蝺r(jià)（元）：總金額（元）：*交付條款交付時(shí)間：年X月X日前交付地點(diǎn)：交付方式：乙方送貨上門(mén)，運(yùn)費(fèi)由*方承擔(dān)付款條款1.預(yù)付款：合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，甲方支付總金額的30%，即元；2.尾款：貨物驗(yàn)收合格后7個(gè)工作日內(nèi)，甲方支付剩余70%，即元；3.付款賬戶(hù)：戶(hù)名，開(kāi)戶(hù)行，賬號(hào)*違約責(zé)任1.甲方逾期付款，每延遲1日按應(yīng)付金額的0.05%支付違約金；2.乙方逾期交付，每延遲1日按合同總額的0.05%支付違約金，延遲超過(guò)15日，甲方有權(quán)解除合同爭(zhēng)議解決本合同履行中發(fā)生爭(zhēng)議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成，提交*仲裁委員會(huì)仲裁其他約定本合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份，自雙方簽字蓋章之日起生效甲方（蓋章）乙方（蓋章）授權(quán)代表簽字*授權(quán)代表簽字*（二）銷(xiāo)售訂單處理表訂單編號(hào)2024XS001-PO01關(guān)聯(lián)合同號(hào)2024XS001客戶(hù)名稱(chēng)*有限公司聯(lián)系人*聯(lián)系方式*收貨地址市區(qū)路號(hào)商品信息名稱(chēng)：規(guī)格：數(shù)量：?jiǎn)蝺r(jià)（元）：金額（元）：*訂單總金額（元）*交貨期*年X月X日前訂單狀態(tài)□待審批□已審批□已發(fā)貨□已完成□異常處理責(zé)任人銷(xiāo)售代表*審批記錄部門(mén)主管：年X月X日法務(wù)專(zhuān)員：年X月X日財(cái)務(wù)主管：年X月X日備注如：需定制包裝（三）合同履約進(jìn)度跟蹤表合同編號(hào)2024XS001訂單編號(hào)2024XS001-PO01履約階段計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間負(fù)責(zé)人備貨*年X月X日*年X月X日倉(cāng)儲(chǔ)代表*發(fā)貨*年X月X日*年X月X日物流代表*簽收*年X月X日*年X月X日銷(xiāo)售代表*異常處理-*年X月X日銷(xiāo)售主管*客戶(hù)反饋-*年X月X日銷(xiāo)售代表*四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)信息準(zhǔn)確性：合同與訂單中的客戶(hù)信息、商品明細(xì)、金額、日期等核心內(nèi)容需反復(fù)核對(duì)，保證與客戶(hù)溝通結(jié)果一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致履約糾紛。審批時(shí)效性：各部門(mén)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急訂單可啟動(dòng)“綠色審批通道”，保證合同及時(shí)簽訂、訂單盡快執(zhí)行。合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性：法務(wù)條款需明確違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式，避免模糊表述；付款條款需與財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)，保證回款安全。訂單與合同一致性：訂單