企業(yè)文檔存檔及管理制度手冊(cè)一、總則（一）制度目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各類文檔的收集、整理、保管、利用及銷毀工作，保證文檔的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，防范信息風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成或接收的各類紙質(zhì)文檔、電子文檔（含郵件、即時(shí)通訊記錄、電子檔案等）的管理，涵蓋行政、人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、項(xiàng)目等各領(lǐng)域文檔。（三）基本原則集中統(tǒng)一管理：文檔存檔工作由行政部（或指定檔案管理部門）統(tǒng)籌，各部門配合執(zhí)行，保證文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。全程可控：文檔從形成到歸檔、保管、利用、銷毀的全流程需有明確記錄，責(zé)任到人。安全保密：涉及企業(yè)商業(yè)秘密、敏感信息的文檔需嚴(yán)格限定查閱權(quán)限，采取加密、備份等安全措施。高效便捷：優(yōu)化存檔流程，保證文檔檢索、利用便捷，支持業(yè)務(wù)決策與管理需求。二、文檔分類與編號(hào)體系（一）文檔分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)文檔性質(zhì)、來(lái)源及用途，將企業(yè)文檔分為以下大類（各部門可根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)細(xì)化子類）：大類代碼大類名稱子類示例（可自定義）A行政管理類會(huì)議紀(jì)要、通知公告、制度文件、合同協(xié)議等B人力資源管理類招聘錄用、勞動(dòng)合同、員工檔案、培訓(xùn)記錄、考勤等C財(cái)務(wù)管理類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、預(yù)算、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告等D業(yè)務(wù)管理類客戶資料、銷售合同、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、招投標(biāo)文件等E項(xiàng)目管理類立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等F技術(shù)研發(fā)類研發(fā)方案、技術(shù)圖紙、專利文件、測(cè)試報(bào)告等G其他類外來(lái)文件、榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明等（二）文檔編號(hào)規(guī)則文檔采用“分類代碼-年份-流水號(hào)”的編號(hào)方式，格式為：-YYYY-NNNN分類代碼：對(duì)應(yīng)上述大類代碼（如A、B、C等）；年份：文檔形成年份（如2024）；流水號(hào)：當(dāng)年該類文檔的順序編號(hào)，從0001開始，每年重新編號(hào)。示例：2024年行政管理類第15份文檔編號(hào)為“A-2024-0015”。（三）分類與編號(hào)操作要點(diǎn)新文檔形成后，由經(jīng)辦人根據(jù)內(nèi)容確定分類代碼，填寫《文檔分類登記表》（見(jiàn)配套表格1）；行政部（檔案管理員）每月對(duì)各部門提交的分類登記表進(jìn)行核對(duì)，統(tǒng)一編制文檔編號(hào)，并反饋至各部門；子類編號(hào)可在分類代碼后增加字母或數(shù)字標(biāo)識(shí)（如“A-行政-2024-001”），但需在企業(yè)內(nèi)部明確后報(bào)行政部備案。三、文檔歸檔管理（一）歸檔范圍凡反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種形式文檔，均需納入歸檔范圍，包括但不限于：企業(yè)制定的各項(xiàng)制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)；重要會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議；對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書；員工入職、離職、異動(dòng)、考核等人事資料；財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料；項(xiàng)目立項(xiàng)、執(zhí)行、驗(yàn)收各階段文件；客戶信息、銷售數(shù)據(jù)、市場(chǎng)分析報(bào)告；技術(shù)研發(fā)過(guò)程中的圖紙、專利文件、成果報(bào)告；部門、合作單位來(lái)文及回函。（二）歸檔責(zé)任部門文檔類型歸檔責(zé)任部門協(xié)助部門行政管理類行政部各業(yè)務(wù)部門人力資源管理類人力資源部各部門財(cái)務(wù)管理類財(cái)務(wù)部各部門業(yè)務(wù)管理類銷售部/市場(chǎng)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門項(xiàng)目管理類項(xiàng)目部參與部門技術(shù)研發(fā)類技術(shù)部/研發(fā)中心相關(guān)項(xiàng)目組（三）歸檔時(shí)間要求年度歸檔：各部門需在次年1月31日前，完成上一年度所有應(yīng)歸檔文檔的整理、移交；即時(shí)歸檔：以下文檔需在形成后5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔：合同、協(xié)議類文件（簽訂后即時(shí)歸檔）；項(xiàng)目立項(xiàng)、驗(yàn)收文件（審批通過(guò)后即時(shí)歸檔）；涉及訴訟、審計(jì)的重要文件（形成后即時(shí)歸檔）。（四）分步驟歸檔操作說(shuō)明第一步：文檔收集經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集本部門形成的應(yīng)歸檔文檔，保證文件齊全（含原件、審批單、附件等），無(wú)缺頁(yè)、損毀；電子文檔需同時(shí)收集原始文件及格式轉(zhuǎn)換后的通用版本（如PDF、Word等），重要電子文檔需刻錄光盤或存儲(chǔ)至企業(yè)指定服務(wù)器。第二步：文檔整理對(duì)收集的文檔進(jìn)行排序、編頁(yè)（紙質(zhì)文檔）、裝訂（左側(cè)裝訂，不超過(guò)20mm）；檢查文檔內(nèi)容完整性，缺失部分需及時(shí)補(bǔ)充；填寫《文檔歸檔登記表》（見(jiàn)配套表格2），注明文檔名稱、編號(hào)、形成日期、頁(yè)數(shù)、經(jīng)辦人等信息。第三步：文檔審核部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門整理后的文檔進(jìn)行審核，保證內(nèi)容真實(shí)、分類準(zhǔn)確、手續(xù)齊全；審核通過(guò)后，在《文檔歸檔登記表》上簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章（紙質(zhì)文檔）。第四步：移交歸檔部門指定專人（或檔案管理員）攜帶《文檔歸檔登記表》及整理好的文檔，向行政部（檔案管理員）辦理移交；行政部核對(duì)文檔數(shù)量、質(zhì)量及登記信息，確認(rèn)無(wú)誤后雙方在《文檔歸檔登記表》上簽字，各執(zhí)一份留存；電子文檔需通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）至檔案管理模塊，同步更新電子臺(tái)賬。第五步：入庫(kù)上架紙質(zhì)文檔由行政部統(tǒng)一編碼后，放入檔案盒，標(biāo)注“分類代碼-年份-流水號(hào)”及盒內(nèi)文檔清單；按分類代碼、年份、流水號(hào)順序排列于檔案柜，張貼標(biāo)簽便于檢索；電子文檔由行政部定期備份（本地+云端），并定期檢查存儲(chǔ)狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)丟失。四、文檔保管與維護(hù)（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施紙質(zhì)文檔：存放于專用檔案室，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等措施；檔案室配備溫濕度計(jì)（溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%），定期記錄；電子文檔：存儲(chǔ)于企業(yè)專用服務(wù)器或加密云盤，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（分級(jí)管理），定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份（每日增量備份+每周全量備份），備份介質(zhì)需單獨(dú)存放。（二）保管期限根據(jù)文檔價(jià)值及法規(guī)要求，明保證管期限，分為：永久：企業(yè)章程、重要合同、審計(jì)報(bào)告、歷史沿革資料等；長(zhǎng)期（10-30年）：財(cái)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目文件、人事檔案、制度文件等；短期（10年以下）：日常通知、會(huì)議紀(jì)要、臨時(shí)性業(yè)務(wù)資料等。具體保管期限參照《企業(yè)檔案保管期限表》（見(jiàn)配套表格3）執(zhí)行。（三）定期檢查與清點(diǎn)行政部每半年組織一次檔案清點(diǎn)，核對(duì)紙質(zhì)文檔與電子臺(tái)賬的一致性，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)處理；對(duì)到期檔案，由行政部會(huì)同相關(guān)部門鑒定，確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值后，按規(guī)定程序銷毀；損壞或字跡模糊的文檔，需及時(shí)修復(fù)或復(fù)印，復(fù)印件歸檔并注明“與原件一致”。五、文檔借閱與復(fù)制（一）借閱權(quán)限文檔類型可借閱人員審批人普通文檔（非涉密）企業(yè)員工部門負(fù)責(zé)人涉密文檔部門負(fù)責(zé)人及以上/經(jīng)授權(quán)人員分管副總/總經(jīng)理超期借閱需重新提交申請(qǐng)行政部負(fù)責(zé)人（二）分步驟借閱操作說(shuō)明第一步：提交申請(qǐng)借閱人填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)配套表格4），注明文檔名稱、編號(hào)、借閱用途、借閱期限、歸還日期等信息；涉密文檔需額外說(shuō)明借閱理由及保密措施。第二步：審批普通文檔：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至行政部；涉密文檔：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管副總或總經(jīng)理審批。第三步：登記與領(lǐng)取審批通過(guò)后，借閱人持《文檔借閱申請(qǐng)表》至行政部辦理借閱登記；紙質(zhì)文檔需當(dāng)面清點(diǎn)，簽字確認(rèn)；電子文檔需通過(guò)系統(tǒng)申請(qǐng)，由檔案管理員授權(quán)訪問(wèn)權(quán)限。第四步：使用與歸還借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)使用文檔，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、損壞；涉密文檔嚴(yán)禁帶離辦公區(qū)域，不得復(fù)制、拍照（經(jīng)批準(zhǔn)除外）；歸還時(shí)，行政部核對(duì)文檔完整性，確認(rèn)無(wú)誤后在《文檔借閱申請(qǐng)表》上簽字，更新借閱記錄。第五步：續(xù)借與延期需續(xù)借的文檔，需在借閱期滿前3個(gè)工作日提交續(xù)借申請(qǐng)，經(jīng)審批后延長(zhǎng)借閱期限（最長(zhǎng)不超過(guò)原期限的一半）；逾期未還且未申請(qǐng)續(xù)借的，暫停該員工借閱權(quán)限1個(gè)月。（三）復(fù)制管理復(fù)制文檔需填寫《文檔復(fù)制申請(qǐng)表》（見(jiàn)配套表格5），經(jīng)審批后由行政部負(fù)責(zé)復(fù)制；復(fù)制的文檔需注明“復(fù)制件”及復(fù)制日期，與原件具有同等效力；涉密文檔復(fù)制需嚴(yán)格控制數(shù)量，復(fù)制件需按涉密文檔管理。六、文檔銷毀管理（一）銷毀范圍已到保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的文檔；復(fù)份文檔（僅保留一份原件）；失去查考價(jià)值、重復(fù)或無(wú)保存意義的電子文檔。（二）銷毀審批行政部編制《文檔銷毀清冊(cè)》（見(jiàn)配套表格6），注明文檔名稱、編號(hào)、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等信息；由行政部負(fù)責(zé)人、法務(wù)部（或指定部門）、分管副總聯(lián)合審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；涉密文檔銷毀需報(bào)總經(jīng)理審批，并由兩人以上監(jiān)銷。（三）分步驟銷毀操作說(shuō)明第一步：清點(diǎn)與登記對(duì)擬銷毀文檔進(jìn)行再次清點(diǎn)，保證與《文檔銷毀清冊(cè)》一致；銷毀前，由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人在清冊(cè)上簽字確認(rèn)。第二步：銷毀執(zhí)行紙質(zhì)文檔：采用碎紙機(jī)粉碎或焚燒（需符合環(huán)保要求），禁止隨意丟棄；電子文檔：使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件徹底刪除，或?qū)Υ鎯?chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理破壞（如消磁、粉碎）；銷毀過(guò)程需全程記錄，包括時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。第三步：記錄與備案銷毀完成后，監(jiān)銷人填寫《文檔銷毀記錄表》（見(jiàn)配套表格7），詳細(xì)記錄銷毀情況；《文檔銷毀清冊(cè)》《文檔銷毀記錄表》由行政部永久保存，以備查考。七、責(zé)任分工與監(jiān)督（一）部門職責(zé)行政部：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌文檔存檔管理工作，制定分類標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則，組織檔案培訓(xùn)，監(jiān)督各部門執(zhí)行，維護(hù)檔案室及電子檔案系統(tǒng)；各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門文檔的收集、整理、審核、歸檔，保證文檔真實(shí)、完整，配合檔案檢查與借閱；法務(wù)部：負(fù)責(zé)審核涉密文檔、銷毀文檔的合規(guī)性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)提供文檔管理所需經(jīng)費(fèi)（如檔案柜、碎紙機(jī)、備份設(shè)備等），監(jiān)督財(cái)務(wù)類文檔歸檔。（二）人員職責(zé)檔案管理員：由行政部指定專人擔(dān)任，負(fù)責(zé)文檔接收、分類、編號(hào)、保管、借閱登記、系統(tǒng)維護(hù)等工作；部門經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)本部門文檔的日常收集與初步整理，保證及時(shí)歸檔；部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審核本部門文檔內(nèi)容，監(jiān)督歸檔流程，審批借閱/復(fù)制/銷毀申請(qǐng)。（三）監(jiān)督與獎(jiǎng)懲行政部每年度組織一次文檔管理檢查，對(duì)各部門歸檔及時(shí)性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行評(píng)估，結(jié)果納入部門績(jī)效考核；對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行制度、表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)或適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)未按規(guī)定歸檔、借閱超期、損毀文檔或泄露涉密信息的，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分；造成企業(yè)損失的，追究法律責(zé)任。八、配套表格模板表格1：文檔分類登記表部門：_______日期：_______年_______月_______日序號(hào)——12…表格2：文檔歸檔登記表部門：_______日期：_______年_______月_______日序號(hào)——12…表格3：企業(yè)檔案保管期限表（部分示例）分類代碼文檔名稱保管期限A企業(yè)章程永久A年度工作總結(jié)長(zhǎng)期（30年）A通知、通報(bào)（非重要）短期（5年）B員工花名冊(cè)長(zhǎng)期（30年）B考勤記錄短期（3年）C年度財(cái)務(wù)報(bào)表長(zhǎng)期（30年）C會(huì)計(jì)憑證短期（10年）D銷售合同（重要客戶）長(zhǎng)期（20年）D客戶資料（普通）短期（5年）表格4：文檔借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人：_______部門：_______日期：_______年_______月_______日文檔名稱借閱用途歸還日期部門負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)：行政部審批意見(jiàn)：備注：表格5：文檔復(fù)制申請(qǐng)表申請(qǐng)人：_______部門：_______日期：_______年_______月_______日文檔名稱復(fù)制用途是否涉密部門負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)：行政部審批意見(jiàn)：備注：表格6：文檔銷毀清冊(cè)部門：_______日期：_______年_______月_______日序號(hào)——12…表格7：文檔銷毀記錄表監(jiān)銷部門：_______日期：_______年_______月_______日銷毀地點(diǎn)參與人員銷毀文檔清單（序號(hào)、文檔編號(hào)、文檔名稱、數(shù)量）監(jiān)銷人簽字：_________經(jīng)辦人簽字：_________備注：九、風(fēng)險(xiǎn)提示與常見(jiàn)問(wèn)題（一）操作風(fēng)險(xiǎn)提示歸檔不及時(shí)：可能導(dǎo)致文檔丟失或損壞，影響業(yè)務(wù)追溯，需嚴(yán)格執(zhí)行年度歸檔與即時(shí)歸檔時(shí)間要求；分類不準(zhǔn)確：影響文檔檢索效率，各部門應(yīng)熟悉分類標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理員需定期核對(duì)；借閱超期：導(dǎo)致文檔資源被占用，需加強(qiáng)借閱期限管理，對(duì)超期行為及時(shí)提醒與處理；電子文檔備份缺失：可能造成數(shù)據(jù)永久丟失，需嚴(yán)格執(zhí)行“本地+云端”雙備份機(jī)制，定期驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)完整性。（二）常見(jiàn)問(wèn)題處理問(wèn)題：文檔歸檔后發(fā)覺(jué)內(nèi)容遺漏或錯(cuò)誤。處理：由原經(jīng)辦人補(bǔ)充完善，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交行