合同管理流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊(cè)一、手冊(cè)概述（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)合同管理行為，明確全流程操作標(biāo)準(zhǔn)，提升履約效率、防范法律與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本手冊(cè)。手冊(cè)適用于企業(yè)各部門及下屬單位的合同管理工作，覆蓋合同從起草、審核、簽署、履行到歸檔的全生命周期。（二）適用范圍本手冊(cè)所定義的“合同”，是企業(yè)與自然人、法人或其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，涵蓋采購(gòu)、銷售、服務(wù)、租賃等各類書面協(xié)議（含補(bǔ)充協(xié)議、備忘錄）。企業(yè)對(duì)外簽署的所有協(xié)議均需遵循本流程。二、基本原則與職責(zé)分工（一）基本原則1.合法性：合同內(nèi)容、形式及主體需符合法律法規(guī)與行業(yè)規(guī)范，禁止簽署違法或損害公共利益的協(xié)議。2.審慎性：起草、審核需充分評(píng)估對(duì)方主體資格、履約能力與信用狀況，確保條款清晰、權(quán)責(zé)對(duì)等。3.效率性：各環(huán)節(jié)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，避免流程延誤影響業(yè)務(wù)推進(jìn)。4.歸檔完整性：合同及相關(guān)文件需妥善保管，確?？勺匪荨⒖刹樵儭＃ǘ┞氊?zé)分工業(yè)務(wù)部門：發(fā)起合同需求，起草初稿，跟進(jìn)協(xié)商、履約進(jìn)展，收集履約憑證。法務(wù)部門：審核合同合規(guī)性，提供法律意見，處理糾紛。財(cái)務(wù)部門：審核財(cái)務(wù)條款（付款、發(fā)票等），辦理款項(xiàng)收付，登記財(cái)務(wù)臺(tái)賬。檔案管理部門：負(fù)責(zé)合同歸檔、保管與借閱管理。分管領(lǐng)導(dǎo)：最終審批合同，對(duì)重大合同決策。三、合同起草流程（一）需求發(fā)起與準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門基于業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同，明確標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、期限、付款方式等核心要素。同時(shí)收集對(duì)方資料：企業(yè)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如需）、信用報(bào)告（可選）；自然人：身份證復(fù)印件、聯(lián)系方式。（二）合同文本起草1.模板優(yōu)先：優(yōu)先使用法務(wù)部門制定的標(biāo)準(zhǔn)模板（如采購(gòu)、服務(wù)合同模板）；無模板時(shí)，參考同類合同結(jié)構(gòu)，確保要素完整。2.條款撰寫要求：名稱準(zhǔn)確（如《XX設(shè)備采購(gòu)合同》），當(dāng)事人信息完整（名稱、住所地、聯(lián)系方式、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼/身份證號(hào)）；標(biāo)的條款明確（產(chǎn)品規(guī)格、服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，可附清單）；價(jià)款與支付：金額（大小寫一致）、方式（轉(zhuǎn)賬/票據(jù)）、節(jié)點(diǎn)（預(yù)付款/進(jìn)度款/尾款）、發(fā)票要求；履行期限與地點(diǎn)：明確起止時(shí)間、履行地（如“甲方住所地”）；違約責(zé)任：避免模糊表述（如“違約方承擔(dān)一切損失”），約定違約金比例或計(jì)算方式；爭(zhēng)議解決：優(yōu)先選擇訴訟（明確管轄法院）或仲裁（明確機(jī)構(gòu)），避免同時(shí)約定兩種方式。（三）初稿內(nèi)部評(píng)審業(yè)務(wù)部門完成初稿后，內(nèi)部評(píng)審（會(huì)議或線上協(xié)作），重點(diǎn)檢查：業(yè)務(wù)需求是否完整體現(xiàn)；條款是否符合行業(yè)慣例；對(duì)方協(xié)商意向是否納入（如付款賬期、交貨時(shí)間）。四、合同審核流程（一）業(yè)務(wù)部門初審業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初審，確認(rèn)：合同與業(yè)務(wù)需求一致；對(duì)方主體資料真實(shí)有效；核心條款（價(jià)格、期限）符合公司規(guī)定。初審?fù)ㄟ^后，提交法務(wù)審核。（二）法務(wù)部門合規(guī)審核法務(wù)需在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)審查：1.主體資格：對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期、經(jīng)營(yíng)范圍，自然人行為能力；2.條款合規(guī)性：內(nèi)容是否違法，格式條款是否提示對(duì)方注意，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等；3.風(fēng)險(xiǎn)提示：對(duì)方信用、履約能力風(fēng)險(xiǎn)，提出應(yīng)對(duì)建議（如增加擔(dān)保、分階段付款）。審核意見書面反饋，業(yè)務(wù)部門修改后需再次提交法務(wù)復(fù)核（小修改可簡(jiǎn)化流程）。（三）財(cái)務(wù)部門條款審核財(cái)務(wù)重點(diǎn)審核：付款方式是否符合財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例）；發(fā)票類型、開票時(shí)間是否明確；稅務(wù)條款合規(guī)性（含稅價(jià)、稅率）；資金安排可行性（付款節(jié)點(diǎn)與現(xiàn)金流匹配）。（四）審批流程1.一般合同：業(yè)務(wù)部門提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審查合同合規(guī)性、必要性、風(fēng)險(xiǎn)可控性；2.重大合同：提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議（重大合同標(biāo)準(zhǔn)：金額超[X]、涉及重大權(quán)益處分、長(zhǎng)期履約等，由公司制度界定）。審批通過后，業(yè)務(wù)部門提交對(duì)方簽署；未通過則修改后重走流程。五、合同簽署流程（一）簽署前確認(rèn)業(yè)務(wù)部門確認(rèn)：對(duì)方已完成內(nèi)部審批（可要求提供審批文件或郵件確認(rèn)）；合同條款與最終審核版一致（無擅自修改）；對(duì)方簽署人身份合法（法定代表人或持有效授權(quán)委托書的代理人）。（二）簽署要求1.形式：紙質(zhì)合同：雙方簽字（自然人）或蓋章（企業(yè)，加蓋公章/合同專用章，騎縫章連續(xù)加蓋）；電子合同：通過公司認(rèn)可的電子簽約平臺(tái)簽署，確保簽名、時(shí)間戳合法有效。2.順序：原則上“我方后簽”，避免對(duì)方簽署后我方擅自修改；若對(duì)方要求先簽，需經(jīng)法務(wù)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)。（三）合同份數(shù)與分發(fā)合同簽署后，按約定份數(shù)制作（我方留存至少2份，業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、檔案各1份）。業(yè)務(wù)部門需在[X]個(gè)工作日內(nèi)將原件移交檔案管理部門，留存復(fù)印件供履約使用。六、合同履行與監(jiān)控流程（一）履約計(jì)劃制定業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同條款制定履約計(jì)劃，明確：我方履行節(jié)點(diǎn)（付款、交貨、服務(wù)提供時(shí)間）；對(duì)方履行節(jié)點(diǎn)（到貨、開票、驗(yàn)收時(shí)間）；責(zé)任人與配合部門（如采購(gòu)合同中，倉(cāng)庫收貨、質(zhì)檢驗(yàn)收）。（二）履約跟蹤1.日常跟蹤：指定專人通過《合同履約臺(tái)賬》（見附件）記錄：我方履約情況（是否按時(shí)付款、交貨）；對(duì)方履約情況（是否按時(shí)交貨、提供服務(wù)）；異常情況（延遲交貨、質(zhì)量問題）。2.節(jié)點(diǎn)提醒：通過OA系統(tǒng)或日歷工具設(shè)置履約節(jié)點(diǎn)提醒（如付款前3天提醒財(cái)務(wù)，交貨前5天提醒對(duì)方）。（三）驗(yàn)收與確認(rèn)1.貨物/服務(wù)驗(yàn)收：按合同約定標(biāo)準(zhǔn)、流程執(zhí)行，驗(yàn)收合格簽署《驗(yàn)收單》（見附件），作為付款依據(jù)；驗(yàn)收不合格，需在異議期內(nèi)書面通知對(duì)方，協(xié)商解決方案（換貨、維修、扣款等）。2.發(fā)票與付款：對(duì)方提供合規(guī)發(fā)票后，業(yè)務(wù)部門填寫《付款申請(qǐng)單》，附合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料，提交財(cái)務(wù)付款。財(cái)務(wù)核對(duì)資料完整性后付款。（四）履約異常處理若對(duì)方違約或遇不可抗力：1.違約處理：業(yè)務(wù)部門收集證據(jù)（函件、物流記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等），提交法務(wù)評(píng)估。法務(wù)需在[X]個(gè)工作日內(nèi)出具法律意見，明確是否解除合同、主張違約金。2.不可抗力處理：雙方按合同約定履行通知、證明義務(wù)（如疫情需提供政府文件、防控證明），協(xié)商調(diào)整履約方式或期限。七、合同變更與解除流程（一）合同變更業(yè)務(wù)需求變化需變更合同（如數(shù)量、付款方式調(diào)整）：1.協(xié)商與起草：與對(duì)方協(xié)商變更內(nèi)容，起草《補(bǔ)充協(xié)議》或《變更協(xié)議》，明確變更條款、生效時(shí)間、原條款效力（如“原合同第X條作廢，按本協(xié)議執(zhí)行”）。2.審核與簽署：變更協(xié)議按原合同審核流程（法務(wù)、財(cái)務(wù)審核，領(lǐng)導(dǎo)審批），簽署后按原合同分發(fā)方式存檔。（二）合同解除1.協(xié)商解除：雙方協(xié)商一致，簽署《解除協(xié)議》，明確解除時(shí)間、雙方權(quán)利義務(wù)（退款、退貨、賠償?shù)龋?.單方解除：對(duì)方嚴(yán)重違約或符合合同解除條件時(shí)：收集違約證據(jù)，提交法務(wù)評(píng)估解除合法性；按合同約定方式（書面、郵件）發(fā)送《解除通知書》，明確事由、時(shí)間；跟進(jìn)后續(xù)事宜（退款、返還貨物等），并歸檔相關(guān)文件。八、合同歸檔與保管流程（一）歸檔要求1.時(shí)間：合同履行完畢（或解除）后[X]個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同原件及相關(guān)文件（驗(yàn)收單、付款憑證、變更/解除協(xié)議等）移交檔案管理部門。2.文件：合同正副本、對(duì)方主體資料、審批文件、履約憑證、變更/解除協(xié)議（如有）。（二）檔案管理1.分類與編號(hào)：按合同類型（采購(gòu)、銷售、服務(wù)）、年份、流水號(hào)分類（如“CG-____”）。2.保管期限：一般合同保管[X]年，涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、長(zhǎng)期合作的合同保管[X]年或長(zhǎng)期保存（按公司制度）。3.借閱管理：內(nèi)部借閱需填《檔案借閱單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；外部借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，原則上不外借原件。九、風(fēng)險(xiǎn)管控（一）常見風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對(duì)1.主體風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)方無履約能力或主體瑕疵（如皮包公司）。應(yīng)對(duì)：簽署前核查工商信息、涉訴情況，要求提供資信證明或擔(dān)保。2.條款風(fēng)險(xiǎn)：條款模糊、違約責(zé)任缺失。應(yīng)對(duì)：起草時(shí)細(xì)化條款，法務(wù)審核重點(diǎn)關(guān)注權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任。3.履約風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)方延遲履約、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。應(yīng)對(duì)：建立臺(tái)賬跟蹤，驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)，異常及時(shí)催告。4.檔案風(fēng)險(xiǎn)：合同丟失、借閱失控。應(yīng)對(duì)：指定專人保管，定期盤點(diǎn)；借閱需審批、登記。（二）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制每季度由法務(wù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)聯(lián)合排查合同風(fēng)險(xiǎn)，重點(diǎn)檢查逾期未履約、高風(fēng)險(xiǎn)合同（金額大、周期長(zhǎng)）。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)合同制定《風(fēng)險(xiǎn)處置方案》，明確責(zé)任人和整改期限，跟蹤結(jié)果。十、