通用行政管理文件模板庫一、引言二、常用行政管理文件模板（一）會議紀要適用情境適用于各類工作會議（如部門例會、專題研討會、項目推進會等）的記錄與存檔，用于明確會議決議、待辦事項及責任分工。編制流程會前準備：明確會議主題、時間、地點、參會人員，提前準備會議議程及相關(guān)材料。會中記錄：準確記錄會議發(fā)言要點、討論過程、爭議焦點及形成的初步共識。會后整理：24小時內(nèi)根據(jù)會議記錄整理初稿，突出決議事項、待辦任務(wù)（含責任人與完成時限），經(jīng)會議主持人審核后定稿。分發(fā)歸檔：定稿后發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門，并按檔案管理規(guī)定存檔。模板示例會議紀要會議名稱：[部門名稱]2023年[X]月工作例會會議時間：2023年[X]月[X]日[上/下]午[X]時[X]分會議地點：[會議室名稱/線上會議平臺]主持人：*[部門經(jīng)理]記錄人：*[行政專員]參會人員：[張三]、[李四]、*[王五]（列席）缺席人員：*[趙六]（事前請假）會議議題：[議題一：上月工作總結(jié)與問題反饋][議題二：本月重點工作計劃部署][議題三：[其他專項事項討論]主要內(nèi)容：議題一：*[張三]匯報：上月部門完成項目A（進度100%）、項目B（進度80%），存在問題為[具體問題，如：跨部門協(xié)作效率待提升]。討論結(jié)論：由*[李四]牽頭，于[X]月[X]日前與[相關(guān)部門]對接解決方案，形成書面報告。議題二：*[王五]提報：本月重點推進項目C（需協(xié)調(diào)資源：[具體資源]）、項目D（啟動時間：[X]月[X]日）。決議：同意項目C、D計劃，由[部門經(jīng)理]向[分管領(lǐng)導]申請資源支持，[張三]負責跟進資源落實情況。議題三：[專項事項討論內(nèi)容及結(jié)論]待辦事項：序號任務(wù)內(nèi)容責任人完成時限備注1跨部門協(xié)作問題解決方案*[李四]2023-[X]-[X]提交部門經(jīng)理審核2項目C資源申請跟進*[張三]2023-[X]-[X]同步抄送*[李四]3[其他待辦事項]*[王五]2023-[X]-[X]散會時間：[X]時[X]分關(guān)鍵提示會議紀要需客觀、簡潔，避免主觀評價，重點突出“決議”與“待辦”。涉及數(shù)據(jù)、時間節(jié)點等信息需經(jīng)參會人員確認，保證準確性。電子版會議紀需標注“內(nèi)部文件”，限制轉(zhuǎn)發(fā)范圍。（二）工作請示適用情境適用于下級向上級或相關(guān)部門請求指示、批準事項，或需協(xié)調(diào)資源時使用（如：預算申請、流程審批、人員調(diào)配等）。編制流程明確事由：清晰列出請示的核心事項及背景，說明為什么需要請示。收集依據(jù)：整理相關(guān)政策、制度或同類案例作為請示的支撐材料。起草文稿：需包含“請示事項”“具體方案”“需協(xié)調(diào)支持”三部分，語言簡潔、邏輯清晰。審核報送：經(jīng)部門負責人初審后，按層級報送審批，并跟蹤審批進度。模板示例關(guān)于[事項名稱]的請示主送機關(guān)：*[上級領(lǐng)導/相關(guān)部門名稱]為[說明目的，如：保障[活動名稱]順利開展/提升[工作環(huán)節(jié)]效率]，需[請示事項，如：申請活動經(jīng)費/采購辦公設(shè)備/調(diào)整部門人員分工]。具體情況一、事項背景[簡述事由背景，如：原[設(shè)備名稱]已使用超過5年，故障頻發(fā)，影響日常辦公效率，需更換新設(shè)備]。二、具體方案方案內(nèi)容：[詳細說明方案，如：擬采購[設(shè)備型號]共[X]臺，預算合計[X]元，采購渠道為[供應(yīng)商名稱]，預計[X]月[X]日前完成]。方案依據(jù)：[引用政策或制度，如：根據(jù)《公司固定資產(chǎn)管理辦法》第[X]條規(guī)定，單價超5000元設(shè)備需提交請示審批]。三、需協(xié)調(diào)支持[明確需要上級或部門協(xié)助的事項，如：請領(lǐng)導審批預算/請行政部門協(xié)助采購流程]。妥否，請批示。請示部門：*[部門名稱]請示人：*[姓名]日期：2023年[X]月[X]日關(guān)鍵提示請示事項需單一，避免一文多事，保證審批人聚焦核心問題。方案部分需提供可選項（如：高、中、低預算方案），供審批人決策參考。緊急事項需在標題注明“緊急”，并同步通過電話或即時通訊工具提醒審批人。（三）通知公告適用情境適用于發(fā)布規(guī)章制度、工作安排、重要事項告知（如：放假通知、制度更新、會議變更等），需保證信息覆蓋相關(guān)人員。編制流程確定內(nèi)容：明確通知的核心信息（時間、地點、對象、要求等），避免歧義。明確范圍：確定通知的接收對象（全體員工/特定部門/相關(guān)人員），避免信息遺漏或超范圍傳達。起草文稿：標題需簡潔明了（如：“關(guān)于[事項]的通知”），分條列項，邏輯清晰。審核發(fā)布：經(jīng)行政部門或相關(guān)負責人審核后，通過正式渠道（如：OA系統(tǒng)、公告欄、工作群）發(fā)布，并確認接收情況。模板示例關(guān)于2023年國慶節(jié)放假安排的通知主送：全體員工根據(jù)國家法定節(jié)假日規(guī)定，結(jié)合公司實際工作情況，現(xiàn)將2023年國慶節(jié)放假安排通知一、放假時間二、注意事項請各部門在9月29日前完成假期前工作交接，關(guān)閉辦公設(shè)備電源，鎖好門窗，做好安全防范。假期期間如有緊急事務(wù)，請聯(lián)系值班人員*[張三]（[內(nèi)部短號]），或通過公司應(yīng)急工作群反饋。外出員工請注意出行安全，遵守當?shù)匾咔榉揽匾?guī)定（如適用），保持通訊暢通。三、工作安排請各部門于10月8日上午9:00前將假期工作完成情況及返崗情況報備至行政部門*[李四]。特此通知。發(fā)布部門：*[行政部]關(guān)鍵提示通知內(nèi)容需明確“時間、地點、人物、事件、要求”五要素，避免模糊表述（如“近期”“大概”）。涉及多個部門協(xié)同的事項，需提前與相關(guān)部門確認內(nèi)容一致性，避免矛盾。重要通知（如制度變更）需附生效日期及過渡期安排，并組織相關(guān)人員學習確認。（四）辦公用品申領(lǐng)單適用情境適用于員工或部門申領(lǐng)日常辦公耗材（如：紙張、筆、文件夾等）或設(shè)備（如：U盤、計算器等），規(guī)范物資管理流程。編制流程核對需求：申領(lǐng)人確認所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量，避免浪費或重復申領(lǐng)。填寫單據(jù)：如實填寫申領(lǐng)單信息，注明用途及部門預算歸屬。審批流程：部門負責人審核申領(lǐng)合理性，行政部門核對庫存及預算，按權(quán)限審批。領(lǐng)用登記：審批通過后，申領(lǐng)人至倉庫領(lǐng)用，并在《辦公用品領(lǐng)用登記表》簽字確認。模板示例辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門：*[業(yè)務(wù)部]申領(lǐng)人：*[王五]申領(lǐng)日期：2023年[X]月[X]日預算歸屬：[業(yè)務(wù)部2023年辦公預算]序號物品名稱規(guī)格型號單位申領(lǐng)數(shù)量用途說明1A4復印紙70g包5部門日常打印文件2中性筆0.5mm支10會議記錄使用3文件夾A4個3項目資料整理部門負責人審批：簽字：*[張三]日期：2023-[X]-[X]行政部門審批：庫存核對：[充足]預算核對：[在預算內(nèi)]簽字：*[李四]日期：2023-[X]-[X]領(lǐng)用確認：申領(lǐng)人簽字：*[王五]領(lǐng)用日期：2023-[X]-[X]關(guān)鍵提示申領(lǐng)數(shù)量需結(jié)合實際工作需求，避免超量申領(lǐng)導致資源浪費。貴重物品（如：打印機、掃描儀）需填寫《貴重物品申領(lǐng)表》，注明使用責任人及保管要求。行政部門需定期更新庫存清單，保證申領(lǐng)信息與實際庫存一致。（五）來訪接待登記表適用情境適用于外部單位或個人來訪時的登記與管理，包括客戶、合作伙伴、人員等，保證接待流程規(guī)范、信息可追溯。編制流程預約接待：提前與來訪方確認時間、人數(shù)、事由及接待需求，安排接待人員及場地?，F(xiàn)場登記：來訪人員抵達后，前臺或接待人員核對身份信息，填寫登記表，發(fā)放訪客證。引導接待：引導至指定接待區(qū)域，按約定流程開展洽談（如：介紹公司情況、展示資料等）。送別歸檔：接待結(jié)束后，送別來訪人員，收回訪客證，將登記表交行政部門歸檔。模板示例來訪接待登記表接待日期：2023年[X]月[X]日接待時間：[上/下]午[X]時[X]分-[X]時[X]分項目內(nèi)容來訪單位/個人[XX科技有限公司]/[張先生]來訪人數(shù)[3]人來訪人聯(lián)系方式[XXXXXXXX]（手機）事由[洽談項目合作事宜]預約方式[電話預約]（聯(lián)系人：*[李四]）接待部門*[市場部]接待人員[王五]、[趙六]接待地點[三樓會議室A]接待記錄[簡要記錄洽談內(nèi)容，如：雙方就項目合作模式、時間節(jié)點達成初步共識]發(fā)放物品[訪客證3張]離店時間[X]時[X]分接待人簽字：*[王五]來訪人簽字：[張先生]關(guān)鍵提示涉及公司機密的接待事項，需提前與來訪方簽署《保密協(xié)議》，并控制參與接待人員范圍。重要來訪（如：高層領(lǐng)導、大客戶）需提前向行政部門報備，必要時安排公司領(lǐng)導參與接待。訪客證需注明有效期，離店時及時收回，避免外流。（六）檔案借閱申請單適用情境適用于員工因工作需要借閱公司檔案（如：項目資料、合同、會議紀要等），規(guī)范檔案管理，保證檔案安全與完整。編制流程明確需求：借閱人確認所需檔案的名稱、編號、密級及借閱用途。提交申請：填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)部門負責人審批（密級檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導審批）。審核借閱：檔案管理員核對申請信息，確認檔案狀態(tài)（如：是否可借閱、是否已借出），辦理借閱手續(xù)。歸還與記錄：借閱人按期歸還檔案，管理員檢查檔案完整性，更新借閱記錄。模板示例檔案借閱申請單借閱部門：*[項目部]借閱人：*[張三]借閱日期：2023年[X]月[X]日預計歸還日期：2023年[X]月[X]日檔案名稱檔案編號密級借閱用途XX項目合同HT-2022-005普通項目結(jié)算資料整理項目會議紀要MJ-2022-012內(nèi)部補充項目背景信息部門負責人審批：簽字：*[李四]日期：2023-[X]-[X]檔案管理員審核：檔案狀態(tài)：[可借閱]借閱期限：[7天]簽字：*[王五]日期：2023-[X]-[X]歸還確認：歸還日期：2023-[X]-[X]檔案完整性：[完好]管理員簽字：*[王五]關(guān)鍵提示密級檔案（如：財務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)資料）原則上不得借閱，確需借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批。借閱期限一般不超過7天，如需延長需提前3天提交續(xù)借申請。檔案借閱期間需妥善保管，不得涂改、轉(zhuǎn)借、復制（需復制的需經(jīng)審批），遺失需按公司規(guī)定賠償。三、模板庫使用說明靈活調(diào)整：本模板庫為通用各單位可根據(jù)自身組織架構(gòu)、管理制度及業(yè)務(wù)特點調(diào)整內(nèi)容，刪除