企業(yè)內(nèi)部溝通平臺使用規(guī)范一、總則為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部溝通平臺的使用，提升信息傳遞效率，保障信息安全與協(xié)作順暢，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于全體員工通過企業(yè)內(nèi)部溝通平臺（如企業(yè)釘釘、飛書等）開展的所有工作相關(guān)溝通與協(xié)作活動。二、適用溝通場景（一）日常事務(wù)協(xié)作用于部門內(nèi)部或跨部門間的日常工作對接，如任務(wù)分配、進度同步、問題咨詢等。例如：市場部張三需設(shè)計部李四配合完成活動海報修改，可通過平臺發(fā)送具體需求并同步完成時間。（二）項目全周期管理覆蓋項目從立項到交付的全流程溝通，包括項目啟動會進度同步、問題討論、階段總結(jié)等。例如：研發(fā)部“XX系統(tǒng)升級項目”群內(nèi)，項目經(jīng)理王五每周發(fā)布項目進展，成員反饋開發(fā)難點。（三）跨部門資源協(xié)調(diào)當需其他部門提供人力、物力或數(shù)據(jù)支持時，通過平臺發(fā)起正式申請并跟蹤反饋。例如：銷售部趙六需財務(wù)部孫七提供客戶回款數(shù)據(jù)，提交協(xié)作申請后明確完成時限。（四）信息公告?zhèn)鬟_用于公司政策、制度更新、活動通知等需全員或特定范圍周知的信息發(fā)布。例如：行政部發(fā)布“國慶節(jié)放假安排”通知，標注生效日期及注意事項。（五）緊急事務(wù)響應(yīng)針對突發(fā)需快速響應(yīng)的事務(wù)（如系統(tǒng)故障、客戶投訴等），通過平臺緊急群組同步信息、協(xié)調(diào)資源。例如：IT部發(fā)覺服務(wù)器異常，立即在“緊急事務(wù)響應(yīng)群”通知各部門暫停非核心業(yè)務(wù)操作。三、核心操作流程（一）賬號與權(quán)限管理注冊與激活：新員工入職后，由HR在1個工作日內(nèi)開通平臺賬號，員工通過企業(yè)郵箱接收初始密碼，首次登錄需修改密碼并完善個人資料（部門、職位、聯(lián)系方式等）。信息維護：員工崗位、部門或聯(lián)系方式變更時，需在3個工作日內(nèi)更新個人資料，保證信息準確。權(quán)限變更：員工離職或調(diào)崗時，直屬上級需提前1個工作日提交權(quán)限變更申請，管理員在1個工作日內(nèi)完成賬號禁用、權(quán)限回收或轉(zhuǎn)移。（二）消息發(fā)送與接收對象選擇：點對點溝通：明確發(fā)送對象，避免誤發(fā)；群組溝通：根據(jù)討論主題選擇對應(yīng)群組（如“項目組”“部門群”），全體成員僅限緊急或重要事項。內(nèi)容編輯：主題明確，如“【設(shè)計部】關(guān)于XX海報修改需求（截止10月15日）”；條理清晰，使用分段、序號或項目符號，重要信息可加粗或標紅；避免發(fā)送與工作無關(guān)的閑聊內(nèi)容（如游戲、娛樂八卦）。附件規(guī)范：文件命名格式：“【部門】文件名_版本號_日期”（如“【市場部】XX活動方案_v2.1_20231010”）；單個附件不超過50MB，超過需使用云盤并分享；涉密文件需加密，僅對必要人員開放查看權(quán)限。發(fā)送確認：重要消息（如任務(wù)分配、會議通知）發(fā)送后，可關(guān)鍵人員確認收到，未回復者需通過電話或線下補充提醒。（三）文件共享與協(xié)作文件存儲：按“部門-項目-類型”創(chuàng)建文件夾（如“研發(fā)部-XX項目-需求文檔”），禁止隨意文件至根目錄。協(xié)作編輯：多人編輯同一文檔時，使用平臺在線協(xié)作功能（如騰訊文檔、飛書文檔），避免本地傳輸導致版本混亂；編輯前需確認當前版本，修改后注明修改內(nèi)容。權(quán)限設(shè)置：普通文件：部門內(nèi)成員可查看，涉及跨部門協(xié)作時需單獨授權(quán)；敏感文件（如財務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)計劃）：僅“項目負責人+部門負責人”可查看，設(shè)置“禁止”或“僅預(yù)覽”。（四）會議組織與管理創(chuàng)建會議：明確會議主題、時間（建議單次會議不超過1.5小時）、參會人員、議程；提前1個工作日發(fā)送會議通知，附會議（線上）或地點（線下），必參人員。會議準備：提前30分鐘會議議程、相關(guān)材料（如PPT、數(shù)據(jù)報表）至群文件；線上會議提前測試設(shè)備（麥克風、攝像頭），保證網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定。會議進行：主持人需控場，按議程推進，避免偏離主題；指定記錄人，同步記錄關(guān)鍵結(jié)論、待辦事項及負責人（如“完成XX需求調(diào)研-負責人李四-10月12日”）。會議跟進：會后24小時內(nèi)，記錄人整理會議紀要并群發(fā)，標注“待辦清單”及截止時間；未完成的待辦事項，需在下次會議前更新進度。（五）信息檢索與歸檔關(guān)鍵詞檢索：查找歷史消息時，使用精準關(guān)鍵詞（如“項目名+日期+負責人”），避免模糊搜索導致信息過載。聊天記錄歸檔：重要項目群聊需每月導出一次聊天記錄（含文件、圖片），按“項目名-年月”格式存檔至指定云盤；個人工作聊天記錄保留3個月，定期清理無用記錄（如閑聊、無效反饋）。歷史文件查找：通過文件名、時間、人快速定位文件，無法找到時聯(lián)系群管理員或IT支持。四、常用溝通模板（一）會議通知模板模板名稱適用場景核心字段內(nèi)容示例備注會議通知需多人參與的正式會議主題、時間、地點/、參會人員、議程、準備材料、聯(lián)系人【XX項目】周例會通知時間：2023年10月15日14:00-15:30地點：3樓會議室A參會人員：張三（市場部）、李四（設(shè)計部）、王五（研發(fā)部）議程：1.項目進度匯報（李四）；2.問題討論（張三）；3.下周計劃（王五）準備材料：項目進度表（已至群文件）聯(lián)系人：王五，分機號：緊急會議可縮短提前通知時間，需說明原因（二）項目進度同步模板模板名稱適用場景核心字段內(nèi)容示例備注項目進度同步項目階段性進展匯報項目名稱、匯報周期、當前進度、已完成事項、待解決問題、下一步計劃、負責人項目名稱：XX系統(tǒng)開發(fā)匯報周期：2023年10月第1周當前進度：需求分析階段完成80%已完成事項：1.用戶調(diào)研報告提交；2.功能清單初稿確認待解決問題：1.第三方接口對接延遲；2.部分需求不明確下一步計劃：1.與供應(yīng)商溝通接口問題（李四）；2.組織需求評審會（王五）負責人：張三每周五下班前發(fā)送至項目群（三）跨部門協(xié)作申請模板模板名稱適用場景核心字段內(nèi)容示例備注跨部門協(xié)作申請需其他部門配合的工作申請部門、協(xié)作部門、申請事項、背景說明、期望完成時間、所需資源、聯(lián)系人申請部門：市場部協(xié)作部門：技術(shù)部申請事項：產(chǎn)品演示視頻制作支持背景說明：為下周客戶發(fā)布會準備，需技術(shù)部提供產(chǎn)品操作流程指導期望完成時間：2023年10月18日所需資源：技術(shù)部派1名工程師協(xié)助拍攝1天聯(lián)系人：趙六，分機號：5678提前3個工作日提交申請，預(yù)留溝通時間（四）緊急事務(wù)處理模板模板名稱適用場景核心字段內(nèi)容示例備注緊急事務(wù)通知突發(fā)需快速響應(yīng)的事務(wù)緊急類型、涉及范圍、當前狀況、已采取措施、需協(xié)調(diào)支持、聯(lián)系人緊急類型：服務(wù)器宕機涉及范圍：公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)當前狀況：10:00系統(tǒng)無法訪問，技術(shù)部已初步排查為網(wǎng)絡(luò)故障已采取措施：1.聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商；2.啟用備用服務(wù)器嘗試恢復需協(xié)調(diào)支持：請各部門暫停非必要系統(tǒng)操作，優(yōu)先保障核心業(yè)務(wù)恢復聯(lián)系人：孫七，分機號：9012發(fā)覺緊急情況立即在“緊急事務(wù)群”發(fā)送，同步通知直屬上級五、使用行為準則（一）溝通效率規(guī)范及時響應(yīng)：重要消息（如任務(wù)分配、會議通知）需在2小時內(nèi)回復，非緊急消息24小時內(nèi)回復；如需延時處理，需說明原因及預(yù)計回復時間。避免信息干擾：禁止在工作時間頻繁發(fā)送與工作無關(guān)的消息（如表情包刷屏、閑聊討論），確需溝通時可轉(zhuǎn)為語音或線下溝通。精簡表達：溝通內(nèi)容需簡潔明了，避免冗長文字，可使用“要點概括”或“圖文結(jié)合”提升信息傳遞效率。（二）信息安全規(guī)范保密義務(wù)：嚴禁泄露公司機密信息（如未公開財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶資料、技術(shù)方案、戰(zhàn)略規(guī)劃等），涉及敏感內(nèi)容的聊天記錄禁止截圖轉(zhuǎn)發(fā)至外部平臺。與文件安全：不不明，不未知來源文件；發(fā)送外部時需注明來源，并保證內(nèi)容安全合規(guī)。賬號安全：定期修改密碼（建議每3個月一次），不與他人共用賬號，發(fā)覺賬號異常立即聯(lián)系IT部門處理。（三）禮儀規(guī)范禮貌用語：溝通時使用“您好”“謝謝”“麻煩您”等禮貌用語，稱呼同事時使用“姓名+職位”（如“張經(jīng)理”），避免使用昵稱或綽號。對事不對人：討論問題時需客觀理性，避免情緒化表達或人身攻擊，分歧可通過會議或線下溝通解決。尊重他人時間：非緊急情況避免在非工作時間（如晚22:00后、周末）發(fā)送工作消息，確需發(fā)送需提前說明“非緊急，方便時回復”。（四）數(shù)據(jù)管理規(guī)范定期備份：重要項目文件、聊天記錄需定期備份至公司云盤，防止數(shù)據(jù)丟失。清理無用信息：每月清理一次個人聊天記錄和云