行業(yè)通用采購合同審查與審批管理模板一、適用范圍與應(yīng)用情境日常運營采購：如辦公用品、原材料、設(shè)備采購等常規(guī)合同；項目專項采購：如研發(fā)項目外包、工程建設(shè)、營銷活動支持等專項合同；戰(zhàn)略框架采購：如年度供應(yīng)商合作框架協(xié)議、長期服務(wù)合同等；緊急采購：需快速響應(yīng)的突發(fā)需求采購合同（需同步遵循緊急采購流程）。二、審查審批全流程操作指南1.合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備責(zé)任主體：需求部門/采購部門操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)采購需求，與供應(yīng)商初步溝通合同條款（如標(biāo)的物規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間等），形成合同初稿；采購部門核對初稿與采購需求的一致性，補充采購流程相關(guān)信息（如采購方式、招標(biāo)/談判結(jié)果、供應(yīng)商資質(zhì)文件等），整理完整的合同資料包，包括：（1）合同文本（含附件，如技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收方案等）；（2）供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證、授權(quán)委托書等復(fù)印件）；（3）采購審批單（需注明采購背景、預(yù)算金額、資金來源等）；（4）其他支持性文件（如招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、談判記錄等）。輸出成果：完整的合同資料包及《合同審查審批表》（見模板表格1）。2.需求部門初審責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人審查重點：合同標(biāo)的物/服務(wù)與實際需求的匹配度（規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)等是否符合要求）；交付時間、地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)是否滿足項目進度或運營計劃；初步評估合同條款對需求部門履約的影響（如配合義務(wù)、責(zé)任劃分等）。操作要求：需求部門負(fù)責(zé)人在《合同審查審批表》“需求部門意見”欄簽署明確意見（如“同意”“需修改條款：XXX”“不同意，理由：XXX”），并簽字確認(rèn)；對需修改的條款，需求部門應(yīng)與供應(yīng)商溝通調(diào)整后重新提交。輸出成果：簽署初審意見的《合同審查審批表》及修改后的合同文本（如有）。3.采購部門審核責(zé)任主體：采購部門負(fù)責(zé)人審查重點：采購流程合規(guī)性（是否履行了必要的招標(biāo)、詢比價、競爭性談判等程序，資料是否齊全）；供應(yīng)商選擇的合規(guī)性（供應(yīng)商資質(zhì)是否符合要求，是否在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)）；合同核心條款與采購結(jié)果的一致性（價格、數(shù)量、交付周期等是否與中標(biāo)/談判結(jié)果一致）；采購預(yù)算控制情況（合同金額是否在批復(fù)預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算是否有合規(guī)說明）。操作要求：采購部門重點核對采購流程文件與合同文本的對應(yīng)性，保證“結(jié)果可追溯”；對發(fā)覺的問題（如價格與中標(biāo)結(jié)果不符、供應(yīng)商資質(zhì)過期等），應(yīng)退回需求部門或要求供應(yīng)商限期整改；審核通過后，在《合同審查審批表》“采購部門意見”欄簽署意見，并附采購流程合規(guī)性說明。輸出成果：簽署審核意見的《合同審查審批表》及合規(guī)說明文件。4.法務(wù)部門（或合規(guī)部門）審查責(zé)任主體：法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審查重點：合同主體合法性（供應(yīng)商是否為合法存續(xù)企業(yè)，授權(quán)代理人是否具備有效授權(quán)）；合同條款合法性（是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)法律法規(guī)，是否存在無效條款）；權(quán)利義務(wù)對等性（雙方責(zé)任、違約金、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等條款是否公平合理，是否存在“霸王條款”）；爭議解決方式（約定管轄法院/仲裁機構(gòu)是否明確，是否有利于企業(yè)維權(quán)）；潛在法律風(fēng)險提示（如不可抗力、保密義務(wù)、合同解除條件等條款是否完善）。操作要求：法務(wù)部門需對合同文本逐條審查，對高風(fēng)險條款（如無限責(zé)任、單方解除權(quán)等）提出修改建議；審查通過后，在《合同審查審批表》“法務(wù)部門意見”欄簽署“合法合規(guī)，同意”或“附修改意見后同意”；對法律風(fēng)險（如涉及訴訟、行政處罰記錄的供應(yīng)商），應(yīng)同步向管理層專項匯報。輸出成果：簽署法務(wù)審查意見的《合同審查審批表》及法律風(fēng)險意見書。5.財務(wù)部門復(fù)核責(zé)任主體：財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審查重點：合同金額與預(yù)算、資金計劃的匹配性（是否有足夠資金保障支付）；付款條款合理性（支付節(jié)點、比例、方式是否符合企業(yè)財務(wù)制度，是否預(yù)留質(zhì)保金）；涉稅條款合規(guī)性（發(fā)票類型、稅率、開票時間等是否與稅法規(guī)定一致）；履約保證金、違約金等財務(wù)條款的合理性（是否影響企業(yè)現(xiàn)金流或財務(wù)安全）。操作要求：財務(wù)部門重點審核資金相關(guān)條款，對超預(yù)算、大額預(yù)付款等異常情況提出預(yù)警；復(fù)核通過后，在《合同審查審批表》“財務(wù)部門意見”欄簽署“財務(wù)合規(guī)，同意”或“需調(diào)整付款條款：XXX”；涉及大額資金支付的，需附資金支付風(fēng)險評估說明。輸出成果：簽署財務(wù)復(fù)核意見的《合同審查審批表》及資金風(fēng)險評估說明。6.管理層審批責(zé)任主體：根據(jù)合同金額及重要性，由分管副總、總經(jīng)理或董事會審批審批權(quán)限劃分：合同金額≤10萬元：分管副總審批；10萬元＜合同金額≤50萬元：總經(jīng)理審批；合同金額＞50萬元或涉及重大戰(zhàn)略/法律風(fēng)險：董事會審批。審查重點：合同整體是否符合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)；審批流程是否完整（各部門意見是否齊全，無遺漏）；重大風(fēng)險是否已有效控制（法務(wù)、財務(wù)部門提出的風(fēng)險是否已落實應(yīng)對措施）。操作要求：管理層需綜合各部門意見，對合同進行最終決策；審批通過后，在《合同審查審批表》“管理層審批意見”欄簽署“同意簽署”或“按修改意見簽署后執(zhí)行”；對審批通過的合同，明確簽署授權(quán)人（一般為法定代表人或其授權(quán)代表）。輸出成果：簽署最終審批意見的《合同審查審批表》及合同簽署授權(quán)書。7.合同簽署、用印與歸檔責(zé)任主體：采購部門、行政部（或檔案管理部門）操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)審批意見，與供應(yīng)商最終確認(rèn)合同文本，安排雙方簽署；行政部（或授權(quán)部門）憑簽署完整的《合同審查審批表》及合同文本，按規(guī)定流程辦理合同用印手續(xù)（嚴(yán)禁“未批先印”“先簽后批”）；合同簽署后，采購部門在5個工作日內(nèi)將合同正本（含附件）移交檔案管理部門，并辦理歸檔登記；檔案管理部門按“一合同一檔”原則整理歸檔，包括：合同文本、審批表、供應(yīng)商資質(zhì)、采購流程文件、相關(guān)函件等。輸出成果：正式簽署的合同文本、歸檔記錄表。三、核心工具表格模板模板1：合同審查審批表合同編號合同名稱采購方供應(yīng)商合同金額（大寫）￥采購類型□貨物□服務(wù)□工程□其他采購方式□招標(biāo)□詢比價□競爭性談判□單一來源□其他審查環(huán)節(jié)審查部門/人需求部門初審采購部門審核法務(wù)部門審查財務(wù)部門復(fù)核管理層審批備注：需修改條款說明、風(fēng)險提示等：模板2：合同條款清單審查表條款類別必備條款審查要點是否完善修改建議合同主體雙方名稱、地址、法定代表人、統(tǒng)一社會信用代碼主體合法性、授權(quán)范圍□是□否標(biāo)的物/服務(wù)名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與需求一致性、可驗收性□是□否價格與支付單價、總價、支付方式、節(jié)點、發(fā)票類型預(yù)算匹配性、財務(wù)合規(guī)性□是□否履約條款交付時間、地點、運輸方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)交付可行性、驗收可操作性□是□否違約責(zé)任違約情形、違約金計算、損失賠償對等性、合法性、可執(zhí)行性□是□否爭議解決約定管轄/仲裁機構(gòu)、適用法律明確性、有利維權(quán)□是□否其他條款保密、知識產(chǎn)權(quán)、不可抗力、合同解除風(fēng)險覆蓋完整性□是□否模板3：合同變更審批表原合同編號原合同名稱變更原因變更內(nèi)容□標(biāo)的物□數(shù)量□價格□交付時間□其他變更后條款需求部門意見負(fù)責(zé)人簽字：采購部門意見負(fù)責(zé)人簽字：法務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：財務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：管理層審批審批人簽字：模板4：合同履約跟蹤表合同編號履約階段時間節(jié)點實際完成情況責(zé)任人備注交付/服務(wù)啟動驗收付款質(zhì)保期履約異常記錄四、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點1.合同主體風(fēng)險嚴(yán)格審查供應(yīng)商資質(zhì)，保證營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證在有效期內(nèi)，避免與“三無企業(yè)”或被吊銷/注銷的企業(yè)簽約；涉及代理人簽署的，需核實授權(quán)委托書（需載明授權(quán)范圍、權(quán)限、期限），避免“無權(quán)代理”風(fēng)險。2.合同條款風(fēng)險核心條款（如標(biāo)的物、價格、交付、違約責(zé)任）必須明確、具體，避免使用“大約”“盡可能”等模糊表述；違約金約定需合理，過低則缺乏約束力，過高可能被法院調(diào)整（一般不超過實際損失的30%）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需引用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方確認(rèn)的參數(shù)，避免“合格”等籠統(tǒng)描述。3.流程合規(guī)風(fēng)險嚴(yán)禁“化整為零”規(guī)避招標(biāo)，嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自簽署合同；涉及采購的，需嚴(yán)格遵守《采購法》及相關(guān)規(guī)定，保留完整采購過程文件。4