多場景合同審查與執(zhí)行記錄表工具指南一、適用業(yè)務場景本工具適用于企業(yè)日常運營中各類合同的審查與全流程管理，具體場景包括但不限于：常規(guī)業(yè)務合作：如采購與銷售合同、服務外包合同、委托代理合同等標準化合作場景，需明確雙方權利義務、交付標準及付款條件。項目制合作：如工程建設、研發(fā)合作、活動策劃等周期較長、分階段履行的合同，需跟蹤項目進度與階段性成果交付。合作變更與補充：對已生效合同的條款修訂、續(xù)簽或補充協(xié)議，需保證變更內(nèi)容與原合同邏輯一致，避免權利義務沖突。風險防控場景：涉及大額資金往來、知識產(chǎn)權歸屬、違約責任較重的合同時需重點評估法律風險與履約可行性。二、操作流程詳解（一）合同接收與初步分類信息登記：收到合同文本后，首先記錄合同編號（可按年份-類型-序號規(guī)則編制，如“2024-采-001”）、合同名稱、對方主體名稱、提交日期、提交部門（或經(jīng)辦人某），并掃描留存合同原件電子檔。場景匹配：根據(jù)合同類型（采購/銷售/服務等）及合作性質(zhì)（常規(guī)/項目/變更），選擇對應的審查模板模塊，保證后續(xù)審查重點貼合業(yè)務實際。（二）條款重點審查主體資格核驗：審查對方營業(yè)執(zhí)照、授權委托書（若簽約非法定代表人），確認主體是否合法存續(xù)及簽約權限，避免無權代理風險。核心條款校驗：標的與數(shù)量：明確標的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等描述是否清晰，避免模糊表述（如“一批”“約數(shù)”）；金額與支付：合同總價是否含稅、稅率及發(fā)票類型明確，支付條件（如預付款比例、到賬節(jié)點）、賬戶信息與財務制度一致；履行期限與方式：約定具體起止時間、交付地點及方式（如“送貨上門”“現(xiàn)場驗收”），避免“盡快”“適時”等歧義表述；違約責任：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達標）對應的違約金計算方式或賠償范圍，保證責任對等且符合法律規(guī)定；爭議解決：約定爭議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄地/機構(gòu)，優(yōu)先選擇企業(yè)所在地或熟悉的法律途徑。風險點標注：對條款中存在的模糊表述、缺失義務、法律沖突等問題進行標記，形成《合同審查問題清單》，同步提出修改建議。（三）內(nèi)部審批與修訂分級審批：根據(jù)合同金額（如5萬元以下由部門經(jīng)理某審批，5-50萬元由分管副總某審批，50萬元以上提交總經(jīng)理辦公會審批）逐級提交審批，審批人需在《審批意見表》中明確“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體理由。修訂反饋：將《合同審查問題清單》及審批意見反饋至合同提交方，協(xié)商修訂條款；修訂后需重新履行審查流程，直至條款合規(guī)、風險可控。（四）合同簽署與歸檔簽署管理：確認雙方簽字/蓋章頁完整（如為合同章需保證已在授權范圍內(nèi)），簽署日期與生效條款一致，原件至少一式兩份（企業(yè)留存+對方留存），電子檔同步至合同管理系統(tǒng)。歸檔登記：在《合同臺賬》中記錄簽署日期、生效日期、合同存放位置（如檔案柜編號/電子路徑）、歸檔人某，保證后續(xù)可快速檢索。（五）履行過程記錄進度跟蹤：按合同約定節(jié)點（如階段交付、付款申請）記錄履行情況，填寫《履行進度表》，注明已完成事項、時間節(jié)點及驗收結(jié)果（需雙方簽字確認）。異常處理：若出現(xiàn)逾期、違約等情況，立即記錄具體事由、影響評估及溝通協(xié)商結(jié)果，必要時啟動爭議解決程序，相關書面證據(jù)（如催告函、郵件）一并歸檔。（六）履約總結(jié)與歸檔合同全部履行完畢或終止后，由經(jīng)辦人某填寫《履約總結(jié)報告》，內(nèi)容包括：總履行情況、是否存在違約、遺留問題處理建議、經(jīng)驗教訓等，隨合同原件及相關資料統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于合同終止后5年。三、記錄表模板設計（一）合同基本信息表合同編號合同名稱簽約主體（甲方）簽約主體（乙方）合同類型□采購□銷售□服務□建設□其他______簽訂日期生效日期合同總金額幣種履行期限自_年_月_日至_年__月__日主要標的□貨物（名稱：______）□服務（內(nèi)容：______）□其他______審批人經(jīng)辦人某合同原件存放位置□檔案柜（編號：______）□電子路徑：______（二）條款審查記錄表審查模塊審查要點審查情況（√符合/×不符合/○需修改）問題描述及修改建議主體資格對方營業(yè)執(zhí)照/授權委托書○需修改委托書未注明授權范圍，建議補充“具體授權事項及期限”標的條款標的名稱、規(guī)格、數(shù)量描述√符合—付款條款支付條件、賬戶信息×不符合未約定預付款到賬后啟動生產(chǎn)，建議增加“甲方支付預付款30%后，乙方開始備貨”違約責任違約金計算方式√符合—爭議解決管轄地/機構(gòu)○需修改約定仲裁機構(gòu)但未寫明具體名稱，建議明確“市仲裁委員會”（三）履行進度跟蹤表履行階段計劃完成時間實際完成時間履行內(nèi)容描述驗收情況（簽字/日期）異常記錄第一階段2024-03-312024-03-30完成方案設計甲方：某2024-03-30無第二階段2024-06-302024-07-05交付成果乙方：某2024-07-05延期5天，因甲方需求變更付款節(jié)點2024-07-102024-07-12支付尾款財務：某2024-07-12逾期2天，已協(xié)商免除違約金（四）履約總結(jié)報告合同編號總結(jié)人某總結(jié)日期履行概況□全部履行完畢□部分履行（原因：______）□提前終止（原因：______）違約情況□無違約□甲方違約（事項：______，處理結(jié)果：______）□乙方違約（事項：______，處理結(jié)果：______）經(jīng)驗教訓1.需明確需求變更的書面確認流程；2.后續(xù)合同中應增加“不可抗力”的具體情形界定附件清單□驗收報告□溝通函□付款憑證□其他______四、使用關鍵提示信息準確性：合同編號、金額、日期等關鍵信息需與合同原件嚴格一致，避免錄入錯誤導致后續(xù)追溯困難。條款完整性：審查時需覆蓋《民法典》規(guī)定的合同必備條款（當事人、標的、數(shù)量、價款、履行方式、違約責任等），缺失條款需及時補充。動態(tài)跟蹤：對履行期限超過6個月的合同，需每月更新履行進度，異常情況需24小時內(nèi)上報相關負責人。法律合規(guī)：涉及國有資產(chǎn)、外資合作、特殊行業(yè)