企業(yè)秘書文檔檔案管理操作規(guī)范為規(guī)范企業(yè)文檔檔案管理工作，確保檔案資料的完整性、安全性與可利用性，提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特制定本操作規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門產(chǎn)生的文書、業(yè)務(wù)、項(xiàng)目等各類檔案的管理工作，由企業(yè)秘書部門牽頭統(tǒng)籌，各部門協(xié)同執(zhí)行。一、管理職責(zé)與人員要求企業(yè)秘書作為文檔檔案管理的核心統(tǒng)籌者，需承擔(dān)制度制定、流程優(yōu)化、監(jiān)督指導(dǎo)及跨部門協(xié)調(diào)職責(zé)，確保檔案管理工作與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)流程有效銜接。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)或相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉國(guó)家檔案法規(guī)與企業(yè)內(nèi)部制度，具備較強(qiáng)的責(zé)任心與保密意識(shí)，定期參加專業(yè)培訓(xùn)以提升業(yè)務(wù)能力。各部門需指定專人配合秘書開展本部門檔案的初步整理與移交工作，形成“秘書統(tǒng)籌、部門聯(lián)動(dòng)、專人負(fù)責(zé)”的管理機(jī)制。二、文檔收集與初步整理（一）收集范圍與時(shí)限企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類文檔均需納入管理范疇，包括但不限于：企業(yè)公文（請(qǐng)示、報(bào)告、通知等）、合同協(xié)議、會(huì)議記錄（紀(jì)要）、財(cái)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目立項(xiàng)與結(jié)項(xiàng)資料、人事檔案（不含涉密個(gè)人信息）、宣傳資料、外部來(lái)文等。日常辦公文檔應(yīng)在形成后3個(gè)工作日內(nèi)移交至秘書部門；項(xiàng)目類文檔需在項(xiàng)目驗(yàn)收或結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)完成收集；年度總結(jié)、審計(jì)報(bào)告等周期性文檔應(yīng)在周期結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)提交。（二）收集要求文檔收集以“原件優(yōu)先、內(nèi)容完整、手續(xù)合規(guī)”為原則。紙質(zhì)文檔需確保無(wú)涂改、無(wú)缺頁(yè)，電子文檔需保證格式通用（如PDF、Word等）、可正常讀取，且與紙質(zhì)版內(nèi)容一致。對(duì)于跨部門協(xié)作產(chǎn)生的文檔，由牽頭部門負(fù)責(zé)收集并注明參與部門及協(xié)作內(nèi)容，確保責(zé)任清晰。三、歸檔整理與編目（一）分類與編號(hào)檔案分類需結(jié)合企業(yè)組織架構(gòu)與業(yè)務(wù)特點(diǎn)，可采用“部門+年度+業(yè)務(wù)類型”的復(fù)合分類法（如“行政部-2023-公文類”“項(xiàng)目部-2024-研發(fā)項(xiàng)目類”）。編號(hào)規(guī)則應(yīng)確保唯一性，采用“分類代碼+年度+順序號(hào)”的形式（如“XZ-____”代表行政部2023年第1份公文），電子檔案編號(hào)需與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，便于檢索關(guān)聯(lián)。（二）裝訂與裝具紙質(zhì)檔案需去除金屬裝訂物，采用線裝或膠裝方式，保持頁(yè)面平整、頁(yè)碼連續(xù)。檔案裝具應(yīng)選用無(wú)酸紙檔案盒或防磁、防潮的電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)，標(biāo)注檔案名稱、編號(hào)、起止日期等信息，確保外觀整潔、標(biāo)識(shí)清晰。（三）編目與臺(tái)賬管理秘書需為每份檔案建立《檔案目錄》，記錄檔案編號(hào)、名稱、形成部門、日期、保管期限、載體類型等核心信息，并同步更新《檔案管理臺(tái)賬》，動(dòng)態(tài)追蹤檔案的收集、移交、借閱、銷毀等狀態(tài)。電子檔案需建立數(shù)據(jù)庫(kù)，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索等功能，提升利用效率。四、保管與利用（一）保管場(chǎng)所與條件檔案保管場(chǎng)所應(yīng)滿足“干燥、通風(fēng)、避光、防盜、防火、防蟲”要求，溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度45%-60%。紙質(zhì)檔案需遠(yuǎn)離水源、易燃物，電子檔案需存儲(chǔ)于防磁柜或?qū)Ｓ梅?wù)器，定期進(jìn)行病毒查殺與系統(tǒng)維護(hù)。（二）保管期限與鑒定檔案保管期限分為永久（如企業(yè)章程、重大合同、年度審計(jì)報(bào)告）與定期（3年、5年、10年等，根據(jù)文檔價(jià)值與法規(guī)要求確定）。秘書需每5年組織一次檔案鑒定，會(huì)同相關(guān)部門評(píng)估檔案價(jià)值，提出延長(zhǎng)保管或銷毀的建議，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）利用流程與規(guī)范五、安全與保密管理（一）涉密檔案管理涉密檔案（如戰(zhàn)略規(guī)劃、核心技術(shù)資料）需單獨(dú)標(biāo)識(shí)、專人保管，借閱需經(jīng)企業(yè)最高管理者審批，且僅限在涉密場(chǎng)所使用。電子涉密檔案需采用加密存儲(chǔ)、傳輸，定期進(jìn)行密級(jí)審查，確保合規(guī)。（二）備份與災(zāi)備重要電子檔案需執(zhí)行“異地、異介質(zhì)”備份策略，每月至少備份一次，備份數(shù)據(jù)需與原件同步更新。紙質(zhì)檔案需制作數(shù)字化副本，存儲(chǔ)于安全介質(zhì)，防范自然災(zāi)害或意外損毀風(fēng)險(xiǎn)。（三）銷毀流程需銷毀的檔案需經(jīng)鑒定小組審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷毀或指定機(jī)構(gòu)處理，電子檔案需徹底刪除并清空存儲(chǔ)介質(zhì)，銷毀過(guò)程需有兩人以上監(jiān)銷，填寫《檔案銷毀登記表》存檔。六、附則本規(guī)范由企業(yè)秘