行政公文標準化撰寫工具集一、適用工作情境與范圍本工具集適用于各類行政公文的標準化撰寫場景，具體包括但不限于：日常事務通知：如會議安排、放假通知、工作部署等需向相關(guān)部門或人員傳達事項的文件；工作情況匯報：如月度/季度工作總結(jié)、專項工作進展報告、向上級請示或匯報事項的文件；跨部門溝通函件：如業(yè)務協(xié)作函、征求意見函、答復函等用于不相隸屬機關(guān)間溝通的文件；規(guī)章制度類文件：如管理辦法、實施細則、內(nèi)部管理規(guī)范等用于明確工作規(guī)則的文件。通過標準化工具應用，可保證公文格式統(tǒng)一、表述規(guī)范、流程合規(guī)，提升行政辦公效率與文件質(zhì)量。二、標準化操作流程（一）明確發(fā)文需求與核心要素需求梳理：由經(jīng)辦人*根據(jù)工作需要提出發(fā)文申請，明確發(fā)文目的（如通知事項、匯報工作、請求批準等）、主送機關(guān)（接收公文的部門或人員）及核心內(nèi)容要點。要素確認：與部門負責人*共同確認公文關(guān)鍵要素，包括文種選擇（通知、報告、函等）、發(fā)文范圍（內(nèi)部/外部）、保密級別（普通/秘密/機密）及是否需附件（如方案、清單、數(shù)據(jù)報表等）。（二）選擇公文類型與套用模板根據(jù)發(fā)文需求選擇對應公文類型，參照本工具集“常用公文模板要素參考”套用標準化模板，保證基礎(chǔ)框架規(guī)范。例如：需向下級部署工作、告知事項，選擇“通知”文種；需向上級匯報工作、反映情況，選擇“報告”文種；需與不相隸屬機關(guān)商洽工作、詢問答復，選擇“函”文種。（三）內(nèi)容填充與邏輯梳理標題擬定：按“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”格式擬定，如“行政部關(guān)于2024年辦公用品采購計劃的通知”；若為聯(lián)合發(fā)文，可發(fā)文機關(guān)，在落款處注明。撰寫：開頭：簡明說明發(fā)文依據(jù)或目的，如“根據(jù)公司年度工作安排，現(xiàn)將事項通知如下”“為落實會議精神，現(xiàn)將有關(guān)情況匯報如下”；主體：分條列項闡述具體內(nèi)容，邏輯清晰、條理分明，每條內(nèi)容聚焦一個核心事項；結(jié)尾：根據(jù)公文類型提出要求或總結(jié)，如“請各部門認真遵照執(zhí)行”“特此報告，請審閱”。附件處理：如有附件，在下方注明附件名稱及數(shù)量，如“附件：1.會議議程；2.參會人員名單”。（四）格式規(guī)范與排版校對格式要素：文號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成，如“行辦〔2024〕5號”（年份用六角括號“〔〕”）；主送機關(guān)：頂格書寫，后加冒號，如“各部門、各單位：”；一般用3號仿宋體字，首行縮進2字符，行距28磅；落款：發(fā)文機關(guān)全稱（或規(guī)范化簡稱）成文日期，右對齊，成文日期用阿拉伯數(shù)字，如“2024年5月20日”。校對審核：經(jīng)辦人完成初稿后，重點檢查文字表述（有無錯別字、語?。⒏袷揭兀ㄎ奶?、標題、落款等是否完整）、邏輯關(guān)系（內(nèi)容是否前后一致、無矛盾），保證無誤后提交部門負責人*審核。（五）簽批印發(fā)與歸檔管理流程簽批：按公司規(guī)定的簽批流程（經(jīng)辦人→部門負責人→分管領(lǐng)導→總經(jīng)理等）依次報批，電子公文需通過OA系統(tǒng)線上簽批，紙質(zhì)公文需手寫簽名并注明日期。印發(fā)歸檔：簽批通過后，由行政部*統(tǒng)一編號、排版、印發(fā)（紙質(zhì)文件需加蓋公章，電子文件需添加電子簽章）；公文辦結(jié)后，經(jīng)辦人需在3個工作日內(nèi)將電子版及紙質(zhì)版（如有）整理歸檔，保證“一事一檔”，便于后續(xù)查閱。三、常用公文模板要素參考（一）《通知》模板要素表項目填寫說明示例文號發(fā)文機關(guān)代字+年份+順序號，如“行辦〔2024〕8號”行辦〔2024〕8號標題發(fā)文機關(guān)+事由+文種行政部關(guān)于2024年端午節(jié)放假安排的通知主送機關(guān)頂格書寫，接收通知的部門或人員全稱各部門、各單位：開頭說明發(fā)文依據(jù)或目的根據(jù)國家法定節(jié)假日安排及公司實際，現(xiàn)將2024年端午節(jié)放假安排通知主體分條列項寫放假時間、注意事項等一、放假時間：6月10日至12日，共3天；二、注意事項：各部門請?zhí)崆白龊霉ぷ靼才?，關(guān)閉電源門窗。附件（可選）注明附件名稱及數(shù)量附件：2024年節(jié)假日值班安排表發(fā)文機關(guān)部門全稱或規(guī)范化簡稱行政部成文日期阿拉伯數(shù)字，年、月、日齊全2024年5月28日（二）《報告》模板要素表項目填寫說明示例文號發(fā)文機關(guān)代字+年份+順序號，如“總經(jīng)辦〔2024〕12號”總經(jīng)辦關(guān)于2024年第一季度工作總結(jié)的報告標題發(fā)文機關(guān)+事由+文種總經(jīng)辦關(guān)于2024年第一季度工作總結(jié)的報告主送機關(guān)頂格書寫，接收報告的上級領(lǐng)導或部門公司總經(jīng)理辦公會：開頭簡述報告背景或目的根據(jù)公司年度工作計劃，現(xiàn)將總經(jīng)辦2024年第一季度工作情況匯報主體分“工作完成情況”“存在問題”“下一步計劃”等部分闡述，數(shù)據(jù)支撐一、工作完成情況：1.完成年度制度修訂5項；2.組織會議12場，參會率95%。結(jié)尾常用“特此報告，請審閱”特此報告，請審閱。發(fā)文機關(guān)部門全稱總經(jīng)辦成文日期阿拉伯數(shù)字，年、月、日齊全2024年4月5日（三）《函》模板要素表項目填寫說明示例文號發(fā)文機關(guān)代字+年份+順序號，如“市企協(xié)〔2024〕3號”市企業(yè)聯(lián)合會關(guān)于邀請參加2024年行業(yè)交流函的函標題事由+文種（或“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”）關(guān)于邀請參加2024年行業(yè)交流函的函主送機關(guān)頂格書寫，函件的接收機關(guān)全稱各會員單位：開頭說明發(fā)函目的或依據(jù)為促進企業(yè)間經(jīng)驗交流，我會擬于2024年6月舉辦行業(yè)交流論壇，現(xiàn)邀請貴單位參加。主體明確函告事項、具體要求（如時間、地點、報名方式等）一、論壇時間：2024年6月15日9:00-17:00；二、報名方式：請于6月8日前將參會回執(zhí)發(fā)送至郵箱X（注：此處僅示例，不顯示真實郵箱）。結(jié)尾常用“特此函告”“盼復”特此函告，盼復。發(fā)文機關(guān)組織全稱市企業(yè)聯(lián)合會成文日期阿拉伯數(shù)字，年、月、日齊全2024年5月20日四、撰寫與審核要點提示（一）格式規(guī)范要素文號與文號需唯一且連續(xù)，標題應簡潔明了，避免使用“關(guān)于……的申請報告”等重復表述（“報告”本身已為文種，無需再加“申請”）；字體與排版：統(tǒng)一用仿宋體，一級標題用黑體、二級標題用楷體，頁碼位于頁腳居中，頁碼起始從“1”開始；落款與日期：發(fā)文機關(guān)需與公章一致，成文日期早于印發(fā)日期（印發(fā)日期在版記處標注）。（二）內(nèi)容準確性要求數(shù)據(jù)與事實：涉及數(shù)據(jù)、時間、地點、人名（如*）等關(guān)鍵信息需反復核對，保證與實際情況一致，避免模糊表述（如“大概”“左右”）；邏輯與條理：內(nèi)容按“總-分”結(jié)構(gòu)展開，分條列項時用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序號，層次清晰；語言與措辭：使用書面語、規(guī)范語，避免口語化（如“搞定”“弄一下”）、網(wǎng)絡(luò)用語及生僻字，表述準確無歧義。（三）流程與合規(guī)管理簽批權(quán)限：嚴格按照公司權(quán)限表執(zhí)行，涉及重大事項（如資金審批、制度變更）需經(jīng)總經(jīng)理或董事會審批；保密要求：涉密公文需標注密級（如“秘密”“機