人力資源管理信息系統(tǒng)（HRIS）通用工具模板指南一、HRIS系統(tǒng)核心功能與定位人力資源管理信息系統(tǒng)（HRIS）是企業(yè)實(shí)現(xiàn)人力資源數(shù)字化管理的核心工具，通過(guò)整合員工信息、考勤、薪酬、績(jī)效、培訓(xùn)等模塊，提升管理效率與數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。本模板適用于企業(yè)HR部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及員工，覆蓋員工全生命周期管理場(chǎng)景，助力規(guī)范流程、優(yōu)化決策。二、員工信息管理模塊（一）典型應(yīng)用場(chǎng)景新員工入職：記錄員工基礎(chǔ)信息、合同細(xì)節(jié)、崗位配置等，員工檔案。員工信息變更：如職位調(diào)整、聯(lián)系方式更新、學(xué)歷提升等，保證檔案動(dòng)態(tài)準(zhǔn)確。離職辦理：記錄離職原因、離職日期，完成工作交接與檔案歸檔。（二）詳細(xì)操作流程指南1.新員工信息錄入步驟1：以HR管理員身份登錄HRIS系統(tǒng)，進(jìn)入“員工管理-檔案錄入”模塊。步驟2：“新增員工”，按界面提示填寫(xiě)必填項(xiàng)：基礎(chǔ)信息：?jiǎn)T工編號(hào)（自動(dòng)）、姓名（某某）、性別、出生日期、證件號(hào)碼號(hào)（虛擬：110）、入職日期、部門(mén)、職位、職級(jí)、勞動(dòng)合同類型（固定期限/無(wú)固定期限）、合同起止日期。聯(lián)系信息：現(xiàn)住址、緊急聯(lián)系人（*某某）、緊急聯(lián)系人電話（虛擬：5678）。附件：證件號(hào)碼掃描件、學(xué)歷證書(shū)、體檢報(bào)告（支持PDF/JPG格式，單個(gè)文件不超過(guò)5MB）。步驟3：填寫(xiě)完畢后，“提交審核”，系統(tǒng)自動(dòng)推送至部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)崗位信息，再流轉(zhuǎn)至HR總監(jiān)審批合同條款。步驟4：審核通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)員工電子檔案，同步分配企業(yè)郵箱（*某某company）及系統(tǒng)登錄初始密碼（員工首次登錄需修改密碼）。2.員工信息變更步驟1：由員工本人或部門(mén)發(fā)起變更申請(qǐng)（如職位調(diào)整：部門(mén)A調(diào)至部門(mén)B，晉升為主管）。步驟2：登錄系統(tǒng)“員工管理-信息變更”模塊，選擇變更類型（職位/聯(lián)系方式/合同等），填寫(xiě)變更前后內(nèi)容及生效日期。步驟3：變更證明材料（如職位調(diào)整通知函、勞動(dòng)合同補(bǔ)充協(xié)議），提交審批。步驟4：HR部門(mén)核對(duì)變更材料與實(shí)際業(yè)務(wù)一致性，審批通過(guò)后系統(tǒng)自動(dòng)更新員工檔案，同步同步至考勤、薪酬等關(guān)聯(lián)模塊。3.離職員工處理步驟1：部門(mén)發(fā)起離職流程，填寫(xiě)離職原因（個(gè)人原因/合同到期/公司調(diào)動(dòng)等）、離職日期、工作交接人。步驟2：HR管理員在系統(tǒng)中標(biāo)記“離職”狀態(tài)，凍結(jié)員工系統(tǒng)賬號(hào)權(quán)限，記錄離職證明編號(hào)（虛擬：LZ202405001）。步驟3：同步更新考勤模塊（停發(fā)離職當(dāng)月考勤薪酬）、薪酬模塊（核算離職補(bǔ)償金、未發(fā)工資），歸檔員工檔案至“離職人員庫(kù)”。（三）核心數(shù)據(jù)表格模板表1：?jiǎn)T工基本信息表（示例）員工編號(hào)姓名性別入職日期部門(mén)職位職級(jí)勞動(dòng)合同類型合同到期日緊急聯(lián)系人緊急聯(lián)系人電話HR2024001*某某女2024-01-15人力資源專員P3固定期限2027-01-14*某某5678IT2024002*某某男2024-03-20技術(shù)研發(fā)工程師P4無(wú)固定期限-*某某1399012表2：?jiǎn)T工信息變更申請(qǐng)表（示例）申請(qǐng)編號(hào)姓名變更類型變更前內(nèi)容變更后內(nèi)容生效日期申請(qǐng)人審批狀態(tài)BG20240501*某某職位調(diào)整技術(shù)部-工程師技術(shù)部-高級(jí)工程師2024-06-01部門(mén)經(jīng)理已審批（四）使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示信息準(zhǔn)確性：證件號(hào)碼號(hào)、合同日期等關(guān)鍵信息需與紙質(zhì)材料一致，避免因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致社保/公積金繳納異常。權(quán)限控制：?jiǎn)T工僅可查看/編輯本人信息，HR管理員負(fù)責(zé)全局信息維護(hù)，防止越權(quán)操作。及時(shí)更新：?jiǎn)T工信息變更需在3個(gè)工作日內(nèi)完成系統(tǒng)更新，保證考勤、薪酬等模塊數(shù)據(jù)同步。三、考勤與休假管理模塊（一）典型應(yīng)用場(chǎng)景日?？记冢?jiǎn)T工打卡記錄遲到、早退、缺勤，月度考勤報(bào)表。假期申請(qǐng)：?jiǎn)T工在線提交事假、年假、病假申請(qǐng)，流程化審批。加班管理：記錄加班時(shí)長(zhǎng)，核算調(diào)休或加班費(fèi)。（二）詳細(xì)操作流程指南1.考勤打卡與異常處理步驟1：?jiǎn)T工通過(guò)企業(yè)/APP端登錄HRIS，“考勤打卡”，選擇“上班打卡”“下班打卡”（支持GPS定位/Wi-Fi驗(yàn)證）。步驟2：系統(tǒng)自動(dòng)記錄打卡時(shí)間，若遲到（早于9:00）、早退（晚于18:00）或未打卡，標(biāo)記為異常狀態(tài)。步驟3：?jiǎn)T工發(fā)起“考勤異常補(bǔ)卡申請(qǐng)”，填寫(xiě)異常原因（如交通擁堵、系統(tǒng)故障），證明材料（如截圖、郵件），提交部門(mén)審批。步驟4：HR管理員每月5日前匯總上月考勤數(shù)據(jù)，《月度考勤匯總表》，同步至薪酬模塊核算工資。2.假期申請(qǐng)與審批步驟1：?jiǎn)T工登錄“休假管理”模塊，選擇假期類型（年假/事假/病假），填寫(xiě)請(qǐng)假起止日期、時(shí)長(zhǎng)、事由。步驟2：系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)假期余額（如年假按司齡自動(dòng)計(jì)算），提交審批（事假需部門(mén)經(jīng)理+HR總監(jiān)審批，年假僅部門(mén)經(jīng)理審批）。步驟3：審批通過(guò)后，系統(tǒng)更新員工假期余額，發(fā)送通知至員工及部門(mén)；若駁回，需注明原因，員工可修改后重新提交。3.加班記錄與核算步驟1：?jiǎn)T工加班后，在“加班管理”模塊填寫(xiě)加班日期、時(shí)長(zhǎng)、加班類型（平日/周末/法定假日），加班審批單（需部門(mén)經(jīng)理簽字）。步驟2：HR管理員核對(duì)加班記錄與考勤打卡數(shù)據(jù)，審批通過(guò)后計(jì)入員工加班時(shí)長(zhǎng)。步驟3：?jiǎn)T工可選擇調(diào)休（需在3個(gè)月內(nèi)使用）或申請(qǐng)加班費(fèi)，系統(tǒng)自動(dòng)《加班統(tǒng)計(jì)表》，作為薪酬核算依據(jù)。（三）核心數(shù)據(jù)表格模板表3：月度考勤匯總表（示例）員工編號(hào)姓名部門(mén)應(yīng)出勤天數(shù)實(shí)際出勤天數(shù)遲到次數(shù)早退次數(shù)事假天數(shù)年假天數(shù)加班時(shí)長(zhǎng)HR2024001*某某人力資源222110100IT2024002*某某技術(shù)研發(fā)222200028表4：請(qǐng)假申請(qǐng)單（示例）申請(qǐng)編號(hào)姓名請(qǐng)假類型請(qǐng)假起止日期請(qǐng)假天數(shù)請(qǐng)假事由審批人審批狀態(tài)QJ20240501*某某年假2024-06-10至06-123處理個(gè)人事務(wù)部門(mén)經(jīng)理已審批（四）使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示打卡真實(shí)性：禁止代打卡，一經(jīng)發(fā)覺(jué)按公司制度處理；考異常需在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)申請(qǐng)，逾期不予受理。假期余額管理：HR管理員每季度核對(duì)員工假期余額，避免超支；年假當(dāng)年未休完自動(dòng)清零，提前1個(gè)月提醒員工安排。加班審批時(shí)效：加班申請(qǐng)需在加班后2個(gè)工作日內(nèi)提交，逾期視為無(wú)效，不計(jì)入加班時(shí)長(zhǎng)。四、薪酬與績(jī)效管理模塊（一）典型應(yīng)用場(chǎng)景月度薪酬核算：根據(jù)考勤、績(jī)效、社保等數(shù)據(jù)，計(jì)算員工應(yīng)發(fā)工資、代扣代繳項(xiàng)。績(jī)效評(píng)估：季度/年度對(duì)員工工作表現(xiàn)評(píng)分，作為薪酬調(diào)整、晉升依據(jù)。薪酬發(fā)放：工資條，員工在線查詢；社保公積金申報(bào)與繳納。（二）詳細(xì)操作流程指南1.薪酬數(shù)據(jù)核算步驟1：HR管理員每月25日前導(dǎo)入考勤數(shù)據(jù)（遲到、事假、加班等）、績(jī)效數(shù)據(jù)（季度績(jī)效得分）、社保公積金繳納基數(shù)（年度更新）。步驟2：系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算薪酬構(gòu)成：應(yīng)發(fā)工資=基本工資+崗位工資+績(jī)效工資+加班費(fèi)-缺勤扣款；實(shí)發(fā)工資=應(yīng)發(fā)工資-社保個(gè)人繳納-公積金個(gè)人繳納-個(gè)人所得稅。步驟3：《薪酬明細(xì)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，提交至總經(jīng)理審批。步驟4：審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)推送工資條至員工端，員工可查看各項(xiàng)明細(xì)；同步社保公積金繳納清單，提交至相關(guān)機(jī)構(gòu)。2.績(jī)效評(píng)估流程步驟1：季度末，部門(mén)負(fù)責(zé)人登錄“績(jī)效管理”模塊，為員工設(shè)定季度KPI（如任務(wù)完成率、客戶滿意度等），權(quán)重分配需符合部門(mén)目標(biāo)。步驟2：?jiǎn)T工自評(píng)填寫(xiě)KPI完成情況、工作總結(jié)，提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人。步驟3：部門(mén)負(fù)責(zé)人結(jié)合自評(píng)與員工實(shí)際表現(xiàn)，給出評(píng)分（1-5分），填寫(xiě)評(píng)語(yǔ)與發(fā)展建議，提交HR部門(mén)。步驟4：HR部門(mén)匯總績(jī)效數(shù)據(jù)，計(jì)算績(jī)效系數(shù)（如5分對(duì)應(yīng)1.2，3分對(duì)應(yīng)1.0），作為薪酬調(diào)整（如績(jī)效工資發(fā)放）、晉升、培訓(xùn)需求的依據(jù)。（三）核心數(shù)據(jù)表格模板表5：薪酬明細(xì)表（示例）員工編號(hào)姓名部門(mén)基本工資崗位工資績(jī)效工資加班費(fèi)缺勤扣款應(yīng)發(fā)工資社保個(gè)人公積金個(gè)人個(gè)稅實(shí)發(fā)工資HR2024001*某某人力資源6000300020000200108008006001209280IT2024002*某某技術(shù)研發(fā)800040003000600015600100080028013520表6：季度績(jī)效評(píng)估表（示例）員工編號(hào)姓名部門(mén)考核周期KPI指標(biāo)（權(quán)重）目標(biāo)值完成值自評(píng)得分考核得分績(jī)效系數(shù)HR2024001*某某人力資源2024-Q1招聘完成率(40%)100%90%43.81.0IT2024002*某某技術(shù)研發(fā)2024-Q1項(xiàng)目交付率(50%)100%100%55.01.2（四）使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示數(shù)據(jù)保密：薪酬數(shù)據(jù)僅HR、財(cái)務(wù)、員工本人可見(jiàn)，禁止截圖外傳；績(jī)效評(píng)估結(jié)果需與員工一對(duì)一溝通，避免公開(kāi)攀比。核算準(zhǔn)確性：社保/公積金基數(shù)需與當(dāng)?shù)卣咭恢拢磕?月更新；個(gè)稅計(jì)算需專項(xiàng)附加扣除政策（如子女教育、房貸利息）?？?jī)效公平性：KPI設(shè)定需SMART原則（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時(shí)限性），避免主觀臆斷；績(jī)效結(jié)果需有數(shù)據(jù)支撐，如項(xiàng)目交付記錄、客戶反饋。五、培訓(xùn)與發(fā)展管理模塊（一）典型應(yīng)用場(chǎng)景新員工培訓(xùn)：入職引導(dǎo)、企業(yè)文化、崗位技能培訓(xùn)，幫助快速融入。技能提升培訓(xùn)：針對(duì)崗位需求開(kāi)展專業(yè)技能、管理能力培訓(xùn)。培訓(xùn)效果評(píng)估：通過(guò)考試、問(wèn)卷評(píng)估培訓(xùn)效果，優(yōu)化培訓(xùn)計(jì)劃。（二）詳細(xì)操作流程指南1.培訓(xùn)計(jì)劃與報(bào)名步驟1：HR管理員每年12月制定下年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)主題（如新員工入職培訓(xùn)、Excel高級(jí)技能培訓(xùn)）、講師、時(shí)間、地點(diǎn)、參與對(duì)象。步驟2：培訓(xùn)計(jì)劃提交至總經(jīng)理審批，通過(guò)后發(fā)布至系統(tǒng)“培訓(xùn)管理”模塊。步驟3：?jiǎn)T工根據(jù)崗位需求報(bào)名，選擇培訓(xùn)場(chǎng)次，提交部門(mén)經(jīng)理審批（如跨部門(mén)培訓(xùn)需額外HR審批）。2.培訓(xùn)實(shí)施與記錄步驟1：培訓(xùn)當(dāng)天，員工通過(guò)掃碼簽到（系統(tǒng)自動(dòng)記錄出勤），講師發(fā)放培訓(xùn)資料（PPT、手冊(cè)）。步驟2：培訓(xùn)結(jié)束后，員工提交《培訓(xùn)反饋表》（評(píng)分1-5分，建議欄可填寫(xiě)改進(jìn)意見(jiàn)）。步驟3：HR管理員錄入培訓(xùn)成績(jī)（如考試分?jǐn)?shù)、實(shí)操表現(xiàn)），更新員工培訓(xùn)檔案（記錄培訓(xùn)名稱、時(shí)長(zhǎng)、成績(jī)）。（三）核心數(shù)據(jù)表格模板表7：年度培訓(xùn)計(jì)劃表（示例）培訓(xùn)編號(hào)培訓(xùn)主題培訓(xùn)類型講師計(jì)劃日期參與對(duì)象計(jì)劃時(shí)長(zhǎng)預(yù)算PX2024001新員工入職培訓(xùn)入職引導(dǎo)HR經(jīng)理2024-01-15全體新員工8小時(shí)5000PX2024002項(xiàng)目管理實(shí)戰(zhàn)技能提升外部講師2024-03-20項(xiàng)目經(jīng)理及核心成員16小時(shí)15000表8：培訓(xùn)簽到表（示例）培訓(xùn)主題培訓(xùn)日期員工編號(hào)姓名部門(mén)簽到時(shí)間簽到狀態(tài)新員工入職培訓(xùn)2024-01-15HR2024001*某某人力資源09:05正常新員工入職培訓(xùn)2024-01-15IT2024002*某某技術(shù)研發(fā)09:15遲到（四）使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示需求匹配：培訓(xùn)計(jì)劃需結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略與員工發(fā)展需求，避免盲目跟風(fēng)（如行業(yè)熱點(diǎn)培訓(xùn)需評(píng)估崗位相關(guān)性）。記錄完整：培訓(xùn)檔案需包含計(jì)劃、簽到表、反饋表、成績(jī)單，作為員工晉升、調(diào)崗的參考依據(jù)。效果轉(zhuǎn)化：培訓(xùn)后1個(gè)月內(nèi)，HR部門(mén)跟蹤員工技能應(yīng)用情況（如項(xiàng)目效率提升），形成“培訓(xùn)-應(yīng)用-反饋”閉環(huán)。六、HRIS系統(tǒng)使用通用規(guī)范賬號(hào)與權(quán)限：?jiǎn)T工離職后，HR需在1個(gè)工作日內(nèi)