采購(gòu)合同審批及管理工具集引言為規(guī)范企業(yè)采購(gòu)合同全生命周期管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，提升審批效率，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，特制定本工具集。本工具集覆蓋從需求提出到合同歸檔的全流程，包含標(biāo)準(zhǔn)化操作指引、實(shí)用模板及風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)，適用于企業(yè)各類采購(gòu)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，助力采購(gòu)管理規(guī)范化、高效化。一、適用場(chǎng)景與價(jià)值本工具集適用于企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)（如采購(gòu)部、業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等）開(kāi)展的各類采購(gòu)活動(dòng)，具體場(chǎng)景包括：常規(guī)采購(gòu)：生產(chǎn)原料、辦公用品、設(shè)備設(shè)施等標(biāo)準(zhǔn)化物資采購(gòu)；服務(wù)采購(gòu)：技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、運(yùn)維服務(wù)等外包服務(wù)采購(gòu)；項(xiàng)目采購(gòu)：新建/改擴(kuò)建項(xiàng)目中的工程、材料、設(shè)備等專項(xiàng)采購(gòu)；緊急采購(gòu)：因生產(chǎn)急需、突發(fā)故障等需快速完成的采購(gòu)任務(wù)。通過(guò)使用本工具集，可實(shí)現(xiàn)：流程標(biāo)準(zhǔn)化，減少人為操作偏差；審批透明化，縮短合同簽署周期；風(fēng)險(xiǎn)前置化，提前識(shí)別并規(guī)避合同隱患；管理精細(xì)化，全程留痕便于追溯與復(fù)盤(pán)。二、全流程操作指引（一）需求發(fā)起與審批操作主體：需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部）、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：需求提報(bào)：需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)模板1），明確采購(gòu)內(nèi)容、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、交付時(shí)間、技術(shù)參數(shù)等核心信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*經(jīng)理簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。需求初審：采購(gòu)部收到需求后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核查需求描述是否清晰、預(yù)算是否符合標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)必要性是否充分，對(duì)不明確的內(nèi)容反饋需求部門(mén)補(bǔ)充。預(yù)算復(fù)核：財(cái)務(wù)部對(duì)采購(gòu)需求中的預(yù)算金額進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)檢查預(yù)算科目是否正確、是否超出年度預(yù)算額度，對(duì)超預(yù)算需求按權(quán)限報(bào)批（如需）。輸出結(jié)果：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（審批完成版）、需求確認(rèn)函（如涉及）。（二）供應(yīng)商篩選與確定操作主體：采購(gòu)部、需求部門(mén)、評(píng)標(biāo)小組（如適用）操作內(nèi)容：供應(yīng)商尋源：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等方式篩選供應(yīng)商，保證至少3家合格供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)（緊急采購(gòu)或特殊品類可適當(dāng)調(diào)整）。資質(zhì)審核：采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等）、財(cái)務(wù)狀況、供貨能力、歷史合作記錄等進(jìn)行審核，形成《供應(yīng)商評(píng)估表》（詳見(jiàn)模板2）。商務(wù)談判/評(píng)標(biāo)：根據(jù)采購(gòu)方式開(kāi)展商務(wù)談判或組織評(píng)標(biāo)小組（由采購(gòu)部、需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部人員組成）進(jìn)行綜合評(píng)審，重點(diǎn)評(píng)估價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)、資質(zhì)等維度，確定中標(biāo)/候選供應(yīng)商。輸出結(jié)果：《供應(yīng)商評(píng)估表》、評(píng)標(biāo)報(bào)告（如適用）、供應(yīng)商選定通知。（三）合同擬定與審核操作主體：采購(gòu)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、需求部門(mén)操作內(nèi)容：合同起草：采購(gòu)部根據(jù)選定結(jié)果及采購(gòu)需求，使用標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草合同，明確合同主體信息、標(biāo)的物詳情、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決條款等核心內(nèi)容，保證與采購(gòu)需求一致。部門(mén)會(huì)簽：需求部門(mén)：審核合同條款是否滿足采購(gòu)需求，技術(shù)參數(shù)、交付標(biāo)準(zhǔn)等是否準(zhǔn)確；財(cái)務(wù)部：審核付款方式、稅務(wù)條款、資金安排是否符合財(cái)務(wù)制度；法務(wù)部：審核合同合法性、合規(guī)性，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等）。修訂完善：采購(gòu)部根據(jù)各部門(mén)審核意見(jiàn)修訂合同，直至所有部門(mén)確認(rèn)無(wú)異議，形成《合同審批表》（詳見(jiàn)模板3）中的“合同草案”及“審核意見(jiàn)”欄。輸出結(jié)果：合同草案（修訂版）、各部門(mén)審核意見(jiàn)、《合同審批表》。（四）審批流轉(zhuǎn)與簽署操作主體：采購(gòu)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（或授權(quán)人）、印章管理員操作內(nèi)容：分級(jí)審批：根據(jù)合同金額及重要性，按權(quán)限逐級(jí)審批（示例：金額≤5萬(wàn)元：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人→分管副總；5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人→分管副總→總經(jīng)理；金額＞50萬(wàn)元：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人→分管副總→總經(jīng)理→董事會(huì)（如需））。審批人需在《合同審批表》中明確簽署“同意”“不同意”或“修改后同意”意見(jiàn)，并說(shuō)明理由。用印申請(qǐng)：審批通過(guò)后，采購(gòu)部填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，連同審批完成的《合同審批表》、合同文本提交至印章管理部門(mén)，申請(qǐng)合同專用章用印。合同簽署：印章管理員核對(duì)用印材料無(wú)誤后，加蓋合同專用章；法定代表人或授權(quán)代表需在合同指定位置簽字，保證簽字與預(yù)留印鑒一致。輸出結(jié)果：正式簽署版合同（至少一式兩份，采購(gòu)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份，如需財(cái)務(wù)部、需求部門(mén)留存可增加份數(shù)）。（五）合同執(zhí)行與跟蹤操作主體：采購(gòu)部、需求部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)/使用部門(mén)操作內(nèi)容：交付驗(yàn)收：供應(yīng)商按合同約定交付標(biāo)的物后，需求部門(mén)聯(lián)合倉(cāng)庫(kù)/使用部門(mén)根據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《合同執(zhí)行跟蹤表》（詳見(jiàn)模板4），記錄交付時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果、異常情況等，驗(yàn)收人簽字確認(rèn)。付款申請(qǐng)：驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部根據(jù)合同約定付款方式，收集發(fā)票、驗(yàn)收單、審批表等材料，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，按財(cái)務(wù)審批流程申請(qǐng)付款。異常處理：若出現(xiàn)交付延遲、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等異常情況，需求部門(mén)需及時(shí)反饋至采購(gòu)部，采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商處理（如要求整改、索賠、解除合同等），并記錄處理結(jié)果。輸出結(jié)果：《合同執(zhí)行跟蹤表》、驗(yàn)收單、付款憑證、異常處理記錄。（六）歸檔與復(fù)盤(pán)操作主體：采購(gòu)部、檔案管理員操作內(nèi)容：合同歸檔：合同執(zhí)行完畢（含款項(xiàng)結(jié)清、質(zhì)保期滿）后，采購(gòu)部將合同文本、審批表、驗(yàn)收單、付款憑證等全套資料整理成冊(cè)，標(biāo)注合同編號(hào)、歸檔日期，提交至檔案管理部門(mén)統(tǒng)一存檔，電子版同步存入合同管理系統(tǒng)。流程復(fù)盤(pán)：每季度/半年，采購(gòu)部組織各部門(mén)對(duì)合同管理流程進(jìn)行復(fù)盤(pán)，分析審批時(shí)效、異常原因、供應(yīng)商表現(xiàn)等，提出流程優(yōu)化建議，持續(xù)提升管理水平。輸出結(jié)果：合同檔案（紙質(zhì)+電子）、復(fù)盤(pán)報(bào)告。三、核心工具模板清單模板1：采購(gòu)需求申請(qǐng)表序號(hào)字段名稱填寫(xiě)說(shuō)明1需求部門(mén)提報(bào)需求的部門(mén)全稱2需求日期提交申請(qǐng)的日期3采購(gòu)類別如“原材料”“設(shè)備”“服務(wù)”等4采購(gòu)內(nèi)容物資/服務(wù)的具體名稱、規(guī)格型號(hào)5需求數(shù)量/服務(wù)期限明確數(shù)量或服務(wù)起止時(shí)間6預(yù)算金額（元）含稅/不含稅需注明7交付時(shí)間要求供應(yīng)商完成交付的最晚日期8技術(shù)參數(shù)/服務(wù)要求詳細(xì)描述質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、功能需求等9需求原因簡(jiǎn)要說(shuō)明采購(gòu)必要性（如“生產(chǎn)急需”“設(shè)備替換”）10申請(qǐng)人需求部門(mén)具體經(jīng)辦人姓名11部門(mén)負(fù)責(zé)人需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字12采購(gòu)部初審意見(jiàn)采購(gòu)部審核人簽字及日期13財(cái)務(wù)部復(fù)核意見(jiàn)財(cái)務(wù)部審核人簽字及日期模板2：供應(yīng)商評(píng)估表序號(hào)評(píng)估維度具體內(nèi)容評(píng)分（100分制）1資質(zhì)文件營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、認(rèn)證證書(shū)等是否齊全有效2價(jià)格合理性報(bào)價(jià)是否符合市場(chǎng)行情，與預(yù)算差異情況3供貨能力產(chǎn)能、庫(kù)存、交付周期是否滿足需求4質(zhì)量保障質(zhì)量控制體系、售后承諾、過(guò)往質(zhì)量表現(xiàn)5歷史合作評(píng)價(jià)以往合作中交期、服務(wù)、配合度等評(píng)分6綜合評(píng)估結(jié)論“推薦合作”“備選”“不推薦”7評(píng)估人參與評(píng)估的部門(mén)人員（如采購(gòu)專員某、技術(shù)工程師某）8評(píng)估日期完成評(píng)估的日期模板3：合同審批表合同編號(hào)合同名稱簽約主體（甲方/乙方）合同金額（元）合同期限付款方式審核流程審核部門(mén)審核意見(jiàn)起草部門(mén)采購(gòu)部（合同條款完整性、需求符合度）需求部門(mén)（技術(shù)參數(shù)、交付標(biāo)準(zhǔn)）財(cái)務(wù)部（付款條款、預(yù)算合規(guī)性）法務(wù)部（合法性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）分管領(lǐng)導(dǎo)（整體合理性、資源協(xié)調(diào)）總經(jīng)理/授權(quán)人（最終審批意見(jiàn)）審批完成日期用印日期合同份數(shù)模板4：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號(hào)采購(gòu)內(nèi)容供應(yīng)商名稱交付時(shí)間（約定）實(shí)際交付時(shí)間驗(yàn)收結(jié)果異常情況記錄處理措施責(zé)任方（如延遲交付、質(zhì)量不符等）（如協(xié)商延期、整改、索賠等）（供應(yīng)商/采購(gòu)部/需求部門(mén)）付款節(jié)點(diǎn)（約定）實(shí)際付款時(shí)間付款金額質(zhì)保期質(zhì)保期滿日期質(zhì)保情況跟蹤人記錄日期四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作建議（一）合同條款合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同條款與法律法規(guī)沖突（如違約責(zé)任約定不明、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬不清），導(dǎo)致合同無(wú)效或糾紛。建議：法務(wù)部需對(duì)所有合同文本進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查《民法典》等法律法規(guī)對(duì)合同主體的要求、標(biāo)的物合法性、違約責(zé)任等核心條款；避免使用“最終解釋權(quán)歸甲方所有”等不公平條款。（二）審批權(quán)限與時(shí)效風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：超權(quán)限審批或?qū)徟鞒掏涎樱瑢?dǎo)致合同違規(guī)或錯(cuò)過(guò)最佳采購(gòu)時(shí)機(jī)。建議：明確分級(jí)審批權(quán)限表（如金額、品類雙維度），審批人需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急采購(gòu)可啟用“綠色通道”，事后補(bǔ)簽手續(xù)）；采購(gòu)部定期跟蹤審批進(jìn)度，超時(shí)未審批的及時(shí)提醒。（三）供應(yīng)商資質(zhì)審核風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：供應(yīng)商資質(zhì)造假或超出經(jīng)營(yíng)范圍，導(dǎo)致無(wú)法履行合同或承擔(dān)法律責(zé)任。建議：采購(gòu)部通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實(shí)供應(yīng)商資質(zhì)，對(duì)關(guān)鍵資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證）要求供應(yīng)商提供原件核驗(yàn)；建立供應(yīng)商黑名單制度，對(duì)失信供應(yīng)商實(shí)施禁用。（四）合同執(zhí)行過(guò)程監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：交付驗(yàn)收流于形式，或付款后供應(yīng)商服務(wù)縮水，影響企業(yè)利益。建議：需求部門(mén)嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，留存檢測(cè)報(bào)告、照片