采購流程標(biāo)準(zhǔn)化管理與執(zhí)行手冊(cè)一、手冊(cè)適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）的采購部門及相關(guān)協(xié)作部門，旨在規(guī)范采購全流程管理，提升采購效率與透明度。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括：日常生產(chǎn)物料采購、辦公用品采購、服務(wù)類項(xiàng)目采購（如IT運(yùn)維、咨詢服務(wù)）、固定資產(chǎn)采購等。當(dāng)企業(yè)面臨采購流程不統(tǒng)一、審批效率低、供應(yīng)商管理混亂、成本控制困難等問題時(shí)，可參照本手冊(cè)執(zhí)行。二、標(biāo)準(zhǔn)化采購流程操作步驟詳解（一）采購需求發(fā)起與審批目的：保證采購需求合理、預(yù)算可控，從源頭避免盲目采購。責(zé)任人：需求部門申請(qǐng)人、需求部門負(fù)責(zé)人、采購專員、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)。操作內(nèi)容：需求提報(bào)：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請(qǐng)表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、期望交付時(shí)間等關(guān)鍵信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購部。預(yù)算審核：采購部核對(duì)需求部門預(yù)算，若預(yù)算內(nèi)且符合采購政策，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；若超預(yù)算，需需求部門補(bǔ)充說明并報(bào)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。需求復(fù)核：采購部對(duì)需求的必要性、規(guī)格參數(shù)的合理性進(jìn)行復(fù)核，避免“過度采購”或“參數(shù)冗余”，必要時(shí)與技術(shù)部門聯(lián)合確認(rèn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。分級(jí)審批：根據(jù)采購金額及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，由不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批（例如：5000元以下由采購部負(fù)責(zé)人審批；5000-5萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；5萬元以上需總經(jīng)理審批）。審批通過后，《采購任務(wù)通知書》，正式啟動(dòng)采購流程。（二）供應(yīng)商尋源與評(píng)估目的：篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，保證采購物品/服務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格與交付能力符合要求。責(zé)任人：采購專員、采購部負(fù)責(zé)人、技術(shù)/質(zhì)量部門（若涉及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）、需求部門。操作內(nèi)容：尋源方式選擇：公開招標(biāo)：適用于金額較大（如50萬元以上）或標(biāo)準(zhǔn)化的采購項(xiàng)目，通過企業(yè)官網(wǎng)或第三方招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告。邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于供應(yīng)商資源有限或技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目，邀請(qǐng)3家及以上合格供應(yīng)商參與。詢價(jià)比價(jià)：適用于金額較?。ㄈ?萬元以下）或緊急采購項(xiàng)目，向至少3家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對(duì)比價(jià)格、資質(zhì)、服務(wù)后確定候選供應(yīng)商。單一來源采購：僅能從唯一供應(yīng)商處采購的（如專利產(chǎn)品、定制化服務(wù)），需提供獨(dú)家授權(quán)證明并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。供應(yīng)商資質(zhì)審核：要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)生產(chǎn)許可證）、過往合作業(yè)績證明等，采購部通過“信用中國”等官方渠道核實(shí)供應(yīng)商信用記錄，剔除存在違法失信記錄的供應(yīng)商。供應(yīng)商評(píng)估與選定：成立評(píng)估小組（含采購、技術(shù)、質(zhì)量、需求部門代表），從價(jià)格、質(zhì)量、交付周期、售后服務(wù)、企業(yè)實(shí)力等維度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分（可參考《供應(yīng)商評(píng)估表》），綜合得分最高者作為中標(biāo)/候選供應(yīng)商，結(jié)果公示無異議后簽訂合作框架協(xié)議。（三）采購訂單與確認(rèn)目的：明確雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)避合同糾紛，保證訂單可執(zhí)行。責(zé)任人：采購專員、法務(wù)部（若需）、供應(yīng)商、采購部負(fù)責(zé)人。操作內(nèi)容：訂單編制：采購專員根據(jù)審批通過的采購需求及供應(yīng)商報(bào)價(jià)，編制《采購訂單》，注明訂單編號(hào)、供應(yīng)商信息、物品/服務(wù)明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，保證與采購需求及合同一致。訂單審核：采購部負(fù)責(zé)人審核訂單的準(zhǔn)確性、合規(guī)性，重點(diǎn)核對(duì)價(jià)格、數(shù)量、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息；法務(wù)部審核合同條款（若金額較大或涉及復(fù)雜服務(wù)），保證法律風(fēng)險(xiǎn)可控。訂單確認(rèn)與下發(fā)：審核通過后，采購專員將《采購訂單》蓋章后發(fā)送至供應(yīng)商，要求供應(yīng)商在2個(gè)工作日內(nèi)書面確認(rèn)（蓋章回傳）。供應(yīng)商確認(rèn)后，訂單正式生效，采購部同步將訂單復(fù)印件抄送需求部門、財(cái)務(wù)部、倉庫部。（四）采購執(zhí)行與交付跟進(jìn)目的：保證供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)交付，及時(shí)處理交付過程中的異常情況。責(zé)任人：采購專員、需求部門、倉庫部。操作內(nèi)容：交付跟進(jìn)：采購專員在供應(yīng)商交付前3天提醒供應(yīng)商備貨，確認(rèn)物流信息（如物流單號(hào)、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間）；交付當(dāng)天與需求部門、倉庫部協(xié)調(diào)收貨時(shí)間，保證有人現(xiàn)場(chǎng)接收。異常處理：若供應(yīng)商可能延遲交付，需提前2個(gè)工作日書面告知采購部，說明原因及預(yù)計(jì)交付時(shí)間，采購部評(píng)估影響并與需求部門協(xié)商解決方案（如調(diào)整交付計(jì)劃、更換供應(yīng)商）；若交付物品數(shù)量不符或外觀明顯損壞，倉庫部有權(quán)拒收，采購部需立即與供應(yīng)商溝通補(bǔ)發(fā)或換貨。到貨通知：物品送達(dá)后，倉庫部核對(duì)實(shí)物與訂單信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量），確認(rèn)無誤后在《送貨單》上簽字蓋章，同步將到貨信息反饋給采購專員及需求部門。（五）驗(yàn)收與入庫目的：保證采購物品/服務(wù)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，避免不合格品流入生產(chǎn)或使用環(huán)節(jié)。責(zé)任人：需求部門（技術(shù)/使用部門）、質(zhì)量部（若需）、倉庫部、采購專員。操作內(nèi)容：驗(yàn)收準(zhǔn)備：需求部門根據(jù)采購需求及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備驗(yàn)收工具（如檢測(cè)設(shè)備、量具）和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)表。實(shí)物驗(yàn)收：數(shù)量核對(duì)：倉庫部清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量，與《采購訂單》《送貨單》一致。質(zhì)量檢驗(yàn)：需求部門/質(zhì)量部按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物品的規(guī)格、功能、質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)（如抽樣送檢、功能測(cè)試），填寫《采購驗(yàn)收單》，注明驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人。不合格品處理：若驗(yàn)收不合格，需求部門需在《采購驗(yàn)收單》中詳細(xì)注明不合格項(xiàng)，采購專員及時(shí)將結(jié)果反饋給供應(yīng)商，要求其在約定時(shí)間內(nèi)（如3個(gè)工作日）提供退換貨或整改方案，并跟蹤處理進(jìn)度直至合格。入庫登記：驗(yàn)收合格后，倉庫部辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺(tái)賬，將《采購驗(yàn)收單》《入庫單》復(fù)印件反饋給采購部和財(cái)務(wù)部。（六）付款結(jié)算與檔案歸檔目的：規(guī)范付款流程，保證資金支付合規(guī)，實(shí)現(xiàn)采購全過程可追溯。責(zé)任人：財(cái)務(wù)部、采購專員、供應(yīng)商。操作內(nèi)容：發(fā)票核對(duì)：供應(yīng)商在交付驗(yàn)收合格后，根據(jù)《采購訂單》開具合規(guī)發(fā)票（注明訂單編號(hào)），采購專員核對(duì)發(fā)票信息（名稱、稅號(hào)、金額、項(xiàng)目）與訂單、驗(yàn)收單是否一致，無誤后將發(fā)票提交財(cái)務(wù)部。付款申請(qǐng)：財(cái)務(wù)部收到發(fā)票后，核對(duì)合同付款條款、審批流程及資金預(yù)算，確認(rèn)無誤后《付款申請(qǐng)單》，附上《采購訂單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料，按審批權(quán)限報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批（如5萬元以下由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，5萬元以上由總經(jīng)理審批）?？铐?xiàng)支付：審批通過后，財(cái)務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式向供應(yīng)商付款，付款后3個(gè)工作日內(nèi)將付款憑證復(fù)印件反饋給采購專員。檔案歸檔：采購專員在付款完成后，整理本次采購全流程資料（含《采購需求申請(qǐng)表》《評(píng)估表》《采購訂單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》《付款憑證》等），按“一單一檔”原則編號(hào)歸檔，保存期限不少于3年（重要項(xiàng)目檔案保存不少于5年）。三、采購管理常用模板工具模板一：采購需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期訂單編號(hào)（后續(xù)填寫）采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算科目用途說明期望交付時(shí)間附件（技術(shù)參數(shù)/圖紙等）需求部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：采購部復(fù)核意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)部預(yù)算審核意見：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：模板二：供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱評(píng)估日期評(píng)估小組評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（滿分100分）得分價(jià)格（30分）低于市場(chǎng)均價(jià)5%以上30分，持平20分，高5%以內(nèi)10分，高5%以上0分質(zhì)量保證（25分）ISO認(rèn)證10分，過往質(zhì)量合格率100%10分，提供售后質(zhì)保5分交付能力（20分）按時(shí)交付率100%20分，95%-99%10分，90%-94%5分，低于90%0分服務(wù)水平（15分）響應(yīng)及時(shí)性10分，問題解決滿意度5分企業(yè)實(shí)力（10分）注冊(cè)資本、行業(yè)口碑、合作案例等綜合得分評(píng)估結(jié)論：□推薦合作□備選□淘汰模板三：采購訂單訂單編號(hào)PO–簽訂日期供應(yīng)商名稱地址聯(lián)系人/電話需求部門交付地點(diǎn)交付時(shí)間序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)12合計(jì)金額（大寫）：小寫：訂單條款：1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：2.付款方式：3.違約責(zé)任：4.其他：采購部（蓋章）：供應(yīng)商（蓋章）：經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：模板四：采購驗(yàn)收單訂單編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)供應(yīng)商名稱物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量抽樣數(shù)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)結(jié)果（合格/不合格）1.外觀檢查2.規(guī)格參數(shù)3.功能測(cè)試4.其他驗(yàn)收結(jié)論：□合格□不合格（不合格項(xiàng)說明：）需求部門（簽字）：質(zhì)量部（簽字）：倉庫部（簽字）：采購專員（簽字）：日期：四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)（一）合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)控制嚴(yán)格執(zhí)行采購審批權(quán)限，嚴(yán)禁“先采購后審批”或“越權(quán)審批”；供應(yīng)商尋源過程需留存書面記錄（如詢價(jià)單、招標(biāo)文件、評(píng)估表），保證“公開、公平、公正”；付款需憑完整單據(jù)（訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票）執(zhí)行，避免“無單付款”或“超合同付款”。（二）供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)控制建立《供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理檔案》，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)（每半年或1次），對(duì)質(zhì)量下降、延遲交付的供應(yīng)商采取約談、降級(jí)或淘汰措施；關(guān)鍵物料（如生產(chǎn)原料）需備選2家及以上供應(yīng)商，避免單一供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。（三）流程銜接風(fēng)險(xiǎn)控制需求部門需提前3個(gè)工作日提交采購需求，緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需物料）需經(jīng)分