一、適用場景與價值本工具適用于各類公司內(nèi)部活動的組織策劃與執(zhí)行過程記錄，包括但不限于年會慶典、團隊建設(shè)、業(yè)務(wù)培訓、節(jié)日慶祝、客戶答謝等場景。通過系統(tǒng)化記錄活動從策劃到執(zhí)行的全流程細節(jié)，可實現(xiàn)目標管理、責任追溯、經(jīng)驗沉淀，保證活動有序推進，并為后續(xù)活動優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持，提升組織效率與活動效果。二、活動全流程操作指引（一）需求確認與目標設(shè)定明確活動核心需求：由發(fā)起部門（如行政部、人力資源部）與相關(guān)方（如公司領(lǐng)導、業(yè)務(wù)部門）溝通，確定活動目的（如增強團隊凝聚力、慶祝業(yè)績達成、提升員工技能）、主題、預(yù)期規(guī)模（參與人數(shù)、場地類型）、時間范圍及預(yù)算上限。輸出《活動需求說明書》：包含活動目標、主題建議、時間節(jié)點、預(yù)算框架、關(guān)鍵需求（如是否需要外部嘉賓、物料定制、線上直播等），提交上級審批。（二）方案策劃與分工落實制定活動方案：基于需求說明書，細化活動流程（簽到、開場、主題環(huán)節(jié)、互動、收尾等）、時間安排（精確到分鐘）、物資清單（場地、設(shè)備、物料、餐飲、禮品等）、人員分工（策劃組、執(zhí)行組、后勤組、應(yīng)急組等）及應(yīng)急預(yù)案（如天氣突變、設(shè)備故障、人員突發(fā)狀況）。方案評審與審批：組織相關(guān)部門（行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)）對方案可行性進行評審，重點核查預(yù)算合理性、流程完整性、風險覆蓋度，通過后正式定稿。任務(wù)分解與責任到人：將方案拆解為具體任務(wù)（如場地預(yù)訂、物料采購、嘉賓邀請、流程彩排），明確每項任務(wù)的負責人、完成時限及交付標準，通過項目管理工具（如甘特圖）跟蹤進度。（三）籌備執(zhí)行與過程管控物資與場地準備：場地：提前確認場地availability，布置方案（舞臺、燈光、音響、座椅擺放），落實設(shè)備調(diào)試（投影、麥克風、燈光）。物資：按清單采購/定制物料（背景板、指示牌、禮品、餐飲），分類整理并標注用途，提前1天送達場地核對。人員：通知參與人員活動時間、地點、著裝要求，確認嘉賓行程，安排現(xiàn)場引導、簽到、攝影等工作人員。流程彩排與細節(jié)確認：活動前1天進行全流程彩排，重點檢查環(huán)節(jié)銜接、設(shè)備運行、人員配合，及時調(diào)整流程漏洞（如環(huán)節(jié)時長超時、互動環(huán)節(jié)冷場預(yù)案）。（四）活動開展與現(xiàn)場執(zhí)行現(xiàn)場簽到與暖場：活動當天提前2小時開放簽到，通過簽到系統(tǒng)（如掃碼、紙質(zhì)簽到表）記錄參與人員信息，播放暖場音樂/視頻，引導人員有序入場。流程執(zhí)行與實時記錄：嚴格按照既定流程推進，各負責人按分工執(zhí)行任務(wù)（如主持人控場、技術(shù)組保障設(shè)備、后勤組保障餐飲），指定專人記錄現(xiàn)場情況（如環(huán)節(jié)用時、突發(fā)狀況、參與人員反饋、精彩瞬間照片/視頻）。應(yīng)急處理：若出現(xiàn)突發(fā)狀況（如設(shè)備故障、人員遲到、流程沖突），立即啟動應(yīng)急預(yù)案，由應(yīng)急組協(xié)調(diào)解決，并記錄處理過程及結(jié)果。（五）復盤總結(jié)與資料歸檔效果評估：活動結(jié)束后3個工作日內(nèi)，通過問卷調(diào)研（參與者滿意度）、數(shù)據(jù)統(tǒng)計（參與率、環(huán)節(jié)完成度、預(yù)算執(zhí)行率）等方式評估活動效果是否達成目標。復盤會議：組織策劃組、執(zhí)行組、相關(guān)部門召開復盤會，總結(jié)成功經(jīng)驗（如互動環(huán)節(jié)設(shè)計新穎）、存在問題（如物資采購延遲、流程銜接不暢），提出改進措施。資料歸檔：整理活動全流程資料（需求說明書、方案、簽到表、照片/視頻、預(yù)算表、復盤報告），分類存檔至公司知識庫，作為后續(xù)活動參考。三、記錄表單模板公司活動組織策劃執(zhí)行記錄表單一、活動基本信息項目內(nèi)容活動名稱活動主題活動日期年月日時時活動地點發(fā)起部門活動負責人聯(lián)系方式：參與人員人數(shù)：（其中：員工人，外部嘉賓人）活動目標二、策劃階段記錄環(huán)節(jié)具體內(nèi)容負責人完成時限完成狀態(tài)（□未開始□進行中□已完成）需求確認《活動需求說明書》核心要點（目標、主題、預(yù)算、關(guān)鍵需求）方案制定流程框架、時間安排、物資清單、人員分工、應(yīng)急預(yù)案方案審批評審意見、審批簽字（若需）任務(wù)分解關(guān)鍵任務(wù)、責任人、交付標準三、執(zhí)行階段記錄環(huán)節(jié)執(zhí)行情況記錄（含時間、地點、人員、物資、突發(fā)狀況及處理）負責人記錄時間場地與物資準備人員通知與確認流程彩排活動當天簽到簽到人數(shù)：簽到方式：突發(fā)情況：流程執(zhí)行（按環(huán)節(jié)）開場（時間：內(nèi)容：）：主題環(huán)節(jié)（時間：內(nèi)容：）：互動環(huán)節(jié)（時間：內(nèi)容：）：收尾（時間：內(nèi)容：）：應(yīng)急處理突發(fā)狀況：處理措施：結(jié)果：四、復盤與總結(jié)項目內(nèi)容預(yù)算執(zhí)行情況預(yù)算總額：實際支出：節(jié)余/超支：原因說明：效果評估參與者滿意度（問卷結(jié)果）：目標達成度（具體數(shù)據(jù)支撐）：成功經(jīng)驗存在問題改進措施資料歸檔清單（需求說明書、方案、簽到表、照片/視頻、預(yù)算表、復盤報告等）審核人職務(wù)：簽字：日期：四、使用要點與提醒填寫規(guī)范：所有記錄需真實、具體，避免模糊表述（如“活動順利”應(yīng)改為“環(huán)節(jié)銜接順暢，無突發(fā)狀況”），時間、數(shù)據(jù)需準確可追溯。責任到人：每個環(huán)節(jié)明確負責人，保證任務(wù)可跟蹤、問題可追溯，避免責任推諉。及時記錄：執(zhí)行階段需實時記錄現(xiàn)場情況，避免事后遺漏；復盤應(yīng)在活動結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成，保證記憶清晰。團隊協(xié)作：策劃、執(zhí)行